Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt và biến động liên tục, công tác tổ chức bộ máy quản trị đóng vai trò then chốt quyết định hiệu quả vận hành của mọi doanh nghiệp. Dù ở quy mô lớn hay nhỏ, một tổ chức đều đòi hỏi phải thiết lập cơ chế phân cấp, phân công công việc rõ ràng, liên kết chặt chẽ các nguồn lực và các phòng ban chuyên môn thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện thắng lợi các chiến lược và mục tiêu đã định. Nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng và hoàn thiện cấu trúc quản trị nội bộ, đề tài "Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh" đã được tác giả Vũ Trọng Cao Trí lựa chọn thực hiện trong khuôn khổ học phần Báo cáo kết quả thực hành nghề nghiệp lần 1 tại Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Tài chính – Marketing, dưới sự hướng dẫn của giảng viên Phạm Thị Trâm Anh (năm 2021).

Mục tiêu nghiên cứu của báo cáo được xác định cụ thể qua 3 nhiệm vụ chính:

  1. Hệ thống hóa và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức và cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy, nâng cao chất lượng vận hành và hiệu quả hoạt động của công ty.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức bộ máy, các mối quan hệ quản lý, quy trình phân công lao động, định biên nhân sự và quy chế hoạt động của doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh (trụ sở tại số 159/40/13 Đường TX14, Phường Thạnh Xuân, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng hoạt động của công ty được thu thập và đánh giá chủ yếu trong giai đoạn 2018 – 2020 và thời điểm khảo sát thực tế vào tháng 08 năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và quan điểm quản trị

Báo cáo tiếp cận công tác tổ chức dưới góc độ quản trị học hiện đại, dựa trên các nghiên cứu nền tảng của Herbert Simon (1991) về bản chất tổ chức và thị trường, cùng quan điểm của Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich về quy trình xây dựng tổ chức. Dưới góc độ quản trị, công tác tổ chức được phân tích qua 3 khía cạnh:

  • Tổ chức bộ máy: Giải quyết bài toán thiết kế cơ cấu, xây dựng guồng máy và cơ chế vận hành.
  • Tổ chức nhân sự: Bố trí, sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực thông qua phân công nhiệm vụ cụ thể.
  • Tổ chức công việc: Phân chia các hoạt động và thiết lập mối quan hệ phối hợp thực hiện.

Cơ sở lý luận của đề tài làm rõ 7 nguyên tắc cơ bản trong tổ chức bộ máy: gắn với mục tiêu, hiệu quả (giảm chi phí, đúng người đúng việc), cân đối (giữa quyền hạn và trách nhiệm), thống nhất chỉ huy (chế độ một thủ trưởng), linh hoạt, khoa học và chuyên môn hóa. Đồng thời, tác giả đối chiếu 4 mô hình cơ cấu quản trị điển hình (trực tuyến, chức năng, hỗn hợp/tổng hợp, ma trận) và phân tích tiến trình tổ chức bộ máy chuẩn mực gồm 8 bước từ nhận thức mục tiêu đến thẩm định tái tổ chức.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả áp dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và thu thập dữ liệu sơ cấp, thứ cấp:

  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát cách thức tổ chức, phân bổ công việc, quy trình vận hành và ghi chép thông tin thực tế tại các phòng ban của công ty.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên và cán bộ quản lý tại các bộ phận nhằm thu thập thông tin chuyên sâu về mối liên kết hành chính và cơ chế chỉ đạo.
  • Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Khai thác dữ liệu thứ cấp từ tài liệu kế toán, báo cáo tài chính năm 2020, hồ sơ năng lực doanh nghiệp, văn bản quy chế từ phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Kinh tế tổng hợp và phòng Kỹ thuật của Công ty Thái Linh.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

Chương này tập trung trình bày hệ thống lý thuyết toàn diện về quản trị tổ chức. Tác giả chỉ ra 4 yếu tố cấu thành cơ cấu tổ chức gồm: chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa, sự phối hợp và phân chia quyền hành - trách nhiệm. Các yếu tố môi trường bên ngoài (mức độ cạnh tranh, tính biến động của thị trường), đặc điểm ngành nghề, năng lực trình độ nhân sự và công nghệ kỹ thuật được xác định là những tiền đề chi phối trực tiếp đến việc lựa chọn cấu trúc bộ máy.

