Luận văn thạc sĩ: Tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH Hà Nội - Nguyễn Thị Thương

Luận văn thạc sĩ phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội một số quận huyện thuộc TP Hà Nội. Nghiên cứu

• Tác giả: Nguyễn Thị Thương
• Người hướng dẫn: PGS.TS. Vũ Thị Phụng
• Trường học: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Tổ chức công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội một số quận, huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về tổ chức công tác lưu trữ tại bảo hiểm xã hội quận huyện Hà Nội

Nghiên cứu này tập trung vào tổ chức công tác lưu trữ tại các cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) cấp quận, huyện thuộc BHXH thành phố Hà Nội. Đề tài xuất phát từ tầm quan trọng của lưu trữ trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính và nghiệp vụ. Mục tiêu chính là đánh giá thực trạng, chỉ ra vấn đề và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả. Cơ sở lý luận và pháp lý bao gồm các nguyên tắc, quy định của Nhà nước và ngành. Đối tượng nghiên cứu là công tác lưu trữ tại một số BHXH quận, huyện điển hình. Phương pháp sử dụng kết hợp phân tích tài liệu, phỏng vấn và quan sát thực tế.

1.1. Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ

Cơ sở lý luận xác định nguyên tắc tổ chức lưu trữ: tập trung, thống nhất, đảm bảo an toàn và dễ khai thác. Cơ sở pháp lý bao gồm Luật Lưu trữ, các thông tư, quyết định của BHXH Việt Nam. Các văn bản này quy định về phân loại, xác định giá trị, bảo quản và sử dụng tài liệu. Việc tuân thủ khung pháp lý giúp các cơ quan BHXH quận, huyện thực hiện công tác lưu trữ bài bản, đúng quy trình.

1.2. Giới thiệu khái quát về BHXH quận huyện Hà Nội và tài liệu hình thành

BHXH các quận, huyện có chức năng thực hiện chính sách BHXH, bảo hiểm y tế trên địa bàn. Cơ cấu tổ chức thường gồm các phòng chuyên môn như: cấp sổ, giải quyết chế độ, thu. Tài liệu hình thành rất đa dạng: hồ sơ người tham gia, quyết định hưởng, văn bản hành chính, báo cáo thống kê. Thành phần và nội dung tài liệu phản ánh trực tiếp hoạt động nghiệp vụ và quản lý nội bộ của cơ quan.

II. Phân tích thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH quận huyện Hà Nội

Thực trạng công tác lưu trữ tại các BHXH quận, huyện Hà Nội cho thấy cả kết quả đạt được và những hạn chế. Về tích cực, nhiều cơ quan đã ban hành quy định nội bộ, mua sắm trang thiết bị bảo quản như hộp đựng hồ sơ chuyên dụng. Công tác thu thập, phân loại tài liệu bước đầu được thực hiện. Tuy nhiên, tồn tại nhiều vấn đề: chưa bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách, công tác kiêm nhiệm quá tải. Một số cơ quan chưa ban hành quy chế lưu trữ riêng, dẫn đến thiếu thống nhất trong quản lý. Cơ sở vật chất còn thiếu đồng bộ, ảnh hưởng đến bảo quản tài liệu lâu dài.

2.1. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ hiện nay

Các biện pháp hiện hành bao gồm: xác định và phân công trách nhiệm cho bộ phận hành chính văn phòng. Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ được triển khai qua các cuộc họp, tập huấn. Kiểm tra, đánh giá định kỳ được thực hiện ở mức cơ bản. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định ngành. Tuy nhiên, việc thực hiện chưa đồng đều giữa các đơn vị và còn mang tính hình thức ở một số khâu.

2.2. Những hạn chế và nguyên nhân trong tổ chức công tác lưu trữ

Hạn chế chính gồm: thiếu cán bộ chuyên trách, trình độ nghiệp vụ chưa cao. Nguyên nhân là do biên chế hạn chế, công việc kiêm nhiệm nhiều. Việc thu thập tài liệu chưa đầy đủ, phân loại chưa khoa học. Cơ sở vật chất kho lưu trữ chưa đạt chuẩn, tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng tài liệu. Công tác kiểm tra, xử lý vi phạm chưa nghiêm, thiếu chế tài đủ mạnh.

III. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại BHXH quận huyện Hà Nội

Để nâng cao hiệu quả, cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp. Trước hết, bổ sung và hoàn thiện hệ thống quy định nội bộ về lưu trữ, phù hợp với đặc thù từng cơ quan. Thứ hai, tập trung nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ: bố trí nhân sự chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trọng tâm, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ. Thứ ba, chuẩn hóa quy trình thu thập, phân loại, xác định giá trị và tổ chức khoa học tài liệu. Thứ tư, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản đạt tiêu chuẩn. Cuối cùng, tăng cường kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm để tạo sự tuân thủ.

3.1. Bổ sung quy định và nâng cao trình độ cán bộ lưu trữ

Giải pháp then chốt là ban hành quy chế lưu trữ chi tiết cho từng BHXH quận, huyện. Quy chế cần rõ trách nhiệm, quy trình và xử lý vi phạm. Song song, bố trí cán bộ có năng lực, tâm huyết. Đào tạo tập trung vào nghiệp vụ phân loại, bảo quản, khai thác tài liệu và sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ điện tử. Xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm cho đội ngũ văn thư, lưu trữ viên.

3.2. Thu thập tổ chức khoa học tài liệu và đảm bảo cơ sở vật chất

Cần rà soát, thu thập đầy đủ tài liệu phát sinh theo đúng quy định. Áp dụng hệ thống phân loại thống nhất, mã hóa hồ sơ để dễ tra cứu. Xác định giá trị tài liệu để loại bỏ đúng quy trình. Đầu tư kho lưu trữ đạt chuẩn: kệ, hộp chuyên dụng, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, từng bước số hóa tài liệu quan trọng để giảm áp lực lưu trữ vật lý.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn từ nghiên cứu tổ chức công tác lưu trữ

Nghiên cứu đã làm rõ thực trạng, nguyên nhân và đề ra các giải pháp cụ thể cho công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện Hà Nội. Kết luận khẳng định vai trò quan trọng của lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước về BHXH. Các giải pháp đưa ra có tính khả thi, tập trung vào hoàn thiện thể chế, con người và cơ sở vật chất. Ứng dụng thực tiễn của đề tài là cung cấp cơ sở khoa học cho các cơ quan BHXH cải tiến công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ và bảo tồn tài liệu hành chính, nghiệp vụ quan trọng.

4.1. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Về lý luận, đề tài hệ thống hóa cơ sở khoa học về tổ chức công tác lưu trữ trong cơ quan hành chính sự nghiệp. Về thực tiễn, nghiên cứu cung cấp cái nhìn toàn diện về thực trạng tại BHXH quận, huyện Hà Nội. Các giải pháp đề xuất là tài liệu tham khảo hữu ích cho lãnh đạo, cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan tương tự trong việc hoạch định chính sách, chỉ đạo thực hiện.

