CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Giới thiệu chung về đề tài: 1.1 Thực trạng thư viện truyền thống : Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lí, phục vụ việc đọc và tra cứu mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau. Đây là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới nhiều dạng ấn phẩm khác nhau. Hầu hết các thư viện mọi công tác quản lý chủ yếu được làm thủ công không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của thư viện sẽ phức tạp, tốn nhiều thời gian và đôi khi trùng lặp. Thư viện phục vụ nhu cầu của các độc giả dưới nhiều hình thức như cho mượn sách , hỗ trợ độc giả khai thác thông tin , khai thác sách từ phía các nhà sản xuất theo yêu cầu của độc giả,… Hệ thống thư viện truyền thống đòi hỏi người dùng phải đến trực tiếp thư viện để tiếp cận tài liệu.
Điều này tạo ra sự bất tiện cho những người không có thời gian hoặc khả năng để đến thư viện một cách thường xuyên. Ngoài ra, việc chỉ cho phép truy cập tài liệu trong giờ làm việc của thư viện cũng hạn chế khả năng tiếp cận. Ngoài ra, thư viện còn có giới hạn về không gian lưu trữ và chỉ có thể chứa một số lượng hữu hạn các tài liệu vật lý. Điều này gây hạn chế về đa dạng và sự lựa chọn của tài liệu mà người dùng có thể truy cập.
Ngoài ra, việc lưu trữ và bảo quản tài liệu in đòi hỏi không gian và nguồn lực lớn. Vì vậy mà gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, sách báo khiến cho người dùng và nhân viên tốn nhiều thời gian. Điều này còn làm thiếu tính linh hoạt và tương tác. Người dùng thường phải tuân theo quy trình và quy định cứng nhắc để mượn và trả lại tài liệu.
Đồng thời, không có sự tương tác trực tiếp giữa người dùng và tài liệu thông qua các công nghệ tương tác như tìm kiếm trực tuyến, chia sẻ ý kiến hoặc đánh giá. 1 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Phân tích Hệ thống thông tin quản lý thư viện - Huỳnh Hoàng Trâm 1.2 Tổng quát về Hệ thống thông tin quản lý thư viện : Hệ thống thông tin quản lý thư viện là một tập hợp các thành phần tổ chức và công nghệ được thiết kế để hiệu quả hóa quá trình quản lý tài nguyên và dịch vụ của một thư viện. Nó không chỉ bao gồm các khía cạnh vật lý như sách, máy tính, và khu vực đọc, mà còn kết hợp với các thành phần phần mềm để giúp thư viện hoạt động một cách hiệu quả và phục vụ độc giả một cách linh hoạt. Hệ thống bao gồm các chức năng sau : quản lý sách, quản lý người đọc, quản lý mượn trả sách, lập thống kê và báo cáo , tra cứu thông tin.2 Phạm vi đề tài : Phân tích các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin quản lý thư viện, tìm hiểu quá trình mượn trả sách, quản lý sách cũng như người đọc, lập thông kê và báo cáo, tra cứu thông tin,.Nghiên cứu phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng hỗ trợ hệ thống hoạt động.
CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Giới thiệu về hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin có thể là sự kết hợp bất kỳ giữa Con người, Phần cứng, Phần mềm, Mạng truyền thông, Dữ liệu và các Chính sách, Thủ tục thực hiện công việc Lưu trữ, Thu thập, Chuyển đổi và Phân phối thông tin trong một tổ chức. Trong HTTT, đầu vào là những hoạt động thu thập và nắm bắt dữ liệu thô. Xử lý có nghĩa là chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành kết quả đầu ra hữu ích, liên quan đến việc tính toán, so sánh dữ liệu hoặc các hành động tương tự và lưu trữ dữ liệu sử dụng cho tương lai. Lưu trữ liên quan đến việc giữ dữ liệu và thông tin để dùng cho tương lai.
Kết quả đầu ra liên quan đến việc xử lý thông tin hữu ích, thường là ở dạng tài liệu, hoặc báo cáo. Phản hồi là cơ chế sử dụng thông tin đầu ra từ hệ thống để thay đổi đầu vào hoặc các hoạt động xử lý. Cơ chế phản hồi giúp nhà quản lý ra quyết định. Ngoài ra, hệ thống máy tính có thể chủ động tiên đoán các sự kiện tương lai để tránh xảy ra các vấn đề, được gọi là dự báo(Forcasting).