Về mặt phương pháp luận thiết kế, đề tài giới thiệu 2 phương pháp xây dựng cơ cấu:

  1. Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức tương tự: Kế thừa mô hình khuôn mẫu thành công của các đơn vị tương đồng về ngành nghề, quy mô và mục tiêu.
  2. Phương pháp phân tích theo yếu tố: Tiến hành qua 3 giai đoạn khoa học (thiết kế sơ đồ tổng quát theo khung pháp lý; phân cấp thành phần và thiết lập phân hệ trực tuyến/chức năng; phân phối cụ thể chức năng, quyền hạn và định biên nhân sự).

Quy trình tổ chức bộ máy được chuẩn hóa thành 8 bước logic: Nhận thức mục tiêu $\rightarrow$ Xác định hoạt động $\rightarrow$ Phân chia hoạt động $\rightarrow$ Thiết lập phòng ban $\rightarrow$ Xây dựng quy chế $\rightarrow$ Xây dựng chính sách nhân sự $\rightarrow$ Định biên $\rightarrow$ Thẩm định và tái tổ chức.

Chương 2: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được cấp giấy phép và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 03/2010 (GCNĐKKD số 0309849046), đại diện pháp luật là ông Nguyễn Thanh Đoài. Sau hơn 11 năm hoạt động, công ty đã mở rộng từ việc thi công các hạng mục nhỏ (như cửa nhựa lõi thép cho chung cư cao tầng) sang thi công xây dựng công trình kỹ thuật, dân dụng, công nghiệp, san lấp mặt bằng, đường bộ, thủy lợi, hệ thống cấp thoát nước, chiếu sáng và cung ứng vật liệu xây dựng.

Nhóm máy móc, thiết bị chính Số lượng / Khối lượng tiêu biểu (tính đến 2020) Tình trạng kỹ thuật
Máy thủy bình 03 cái Tốt
Máy kinh vĩ 01 cái Tốt
Máy cắt uốn thép 02 cái Tốt
Máy trộn bê tông 05 cái Tốt
Máy bơm nước 03 cái Tốt
Máy đầm cóc / Máy đầm dùi 02 cái đầm cóc / 08 cái đầm dùi Tốt
Máy hàn 15KW 06 cái Tốt
Máy đào (0.5 $m^3$ và 1.6 $m^3$) / Búa đục bê tông 03 chiếc (01 máy 0.5 $m^3$, 01 máy 1.6 $m^3$, 01 búa 07 $m^3$) Hoạt động tốt
Máy lu rung / Máy lu tĩnh 8–10 tấn / Máy ủi D50 03 chiếc (mỗi loại 01 chiếc) Hoạt động tốt
Cừ Larsen (8–12m) / Ván khuôn dầm bê tông 500 cây cừ Larsen / 5.000 $m^2$ ván khuôn Tốt

Về kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2018 – 2020, doanh thu và lợi nhuận của công ty ghi nhận mức tăng trưởng vượt bậc trong năm 2019 so với năm 2018 (mức tăng trưởng đạt tỷ lệ rất cao), và tiếp tục duy trì được sự ổn định trong năm 2020 bất chấp những ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch Covid-19 đối với ngành xây dựng.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến – chức năng hỗn hợp, phân cấp từ Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc), có sự trợ giúp của Ban kiểm soát và Ban điều hành, quản lý 4 phòng chức năng và 4 đội thi công trực thuộc:

  • Phòng Hành chính – Nhân sự: Quản lý tuyển dụng, đào tạo, điều chuyển, chính sách tiền lương và quan hệ lao động.
  • Phòng Kế toán – Tài chính: Quản trị dòng tiền, vốn, công nợ, chứng từ, hạch toán và lập báo cáo tài chính.
  • Phòng Kinh tế tổng hợp: Lập kế hoạch kinh doanh, đấu thầu dự án, marketing, tìm kiếm hợp đồng và chăm sóc khách hàng.
  • Phòng Kỹ thuật: Thiết kế dự toán, giám sát thi công, quản lý an toàn lao động, kiểm định thiết bị và nghiệm thu chất lượng công trình.
  • 4 Đội xây lắp công trường: Đội xây lắp công trình dân dụng, Đội xây lắp công trình thủy lợi, Đội xây lắp công trình hạ tầng và Đội xây lắp công trình giao thông.
STT Chức danh quản lý Trình độ chuyên môn Thâm niên công tác (năm)
1 Giám đốc Kỹ sư cơ khí chế tạo 17
2 Trưởng phòng Kế hoạch Kỹ thuật Kỹ sư giao thông 13
3 Kỹ sư Kỹ sư xây dựng 9
4 Kỹ sư Kỹ sư giao thông 11
5 Kỹ sư Kỹ sư giao thông 9
6 Kế toán trưởng Cử nhân kinh tế 8
7 Kế toán viên Cử nhân kinh tế 7