4.2. Hướng phát triển và áp dụng mô hình tổ chức lưu trữ hiệu quả

Hướng phát triển là từng bước hiện đại hóa công tác lưu trữ, tiến tới áp dụng rộng rãi quản lý điện tử. Áp dụng mô hình tổ chức lưu trữ hiệu quả cần lộ trình: từ chuẩn hóa quy trình, đào tạo nhân lực đến đầu tư công nghệ. Các BHXH quận, huyện có thể thí điểm tại một số bộ phận trước khi nhân rộng. Sự phối hợp chặt chẽ giữa BHXH thành phố và các quận, huyện là yếu tố quyết định thành công.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong hệ thống an sinh xã hội phục vụ hơn 7,5 triệu người dân Thủ đô, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội quản lý khối lượng hồ sơ khổng lồ và tăng trưởng liên tục. Riêng năm 2015, số lượng hồ sơ được rà soát và đưa vào lưu trữ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố đã vượt mốc 55.000 hồ sơ, tăng gấp nhiều lần so với các giai đoạn trước đó. Thực tế này tạo ra áp lực quản trị rất lớn đối với 30 cơ quan Bảo hiểm xã hội quận, huyện trực thuộc. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm là sự thiếu đồng bộ, khoa học trong các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ cấp cơ sở, khiến hàng trăm mét giá tài liệu chuyên môn bị tồn đọng và chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý, khảo sát toàn diện thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các đơn vị Bảo hiểm xã hội quận, huyện trên địa bàn Hà Nội, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị tài liệu lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung khảo sát sâu tại Bảo hiểm xã hội các quận Hoàn Kiếm, Ba Đình, Hai Bà Trưng, Thanh Xuân và các huyện Gia Lâm, Phú Xuyên; phạm vi thời gian kéo dài 10 năm từ năm 2008 đến năm 2018, gắn liền với cột mốc sáp nhập địa giới hành chính Thủ đô. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi hướng tới mục tiêu giảm 40% đến 50% thời gian tra cứu hồ sơ chính sách, triệt tiêu 100% nguy cơ thất lạc chứng từ, bảo đảm quyền lợi an sinh lâu dài suốt hàng chục năm cho hàng triệu người lao động và đối tượng thụ hưởng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết Quản trị văn phòng hiện đại kết hợp với lý thuyết Phông lưu trữ quốc gia theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011. Hệ thống nghiên cứu tiếp cận theo mô hình quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ trong bộ máy hành chính nhà nước. Khung lý thuyết làm rõ bốn khái niệm cốt lõi:

Thứ nhất, tổ chức theo nghĩa động từ là cách thức sắp xếp, bố trí, điều hành con người và công việc theo các quy chuẩn pháp lý hiện hành.

Thứ hai, công tác lưu trữ là hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo đảm an toàn và khai thác hiệu quả tài liệu.

Thứ ba, tổ chức công tác lưu trữ là tổng thể các biện pháp thể chế, bộ máy nhân sự, cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu.

Thứ tư, phông lưu trữ cơ quan Bảo hiểm xã hội là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng thu, chi, cấp sổ thẻ và giải quyết chế độ chính sách.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp thu thập và xử lý thông tin chuyên ngành:

Nguồn dữ liệu bao gồm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật như Luật Lưu trữ năm 2011, Quyết định số 1414/QĐ-BHXH năm 2016, Quyết định số 1139/QĐ-BHXH năm 2013, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 13/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ; báo cáo thống kê định kỳ giai đoạn 2008 - 2018 và tài liệu khảo sát thực tế tại kho lưu trữ.

Cỡ mẫu nghiên cứu được thiết kế gồm 5 đơn vị khảo sát chuyên sâu đại diện cho 30 cơ quan quận, huyện của Hà Nội, bao gồm các quận trung tâm có khối lượng thu lớn như Hoàn Kiếm, Ba Đình, Hai Bà Trưng và các huyện ngoại thành có diện tích rộng như Phú Xuyên, Gia Lâm. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích kết hợp thu thập số liệu thứ cấp từ 25 đơn vị còn lại được lựa chọn nhằm bảo đảm tính đại diện địa bàn đô thị hóa và nông thôn.

Phương pháp phân tích kết hợp thống kê mô tả, phân tích tổng hợp tài liệu mét giá và phỏng vấn sâu 18 cán bộ lãnh đạo văn phòng, chuyên viên bộ phận một cửa kiêm nhiệm lưu trữ. Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm đo lường chính xác dung lượng mét giá tài liệu tồn đọng và xác định đúng các nút thắt về cơ chế vận hành trong suốt 10 năm nghiên cứu từ năm 2008 đến năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại các đơn vị Bảo hiểm xã hội quận, huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, cơ cấu tài liệu nghiệp vụ chuyên môn chiếm tỷ trọng áp đảo từ 80% đến 90% tổng dung lượng phông. Tại Bảo hiểm xã hội quận Hoàn Kiếm, trong tổng số 415,8 mét giá tài liệu đã chỉnh lý thì tài liệu thu chiếm 312,7 mét giá (tương đương 75,2%); tại Bảo hiểm xã hội quận Ba Đình có 582,2 mét giá tài liệu đã chỉnh lý thì hồ sơ thu và tài liệu kế toán chiếm tới hơn 75%.

