CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Học xong chương này, sinh viên có thể nắm được: - Hiểu được các thuật ngữ chung về quản trị - Phân biệt được vai trò của nhà quản trị - Biết được các chức năng quản trị - Xác định được các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị 1. Quản trị và công việc quản trị 1. Khái niệm Quản trị là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người gắn liền với các dạng hoạt động khác nhau của một tập thể người như hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,… Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể. Chỉ cần có hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm.
Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi con người kết hợp thành tập thể mà còn cần thiết vì nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ không biết làm gì, làm lúc nào hay sẽ làm một cách lộn xộn, giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau. Những hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng là hoạt động quản trị. Có thể nói, hoạt động quản trị là cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của các tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung. Từ xưa tới nay, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau về quản trị.W Taylor (1856 – 1915) là “ông tổ” cuả trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản trị dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng, quản trị là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Fayol (1886 – 1925) tiếp cận quản trị theo quá trình cho rằng, quản trị hành chính là dự toán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Từ những khái niệm trên, chúng ta có thể khái quát như sau: Quản trị là một quá trình tác động liên tục có định hướng nhằm đạt được những mục tiêu chung của tổ chức, trong điều kiện môi trường biến động và sự thay đổi của các nguồn lực. Như vậy, khi nói đến quản trị là nói đến tập thể con người có tổ chức, những mục tiêu cần đạt được, kết quả và hiệu suất. Tổ chức Tổ chức là nhóm người hình thành trong quá trình phát triển của mình, sự hình thành này mang tính khách quan và tồn tại trong một hình thái xã hội.
Tổ chức cho phép con người thực hiện những công việc mà các cá nhân không thể thực hiện được. Các tổ chức hình thành trong xã hội rất phong phú, nó tồn tại trong nhiều hình thức và quy mô khác nhau. Nhưng điểm chung của các tổ chức là các tổ chức đều có những mục đích tồn tại và các mục tiêu theo đuổi, đồng thời sự tồn tại của tổ chức đòi hỏi chúng phải có những chuẩn mực hoạt động và có một sự thống nhất để đảm bảo quá trình hoạt động của chúng đạt được các mục tiêu đặt ra. Có thể nói, tổ chức là một tập hợp người có cùng mục đích nhất định, họ có những mối quan hệ theo những chuẩn mực và cấu trúc nhất định, có sự chỉ huy thống nhất nhằm thực hiện những hoạt động chung để hoàn thành các mục tiêu đặt ra.
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có các điều kiện cơ bản để hoạt động, mô hình cơ bản nhất của các tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận là biến các yếu tố đầu 7 vào thành đầu ra nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của con người. Những yếu tố đầu vào là nhân lực, tài lực, vật lực và công nghệ thông tin thể hiện qua các chi phí đầu vào. Các yếu tố đầu ra là sản phẩm hay dịch vụ hình thành qua quá trình biến đổi, các yếu tố này là kết quả mà tổ chức tạo ra. Có thể khái quát quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào thành đầu ra theo sơ đồ dưới đây.
Chức năng quản trị Hoạch định Các yếu tố đầu Yếu tố đầu vào ra: - Nhân lực Kiểm - Tài lực Tổ chức - Sản phẩm - Vật lực soát - Dịch vụ - Công nghệ thông tin Lãnh đạo 1. Hiệu quả và hiệu suất quản trị Khi chúng ta so sánh giữa kết quả (K) đạt được với mục tiêu (M) ban đầu, ta có khái niệm hiệu quả; nói cách khác hiệu quả là làm đúng việc cần làm, nó đảm bảo cho hoạt động quản trị đi đúng hướng. Khi ta so sánh giữa kết quả (K) đạt được với chi phí (C) đã bỏ ra, chúng ta có khái niệm hiệu suất; nó gắn liền với phương pháp và chi phí, trả lời cho câu hỏi chung ta có làm việc đúng cách hay 8 không. Hiệu quả quản trị phải bao gồm đạt được mục tiêu với kết quả cao trong tương quan với chi phí thấp.
Không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt được kết quả cần có nhưng nếu xét chi phí thì quá cao không chấp nhận được, lúc đó ta nói có kết quả nhưng hiệu suất kém. Trong thực tế hoạt động quản trị có hiệu suất khi: - Giảm thiểu chi phí đầu vào, giữ nguyên sản lượng đầu ra; - Giữ nguyên giá trị đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra; - Giảm thiểu chi phí đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra. Trong thực tế, nhất là trong nền kinh tế có thị trường cạnh tranh, người ta phải tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng kết quả, tức là phải luôn luôn tìm cách tăng tính hiệu quả của hoạt động quản trị. Có thể nói rằng, lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là vì muốn có hiệu quả và hiệu suất cao; và chỉ khi nào người ta quan tâm đến tính hiệu quả và hiệu suất thì con người mới quan tâm đến những hoạt động quản trị.