Tác giả phân tích cụ thể 8 nội dung công tác tổ chức tại đơn vị:

  1. Công tác xác định mục tiêu: Xác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm (mục tiêu tăng trưởng doanh thu năm 2020 đặt ra là 12% so với 2019).
  2. Công tác phân tích công việc: Giám đốc giữ vai trò quyết định tối cao, các phòng ban giữ vai trò tham mưu chuyên môn.
  3. Công tác thiết lập phòng ban: Phân định ranh giới chức năng rõ ràng, không bị chồng chéo.
  4. Công tác định biên nhân sự: Thực hiện chặt chẽ theo tiến trình 5 bước (Dự báo nhu cầu $\rightarrow$ Phân tích thực trạng $\rightarrow$ Quyết định tăng/giảm $\rightarrow$ Lập kế hoạch thực hiện $\rightarrow$ Đánh giá điều chỉnh).
  5. Công tác phân công nhiệm vụ: Kết hợp giữa giao nhiệm vụ định kỳ cố định và chỉ đạo đột xuất theo tính chất dự án thi công.
  6. Công tác xây dựng quy chế: Ban điều hành ban hành quy chuẩn nội bộ nghiêm ngặt (thời gian làm việc 8 giờ/ngày, 7 ngày/tuần; quy chuẩn trang phục, thẻ nhân viên, an toàn lao động, quy trình báo cáo công tác, cấm hút thuốc).
  7. Công tác phối hợp: Duy trì mối liên hệ báo cáo và trao đổi thông tin nhịp nhàng giữa các khối chức năng và công trường.
  8. Công tác thẩm định tái tổ chức: Ban Giám đốc tổ chức đánh giá tổng kết định kỳ vào cuối mỗi năm để rà soát điểm mạnh, khắc phục điểm yếu và điều chỉnh bộ máy khi cần thiết.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các ưu thế nổi bật và những điểm hạn chế còn tồn đọng:

  • Ưu điểm: Bộ máy quản lý gọn nhẹ, định hướng chiến lược rõ ràng; đội ngũ cán bộ chủ chốt có trình độ chuyên môn cao và thâm niên lâu năm; việc phân định trách nhiệm các phòng ban rành mạch.
  • Hạn chế: Công tác quan hệ khách hàng và marketing tại phòng Kinh tế tổng hợp còn yếu; quy mô nhân sự văn phòng còn mỏng so với tốc độ phát triển và khối lượng dự án ngày càng tăng; sự phân nhánh quản lý qua Ban điều hành đôi khi tạo ra độ trễ trong truyền đạt thông tin từ Giám đốc đến các đội công trường.
  • Đề xuất giải pháp: Tác giả đưa ra phương hướng điều chỉnh sơ đồ cơ cấu nhân sự (Hình 3.1 trong báo cáo), tăng cường định biên nhân sự chuyên trách chăm sóc khách hàng, mở rộng quy mô lao động phù hợp với năng lực dự án và tối ưu hóa luồng truyền tin quản lý.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo kết quả thực hành nghề nghiệp đã đạt được các kết quả cụ thể:

