Giáo trình quản trị học - Bộ môn Quản trị kinh doanh UFM

Giáo trình quản trị học Đại học Tài chính Marketing. Tài liệu học tập chuyên sâu về quản lý, kỹ năng lãnh đạo và chiến lược kinh doanh cho sinh viên.

• Trường học: Trường Đại học Tài chính - Marketing
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Quản trị học
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình quản trị học UFM

Giáo trình quản trị học UFM là tài liệu đào tạo chính thức do Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Tài chính – Marketing biên soạn. Tài liệu thuộc hệ thống giáo trình chuẩn của Bộ Tài chính, phục vụ chương trình đào tạo đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh. Nội dung giáo trình được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị cổ điển và hiện đại. Giáo trình bao gồm bảy chương, từ tổng quan về quản trị đến các chức năng cụ thể như hoạch định, tổ chức và lãnh đạo. Phương pháp tiếp cận kết hợp giữa lý thuyết phương Tây và mô hình quản trị Nhật Bản. Tài liệu nhấn mạnh tính ứng dụng thực tiễn trong bối cảnh kinh tế Việt Nam. Sinh viên được trang bị kiến thức toàn diện về môi trường quản trị, ra quyết định và phân tích SWOT. Giáo trình quản trị học UFM đóng vai trò nền tảng cho việc phát triển năng lực quản lý chuyên nghiệp.

1.1. Khái niệm và mục tiêu đào tạo

Giáo trình quản trị học UFM định nghĩa quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác một cách hiệu quả và hiệu suất. Mục tiêu đào tạo nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức nền tảng về các nguyên lý quản trị. Sinh viên nắm vững các lý thuyết từ cổ điển đến hiện đại. Giáo trình giúp người học hiểu rõ mối quan hệ giữa cá nhân và tổ chức. Mục tiêu cuối cùng là phát triển năng lực tư duy quản trị và khả năng ra quyết định trong môi trường kinh doanh thực tế.

1.2. Cấu trúc nội dung bảy chương

Giáo trình quản trị học UFM được tổ chức thành bảy chương logic. Chương một trình bày tổng quan về quản trị và công việc quản trị. Chương hai tập hợp các lý thuyết quản trị từ cổ điển đến tích hợp. Chương ba phân tích môi trường quản trị bên trong và bên ngoài. Chương bốn đề cập đến thông tin và ra quyết định. Chương năm giới thiệu hoạch định và công cụ hoạch định. Chương sáu trình bày tổ chức bộ máy. Chương bảy tập trung vào chức năng lãnh đạo và động viên nhân viên.

II. Các lý thuyết quản trị trong giáo trình UFM

Giáo trình quản trị học UFM trình bày hệ thống lý thuyết quản trị phong phú. Phần lý thuyết cổ điển bao gồm quản trị khoa học của Frederick Taylor và quản trị hành chính của Henri Fayol. Taylor tập trung vào tăng năng suất lao động thông qua nghiên cứu thời gian và động tác. Fayol đề xuất mười bốn nguyên tắc quản trị và năm chức năng quản trị cơ bản. Giáo trình tiếp tục giới thiệu lý thuyết về nhu cầu con người của Maslow với năm cấp bậc. Lý thuyết hai nhân tố của Herzberg phân biệt giữa yếu tố vệ sinh và yếu tố động viên. Phần lý thuyết tích hợp bao gồm quản trị theo quá trình MBP, quản trị theo mục tiêu MBO và quản trị theo tình huống ngẫu nhiên. Đặc biệt, giáo trình dành phần lớn nội dung cho lý thuyết quản trị Nhật Bản và mô hình bốn chiều hiện đại.

2.1. Trường phái quản trị cổ điển

Trường phái quản trị cổ điển trong giáo trình UFM gồm hai nhánh chính. Nhánh quản trị khoa học của Taylor sử dụng phương pháp nghiên cứu thời gian và động tác để tiêu chuẩn hóa công việc. Mục tiêu là tăng năng suất lao động thông qua đào tạo công nhân. Nhánh quản trị hành chính của Fayol tập trung vào sắp xếp tổ chức hợp lý. Fayol đề xuất các nguyên tắc như phân công lao động, quyền hạn và trách nhiệm, kỷ luật. Hai nhánh này bổ sung cho nhau trong việc xây dựng nền tảng quản trị hiện đại.

2.2. Lý thuyết quản trị tích hợp và hiện đại

Lý thuyết quản trị tích hợp trong giáo trình UFM đánh dấu bước phát triển mới. Quản trị theo mục tiêu MBO của Peter Drucker nhấn mạnh sự tham gia của nhân viên vào quá trình đặt mục tiêu. Quản trị theo tình huống ngẫu nhiên cho rằng không có phương pháp nào phù hợp cho mọi hoàn cảnh. Thuyết Z của William Ouchi kết hợp ưu điểm quản trị Mỹ và Nhật Bản. Mô hình bốn chiều tích hợp nhiều yếu tố quản trị vào khung lý thuyết thống nhất. Các lý thuyết này phản ánh sự tiến hóa của tư duy quản trị thời hiện đại.

