CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm: * Theo COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): " Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
(3) Sự tuân thủ các luật lệ và qui định". [14, tr23] Theo khái niệm trên: (1): đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu của các Doanh nghiệp là lợi nhuận và sử dụng hiệu quả các nguồn lực. (2): xây dựng các phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập các báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao, gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ cho việc ra quyết định của Ban giám đốc và các số liệu được công bố cho bên thứ ba. (3): đề cập đến việc tuân thủ quy định, luật lệ được áp dụng trong doanh nghiệp.
* Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn diện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin 3 cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”(1). * Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm : - Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; - Giữ an toàn tài sản; - Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.”(2) * Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) Khái niệm kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.[1, tr20] * Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả hoạt động”.vn/forum/threads/52762-Vai-quan-diem-ve-he-thong-kiem-soat-noi-bo.
4 Theo các khái niệm trên thì hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp được hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn. Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói trên được thực hiện một cách hợp lý, hợp lệ và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau chứ không đơn thuần là chỉ có cấp trên kiểm soát cấp dưới. * Theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành 6 chuẩn mực Kiểm toán trong đó chuẩn mực 400: đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ thì hệ thống kiểm soát nội bộ được khái niệm như sau:"Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát". Vì vậy, Kiểm soát nội bộ là một quá trình, không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi hoạt động, bộ phận trong công ty là một nội dung cơ bản trong hoạt động tổ chức. Kiểm soát nội bộ thực hiện thông qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục. Việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ thuộc về trách nhiệm của Hội đồng quản trị và người quản lý.
Quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục. Hội đồng quản trị (nếu có) là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động kiểm soát của đơn vị thông qua việc tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà quản lý. Các nhân viên 5 khác trong tổ chức chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày thông qua việc tuân thủ các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cho nên khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ quyết định rất lớn đến sự thành công của kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một bộ phận không tách rời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động khác. Sự hữu hiệu của Hệ thống kiểm soát nội bộ được thể hiện thông qua mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào, báo cáo tài chính đang được lập và trình bày có một cách tin cậy, các luật lệ và quy định đang được tuân thủ như thế nào?. Theo báo COSO năm 1992, một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.
Môi trường kiểm soát. Khái niệm: Theo chuẩn mực 400: đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ:"môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của các thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Trách nhiệm: Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc "tạo không khí" cho tổ chức. Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và thông tin bằng văn bản các quy trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử.
Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ cư xử đúng mục để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải tuân thủ theo các chuẩn mục đã đưa ra. Các yếu tố của môi trường kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường 6 kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Môi trường kiểm soát nội bộ bao gồm nhận thức, thái độ, và hành động của người quản lý đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát.
Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiết soát của các thủ tục kiểm soát. Những nội dung của môi trường kiểm soát nội bộ gồm những nội dung sau: - Triết lý và phong cách điều hành nhà quản lý: triết lý của nhà quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc giám sát các rủi ro trong kinh doanh, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và cả thái độ của họ đối với việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức. Sự khác biệt về triết lý và phong cách điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm. + Cơ cấu tổ chức: được thể hiện thông qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp, đó là sự xác định trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn vị.
