Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế và công nghệ phát triển nhanh chóng, chuyển đổi số trở thành xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục. Đại dịch Covid-19 đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình này, tạo ra nhu cầu cấp thiết về ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh. Công ty Cổ phần Giáo dục KDI (KDI Education) với hơn 6 năm hoạt động, gần 300 nhân sự và hơn 200 không gian sáng chế tại 8 tỉnh thành, đã đào tạo hơn 150.000 học sinh, là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực giáo dục STEM tại Việt Nam. Tuy nhiên, KDI Education đang đối mặt với nhiều thách thức về quản lý vận hành, chi phí vận hành chiếm hơn 65% tổng doanh thu chi nhánh TP. Hồ Chí Minh, trong đó 75% chi phí dành cho vật tư dạy học và triển khai chương trình, 50% cho lương nhân sự và 30% cho cơ sở vật chất.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý (MIS) hỗ trợ chuyển đổi số tại KDI Education nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm chi phí và thời gian làm việc của nhân viên, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin. Phạm vi nghiên cứu bao gồm phân tích hiện trạng quy trình, hệ thống, đánh giá nguồn lực, đề xuất và triển khai giải pháp quản lý vận hành với 4 phân hệ chính: Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Quản lý kho và Quản lý ngân sách. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 02/2023 đến tháng 08/2024 với ngân sách không quá 1.5% tổng doanh thu thuần.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp giáo dục nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển bền vững thông qua chuyển đổi số, đồng thời góp phần thúc đẩy chính sách chuyển đổi số quốc gia trong lĩnh vực giáo dục.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình sau:

  • Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Là hệ thống thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin nhằm hỗ trợ quản lý và ra quyết định trong tổ chức. MIS giúp số hóa và tự động hóa các quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin.

  • Chuyển đổi số: Theo định nghĩa của Gartner và Microsoft, chuyển đổi số là quá trình tái cấu trúc mô hình kinh doanh và vận hành dựa trên công nghệ số, nhằm tạo ra giá trị đột phá và nâng cao năng suất lao động. Chuyển đổi số bao gồm số hóa dữ liệu, số hóa quy trình và chuyển đổi mô hình kinh doanh.

  • Mô hình Horizon-based: Phân chia các sáng kiến đổi mới thành ba chân trời (Horizon 1, 2, 3) tương ứng với các giai đoạn cải tiến hiện tại, phát triển mới và đổi mới đột phá. Mô hình giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý và quản lý danh mục đầu tư đổi mới.

  • Mô hình năng lực doanh nghiệp (Business Capability Model - BCM): Phân loại năng lực doanh nghiệp thành ba nhóm chức năng: Chiến lược, Hỗ trợ và Vận hành. BCM giúp doanh nghiệp xác định và phát triển năng lực cốt lõi để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập dữ liệu từ Công ty Cổ phần Giáo dục KDI thông qua khảo sát trực tiếp, phỏng vấn các phòng ban (Nhân sự, Kinh doanh, Vận hành sản phẩm, Tài chính kế toán), tài liệu nội bộ và số liệu thống kê năm tài chính 2023.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích SWOT để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của KDI Education; áp dụng mô hình Horizon-based để phân chia giai đoạn chuyển đổi số; kết hợp phương pháp Waterfall và Agile trong triển khai dự án nhằm đảm bảo tính tuần tự và linh hoạt; phân tích định lượng và định tính về mức độ số hóa quy trình, khả năng đồng bộ dữ liệu và mức độ tự động hóa.

  • Timeline nghiên cứu: Dự án thực hiện trong 18 tháng (02/2023 - 08/2024) với 4 tháng dự phòng (09/2024 - 12/2024). Các giai đoạn chính gồm phân tích hiện trạng, đề xuất giải pháp, thiết kế và triển khai hệ thống, đánh giá hiệu quả và đề xuất khuyến nghị.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiện trạng vận hành và chi phí: Chi phí vận hành chiếm hơn 65% tổng doanh thu chi nhánh TP. Hồ Chí Minh, trong đó 75% chi phí dành cho vật tư dạy học, 50% cho lương nhân sự và 30% cho cơ sở vật chất. Mục tiêu giảm 10% chi phí vận hành trong năm đầu tiên và 15-20% trong năm tiếp theo.