Thứ hai, tỷ lệ tài liệu tích đống, chưa chỉnh lý còn rất cao. Cụ thể, Bảo hiểm xã hội quận Ba Đình còn 530,6 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý; huyện Gia Lâm còn 398,6 mét giá; quận Hai Bà Trưng còn 344 mét giá; huyện Phú Xuyên còn 341,1 mét giá; quận Hoàn Kiếm còn 264 mét giá. Tỷ lệ tài liệu chưa chỉnh lý dao động từ 38% đến 47% tổng khối lượng tài liệu hiện có tại mỗi đơn vị.

Thứ ba, 100% cơ quan Bảo hiểm xã hội quận, huyện khảo sát chưa bố trí được biên chế cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ. Nhiệm vụ quản lý kho tài liệu đều do viên chức Tổ Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ hoặc bộ phận Hành chính kiêm nhiệm, gây quá tải khi vừa phải giải quyết thủ tục hành chính vừa phải thực hiện nghiệp vụ bảo quản hồ sơ.

Thứ tư, cơ sở vật chất và quy chế lưu trữ nội bộ chưa đáp ứng quy chuẩn. 100% các đơn vị chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV mà chủ yếu tận dụng phòng làm việc, thiếu thiết bị kiểm soát nhiệt ẩm tự động và nhiều đơn vị chưa ban hành được Quy chế công tác văn thư, lưu trữ riêng của cơ quan mình.

Thảo luận kết quả

Khối lượng tài liệu chuyên môn tăng đột biến bắt nguồn từ việc mở rộng diện bao phủ đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế sau khi hợp nhất địa giới hành chính Hà Nội năm 2008. Dữ liệu thực trạng này có thể được mô hình hóa trực quan qua biểu đồ cột chồng so sánh tỷ lệ giữa tài liệu đã chỉnh lý và chưa chỉnh lý theo 4 khối chính: Hành chính, Thu, Sổ thẻ, Kế toán tại từng quận, huyện, kết hợp bảng ma trận đối chiếu mức độ đáp ứng trang thiết bị kho tàng.

Nguyên nhân căn bản của việc tồn đọng tài liệu là do lãnh đạo một số đơn vị còn xem nhẹ công tác lưu trữ, chưa nhận thức đầy đủ trách nhiệm theo Điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011. So sánh với các nghiên cứu trong khối doanh nghiệp nhà nước, tình trạng tài liệu tồn đọng tại ngành Bảo hiểm xã hội gây ra hệ quả nghiêm trọng hơn nhiều vì mỗi bộ hồ sơ liên quan trực tiếp đến quyền lợi nhận lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản, tử tuất của người dân trong suốt 20 đến 30 năm.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội các quận, huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, hoàn thiện thể chế và ban hành quy chế lưu trữ nội bộ. Giám đốc Bảo hiểm xã hội các quận, huyện cần chủ trì ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV trong quý 1 và quý 2 năm 2020. Mục tiêu đạt 100% đơn vị ban hành quy chế và thực hiện nghiêm thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành trong vòng 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

Thứ hai, kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự chuyên trách. Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội phối hợp với các quận, huyện bố trí ít nhất 01 vị trí việc làm chuyên trách lưu trữ có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV, hoàn thành trong giai đoạn 2020 - 2022 nhằm bảo đảm 100% người làm lưu trữ được đào tạo đúng chuyên môn.

Thứ ba, đẩy mạnh chỉnh lý khoa học và phân loại tài liệu tồn đọng. Các đơn vị lập kế hoạch xử lý dứt điểm hơn 1.800 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý tại các quận, huyện trong lộ trình 2020 - 2023. Áp dụng phương pháp phân loại theo chức năng nghiệp vụ kết hợp thời gian, thực hiện xác định giá trị tài liệu chặt chẽ theo Điều 16 Luật Lưu trữ năm 2011 và phấn đấu số hóa 60% đến 70% hồ sơ chính sách.