III. Môi trường và ra quyết định trong quản trị học

Giáo trình quản trị học UFM dành hai chương quan trọng cho môi trường quản trị và ra quyết định. Môi trường quản trị được phân thành môi trường vĩ mô và vi mô. Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ và pháp luật. Môi trường vi mô bao gồm khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp. Giáo trình giới thiệu công cụ phân tích SWOT để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Phần ra quyết định trình bày quy trình bao gồm xác định vấn đề, tìm kiếm giải pháp, đánh giá và lựa chọn. Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định được nhấn mạnh. Thông tin chính xác, kịp thời là điều kiện tiên quyết cho quyết định quản trị hiệu quả. Giáo trình cũng đề cập đến các công cụ hỗ trợ ra quyết định hiện đại.

3.1. Phân tích môi trường quản trị

Phân tích môi trường quản trị là nội dung cốt lõi trong giáo trình UFM. Môi trường bên ngoài tổ chức bao gồm các yếu tố tổng quát và đặc thù. Các yếu tố tổng quát ảnh hưởng đến mọi tổ chức trong nền kinh tế. Các yếu tố đặc thù tác động trực tiếp đến ngành kinh doanh cụ thể. Nguồn nhân lực, vật chất và vô hình构成 nội tại của tổ chức. Quy trình phân tích sử dụng ma trận EFE và IFE để đánh giá. Quản trị sự bất trắc giúp tổ chức thích ứng với thay đổi môi trường.

3.2. Quy trình ra quyết định quản trị

Quy trình ra quyết định trong giáo trình UFM tuân theo các bước logic. Bước đầu tiên là nhận dạng và xác định vấn đề cần giải quyết. Tiếp theo là thu thập thông tin liên quan đến vấn đề. Nhà quản trị phát triển các phương án giải pháp khả thi. Mỗi phương án được đánh giá dựa trên tiêu chí chi phí và hiệu quả. Quyết định cuối cùng được lựa chọn và triển khai thực hiện. Giáo trình nhấn mạnh vai trò của thông tin đầy đủ trong việc nâng cao chất lượng quyết định quản trị.

IV. Ứng dụng và giá trị của giáo trình quản trị học UFM

Giáo trình quản trị học UFM mang giá trị lý thuyết và thực tiễn cao. Về mặt lý thuyết, giáo trình hệ thống hóa kiến thức quản trị từ cổ điển đến hiện đại. Người học tiếp cận được tư tưởng của Taylor, Fayol, Maslow, Herzberg và Ouchi. Về mặt thực tiễn, giáo trình cung cấp công cụ phân tích như SWOT, ma trận EFE và IFE. Sinh viên có khả năng áp dụng kiến thức vào tình huống kinh doanh thực tế. Giáo trình đặc biệt hữu ích cho việc chuẩn bị hành trang quản lý tại doanh nghiệp. Các nguyên tắc lãnh đạo, động viên nhân viên và quản trị thay đổi được trình bày sinh động. Giáo trình quản trị học UFM là tài liệu không thể thiếu cho sinh viên chuyên ngành quản trị kinh doanh. Nội dung giáo trình liên tục được cập nhật phù hợp với xu hướng quản trị toàn cầu.

4.1. Giá trị đào tạo cho sinh viên

Giáo trình quản trị học UFM tạo nền tảng kiến thức vững chắc cho sinh viên. Người học hiểu rõ bản chất của công việc quản trị và các cấp bậc quản trị. Sinh viên phát triển kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định và giải quyết xung đột. Giáo trình giúp sinh viên phân biệt giữa lãnh đạo và quản lý. Kiến thức về thuyết Z và quản trị Nhật Bản mở rộng tầm nhìn quốc tế. Sinh viên được trang bị phương pháp tư duy hệ thống và phân tích tình huống. Đây là hành trang thiết yếu cho sự nghiệp quản lý sau này.

4.2. Ứng dụng trong thực tiễn doanh nghiệp

Giáo trình quản trị học UFM có tính ứng dụng cao trong thực tiễn doanh nghiệp. Các công cụ hoạch định như ma trận EFE giúp đánh giá yếu tố bên ngoài. Ma trận IFE hỗ trợ phân tích nội lực tổ chức. Mô hình SWOT là công cụ chiến lược phổ biến trong kinh doanh. Nguyên tắc của Fayol về phân công lao động và kỷ luật áp dụng rộng rãi. Lý thuyết động viên của Herzberg giúp xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả. Quản trị theo mục tiêu MBO được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công. Giáo trình cung cấp khung lý thuyết toàn diện cho hoạt động quản trị thực tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Học xong chương này, sinh viên có thể nắm được: - Hiểu được các thuật ngữ chung về quản trị - Phân biệt được vai trò của nhà quản trị - Biết được các chức năng quản trị - Xác định được các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị 1. Quản trị và công việc quản trị 1. Khái niệm Quản trị là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người gắn liền với các dạng hoạt động khác nhau của một tập thể người như hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,… Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể. Chỉ cần có hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm.

Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi con người kết hợp thành tập thể mà còn cần thiết vì nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ không biết làm gì, làm lúc nào hay sẽ làm một cách lộn xộn, giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau. Những hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng là hoạt động quản trị. Có thể nói, hoạt động quản trị là cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của các tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung. Từ xưa tới nay, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau về quản trị.W Taylor (1856 – 1915) là “ông tổ” cuả trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản trị dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng, quản trị là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Fayol (1886 – 1925) tiếp cận quản trị theo quá trình cho rằng, quản trị hành chính là dự toán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Từ những khái niệm trên, chúng ta có thể khái quát như sau: Quản trị là một quá trình tác động liên tục có định hướng nhằm đạt được những mục tiêu chung của tổ chức, trong điều kiện môi trường biến động và sự thay đổi của các nguồn lực. Như vậy, khi nói đến quản trị là nói đến tập thể con người có tổ chức, những mục tiêu cần đạt được, kết quả và hiệu suất. Tổ chức Tổ chức là nhóm người hình thành trong quá trình phát triển của mình, sự hình thành này mang tính khách quan và tồn tại trong một hình thái xã hội.

Tổ chức cho phép con người thực hiện những công việc mà các cá nhân không thể thực hiện được. Các tổ chức hình thành trong xã hội rất phong phú, nó tồn tại trong nhiều hình thức và quy mô khác nhau. Nhưng điểm chung của các tổ chức là các tổ chức đều có những mục đích tồn tại và các mục tiêu theo đuổi, đồng thời sự tồn tại của tổ chức đòi hỏi chúng phải có những chuẩn mực hoạt động và có một sự thống nhất để đảm bảo quá trình hoạt động của chúng đạt được các mục tiêu đặt ra. Có thể nói, tổ chức là một tập hợp người có cùng mục đích nhất định, họ có những mối quan hệ theo những chuẩn mực và cấu trúc nhất định, có sự chỉ huy thống nhất nhằm thực hiện những hoạt động chung để hoàn thành các mục tiêu đặt ra.

Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có các điều kiện cơ bản để hoạt động, mô hình cơ bản nhất của các tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận là biến các yếu tố đầu 7 vào thành đầu ra nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của con người. Những yếu tố đầu vào là nhân lực, tài lực, vật lực và công nghệ thông tin thể hiện qua các chi phí đầu vào. Các yếu tố đầu ra là sản phẩm hay dịch vụ hình thành qua quá trình biến đổi, các yếu tố này là kết quả mà tổ chức tạo ra. Có thể khái quát quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào thành đầu ra theo sơ đồ dưới đây.

Chức năng quản trị Hoạch định Các yếu tố đầu Yếu tố đầu vào ra: - Nhân lực Kiểm - Tài lực Tổ chức - Sản phẩm - Vật lực soát - Dịch vụ - Công nghệ thông tin Lãnh đạo 1. Hiệu quả và hiệu suất quản trị Khi chúng ta so sánh giữa kết quả (K) đạt được với mục tiêu (M) ban đầu, ta có khái niệm hiệu quả; nói cách khác hiệu quả là làm đúng việc cần làm, nó đảm bảo cho hoạt động quản trị đi đúng hướng. Khi ta so sánh giữa kết quả (K) đạt được với chi phí (C) đã bỏ ra, chúng ta có khái niệm hiệu suất; nó gắn liền với phương pháp và chi phí, trả lời cho câu hỏi chung ta có làm việc đúng cách hay 8 không. Hiệu quả quản trị phải bao gồm đạt được mục tiêu với kết quả cao trong tương quan với chi phí thấp.

Không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt được kết quả cần có nhưng nếu xét chi phí thì quá cao không chấp nhận được, lúc đó ta nói có kết quả nhưng hiệu suất kém. Trong thực tế hoạt động quản trị có hiệu suất khi: - Giảm thiểu chi phí đầu vào, giữ nguyên sản lượng đầu ra; - Giữ nguyên giá trị đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra; - Giảm thiểu chi phí đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra. Trong thực tế, nhất là trong nền kinh tế có thị trường cạnh tranh, người ta phải tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng kết quả, tức là phải luôn luôn tìm cách tăng tính hiệu quả của hoạt động quản trị. Có thể nói rằng, lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là vì muốn có hiệu quả và hiệu suất cao; và chỉ khi nào người ta quan tâm đến tính hiệu quả và hiệu suất thì con người mới quan tâm đến những hoạt động quản trị.

