chương 1, trong chương 2 sẽ giới thiệu về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính và đưa ra tình hình thực tế công tác hiện đại hoá văn phòng theo yêu cầu của cải cách hành chính ở từng vấn đề. Từ đó đánh giá và đưa ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong hiện đại hoá văn phòng tại Bộ Tài chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hoá văn phòng tại Bộ Tài chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn tiếp theo Từ những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế được trình bày ở chương 2, ở chương 3 tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hoá văn phòng tại Bộ Tài chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính ở thời gian tới. 10 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG 1.
Một số khái niệm liên quan 1. Khái niệm văn phòng Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng. Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó.
Khái niệm văn phòng trong các từ điển phổ thông được hiểu là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”3. Quan niệm này đồng nhất với bộ phận văn thư của cơ quan đơn vị. Văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị, tuỳ theo tính chất, quy mô, hoạt động của tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức phù hợp. “Trên cơ sở nhận thức sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng, có thể xác định văn phòng theo các cách: - Văn phòng theo nghĩa rộng: Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tỏ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng.
Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực 3 Viện ngôn ngữ học (1992), Từ điển Tiếng Việt, Trung tâm Từ điển ngôn ngữ, Hà Nội. 11 hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Văn phòng theo nghĩa hẹp: Bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Trên thực tế, văn phòng tồn tại như là một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau, chính vì vậy mà hiện có nhiều quan niệm về văn phòng: - Tiếp cận theo phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức. - Tiếp cận theo chức năng tổ chức, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản trị tổ chức. - Tiếp cận theo tính chất hoạt động, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị.” [23;11] Tóm lại, “văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.”[17;16] Hiện nay, trong các tổ chức đều thành lập bộ máy văn phòng để thực hiện chức năng hỗ trợ cho các nhà quản trị, vì vậy văn phòng có nhiều chức năng như định hướng, tổ chức, duy trì hoạt động, kiểm soát, đánh giá,… Tuy nhiên, văn phòng có 02 chức năng cơ bản nhất của văn phòng là chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần. - Chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu là hoạt động tư vấn, góp ý, đề xuất đưa ra các giải pháp cách thức để giải quyết một vấn đề, một sự việc liên quan đến chức năng, 12 nhiệm vụ của Văn phòng.
Trên cơ sở đó lãnh đạo cơ quan xem xét quyết định Tổng hợp là hoạt động thu thập phân tích các thông tin liên quan đến các hoạt động của Văn phòng qua đó tìm ra những thông tin có giá trị nhằm cung cấp cho thủ trưởng cơ quan, phục vụ công tác lãnh đạo điều hành. Tham mưu – tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ, tương hỗ lẫn nhau. Để có được những quyết định đúng đắn, ngoài ý kiến chủ quan lãnh đạo cần phải xét đến yếu tố khách quan. Việc tổng hợp đầy đủ, chính xác nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu nhất.
Tổng hợp là căn cứ, cơ sở cho hoạt động tham mưu. Như vậy, tham mưu cần sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Để thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có trên nhiều phương diện và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành của lãnh đạo cơ quan, tổ chức như tham mưu cho việc xây dựng bộ máy, xây dựng thực hiện các quy chế, kế hoạch công tác, … Tóm lại, chức năng tham mưu – tổng hợp là chức năng quan trọng thể hiện vị trí vai trò cần thiết của văn phòng trong hoạt động hàng ngày. Chức năng tham mưu – tổng hợp ngày càng mở rộng, do đó văn phòng ngày càng được đánh giá cao.
- Chức năng hậu cần Chức năng hậu cần là toàn bộ các hoạt động nhằm đảm bảo các điều kiện làm việc như đảm bảo cơ sở vật chất hạ tầng, thiết bị, phương tiện, đảm bảo về âm thanh, ánh sáng, môi trường, tài chính và các điều kiện khác phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan. Tất cả những điều kiện trên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các hoạt động. Do vậy, văn phòng đóng vai trò hết sức quan trọng góp phần vào thành công của các hoạt động đó. Văn phòng cần phân công, bố trí nhân sự nhằm thực hiện một cách toàn vẹn các hoạt động trên.
13 Chức năng hậu cần thể hiện vị trí không thể thiếu của văn phòng. Thông qua việc thực hiện chức năng này, văn phòng góp phần quan trọng vào thành công chung của cơ quan. Ngoài 2 chức năng tham mưu – tổng hợp và hậu cần, tuỳ vào tình hình thực tế mà cơ quan hoặc lĩnh vực, quy mô hoạt động mà các văn phòng đó có thể có những chức năng khác như chức năng pháp chế, chức năng giao dịch, chức năng tổ chức cán bộ, chức năng tài chính, thống kế,… Từ các chức năng trên, văn phòng có những nhiệm vụ cụ thể: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình công tác đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Thu thập, xử lý, quản lý, tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng; - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản của thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo vản bản của cơ quan ban hành; - Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng năm, hàng quý; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng; - Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan: bảo đảm các yêu cầu hậu 14 cần cho hoạt động và công tác của cơ quan; - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học và văn minh; - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước.
Cho dù có thể khác nhau về tên gọi nhưng văn phòng của các cơ quan nhà nước đều có những chức năng và nhiệm vụ giống nhau. Khái niệm công tác văn phòng Trong giáo trình “Quản trị văn phòng” của Nguyễn Hữu Tri có đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm một tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”. Theo tác giả Nguyễn Thành Độ: “Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; song để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải thực hiện chức năng văn phòng”.