2 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Phân tích Hệ thống thông tin quản lý thư viện - Huỳnh Hoàng Trâm Hình 2.1: Khung tóm tắt các lĩnh vực chính của tri thức HTTT cần thiết cho ngành kinh doanh (Nguồn : Management Information System, 2022) Foundation Concepts – Các khái niệm cơ bản: Cung cấp khái niệm về hành vi, kỹ thuật, kinh doanh và quản lý về các thành phần cơ bản và vai trò của HTTT Information Technology – Công nghệ thông tin: Các khái niệm chính, các vấn đề về phát triển và quản trị trong CNTT bao gồm: phần cứng, phần mềm, mạng, quản lý dữ liệu và các công nghệ hoạt động dựa trên nền tảng Internet Business Application - Ứng dụng kinh doanh: Các ứng dụng chính của HTT trong hoạt động sản xuất, quản lý và lợi thế cạnh trạnh của doanh nghiệp Development Processes – Quy trình phát triển: Làm cách nào các nhà doanh nghiệp và chuyên gia thông tin hoạch định, phát triển và thực thi các HTTT để đáp ứng các cơ hội kinh doanh Management Challenges – Thách thức quản trị: Thách thức trong quản lý CNTT hiệu quả và đạo đức tại các mức độ người dùng, doanh nghiệp và toàn cầu của doanh nghiệp, tập trung vào các thách thức an ninh và các vấn đề quản lý an ninh trong việc sử dụng CNTT 3 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Phân tích Hệ thống thông tin quản lý thư viện - Huỳnh Hoàng Trâm 2.1 Hệ thống : Một hệ thống là một tập hợp các phần tử tương quan lẫn nhau, có sự phân chia ranh giới rỡ ràng những làm việc chung với nhau để đạt được các mực tiêu chung bằng cách chấp nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra sản phẩm đầu ra trong một quy trình chuyển đổi có tổ chức Hệ thống bao gồm đầu vào (Inputs), cơ chế xử lý (Processing mechanisms), đầu ra (Outputs) và sự phản hồi (Feedback). + Đầu vào: Bao gồm tiếp nhận và thu thập các yếu tố đưa vào hệ thống để xử lý + Cơ chế xử lý: Bao gồm các quy trình chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra + Đầu ra: Bao gồm việc chuyển đổi các yếu tố đã được xử lý bằng quy trình chuyển đổi tới đích cuối cùng VD: Hệ thống sản xuất có đầu vào là các nguyên vật liệu, trải qua quy trình sản xuất, xử lý cho đầu ra là thành phẩm. Khái niệm Hệ thống trở nên hữu dụng hơn với 2 yếu tố là Phản hồi và Kiểm soát. Một hệ thống có chức năng Phản hồi và Kiểm soát còn gọi là một hệ thống điều khiển học (Cybernetic system) nghĩa là một hệ thống tự giám sát, tự điều chỉnh + Phản hồi: Là dữ liệu về kết quả hoạt động của một hệ thống + Kiểm soát: Bao gồm giám sát và đánh giá phản hồi để xác định một hệ thống tiếp tục việc giành được mục tiêu hay không.
Chức năng Kiểm soát sau đó thực hiện việc điểu chỉnh cần thiết đối với đầu vào và các thành phần xử lý để đảm bảo tạo ra đầu ra đúng 2.1 Dữ liệu : Dữ liệu là một tập hợp các sự kiện, sự việc khách quan, rời rạc được trình bày mà không có sự phán quyết hoặc không gắn với bối cảnh, là những số liệu, dữ liệu và 4 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Phân tích Hệ thống thông tin quản lý thư viện - Huỳnh Hoàng Trâm khái niệm thô chưa được xử lý, để nó trở nên có ích, dữ liệu phải được biến đổi thành thông tin. Dữ liệu trở thành thông tin khi nó được phân loại, phân tích, tổng hợp và đặt vào một bối cảnh mà người tiếp nhận có thể nhận thức được.2 Thông tin : Thông tin là tập hợp các dữ liệu được tổ chức để tăng thêm giá trị cá nhân của từng dữ liệu. Khi các dữ liệu được sắp xếp theo một cách có ý nghĩa thì chúng trở thành thông tin. Mục đích của thông tin là giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định Thông tin biến thành kiến thức khi nó được sử dụng để so sánh, đánh giá những kết quả, thiết lập những liên hệ và tiến hành sự đối thoại.
Các đặc trưng của thông tin có giá trị: - Tính chính xác (Accurate) - Tính đầy đủ (Complete) - Tính kinh tế (Economical) - Tính mềm dẻo (Flexible) - Tính tin cậy (Reliable) - Tính phù hợp (Relevant) - Tính đơn giản (Simple) - Tính kịp thời (Timely) - Tính kiểm tra được (Verifiable) - Tính dễ khai thác (Accessible) - Tính an toàn (Secure) 2.3 Tri thức : Tri thức là nhận thức và sự hiểu biết từ tập hợp các thông tin, là thông tin đạt tới sự sáng to, sự phán quyết và có giá trị. 5 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Phân tích Hệ thống thông tin quản lý thư viện - Huỳnh Hoàng Trâm Sự tiến hóa của nhận thức luận khoa học đã hình thành một cấu trúc thứ bậc của việc tạo ra tri thức như sau : Hình 2.2: Sơ đồ tạo ra tri thức (Nguồn: MIS_Introduction) 2.2 Quản lý : - Quản lý là nghệ thuật sử dụng con người hoàn thành công việc. - Ta định nghĩa Quản lý trong HTTT là một quá trình hoạch định, tổ chức, tuyển dụng nhân sự, phối hợp và kiểm soát nỗ lực các thành viên trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung đã đề ra. - Người quản lý được định nghĩa là người đạt được mục tiêu của tổ chức bằng cách động viên, thúc đẩy người khác thực hiện công việc chứ không phải tự mình thực hiện công việc.
6 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Phân tích Hệ thống thông tin quản lý thư viện - Huỳnh Hoàng Trâm - Trong quá trình quản lý, nhà quản lý sử dụng kỹ năng nhân sự, nguồn lực nguyên vật liệu sản xuất và các phương pháp khoa học để thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu.Quá trình quản lý bao gồm một giải pháp liên tục cho xung đột các loại có ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu. Quản lý bất cứ hoạt động nào cũng vậy, nhà quản lý đối mặt với sự xung đột giữa mọi người, xung đột giữa các mục tiêu, giữa các nguồn lực khác nhau, xung đột thời gian, xung đột cách tiếp cận hoặc phương pháp và xung đột sự lựa chọn.