  • Làm sáng tỏ bức tranh toàn diện về cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh – một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động đa ngành trong lĩnh vực xây lắp, kỹ thuật hạ tầng và kinh doanh vật tư.
  • Khảo sát và lượng hóa được các dữ liệu thực tế về cơ sở vật chất (16 loại máy móc thiết bị chủ lực), đội ngũ nhân sự quản lý (7 cán bộ điều hành đều đạt trình độ cử nhân/kỹ sư với thâm niên từ 7 đến 17 năm).
  • Đánh giá có hệ thống 8 khâu trong tiến trình tổ chức bộ máy tại doanh nghiệp, từ khâu xác lập mục tiêu, phân tích công việc, lập quy chế nội bộ đến quy trình định biên 5 bước.
  • Đóng góp luận cứ thực tiễn giúp ban lãnh đạo Công ty Thái Linh nhận diện các điểm nghẽn về nhân sự và luồng thông tin quản trị, làm tiền đề cho việc tái cấu trúc bộ máy trong các giai đoạn phát triển tiếp theo.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn về thời gian thực tập và điều kiện giãn cách xã hội bởi đại dịch Covid-19 trong năm 2021, tác giả chủ yếu tiếp cận dữ liệu điều hành và kế toán nội bộ đến năm 2020; các số liệu định lượng chi tiết về chi phí quản lý doanh nghiệp và đo lường năng suất lao động chi tiết của từng đội công trình chưa được phân tích sâu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Cần mở rộng khảo sát định lượng về mức độ hài lòng và hiệu suất làm việc của toàn bộ công nhân viên tại các công trường; đánh giá chi tiết hơn hiệu quả của mô hình cơ cấu sau khi tái tổ chức và bổ sung phòng ban chuyên trách về đấu thầu – phát triển thị trường.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nguồn nhân lực đang thực hiện báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp về đề tài cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự trong doanh nghiệp.
  • Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp ngành xây dựng, cơ khí - xây lắp quy mô vừa và nhỏ có nhu cầu tham khảo mẫu quy chế hoạt động nội bộ, sơ đồ quản trị trực tuyến – chức năng và tiến trình định biên nhân sự 5 bước.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Thái Linh hoạt động trong những lĩnh vực chính nào?
Công ty hoạt động trong các lĩnh vực: thi công xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kỹ thuật và công ích; thi công đường bộ; san lấp mặt bằng; thi công hệ thống thủy lợi, điện chiếu sáng, cấp thoát nước; lắp đặt cửa nhựa lõi thép và kinh doanh vật liệu xây dựng.

2. Đội ngũ nhân sự thuộc Ban Giám đốc và Ban điều hành công ty có đặc điểm gì nổi bật?
Toàn bộ 7 cán bộ chủ chốt đều có trình độ chuyên môn từ Đại học trở lên (gồm các Kỹ sư cơ khí chế tạo, Kỹ sư xây dựng, Kỹ sư giao thông và Cử nhân kinh tế) với thâm niên công tác dày dặn, dao động từ 7 đến 17 năm.

3. Quy trình định biên nhân sự tại Công ty Thái Linh được thực hiện theo các bước nào?
Quy trình định biên nhân sự của công ty gồm 5 bước: (1) Dự báo nhu cầu nguồn lực; (2) Phân tích thực trạng nguồn nhân lực; (3) Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực; (4) Lập kế hoạch thực hiện; (5) Đánh giá việc thực hiện kế hoạch và điều chỉnh sai lệch.

4. Những hạn chế chính trong công tác tổ chức bộ máy tại Công ty Thái Linh được tác giả chỉ ra là gì?
Các hạn chế gồm: công tác chăm sóc khách hàng và marketing chưa được chú trọng đúng mức; quy mô nhân sự còn hạn chế so với khối lượng dự án ngày càng mở rộng; luồng truyền đạt mệnh lệnh từ Giám đốc qua nhiều cấp trung gian xuống các đội thi công dễ gây độ trễ hoặc sai lệch thông tin.

Kết luận

Báo cáo kết quả thực hành nghề nghiệp của tác giả Vũ Trọng Cao Trí đã hoàn thành tốt mục tiêu phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh. Đề tài kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống lý thuyết quản trị tổ chức kinh điển và thực tiễn vận hành doanh nghiệp xây dựng, làm nổi bật cấu trúc bộ máy trực tuyến – chức năng cùng quy trình định biên, phân công nhiệm vụ và xây dựng quy chế nội bộ. Những nhận định và đề xuất giải pháp trong báo cáo mang tính thực tiễn cao, đóng góp cơ sở dữ liệu hữu ích cho công tác kiện toàn bộ máy quản lý của công ty trong giai đoạn mới.