Thứ tư, đầu tư cơ sở vật chất và nâng cấp hạ tầng kho tàng. Ban Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội phê duyệt cấp kinh phí nâng cấp kho lưu trữ đạt chuẩn Thông tư số 09/2007/TT-BNV giai đoạn 2020 - 2025, trang bị hệ thống giá di động, camera giám sát, thiết bị phòng cháy chữa cháy tự động và triển khai đồng bộ phần mềm lưu trữ số cho 30 quận, huyện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, lãnh đạo quản lý ngành Bảo hiểm xã hội bao gồm Ban Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội và Giám đốc Bảo hiểm xã hội 30 quận, huyện. Luận văn cung cấp bức tranh thực chứng toàn diện để xây dựng đề án tái cơ cấu nhân sự, phân bổ nguồn lực tài chính và đầu tư trang thiết bị lưu trữ đồng bộ.

Thứ hai, cán bộ văn thư, lưu trữ và chuyên viên quản lý hồ sơ tại các cơ quan hành chính sự nghiệp. Tài liệu cung cấp hướng dẫn phương pháp phân loại, chỉnh lý hồ sơ nghiệp vụ phức tạp, giúp các chuyên viên áp dụng trực tiếp vào quy trình giao nộp và bảo quản tài liệu thực tế.

Thứ ba, giảng viên, học viên cao học và sinh viên các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản lý công. Nghiên cứu đóng vai trò là học liệu tham khảo giá trị với chuỗi dữ liệu thực địa 10 năm và hệ thống luận cứ khoa học hoàn chỉnh về tổ chức lưu trữ chuyên ngành.

Thứ tư, cơ quan Thuế, Lao động - Thương binh và Xã hội cùng các doanh nghiệp sử dụng lao động. Tài liệu giúp các cơ quan liên ngành nắm rõ chu trình quản trị chứng từ thu chi, làm cơ sở đối chiếu dữ liệu đóng nợ bảo hiểm và xác minh quyền lợi an sinh nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp

Tài liệu lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội quận, huyện có vai trò quan trọng như thế nào đối với người dân?

Tài liệu lưu trữ bảo hiểm là căn cứ pháp lý gốc duy nhất để giải quyết quyền lợi lương hưu, trợ cấp tử tuất, tai nạn lao động cho người dân suốt hàng chục năm. Khi xảy ra tranh chấp hoặc thất lạc giấy tờ cá nhân, hồ sơ lưu trữ giúp đối chiếu và bảo vệ quyền lợi của 100% người lao động.

Đặc thù lớn nhất của tài liệu hình thành tại Bảo hiểm xã hội cấp huyện là gì?

Khối lượng tài liệu nghiệp vụ thu, sổ thẻ và kế toán chi trả chiếm từ 80% đến 90% tổng dung lượng phông lưu trữ, vượt trội hoàn toàn so với tài liệu hành chính quản trị thông thường. Tài liệu này có tần suất khai thác tra cứu hằng ngày phục vụ giải quyết chế độ cho hàng nghìn cá nhân.

Tại sao giai đoạn 2008 - 2018 xuất hiện lượng lớn tài liệu chưa chỉnh lý tại các quận, huyện?

Nguyên nhân chính là do sự gia tăng cơ học đối tượng tham gia sau sáp nhập Hà Tây năm 2008, trong khi 100% đơn vị không có cán bộ chuyên trách lưu trữ. Cán bộ kiêm nhiệm phải ưu tiên giải quyết thủ tục tiếp nhận hồ sơ hằng ngày khiến hơn 1.800 mét giá tài liệu bị tồn đọng.

Luận văn đề xuất giải pháp then chốt nào về mặt nhân sự lưu trữ?

Luận văn kiến nghị bố trí tối thiểu 01 biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ tại mỗi Bảo hiểm xã hội quận, huyện trong giai đoạn 2020 - 2022 theo tiêu chuẩn ngạch viên chức của Thông tư số 13/2014/TT-BNV, chấm dứt tình trạng kiêm nhiệm chồng chéo nhiều đầu việc.

Quyết định số 166/QĐ-BHXH năm 2019 có ý nghĩa gì đối với công tác lưu trữ hồ sơ bảo hiểm?