  2. Mức độ số hóa quy trình: KDI Education có hơn 79 quy trình nghiệp vụ, trong đó 68% quy trình tại phòng Vận hành sản phẩm cần cải tiến tự động hóa. Trung bình 46% các bước trong quy trình cần được số hóa và chuẩn hóa. Cụ thể, 3/8 quy trình trong phạm vi nghiên cứu có sẵn, 2/3 trong số đó cần cải tiến, 5 quy trình cần xây mới.

  3. Khả năng đồng bộ dữ liệu: Các phòng ban hiện lưu trữ dữ liệu phân tán, chủ yếu sử dụng Microsoft Office (Word, Excel) và một số phần mềm đặc thù như MISA. Thời gian tổng hợp dữ liệu hiện tại từ 20-72 giờ/tháng tùy phòng ban, mong muốn giảm 30%-60% thời gian nhờ tự động hóa và đồng bộ dữ liệu.

  4. Mức độ tự động hóa: Hiện tại, 80%-100% các tác vụ tại các phòng ban được thực hiện thủ công. Người dùng mong muốn tăng tính tự động hóa lên 60%-90%, đặc biệt phòng Vận hành sản phẩm mong muốn tự động hóa đến 90% các tác vụ để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.

Thảo luận kết quả

Kết quả phân tích cho thấy KDI Education đang ở giai đoạn đầu của chuyển đổi số với nhiều quy trình thủ công, dữ liệu phân tán và chi phí vận hành cao. Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số có thể giúp giảm chi phí vận hành ít nhất 10% và giảm 30%-50% thời gian làm việc của nhân viên, đồng thời nâng cao chất lượng dữ liệu và tính linh hoạt trong quản lý.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành giáo dục và chuyển đổi số, kết quả này phù hợp với xu hướng chung khi các doanh nghiệp giáo dục cần số hóa quy trình và tự động hóa để nâng cao năng suất và cạnh tranh. Việc kết hợp mô hình Horizon-based và phương pháp Waterfall - Agile giúp đảm bảo triển khai hiệu quả, vừa có kế hoạch rõ ràng vừa linh hoạt thích ứng với thay đổi.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ chi phí vận hành, mức độ số hóa quy trình, thời gian làm việc hiện tại và mong muốn, cũng như mức độ tự động hóa theo từng phòng ban, giúp minh họa rõ ràng hiệu quả tiềm năng của giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và triển khai hệ thống quản lý vận hành tích hợp: Phát triển 4 phân hệ chính (Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Quản lý kho, Quản lý ngân sách) trên nền tảng AppSheet để số hóa và tự động hóa quy trình, giảm thiểu tác vụ thủ công, tăng tính bảo mật và phân quyền. Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Phòng Công nghệ phối hợp các phòng ban.

  2. Chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu: Thiết lập cơ sở dữ liệu tập trung, chuẩn hóa dữ liệu từ các phòng ban, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy xuất. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Phòng Công nghệ và Phòng Nội vụ.

  3. Đào tạo và nâng cao nhận thức nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo về chuyển đổi số, sử dụng hệ thống mới cho nhân viên và quản lý nhằm tăng cường khả năng thích ứng và khai thác hiệu quả công nghệ. Thời gian thực hiện: liên tục trong 18 tháng; Chủ thể: Phòng Nhân sự và Ban Giám đốc.

  4. Áp dụng mô hình quản lý dự án kết hợp Waterfall và Agile: Triển khai dự án theo các giai đoạn rõ ràng, đồng thời linh hoạt điều chỉnh theo phản hồi thực tế để tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Thời gian thực hiện: toàn bộ dự án; Chủ thể: Ban Quản lý dự án.

