CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN V CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY CỦA DOANH NGHIỆP 1. CC KHI NIỆM “Sự tồn tại của các tổ chức là đặc điểm nổi bật nhất của lịch sử nhân loại trong tiến trình thời gian và không gian”i. Ch|ng ta quan tâm đến các tổ chức bởi mặc d{ có thể nói về quản lk bản thân và gia đình, nhà quản lk với ngh~a đầy đủ nhất luôn tồn tại trong môi trường tổ chức Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều người c{ng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định. Đó có thể là một trường học, bệnh viện, một doanh nghiệp, một cơ quan nhà nước, một đơn vị quân đội, một hiệp hội,… Có rất nhiều khái niệm về tổ chức, nhưng ta có thể tiếp cận các khái niệm này dưới tầm nhìn quản trị s• có 3 khía cạnh sau: - Tổ chức bộ máy.
Nhiệm vụ cơ bản để giải quyết các vấn đề cơ cấu tổ chức, xây dựng guồng máy và cơ chế hoạt động của tổ chức. - Tổ chức nhân sự. Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến việc sử dụng lao động thông qua các hoạt động phân công, chia nhiệm vụ. - Tổ chức công việc.
Là vấn đề phân chia công việc và phối hợp thực hiện. Phần lớn ch|ng ta đều đang là thành viên của một tổ chức nào đó. Các tổ chức tuy có thể rất khác nhau về lk do tồn tại và phương thức hoạt động nhưng đều mang những đặc trưng cơ bản với tư cách là một loại hình tổ chức. Ta có thể tiếp cận qua các phương diện như là: - Mọi tổ chức đều mang tính mục đích rõ ràng.
Tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà là tổ chức được các chủ thể nhất định tạo ra như i Herbert Simon (1991), Organization and Markets, Journal of Economic Perspectives, Vol. 5 1 1 công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kì tổ chức nào. - Mọi tổ chức đều là những tổ chức gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung trong cơ cấu tổ chức ổn định.
Khi đứng vào một tổ chức, ch|ng ta đã cam kết hành động c{ng với những người khác vì mục tiêu chung chứ không phải ch€ hướng tới mục tiêu riêng của mình. - Mọi tổ chức đều chia sẻ mục tiêu lớn. Các tổ chức chia sẻ các mục tiêu lớn, liên kết các mục tiêu với nhau để hướng tới giá trị đầu ra khác biệt. - Mọi tổ chức đều là tổ chức mở.
Tổ chức tương tác với môi trường trong quá trình liên tục thu h|t các nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu ra. Công tác tổ chức là nhiệm vụ nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một nhà quản trị với quyền hạn cần thiết để giám sát nó và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang, dọc trong cơ cấu của một tổ chức. Từ đó ta có thể thấy được rằng, chức năng của tổ chức có liên quan tới các hoạt động về công tác thiết kế bộ máy tổ chức với việc xây dựng đội ngũ nhân sự, hệ thống công việc cần phải thực hiện đồng thời là trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn và đáp ứng yêu cầu mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức 1.
Khái niệm Cơ cấu tổ chức hay còn gọi là bộ máy tổ chức là tổng hợp các bộ phận (các khâu) khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị về phục vụ mục tiêu chung đã xác định. Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị là quá trình hình thành các khâu quản trị (theo chiều ngang) và các cấp quản trị (theo chiều dọc). Tổ chức bộ máy Theo Harold Koont, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm: - Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu (1) - Nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận (2) - Bố trí lực lượng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận những công việc đó (3) - Giao phó quyền hạn để thực hiện các hoạt động (4) - Chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp cho các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang chiều dọc trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu chung đạt hiệu quả (5) 1. Bộ máy tổ chức Đặc trưng của bộ máy tổ chức là: - Tính phức tạp: biểu thị số lượng các khâu quản trị, các cấp quản trị, các chức danh quản trị.
- Tính bài bản: tính công thức, tính định chế, tính hình thức. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức Gắn với mục tiêu - Tổ chức phải ph{ hợp với mục tiêu - Công tác tổ chức phải đảm bảo cân xứng với yêu cầu mục tiêu cần thực hiện (Mục tiêu nào tổ chức ấy). Nguyên tắc hiệu quả - Công tác tổ chức phải được thực hiện trên nguyên tắc giảm chi phí - Chọn lựa đ|ng người, bố trí đ|ng việc. Nguyên tắc cân đối 7 1 1 - Cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm - Sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng hợp lk và hợp khả năng Nguyên tắc thống nhất ch€ huy Mỗi cá nhân trong tổ chức ch€ chịu sự điều hành của một cấp ch€ huy trực tiếp để tránh các mâu thunn hoặc ưu tiên trái ngược khi cấp dưới có nhiều cấp trên ch€ huy Nguyên tắc linh hoạt - Nhà quản trị phải linh hoạt trong công tác tổ chức - Bộ máy tổ chức linh hoạt s• gi|p cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động của tổ chức.