Chức năng quản trị Các chức năng của quản trị là những nhiệm vụ quản lý chung, cần phải được thực hiện trong tất cả các tổ chức. Năm 1916, Henry Fayol – cha đẻ của phương pháp nghiên cứu quản trị theo chức năng đã chỉ rõ năm chức năng quản trị là hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát. Trải qua thời gian, các chức năng này đã được các nhà nghiên cứu cập nhật và phát triển thành nhiều chức năng, bao gồm: hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, truyền thông, thúc đẩy, chỉ huy và kiểm soát. Trong đó nhấn mạnh vào 4 chức năng được coi là cơ bản nhất là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
Hoạch định 9 Hoạch định hay lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng phương hướng phát triển của tổ chức; dự thảo chương trình hành động; lập lịch trình hoạt động; đề ra các biện pháp tốt nhất cũng như như cải tiến tổ chức. Tổ chức Là chức năng thứ hai trong tiến trình quản trị, sau khi nhận thức rõ mục tiêu tổ chức đã hoạch định thì tiến hành xác lập sơ đồ tổ chức; mô tả nhiệm vụ từng bộ phận; xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động; xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên; chính sách sử dụng nhân viên; phân rõ trách nhiệm quyền hạn của các bộ phận, định biên nhân sự và xây dựng văn hóa tổ chức. Lãnh đạo Đây là chức năng liên quan đến con người. Chức năng này bao gồm các hoạt động như ủy quyền cho cấp dưới; giải thích đường lối chính sách; huấn luyện và động viên; giám sát và chỉ huy; thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả; thiết lập mối quan hệ mật thiết bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với bên ngoài.
Kiểm soát Đây là chức năng cuối cùng trong tiến trình quản trị, các công việc mà nhà quản trị phải làm là xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra; lịch trình kiểm tra, đối chiếu và so sánh (tiêu chuẩn – thực hiện); đánh giá kết quả thực hiện; xác định nguyên nhân gây sai lệch nếu có và đề xuất các biện pháp điều chỉnh. Hoạt động quản trị theo chức năng gồm có 4 chức năng trên còn phân theo lĩnh vực quản trị trong tổ chức thì có những lĩnh vực sau: - Quản trị chất lượng. - Quản trị Makerting. - Quản trị sản xuất.
10 - Quản trị tài chính. - Quản trị kế toán. - Quản trị hành chính, văn phòng… Như vậy, tương ứng với mỗi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh là một chức năng quản trị. Cách phân loại này nó không phản ánh khái quát các nhiệm vụ chung của quản trị, là những chức năng cụ thể được phân chia một cách linh hoạt tùy thuộc vào trình độ phát triển sản xuất của xã hội.
Khi trình độ sản xuất của xã hội còn thấp thì sự phân chia ít chức năng; ngược lại khi trình độ sản xuất xã hội càng cao, qui mô sản xuất càng lớn, sự phân công lao động càng sâu sẽ phát sinh nhiều chức năng mới. Tính phổ cập của quản trị Trong hoạt động của các tổ chức, dù là tổ chức lợi nhuận hay phi lợi nhuận, đều phải đối phó với những vấn đề quản trị như nhau, và những nhà quản trị trong các tổ chức đó đều phải thực hiện các chức năng quản trị như nhau. Điều đó cho thấy tính phổ cập của quản trị trong các tổ chức. Khi những quyết định trong kinh doanh càng có tính quy tắc hơn và nhạy bén với chính trị hơn, khi các tổ chức phi lợi nhuận ngày càng quan tâm đến hiệu quả hơn thì công việc quản trị càng được chuyên môn hóa hơn.
Tất nhiên, nội dung chuyên môn hóa không có nghĩa là những công việc quản trị hoàn toàn có thể thay thế cho nhau. Càng lên cấp cao thì nội dung chuyên môn hóa càng có tính phổ cập. Vì càng ở cấp cao thì các nhà quản trị càng phải làm những công việc mang tính đặc trưng hơn của nhà quản trị và càng ít tham gia vào các vấn đề chuyên môn kỹ thuật hàng ngay và ngược lại. Kỹ năng quản trị càng lấn dần kiến thức chuyên môn ở người quản trị khi tiến lên những cấp bậc cao hơn trong tổ chức.
Vì thế những nhà quản trị ở cấp cao dễ dàng thuyên chuyển qua các tổ chức khác nhau, vì công việc quản trị của họ 11 giống nhau mặc dù mục tiêu của tổ chức mà họ hoạt động hoàn toàn khác nhau.