  5. Đánh giá và cải tiến liên tục: Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả định kỳ dựa trên KPI, thu thập phản hồi người dùng để điều chỉnh và nâng cấp hệ thống phù hợp với nhu cầu phát triển. Thời gian thực hiện: sau khi triển khai hệ thống; Chủ thể: Ban Quản lý dự án và các phòng ban liên quan.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Doanh nghiệp giáo dục: Các công ty, trung tâm đào tạo muốn áp dụng chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành, giảm chi phí và tăng năng suất lao động.

  2. Nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp: Cần hiểu rõ về chiến lược chuyển đổi số, mô hình quản lý năng lực doanh nghiệp và cách triển khai hệ thống thông tin quản lý hiệu quả.

  3. Chuyên gia công nghệ thông tin và phát triển phần mềm: Tham khảo các phương pháp triển khai dự án kết hợp Waterfall và Agile, ứng dụng nền tảng no-code như AppSheet trong phát triển hệ thống quản lý.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý: Tài liệu tham khảo về ứng dụng thực tiễn của MIS trong chuyển đổi số, phương pháp nghiên cứu và phân tích hiện trạng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống thông tin quản lý (MIS) hỗ trợ chuyển đổi số như thế nào?
    MIS giúp số hóa và tự động hóa quy trình vận hành, đồng bộ dữ liệu, nâng cao chất lượng thông tin và hỗ trợ ra quyết định chính xác, từ đó thúc đẩy chuyển đổi số hiệu quả.

  2. Tại sao KDI Education cần chuyển đổi số?
    Doanh nghiệp đang đối mặt với chi phí vận hành cao, quy trình thủ công và dữ liệu phân tán, chuyển đổi số giúp tối ưu chi phí, giảm thời gian làm việc và nâng cao năng lực cạnh tranh.

  3. Phương pháp Waterfall và Agile được kết hợp như thế nào trong dự án?
    Waterfall đảm bảo các giai đoạn dự án có kế hoạch rõ ràng, Agile giúp linh hoạt điều chỉnh theo phản hồi thực tế, kết hợp tạo ra quy trình triển khai hiệu quả và thích ứng nhanh.

  4. AppSheet có ưu điểm gì trong phát triển hệ thống quản lý?
    AppSheet là nền tảng no-code, dễ sử dụng, chi phí thấp, hỗ trợ đa nền tảng và tích hợp nhiều nguồn dữ liệu, giúp phát triển ứng dụng nhanh chóng và linh hoạt.

  5. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống sau khi triển khai?
    Sử dụng các chỉ số KPI như giảm chi phí vận hành, giảm thời gian làm việc, mức độ tự động hóa và sự hài lòng của người dùng, kết hợp phản hồi định kỳ để cải tiến hệ thống.

Kết luận

  • Luận văn đã đề xuất và triển khai thành công giải pháp hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại KDI Education, góp phần giảm 10% chi phí vận hành và tiết kiệm 30%-50% thời gian làm việc của nhân viên.
  • Giải pháp tập trung vào 4 phân hệ quản lý vận hành, chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu, nâng cao tính tự động hóa và bảo mật thông tin.
  • Phương pháp triển khai kết hợp mô hình Horizon-based và phương pháp Waterfall - Agile giúp đảm bảo tính hiệu quả và linh hoạt trong quá trình thực hiện.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, hỗ trợ doanh nghiệp giáo dục nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
  • Các bước tiếp theo bao gồm mở rộng triển khai, đào tạo nhân sự và đánh giá liên tục để hoàn thiện và phát triển hệ thống quản lý vận hành.

Hành động ngay hôm nay: Các doanh nghiệp giáo dục và nhà quản lý nên xem xét áp dụng các giải pháp MIS hỗ trợ chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả hoạt động và thích ứng với xu thế phát triển công nghệ hiện đại.