Nguyên tắc khoa học - Xác định rõ và cụ thể các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức, như mục tiêu hoạt động của tổ chức cần thực hiện, tính chất ngành nghề kinh doanh, chức năng hoạt động tổ chức, công nghệ, năng lực và trình độ nhân sự, các nguồn lực khác,… - Sử dụng cách quan sát, các dấu hiệu biểu hiện mang tính vật chất và bất thường của các yếu tố nhằm thu thập dữ liệu và phân tích ch|ng để giải thích những cách thức hoạt động tồn tại của sự vật hiện tượng liên quan làm cơ sở cho công tác tổ chức đạt được sự ph{ hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức. Nguyên tắc chuyên môn hóa - Là kết quả tất yếu của quá trình phân công lao động và tổ chức hợp lk lao động, nó phản ảnh quá trình tập trung trong thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt và chia chi tiết nhiệm vụ thành những công việc độc lập, cụ thể. - Dựa vào kết quả phân tích công việc để gộp các nhiệm cụ cần thực hiện theo chức năng riêng biệt - Phân tích đánh giá năng lực của đội ngũ nhân sự để phân công chuyên biệt hóa từng loại nhiệm vụ cho từng nhóm hoặc cá nhân. 8 1 1 - Đảm bảo sự ph{ hợp với khả năng thực hiện để nâng cao năng suất lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho mục tiêu của tổ chức.
VAI TRÒ MỤC TIÊU Ý NGHĨA CỦA CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY Cơ cấu tổ chức của một đơn vị gồm bốn yếu tố cơ bản sau: - Chuyên môn hóa là quá trình nhận diện và đánh giá các công việc. Quá trình chuyên môn hóa đòi hỏi phải xác định rõ các công việc phải làm và giao việc cụ thể cho các bộ phận, các thành viên. - Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát triển các qui trình làm việc của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ theo những tiêu chuẩn thống nhất và thích hợp. - Sự phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động trong tổ chức.
- Phân chia quyền hành và trách nhiệm là phân chia quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động cho các nhà quản trị ở các cấp bậc khác nhau. CC YU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐN CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY 1. Cơ cấu quản trị trực tuyến 9 1 1 Ban điều hành/Ban giám đốc Giám đốc sản xuất Giám đốc tiêu thụ Phân Phân Phân Cửa Cửa Cửa xưởng xưởng xưởng hàng 1 hàng 2 hàng 3 1 2 3 Hình 1. 1: Mô hình cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Đặc điểm - Mỗi cấp ch€ có một cấp trên trực tiếp.
- Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc - Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến. Ưu điểm: - Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng. - Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ. - Chế độ trách nhiệm rõ ràng Nhược điểm: - Không chuyên môn hóa, do đó đòi hỏi nhà quản trị phải đa năng.
- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ. - Dễ dnn đến cách quản lk gia trưởng 10 1 1 ⇨ Tuy nhiên, cơ cấu này lại ph{ hợp với những tổ chức có qui mô nhỏ, sản xuất không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục. Cơ cấu quản trị chức năng Hình 1. 2: Mô hình tổ chức quản trị theo chức năng ● Đặc điểm - Có sự tồn tại các đơn vị chức năng - Không theo tuyến - Các đơn vị chức năng có quyền ch€ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
● Ưu điểm: - Cơ cấu này được sự gi|p sức của các chuyên gia hàng đầu. - Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện, đa năng - Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị. ● Nhược điểm: 11 1 1 - Vi phạm chế độ một thủ trưởng - Chế độ trách nhiệm không rõ ràng - Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn. - Khó xác định trách nhiệm và hay đ} trách nhiệm cho nhau.
Cơ cấu quản trị tổng hợp GIÁM ĐỐC Phó giám Phó giám đốc sản đốc kinh xuất doanh Phòn Phòng Phòng Khu g Phòng kế toán nhân chế khác tài sự xuất h chính hàng Phân Phân Phân Cửa Cửa Cửa xưởn xưởn xưởn hàng hàng hàng gI g II g III I II III Hình 1.