Chức năng quản trị Các chức năng của quản trị là những nhiệm vụ quản lý chung, cần phải được thực hiện trong tất cả các tổ chức. Năm 1916, Henry Fayol – cha đẻ của phương pháp nghiên cứu quản trị theo chức năng đã chỉ rõ năm chức năng quản trị là hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát. Trải qua thời gian, các chức năng này đã được các nhà nghiên cứu cập nhật và phát triển thành nhiều chức năng, bao gồm: hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, truyền thông, thúc đẩy, chỉ huy và kiểm soát. Trong đó nhấn mạnh vào 4 chức năng được coi là cơ bản nhất là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.

Hoạch định 9 Hoạch định hay lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng phương hướng phát triển của tổ chức; dự thảo chương trình hành động; lập lịch trình hoạt động; đề ra các biện pháp tốt nhất cũng như như cải tiến tổ chức. Tổ chức Là chức năng thứ hai trong tiến trình quản trị, sau khi nhận thức rõ mục tiêu tổ chức đã hoạch định thì tiến hành xác lập sơ đồ tổ chức; mô tả nhiệm vụ từng bộ phận; xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động; xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên; chính sách sử dụng nhân viên; phân rõ trách nhiệm quyền hạn của các bộ phận, định biên nhân sự và xây dựng văn hóa tổ chức. Lãnh đạo Đây là chức năng liên quan đến con người. Chức năng này bao gồm các hoạt động như ủy quyền cho cấp dưới; giải thích đường lối chính sách; huấn luyện và động viên; giám sát và chỉ huy; thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả; thiết lập mối quan hệ mật thiết bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với bên ngoài.

Kiểm soát Đây là chức năng cuối cùng trong tiến trình quản trị, các công việc mà nhà quản trị phải làm là xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra; lịch trình kiểm tra, đối chiếu và so sánh (tiêu chuẩn – thực hiện); đánh giá kết quả thực hiện; xác định nguyên nhân gây sai lệch nếu có và đề xuất các biện pháp điều chỉnh. Hoạt động quản trị theo chức năng gồm có 4 chức năng trên còn phân theo lĩnh vực quản trị trong tổ chức thì có những lĩnh vực sau: - Quản trị chất lượng. - Quản trị Makerting. - Quản trị sản xuất.

10 - Quản trị tài chính. - Quản trị kế toán. - Quản trị hành chính, văn phòng… Như vậy, tương ứng với mỗi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh là một chức năng quản trị. Cách phân loại này nó không phản ánh khái quát các nhiệm vụ chung của quản trị, là những chức năng cụ thể được phân chia một cách linh hoạt tùy thuộc vào trình độ phát triển sản xuất của xã hội.

Khi trình độ sản xuất của xã hội còn thấp thì sự phân chia ít chức năng; ngược lại khi trình độ sản xuất xã hội càng cao, qui mô sản xuất càng lớn, sự phân công lao động càng sâu sẽ phát sinh nhiều chức năng mới. Tính phổ cập của quản trị Trong hoạt động của các tổ chức, dù là tổ chức lợi nhuận hay phi lợi nhuận, đều phải đối phó với những vấn đề quản trị như nhau, và những nhà quản trị trong các tổ chức đó đều phải thực hiện các chức năng quản trị như nhau. Điều đó cho thấy tính phổ cập của quản trị trong các tổ chức. Khi những quyết định trong kinh doanh càng có tính quy tắc hơn và nhạy bén với chính trị hơn, khi các tổ chức phi lợi nhuận ngày càng quan tâm đến hiệu quả hơn thì công việc quản trị càng được chuyên môn hóa hơn.

Tất nhiên, nội dung chuyên môn hóa không có nghĩa là những công việc quản trị hoàn toàn có thể thay thế cho nhau. Càng lên cấp cao thì nội dung chuyên môn hóa càng có tính phổ cập. Vì càng ở cấp cao thì các nhà quản trị càng phải làm những công việc mang tính đặc trưng hơn của nhà quản trị và càng ít tham gia vào các vấn đề chuyên môn kỹ thuật hàng ngay và ngược lại. Kỹ năng quản trị càng lấn dần kiến thức chuyên môn ở người quản trị khi tiến lên những cấp bậc cao hơn trong tổ chức.

Vì thế những nhà quản trị ở cấp cao dễ dàng thuyên chuyển qua các tổ chức khác nhau, vì công việc quản trị của họ 11 giống nhau mặc dù mục tiêu của tổ chức mà họ hoạt động hoàn toàn khác nhau.