Quyết định số 166/QĐ-BHXH quy định rõ quy trình đối chiếu dữ liệu điện tử với sổ hồ sơ gốc lưu trữ trước khi chi trả chế độ, khẳng định tài liệu lưu trữ là điểm tựa pháp lý bắt buộc để phê duyệt, điều chỉnh hoặc hủy bỏ các quyết định hưởng chính sách an sinh xã hội.

Kết luận

Năm đóng góp và kết luận trọng tâm từ công trình nghiên cứu:

• Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận và khung pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ trong cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện.
• Đánh giá khách quan thực trạng lưu trữ trong 10 năm từ năm 2008 đến năm 2018 tại 30 đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội.
• Chỉ rõ các tồn tại lớn về tỷ lệ tài liệu chưa chỉnh lý chiếm từ 38% đến 47% và tình trạng thiếu hụt 100% cán bộ chuyên trách lưu trữ.
• Đề xuất đồng bộ 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao về thể chế, nhân sự, nghiệp vụ chỉnh lý và cơ sở vật chất kỹ thuật.
• Xác định lộ trình hiện đại hóa, số hóa hồ sơ an sinh xã hội giai đoạn 2020 - 2025 nhằm phục vụ người dân nhanh chóng và chính xác.

Việc chuẩn hóa công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội các quận, huyện là yêu cầu cấp thiết trong tiến trình cải cách hành chính. Các cơ quan quản lý và đơn vị chuyên môn cần chủ động áp dụng ngay các khuyến nghị từ luận văn để bảo vệ an toàn nguồn di sản thông tin an sinh xã hội của Thủ đô.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1), tác giả phân tích thực trạng về tổ chức công tác lưu trữ của BHXH quận, huyện qua khảo sát thực tế ở một số BHXH quận, huyện để đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Chƣơng 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lƣu trữ tại các BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội Trên cơ sở những phân tích ở Chương 2, Từ thực trạng về vấn để tổ chức công tác lưu trữ, tác giả đã đi sâu nghiên, đề xuất các giải pháp tổ chức để giúp cho công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội đạt hiệu quả cao. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ 1. Khái niệm a, Khái niệm tổ chức.

Theo tập bài giảng môn Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng thuộc Chương trình đào tạo thạc sĩ của Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng – Trường Đai học Khoa học xã hội và Nhân văn, khái niệm “Tổ chức” được phân tích theo loại từ là động từ, danh từ và tính từ. Theo nghĩa danh từ: Tổ chức chỉ một cơ quan, đơn vị, nhóm người có sự phân công, phân nhiệm theo thứ tự, trình tự. Theo nghĩa động từ: là hoạt động nhằm sắp xếp, bố trí, phân định một nhóm người hoặc một hoạt động, một sự kiện sao cho hoạt động hay nhóm người đó có trật tự, thứ bậc. Theo nghĩa tính từ: được hiểu là một hoạt động, một công việc hay một nhóm người đã được bố trí, sắp xếp đạt được hiệu quả và mục tiêu đặt ra, hay còn gọi là “có tổ chức”.

Tuy nhiên, trong đề tài này tác giả sử dụng từ “ Tổ chức” theo nghĩa động từ để tiếp cận vấn đề và được định nghĩa như sau: “ Tổ chức là cách sắp xếp, bố trí, điều khiển con người hay công việc, hoạt động theo những quy định hiện hành”. Một tổ chức hoạt động cần có khuôn khổ, quy định, quy chế nhất định phù hợp với tình hình hoat động, đặc thù công việc và quy mô của cơ quan, đơn vị đó. Do vậy, một cơ quan đơn vị được coi là tổ chức tốt khi đảm bảo được con người hay công việc thực hiện đúng quy chế, quy định đã đề ra. b, Khái niệm công tác lưu trữ.TS Dương Văn Khảm (2003) trong Công tác văn thư, lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội: Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động 9 quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo đảm an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Nguyễn Lệ Nhung – www.com : Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tóm lại, công tác lưu trữ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng dù hiểu theo cách nào thì cũng đều là tổ chức, quản lý các nghiệp vụ lưu trữ sao cho khoa học và hiệu quả nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ nhiều mục đích khác nhau của con người và xã hội. c, Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ. Từ hai khái niệm trên, có thể hiểu: Tổ chức công tác lưu trữ là tổng thể các biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Các biện pháp được nói đến ở đây là tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ; ban hành quy định, quy chế về công tác lưu trữ; tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… 1. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ. Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Việc quản lý tập trung thể hiện ở cả việc quản lý tài liệu và quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ.

Nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong các cơ quan thuộc hệ thống BHXH Việt Nam được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị đó và các đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của cơ quan BHXH đó. Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực 10 hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của cơ quan về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam. Tại khoản 9, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”. Như vậy, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị BHXH đã được Luật Lưu trữ xác định là thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Vì thế, công tác lưu trữ ở ngành Bảo hiểm cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Để quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ, BHXH Việt Nam đã ban hành các văn bản hướng dẫn khá đầy đủ để chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị trong Ngành thực hiện công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ một cách thống nhất và có căn cứ. Hệ thống văn bản chính là hành lang pháp lý để các đơn vị, cá nhân tuân thủ và thực hiện theo quy định của Đảng, Nhà nước và của Ngành một cách thống nhất. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan.

Tổ chức công tác lưu trữ bao gồm các biện pháp sau: a. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ:. Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong mỗi 11 cơ quan, tổ chức. Do đó để công tác này được thực hiện thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ thì cơ quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ để tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan hay lãnh đạo văn phòng các công việc như: - Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan bao gồm các kế hoạch về thực hiện công tác lưu trữ, kế hoạch thu thập tài liệu, kế hoạch thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, kế hoạch loại hủy tài liệu hết giá trị, kế hoạch chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ ….

- Soạn thảo các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ, xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan. - Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan như thu thập, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… - Tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ như giá kệ, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba dây… - Đề xuất tổ chức các buổi tập huấn đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ, phổ biến các văn bản quy định về công tác lưu trữ cho các bộ phận chuyên môn. - Thực hiện báo cáo, thống kê về hoạt động lưu trữ của cơ quan… Từ các nhiệm vụ kể trên cho thấy công tác lưu trữ cần thiết phải tổ chức bộ phận chuyên trách để thực hiện thống nhất các nhiệm vụ này. Nếu không bố trí bộ phận chuyên trách mà chỉ là cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ thì khó có thể đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Hiện nay tại các cơ quan Nhà nước bộ phận lưu trữ được bố trí nằm trong Văn phòng và chịu sự quản lý điều hành của Chánh Văn phòng cơ quan. Ở các cơ quan cấp cao thì đơn vị giúp việc về công tác lưu trữ có thể là các Phòng Lưu trữ hoặc Phòng Văn thư - Lưu trữ, chịu sự quản lý của Chánh Văn phòng. Ở các cơ quan cấp huyện thì bố trí bộ phận lưu trữ nằm trong Văn 12 phòng và chịu sự quản lý của Văn phòng. Ở các khu vực doanh nghiệp hay các đơn vị có quy mô nhỏ thì tùy thuộc vào lượng tài liệu lưu trữ mà bố trí bộ phận lưu trữ hay cán bộ làm công tác lưu trữ.

Tại các cơ quan BHXH cần quan tâm bố trí bộ phận quản lý công tác lưu trữ, đặc biệt tại các BHXH quận, huyện là cơ quan BHXH tại địa phương cần bố trí bộ phận tham mưu giúp việc về công tác lưu trữ để giúp cho cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đặc biệt là đáp ứng nhu cầu giải quyết chế độ, chính sách cho các tổ chức, cá nhân trên địa bàn một cách kịp thời. Như vậy, tại hầu hết các cơ quan, tổ chức đều quan tâm đến việc tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ, bộ phận này được sắp xếp, bố trí tùy thuộc vào quy mô của cơ quan, tổ chức và số lượng tài liệu của cơ quan sản sinh ra trong quá trình hoạt động và làm việc của cơ quan, tổ chức đó. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ.