Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Marketing Trong Lưu Trữ Tại Các Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia

Tài liệu lưu trữ (TLLT) là di sản văn hóa vô giá, đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. 88 trang · Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội · 2018.

• Tác giả: Mai Thị Hồng Vân
• Người hướng dẫn: ThS. Trần Việt Hà
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu Trữ Học
• Đề tài: Nâng Cao Công Tác Marketing Trong Lưu Trữ Tại Các Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MARKETING TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
• 1.1. Khái niệm Marketing
• 1.1.1. Khái niệm Marketing chung
• 1.1.2. Khái niệm về Marketing trong lưu trữ
• 1.2. Nội dung của Marketing
• 1.2.1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu hoạt động Marketing trong lưu trữ
• 1.2.2. Phân tích môi trường Marketing trong lưu trữ
• 1.2.2.1. Môi trường Marketing vi mô
• 1.2.2.2. Môi trường Marketing vĩ mô
• 1.2.3. Lợi ích của Marketing trong lưu trữ
• 1.2.4. Chiến lược Marketing Mix (Marketing hỗn hợp)
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG MARKETING TRONG CÁC TTLTQG HIỆN NAY
• 2.1. Giá trị TLLT của TTLTQG
• 2.2. Thực trạng Marketing trong các TTLTQG hiện nay
• 2.3. Hoạt động quảng bá tại các TTLTQG ở Việt Nam
• 2.4. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của các TTLTQGVN
• 2.5. Nhận xét, đánh giá công tác Marketing tại các TTLTQG
• 2.6. Môi trường Marketing tại các TTLTQG
• 2.7. Hiệu quả của hoạt động truyền thông Marketing sản phẩm và dịch vụ
• 2.8. Nhận xét chung
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC MARKETING TẠI CÁC TTLTQG
• 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing tại các TTLTQG
• 3.2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả Marketing hỗn hợp
• 3.3. Nhóm giải pháp tổ chức và con người
• 3.4. Nhóm giải pháp đề xuất với cơ quan cấp trên và các cơ quan liên quan
• 3.5. Một số khuyến nghị khác
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC
• 1. DANH MỤC HÌNH VẼ
• 2. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Marketing Lưu Trữ Quốc Gia Khái Niệm Vai Trò

Tài liệu lưu trữ (TLLT) là di sản văn hóa vô giá, đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (TTLTQG) có trách nhiệm bảo quản, khai thác hiệu quả nguồn tài liệu này. Tuy nhiên, trong bối cảnh cạnh tranh thông tin ngày càng gay gắt, công tác marketing lưu trữ quốc gia trở nên vô cùng quan trọng. Marketing giúp TTLTQG thu hút sự quan tâm của công chúng, tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu và phát huy giá trị của di sản văn hóa. Việc vận dụng các mô hình marketing phù hợp với đặc thù của TTLTQG là một thách thức đòi hỏi sự nghiên cứu và đổi mới liên tục. Khóa luận này tập trung vào việc nâng cao hiệu quả công tác marketing trong lưu trữ tại các TTLTQG, góp phần vào sự phát triển của ngành lưu trữ học.

1.1. Định Nghĩa Marketing Trong Lưu Trữ Tiếp Cận Mới

Marketing trong lưu trữ không chỉ đơn thuần là quảng bá dịch vụ mà còn là sự tổng hòa của nhiều hoạt động nhằm thu hút công chúng (CC) đến với tổ chức, thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng TLLT, giúp các cơ quan lưu trữ đạt được mục tiêu và hướng tới sự hài lòng của xã hội. Định nghĩa này nhấn mạnh vai trò của việc tạo dựng giá trị cho CC, xây dựng mối quan hệ bền vững và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ. Marketing lưu trữ cần tiếp cận CC một cách chủ động, sáng tạo và chuyên nghiệp.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Truyền Thông Lưu Trữ Tại Sao Cần Marketing

Trong bối cảnh hiện nay, khi các kênh thông tin ngày càng đa dạng và cạnh tranh, truyền thông lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao nhận thức của CC về giá trị của TLLT. Marketing giúp TTLTQG vượt qua những thách thức về ngân sách hạn hẹp, sự thiếu quan tâm của công chúng và sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ. Bằng cách xây dựng chiến lược marketing hiệu quả, TTLTQG có thể thu hút nhiều đối tượng đến khai thác và sử dụng tài liệu, góp phần vào việc bảo tồn và phát huy di sản văn hóa của dân tộc.

II. Phân Tích SWOT Chiến Lược Marketing Trung Tâm Lưu Trữ Hiệu Quả

Để xây dựng chiến lược marketing trung tâm lưu trữ hiệu quả, việc phân tích môi trường marketing là vô cùng quan trọng. Môi trường marketing bao gồm các yếu tố vi mô (các yếu tố bên trong tổ chức và các yếu tố liên quan trực tiếp đến hoạt động của tổ chức) và vĩ mô (các yếu tố bên ngoài tổ chức, có tác động rộng lớn đến toàn bộ nền kinh tế và xã hội). Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) giúp TTLTQG đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó đưa ra các quyết định marketing phù hợp.

2.1. Môi Trường Vi Mô Yếu Tố Ảnh Hưởng Marketing Lưu Trữ Quốc Gia

Môi trường vi mô bao gồm các yếu tố như chức năng và nhiệm vụ chính trị của TTLTQG, cơ cấu tổ chức và nhân sự marketing, quy trình hoạt động marketing, kinh phí và trang thiết bị, và đặc biệt là khách hàng. Mỗi TTLTQG cần xây dựng cơ cấu tổ chức với số lượng nhân sự phù hợp với phòng ban Marketing dựa trên tình hình thực tế. Đặc biệt, để đạt được mục tiêu Marketing đề ra thì cần sự ủng hộ của các cá nhân, tập thể trong tổ chức khi phối hợp cùng phòng ban Marketing. Các hoạt động của TTLTQG được tổ chức tốt theo quy trình sẽ đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng nhu cầu thông tin của CC.

2.2. Môi Trường Vĩ Mô Tác Động Đến Tiếp Thị Di Sản Văn Hóa

Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa-giáo dục, khoa học và công nghệ. Các yếu tố này có tác động lớn đến hoạt động marketing của TTLTQG. Ví dụ, hệ thống văn bản luật và công cụ quản lý của Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tại Trung tâm. Trong tình hình kinh tế thế giới biến động không ngừng, có xu hướng suy thoái thì các Trung tâm luôn đứng trước nguy cơ bị cắt giảm nguồn kinh phí và các khoản tài trợ khác. Với sự phát triển mạnh mẽ về khoa học và công nghệ ứng dụng trong lĩnh vực lưu trữ có tác động rất lớn đến TTLTQG.

2.3. Phân Tích Khách Hàng Mục Tiêu Phân Tích Đối Tượng Mục Tiêu Lưu Trữ

Khách hàng của TTLTQG là cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu, CC và các nhà nghiên cứu. Nhưng, số lượng khách hàng tìm đến vẫn còn hạn chế do việc Marketing tại các TTLTQG I, II, III, IV chưa phát huy được ý nghĩa, vai trò của mình. Việc phân tích đối tượng mục tiêu lưu trữ giúp TTLTQG hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và hành vi của khách hàng, từ đó xây dựng các chiến dịch marketing phù hợp. Cần xác định rõ các phân khúc khách hàng khác nhau và điều chỉnh thông điệp marketing cho phù hợp với từng phân khúc.

III. Quảng Bá Tài Liệu Lưu Trữ Bí Quyết Tăng Cường Tiếp Cận Hiệu Quả

Hoạt động quảng bá tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự quan tâm của công chúng và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu. Các TTLTQG cần áp dụng các phương pháp quảng bá đa dạng và sáng tạo, tận dụng tối đa các kênh truyền thông hiện có. Việc xây dựng thương hiệu cho TTLTQG cũng là một yếu tố quan trọng giúp tăng cường uy tín và thu hút khách hàng.

3.1. Ứng Dụng Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Mở Rộng Khả Năng Tiếp Cận

Số hóa tài liệu lưu trữ là một giải pháp hiệu quả để mở rộng khả năng tiếp cận tài liệu cho công chúng. Việc số hóa giúp bảo tồn tài liệu gốc, tạo điều kiện cho người dùng truy cập tài liệu từ xa và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Các TTLTQG cần đầu tư vào công nghệ số hóa và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu số hiệu quả.

3.2. Tối Ưu Trải Nghiệm Người Dùng Trong Lưu Trữ Giao Diện Thân Thiện

Việc tối ưu trải nghiệm người dùng trong lưu trữ là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân khách hàng. Các TTLTQG cần xây dựng giao diện website thân thiện, dễ sử dụng, cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác. Ngoài ra, cần tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng khi đến trực tiếp tại TTLTQG, cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tình.

3.3. Sử Dụng Mạng Xã Hội Truyền Thông Lưu Trữ Hiện Đại

Mạng xã hội là một kênh truyền thông lưu trữ hiệu quả để tiếp cận công chúng, đặc biệt là giới trẻ. Các TTLTQG cần xây dựng chiến lược truyền thông trên mạng xã hội, tạo ra nội dung hấp dẫn và tương tác với người dùng. Việc tổ chức các sự kiện trực tuyến, cuộc thi và trò chơi trên mạng xã hội cũng là một cách hiệu quả để thu hút sự quan tâm của công chúng.

IV. Dịch Vụ Lưu Trữ Phát Triển Sản Phẩm Đáp Ứng Nhu Cầu Khách Hàng

Việc phát triển các dịch vụ lưu trữ đa dạng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là yếu tố quan trọng để tăng cường hiệu quả marketing. Các TTLTQG cần nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng và phát triển các dịch vụ phù hợp. Việc cung cấp các dịch vụ chất lượng cao, giá cả hợp lý và thái độ phục vụ chuyên nghiệp sẽ giúp TTLTQG tạo dựng uy tín và thu hút khách hàng.

4.1. Nâng Cao Chất Lượng Nghiên Cứu Và Khai Thác Tài Liệu Lưu Trữ

Việc nâng cao chất lượng nghiên cứu và khai thác tài liệu lưu trữ là yếu tố quan trọng để phát huy giá trị của TLLT. Các TTLTQG cần tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà nghiên cứu tiếp cận tài liệu, cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp và hỗ trợ họ trong quá trình nghiên cứu. Việc công bố các công trình nghiên cứu có giá trị cũng là một cách hiệu quả để quảng bá TLLT.

4.2. Đa Dạng Hóa Dịch Vụ Lưu Trữ Đáp Ứng Nhu Cầu Khác Nhau

Các TTLTQG cần đa dạng hóa dịch vụ lưu trữ để đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng. Các dịch vụ có thể bao gồm: cung cấp bản sao tài liệu, dịch vụ tư vấn, dịch vụ chỉnh lý tài liệu, dịch vụ cho thuê kho lưu trữ, dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ... Việc cung cấp các dịch vụ trọn gói, linh hoạt và tiện lợi sẽ giúp TTLTQG thu hút nhiều khách hàng hơn.

V. Đo Lường Hiệu Quả Đo Lường Hiệu Quả Marketing Lưu Trữ Chính Xác

Việc đo lường hiệu quả marketing lưu trữ là vô cùng quan trọng để đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing và đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Các TTLTQG cần xác định các chỉ số đo lường cụ thể, thu thập dữ liệu và phân tích kết quả. Việc sử dụng các công cụ phân tích marketing sẽ giúp TTLTQG hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng và tối ưu hóa các chiến dịch marketing.

5.1. Các Chỉ Số Đo Lường Hiệu Quả Marketing Lưu Trữ Quan Trọng

Các chỉ số đo lường hiệu quả marketing lưu trữ quan trọng bao gồm: số lượng khách hàng truy cập website, số lượng khách hàng đến trực tiếp tại TTLTQG, số lượng tài liệu được khai thác, mức độ hài lòng của khách hàng, mức độ nhận biết thương hiệu... Việc theo dõi và phân tích các chỉ số này sẽ giúp TTLTQG đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing và đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.

5.2. Ứng Dụng Công Nghệ Ứng Dụng Công Nghệ Trong Lưu Trữ Hiện Đại

Ứng dụng công nghệ trong lưu trữ là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm người dùng. Các TTLTQG cần đầu tư vào các công nghệ mới như: hệ thống quản lý tài liệu số, hệ thống tìm kiếm thông tin, hệ thống phân tích dữ liệu... Việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp TTLTQG quản lý tài liệu hiệu quả hơn, cung cấp dịch vụ tốt hơn và thu hút nhiều khách hàng hơn.

VI. Xây Dựng Thương Hiệu Xây Dựng Thương Hiệu Trung Tâm Lưu Trữ Vững Mạnh

Xây dựng thương hiệu trung tâm lưu trữ là một yếu tố quan trọng để tạo dựng uy tín và thu hút khách hàng. Các TTLTQG cần xây dựng bộ nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp, truyền tải thông điệp rõ ràng và nhất quán. Việc tham gia các sự kiện, hội thảo và triển lãm cũng là một cách hiệu quả để quảng bá thương hiệu.

6.1. Tạo Dựng Giá Trị Bảo Tồn Và Phát Huy Giá Trị Tài Liệu

Việc bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu là sứ mệnh quan trọng của các TTLTQG. Các TTLTQG cần thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu khoa học, tổ chức các hoạt động trưng bày, triển lãm và giới thiệu tài liệu. Việc phát huy giá trị tài liệu sẽ giúp công chúng hiểu rõ hơn về lịch sử, văn hóa và truyền thống của dân tộc.

6.2. Hợp Tác Quốc Tế Tiếp Thị Di Sản Văn Hóa Toàn Cầu

Việc hợp tác quốc tế là một cơ hội để các TTLTQG học hỏi kinh nghiệm, chia sẻ kiến thức và quảng bá di sản văn hóa của Việt Nam ra thế giới. Các TTLTQG cần tham gia các tổ chức quốc tế, tổ chức các chương trình trao đổi và hợp tác với các cơ quan lưu trữ nước ngoài. Việc tiếp thị di sản văn hóa ra thế giới sẽ giúp nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ (TLLT) là di sản văn hóa của mỗi quốc gia, dân tộc, có giá trị đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (TTLTQG) đóng vai trò sưu tầm, thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác nguồn tài liệu này. Tuy nhiên, hoạt động của các trung tâm đang đối mặt với nhiều áp lực thực tiễn: sự cạnh tranh thông tin từ các cơ quan và kênh truyền thông khác gia tăng; công nghệ kỹ thuật số thay đổi nhanh chóng; cơ cấu đối tượng người sử dụng phân hóa đa dạng; trong khi nguồn ngân sách nhà nước có xu hướng bị kiểm soát chặt chẽ hoặc cắt giảm. Bên cạnh đó, mức độ nhận diện của công chúng xã hội đối với giá trị của TLLT còn thấp. Trong bối cảnh đó, việc nghiên cứu và ứng dụng hoạt động marketing trong lưu trữ là yêu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả phục vụ xã hội.

Khóa luận xác định 4 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

1. Nghiên cứu tổng quan về hoạt động marketing trong các TTLTQG.
2. Nghiên cứu thực trạng hoạt động marketing tại các TTLTQG.
3. Đánh giá công tác marketing tại các TTLTQG.
4. Đề xuất giải pháp nâng cao, hoàn thiện hoạt động marketing trong các TTLTQG.

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động marketing trong các TTLTQG Việt Nam.
• Phạm vi không gian: Bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tại Việt Nam (TTLTQG I, TTLTQG II, TTLTQG III và TTLTQG IV).
• Phạm vi thời gian: Giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2017.

Về lịch sử nghiên cứu, từ năm 2010 đến thời điểm tác giả thực hiện khóa luận (2018), có 09 công trình nghiên cứu trong nước đề cập trực tiếp đến marketing trong lưu trữ, nhưng mới chỉ có 05 công trình tiếp cận khảo sát thực tế tại các TTLTQG, còn lại chủ yếu dừng ở mức độ lý luận chung. Trên thế giới, các tác giả tiêu biểu được trích dẫn gồm Sabine Stropp (Đức), Ookeditse và cộng sự (Botswana), ADock Dube và cộng sự (Zimbabwe); tại Việt Nam có các bài viết của Bùi Loan Thùy, Trương Mai Anh, Trần Việt Hà, Trần Phương Hoa.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận các khái niệm marketing từ góc độ học thuật tổng quát của Philip Kotler (marketing như một quá trình quản lý xã hội), Hiệp hội Marketing Mỹ (AMA) và Giáo sư Trần Minh Đạo. Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra định nghĩa chuyên biệt cho chuyên ngành: Marketing trong lưu trữ là sự tổng hòa của nhiều hoạt động nhằm hấp dẫn, thu hút công chúng đến với tổ chức, thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp các cơ quan lưu trữ đạt được mục tiêu và hướng tới sự hài lòng của xã hội.

Nghiên cứu sử dụng khung lý thuyết phân tích môi trường marketing:

• Môi trường vi mô: Các yếu tố tác động trực tiếp gồm chức năng nhiệm vụ chính trị, cơ cấu tổ chức và nhân sự marketing, quy trình hoạt động chuyên môn, nguồn kinh phí - cơ sở vật chất, và nhóm khách hàng mục tiêu (cơ quan, tổ chức, nhà nghiên cứu, công chúng).
• Môi trường vĩ mô: Bao gồm các yếu tố chính trị - pháp lý, kinh tế, văn hóa - giáo dục (sự thay đổi văn hóa đọc và hành vi tiếp cận tin qua Internet), và khoa học - công nghệ.

Về mô hình tiếp thị, khóa luận đề xuất chuyển trọng tâm từ mô hình 4P truyền thống sang mô hình Marketing 4C để lấy công chúng làm trung tâm:

• Customer needs (Nhu cầu công chúng): Nghiên cứu mong muốn của người dùng trước khi phát triển dịch vụ.
• Cost (Chi phí của công chúng): Chi phí khai thác tài liệu theo quy định pháp lý.
• Convenience (Sự tiện lợi): Khả năng tiếp cận địa lý, bản đồ số, website, Internet không dây, mã QR tra cứu.
• Communication (Truyền thông hai chiều): Tương tác, tiếp nhận phản hồi thay cho quảng bá một chiều.

Khung pháp lý được tác giả sử dụng làm căn cứ phân tích dịch vụ và giá gồm:

• Luật Lưu trữ năm 2001 (trích dẫn theo văn bản khóa luận).
• Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
• Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ (có hiệu lực từ ngày 01/01/2017, thay thế Thông tư số 30/2004/TT-BTC).
• Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của các Lưu trữ lịch sử.
• Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25/11/2015 của Bộ Nội vụ quy định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp cụ thể: phân tích - tổng hợp tài liệu lý thuyết, phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh đối chiếu và khảo sát thực tiễn hoạt động chuyên môn tại 4 trung tâm.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Marketing trong công tác lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về marketing áp dụng cho cơ quan thông tin - lưu trữ. Tác giả luận giải rằng TTLTQG là đơn vị sự nghiệp công lập, do đó marketing không nhằm tối đa hóa lợi nhuận mà nhằm thực hiện sứ mệnh: bảo quản an toàn, cung cấp và phát huy tối đa giá trị di sản tư liệu phục vụ xã hội.

Chương này phân tích các dạng marketing: marketing truyền thống (quảng cáo, quan hệ công chúng - PR, tổ chức sự kiện, xuất bản), marketing qua Internet (công cụ tìm kiếm, mạng xã hội) và marketing chiến lược (chiến lược sản phẩm, kênh phân phối, truyền thông và phân khúc công chúng). Hiệu quả marketing của trung tâm lưu trữ được đo lường qua 5 tiêu chí:

1. Triết lý hướng về công chúng.
2. Khả năng tổ chức phối thức Marketing hỗn hợp (Marketing-mix).
3. Độ chính xác của hệ thống thông tin marketing.
4. Định hướng chiến lược dài hạn.
5. Hiệu suất của các hoạt động thực tế.

Tác giả đúc kết 6 vai trò cốt lõi của marketing đối với lưu trữ: định hướng cung cấp dịch vụ theo nhu cầu xã hội; đa dạng hóa sản phẩm lưu trữ; thiết lập kênh tiếp cận thông tin thuận tiện; mở rộng diện tiếp cận của công chúng; nâng cao hình ảnh tổ chức; và bảo đảm tính bền vững của nguồn kinh phí thông qua việc nâng cao nhận thức của cấp có thẩm quyền phê duyệt ngân sách.

---

Chương 2: Thực trạng Marketing trong các TTLTQG hiện nay

Chương 2 tập trung phân tích khối tài liệu quản lý, các hoạt động quảng bá, chất lượng dịch vụ và hạn chế trong công tác marketing tại 4 TTLTQG.

Đặc điểm khối tài liệu tại các trung tâm:

Tên trung tâm	Căn cứ thành lập / Pháp lý	Khối tài liệu lưu trữ đặc trưng
TTLTQG I (Hà Nội)	Nghị định số 102-CP (04/9/1962); Quyết định số 223-CT (08/8/1988); Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN (28/10/2015).	Tài liệu thời kỳ phong kiến; tài liệu tiếng Pháp thời kỳ Pháp thuộc xứ Bắc Kỳ; tài liệu chính quyền thân Pháp vùng tạm bị chiếm (1946–1954).
TTLTQG II (TP. Hồ Chí Minh)	Quyết định số 252-BT (29/11/1976). Quản lý hơn 180 phông và sưu tập tài liệu, sách, báo.	Tài liệu Sổ bộ Hán Nôm Nam Bộ (1819–1918); tài liệu Pháp thuộc xứ Nam Kỳ; chính quyền thân Pháp tại Nam phần (1946–1954); tài liệu thời kỳ Mỹ - Ngụy; Chính phủ Cách mạng lâm thời CHMNVN; tài liệu cơ quan trung ương từ Đồng Nai trở vào.
TTLTQG III (Hà Nội)	Quyết định số 118/TCCB (10/6/1995). Quản lý tài liệu hình thành từ sau Cách mạng Tháng Tám 1945.	4 khối tài liệu chính: Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học kỹ thuật; Tài liệu phim - ảnh - ghi âm; Tài liệu có xuất xứ cá nhân.
TTLTQG IV (Đà Lạt, Lâm Đồng)	Thành lập tháng 8/2006 tại Khu Biệt điện Trần Lệ Xuân; hoạt động trưng bày từ 15/12/2007.	Tài liệu Mộc bản triều Nguyễn (Di sản tư liệu thế giới); tài liệu Pháp thuộc xứ Trung Kỳ; chính quyền thân Pháp tại Trung phần và Cao nguyên Trung phần (1946–1954); chính quyền Việt Nam Cộng hòa (1954–1975); tài liệu trung ương từ Quảng Trị đến Bình Thuận và Tây Nguyên.

Thực trạng hoạt động quảng bá và dịch vụ:

• Sản xuất phim tư liệu: Phục vụ các đài truyền hình với nhiều phim tư liệu như Nguyễn Ái Quốc - Hồ Chí Minh (1975), Nguyễn Ái Quốc đến với Lênin (1979), Đường về Tổ quốc (1980), Hồ Chí Minh - chân dung một con người (1989), và phim tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Một mỏ vàng văn hóa.
• Công tác xuất bản: Phát hành các sách công cụ tra cứu như Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại TTLTQG I, Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại TTLTQG II, Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại TTLTQG III, sách Mộc bản triều Nguyễn - Đề mục Tổng quan, các tập sách chuyên đề về Hiệp định Paris 1973, Sổ bộ Hán Nôm Nam Kỳ, Địa bạ Nam Bộ.
• Tổ chức triển lãm: Giai đoạn 2009–2017 ghi nhận chuỗi hoạt động triển lãm định kỳ gắn với các mốc lịch sử:

Năm	Hoạt động triển lãm tiêu biểu
2009	Triển lãm "Hợp tác Việt - Nga về công tác đào tạo" (trên website); Số hóa TLLT - Chia sẻ kinh nghiệm.
2010	Quy hoạch địa giới hành chính Hà Nội giai đoạn 1873–1945; Thăng Long - Hà Nội thời đại Hồ Chí Minh; Kiến trúc các công trình xây dựng tại Hà Nội (1875–1945); Trưng bày chuyên đề Cách mạng Tháng 8 và Quốc khánh 2-9; Album ảnh kháng chiến chống Pháp (1945–1954) và chống Mỹ (1955–1975).
2011	Kỷ niệm 105 năm ngày sinh Thủ tướng Phạm Văn Đồng; Kỷ niệm 25 năm Đổi mới; Kỷ niệm 100 năm ngày sinh Đại tướng Võ Nguyên Giáp; 65 năm Toàn quốc kháng chiến; Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn 1802–1945.
2012	Kỷ niệm 60 năm Đại hội chiến sĩ thi đua và cán bộ gương mẫu toàn quốc (1952–2012); Ngự phê trên Châu bản triều Nguyễn; Kỷ niệm 40 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ trên không.
2013	Hội nghị Paris - TLLT nhìn từ hai phía; Bút phê trên Châu bản triều Nguyễn; Quan hệ Việt - Pháp qua bốn thế kỷ.
2014	Châu bản triều Nguyễn; Quân đội nhân dân Việt Nam; Giáo dục Việt Nam; Chủ tịch Hồ Chí Minh với nước Nga; Không gian Mộc bản triều Nguyễn; Đà Lạt - Lâm Đồng qua TLLT; 60 năm Âm vang Điện Biên Phủ qua TLLT (1954–2014); Triển lãm Côn Đảo qua TLLT.
2015	40 năm giải phóng miền Nam; Kỷ niệm 125 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh; 70 năm Cách mạng Tháng 8 và Quốc khánh 2-9; Đất nước - 70 năm một chặng đường; Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945; Triều Nguyễn với việc biên soạn chính sử qua Châu bản, Mộc bản.
2016	TTLTQG II - 40 năm hình thành và phát triển; Lời răn của vua Minh Mạng khắc trên Mộc bản triều Nguyễn; Quốc hiệu và Danh nhân Việt Nam qua Mộc bản triều Nguyễn; Chế độ nhà tù của chính quyền Mỹ - Ngụy tại miền Nam; Văn thư Triều Nguyễn qua Châu bản.
2017	Triển lãm tài liệu lưu trữ quốc gia với chủ đề "Kiến trúc Pháp trong lòng Hà Nội".

• Thực trạng các dịch vụ cung cấp:
  1. Phục vụ phòng đọc: Quy trình cấp thẻ, đối chiếu giấy tờ (CMND, công văn giới thiệu) và duyệt phiếu đọc còn mang tính hành chính, thời gian duyệt kéo dài; tài liệu phục vụ chủ yếu là bản gốc giấy; khung giờ mở cửa chưa linh hoạt.
  2. Tra cứu cơ sở dữ liệu: Cung cấp phần mềm tra cứu trực tuyến phục vụ tra mục lục, tuy nhiên hệ thống còn phát sinh lỗi kỹ thuật, tính năng tra cứu hạn chế.
  3. Cung cấp bản sao, chứng thực: Áp dụng biểu mức thu phí theo Thông tư 275/2016/TT-BTC; chưa áp dụng việc sao chụp trọn gói toàn bộ hồ sơ theo yêu cầu, thời gian xử lý chưa nhanh.
  4. Dịch vụ tham quan: Mới chỉ có TTLTQG IV duy trì thường xuyên hoạt động đón khách tham quan tại Khu Biệt điện Trần Lệ Xuân; trong khi TTLTQG I, II, III chủ yếu phục vụ các đoàn sinh viên chuyên ngành văn thư - lưu trữ.
  5. Truyền thông mạng xã hội: Cả 4 trung tâm mới chỉ sử dụng Facebook để tương tác với người dùng; chưa kết nối các nền tảng phổ biến khác (YouTube, Instagram, LinkedIn, Zalo, Twitter); website chưa tích hợp các tiện ích tương tác đa phương tiện.

---

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Marketing tại các TTLTQG

Chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả marketing theo các nhóm trọng tâm:

1. Nhóm giải pháp hoàn thiện Marketing hỗn hợp (Marketing-mix):

• Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến (OPAC), nâng cao trình độ cán bộ nhập liệu nhằm loại bỏ sai sót biểu ghi thông tin.
• Nâng cấp website theo hướng thân thiện, phát triển phiên bản tương thích với thiết bị di động (mobile responsive), căn cứ vào số liệu năm 2013 khi hơn 2/3 dân số thế giới có điện thoại di động và 1/2 người dùng Facebook truy cập qua điện thoại di động.
• Đầu tư hạ tầng tiện ích tại trung tâm: cung cấp Internet không dây miễn phí, điểm sạc pin thiết bị, bổ sung ghế nghỉ, cảnh quan cây xanh, ứng dụng mã phản hồi nhanh (QR code) để thuyết minh hiện vật trưng bày.
• Mở rộng khung giờ phục vụ tại phòng đọc ngoài giờ hành chính.
• Tích hợp thêm các kênh truyền thông trực tuyến: YouTube, Instagram, Pinterest, LinkedIn, Twitter, Zalo.
• Đặt màn hình điện tử tại sảnh cơ quan để quảng bá hoạt động lưu trữ.

2. Nhóm giải pháp về tổ chức và phát triển nhân lực: Khóa luận khẳng định sự cần thiết phải thành lập bộ phận Marketing trực thuộc Ban Giám đốc các trung tâm nhằm thực hiện 7 nhiệm vụ: quản lý điều phối hoạt động marketing; lập kế hoạch thị trường; xây dựng chiến lược sản phẩm và dự toán ngân sách; triển khai quảng cáo và truyền thông; tổ chức sự kiện thu hút công chúng; xây dựng quan hệ báo chí (PR); và phát triển văn hóa nội bộ.

Tác giả đề xuất 2 phương án bố trí nhân sự kèm phân tích ưu - nhược điểm:

• Phương án 1: Bố trí tại mỗi phòng/ban chức năng một nhân sự kiêm nhiệm công tác marketing, báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo phụ trách. Ưu điểm là bám sát nghiệp vụ từng phòng ban; hạn chế là phân tán nguồn lực, nhân sự khó bao quát hết khối lượng công việc marketing chuyên sâu.
• Phương án 2: Bố trí một nhân sự chuyên trách marketing thuộc biên chế phòng Đọc. Ưu điểm là nắm bắt trực tiếp nhu cầu công chúng tại phòng phục vụ; hạn chế là nhân sự khó có góc nhìn bao quát toàn bộ quy trình chuyên môn của các phòng chức năng khác.

Song song đó, trung tâm cần mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về marketing cho viên chức, rèn luyện kỹ năng mềm (giao tiếp, thuyết phục, nắm bắt tâm lý khách hàng), và lập bảng dự toán ngân sách cụ thể cho các hạng mục: truyền thông, đào tạo, mua sắm thiết bị, khảo sát nhu cầu thị trường.

3. Học hỏi kinh nghiệm quốc tế và tăng cường hợp tác:

• Kinh nghiệm từ Pháp: Lưu trữ quốc gia Pháp (tại Paris và Pierrefitte-sur-Seine) tổ chức cho học sinh tham quan, kết hợp lớp học thực hành tại chỗ (tạo sản phẩm mỹ thuật/kỹ thuật, thuyết trình) và tiếp cận tài liệu gốc trong tủ kính trưng bày.
• Kinh nghiệm từ Đức: Ứng dụng hình thức sân khấu hóa, biểu diễn kịch để chuyển tải nội dung tài liệu lưu trữ đến công chúng.
• Kinh nghiệm từ Hàn Quốc: Triển khai chương trình "Xem phim và uống cà phê cùng lưu trữ vào ngày thứ năm" (Thursday Movie Café with Archives), mở cửa miễn phí cho người dân đến xem phim tài liệu lưu trữ và thưởng thức cà phê.
• Tăng cường liên kết, trao đổi ý tưởng chuyên môn với các tổ chức lưu trữ và nhân vật có tầm ảnh hưởng xã hội (trích dẫn danh ngôn của George Bernard Shaw về sự chia sẻ ý tưởng).

---

Kết quả và đóng góp

• Hệ thống hóa lý luận: Khóa luận làm rõ tính tương thích của mô hình Marketing hỗn hợp 4C đối với đơn vị sự nghiệp lưu trữ công lập tại Việt Nam, chuyển đổi tư duy từ "cung cấp những gì trung tâm có" sang "đáp ứng nhu cầu của công chúng".
• Khảo sát thực trạng toàn diện: Tổng hợp bức tranh hoạt động của cả 4 TTLTQG giai đoạn 2009–2017 với số liệu cụ thể về danh mục các xuất bản phẩm chuyên khảo, phim tài liệu, và danh mục chi tiết các cuộc triển lãm tài liệu lịch sử theo từng năm.
• Đóng góp giải pháp quản lý: Đưa ra phương án thành lập bộ phận marketing chuyên trách, phác thảo bảng phân nhiệm chức năng và phân tích điểm mạnh - điểm yếu của 2 mô hình nhân sự (kiêm nhiệm liên phòng ban so với chuyên trách tại phòng Đọc).
• So sánh quốc tế: Giới thiệu các mô hình tiếp thị lưu trữ sinh động của Pháp (thực hành tương tác), Đức (sân khấu hóa tài liệu) và Hàn Quốc (cà phê phim lưu trữ định kỳ) nhằm gợi ý áp dụng vào thực tế trong nước.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận do sinh viên thực hiện trong giai đoạn tích lũy kiến thức nên tác giả tự nhận định còn thiếu kinh nghiệm thực tế chuyên sâu. Nguồn dữ liệu hoạt động dừng ở mốc thời gian năm 2017. Ngoài ra, do các TTLTQG thời điểm đó chưa có bộ phận marketing chuyên trách, số liệu thu thập chủ yếu thông qua hoạt động kiêm nhiệm của các phòng nghiệp vụ, chưa có hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả truyền thông (KPI) riêng biệt.
• Hướng mở tiếp theo: Cần tiếp tục nghiên cứu cơ chế tài chính cho marketing dịch vụ công trong lưu trữ; xây dựng quy chuẩn số hóa và phân phối tài liệu có thu phí trên không gian mạng; đánh giá chi tiết mức độ tiếp cận dịch vụ lưu trữ của công chúng trên các nền tảng số di động.

---

Giá trị tham khảo

Nghiên cứu có giá trị thực tiễn đối với:

• Sinh viên, giảng viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng: Dùng làm tài liệu tham khảo về lý luận tiếp thị dịch vụ công, phương pháp phân tích môi trường hoạt động của cơ quan lưu trữ lịch sử.
• Cán bộ quản lý tại các TTLTQG và các Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh/thành phố: Tham khảo các phương án thiết lập bộ phận marketing, giải pháp nâng cấp tiện ích phòng đọc, tối ưu hóa CSDL tra cứu và đa dạng hóa hình thức truyền thông xã hội.
• Người nghiên cứu về bảo tồn di sản văn hóa: Tham khảo danh mục các cuộc triển lãm tài liệu giai đoạn 2009–2017 và các phương thức quảng bá tư liệu lịch sử tiếp cận từ kinh nghiệm quốc tế.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu tại các TTLTQG được áp dụng theo văn bản quy phạm pháp luật nào trong giai đoạn nghiên cứu?
Dịch vụ cung cấp bản sao, chứng thực và khai thác TLLT tại các trung tâm được thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 (thay thế Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/04/2004).

2. Đơn vị nào trong 4 TTLTQG tổ chức và duy trì hoạt động tham quan thường xuyên cho công chúng và du khách?
TTLTQG IV (đặt tại Khu Biệt điện Trần Lệ Xuân, Đà Lạt, Lâm Đồng) là đơn vị duy nhất duy trì hoạt động tham quan, trưng bày chuyên đề thường xuyên cho cả du khách trong nước, quốc tế và các nhà nghiên cứu kể từ ngày 15/12/2007. Ba trung tâm còn lại (TTLTQG I, II, III) chủ yếu phục vụ các đoàn sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học.

3. Tác giả đề xuất 2 phương án bố trí nhân sự marketing tại các TTLTQG như thế nào?
Phương án thứ nhất là bố trí mỗi phòng/ban chức năng một cán bộ kiêm nhiệm marketing, chịu sự điều phối của lãnh đạo phụ trách. Phương án thứ hai là bố trí một nhân sự chuyên trách công tác marketing trực thuộc phòng Đọc để trực tiếp tương tác với người dùng.

4. Mô hình Marketing hỗn hợp nào được khóa luận đề xuất vận dụng để thay thế mô hình 4P truyền thống trong công tác lưu trữ?
Khóa luận đề xuất mô hình Marketing 4C nhằm đặt công chúng vào vị trí trung tâm, bao gồm: Nhu cầu của công chúng (Customer needs), Chi phí của công chúng (Cost), Sự tiện lợi (Convenience), và Truyền thông hai chiều (Communication).

5. Khóa luận ghi nhận kinh nghiệm tiếp thị lưu trữ tại các quốc gia nào trên thế giới?
Khóa luận giới thiệu kinh nghiệm của 3 quốc gia: Pháp (học sinh tham quan, thực hành kỹ năng mỹ thuật/thuyết trình và xem tài liệu gốc trong tủ kính), Đức (quảng bá hình ảnh viện lưu trữ qua các vở kịch sân khấu), và Hàn Quốc (tổ chức hoạt động định kỳ "Xem phim và uống cà phê cùng lưu trữ vào ngày thứ năm").

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Hồng Vân đã giải quyết có hệ thống bài toán ứng dụng marketing trong lĩnh vực lưu trữ lịch sử tại Việt Nam giai đoạn 2009–2017. Công trình đã phân tích thực trạng nghiệp vụ, các dịch vụ công và các đợt triển lãm của 4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia dựa trên cơ sở pháp lý và lý luận quản lý công hiện hành. Các giải pháp được đề xuất—từ việc vận dụng mô hình Marketing 4C, hoàn thiện kênh số hóa đến việc thiết lập bộ phận marketing chuyên trách—cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn nhằm gia tăng khả năng tiếp cận di sản tư liệu của công chúng xã hội.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan về Marketing trong công tác Lưu trữ Chương 2: Thực trạng Marketing trong các TTLTQG hiện nay Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Marketing tại các TTLTQG 4 Chƣơng 1. TỔNG QUAN VỀ MARKETING TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ 1. Khái niệm Marketing 1. Khái niệm Marketing chung: Theo một số tài liệu thì khái niệm Marketing xuất hiện lần đầu tiên tại Mỹ vào đầu thế kỷ XX và năm 1944 được đưa vào Từ điển tiếng Anh.

Một số tài liệu khi dịch sang tiếng Việt thì Marketing lại mang nghĩa là “tiếp thị”. Nhưng, từ "tiếp thị" ch mang nghĩa hẹp, không thể hiện được hết nghĩa của Marketing. Có nhiều cách định nghĩa Marketing khác nhau. Marketing là các cơ chế kinh tế và xã hội mà các tổ chức và cá nhân sử dụng nhằm thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của mình thông qua quy trình trao đổi sản phẩm trên thị trường.

Marketing là quá trình quảng cáo và bán hàng. Hay Marketing là làm thị trường, nghiên cứu thị trường để thỏa mãn nó. Theo khái niệm của Philip Kotler [9, tr.12], “ Marketing là một quá trình quản lý mang tính xã hội, nhờ đó mà các cá nhân và tập thể có được những gì họ cần và mong muốn thông qua việc tạo ra, chào bán và trao đổi những sản phẩm có giá trị với những người khác”. Khái niệm này chính là bài học cơ bản: Marketing 4P dành cho sinh viên chuyên ngành về Marketing.

Theo Hiệp hội Marketing Mỹ [12, tr.20],“Marketing là quá trình lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch đó, định giá, khuyến mãi và phân phối sản phẩm, dịch vụ và ý tưởng để tạo ra sự trao đổi nhằm thoả mãn các mục tiêu của cá nhân và tổ chức”. Còn với định nghĩa của GS. Trần Minh Đạo [1, tr.10] có nêu: “Marketing là quá trình làm việc với thị trường để thực hiện các cuộc trao đổi nhằm thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của con người. Cũng có thể hiểu, 5 marketing là một dạng hoạt động của con người (bao gồm cả tổ chức) nhằm thỏa mãn các nhu cầu và mong muốn thông qua trao đổi ”.

Từ những khái niệm trên cho thấy điểm chung trong Marketing, đó là ch các hoạt động trong các tổ chức (cả tổ chức kinh doanh và tổ chức phi lợi nhuận) bao gồm việc tạo dựng giá trị từ khách hàng, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, xây dựng mô hình sản phẩm, giá cả, hệ thống phân phối và chiến dịch quảng cáo. với mục đích nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của một hoặc nhiều nhóm khách hàng nhất định và thu về giá trị lợi ích từ những giá trị đã được tạo ra. Căn cứ vào các khái niệm, qua phân tích, chúng tôi đưa ra nhận thức của mình về khái niệm Marketing như sau: Marketing là sự tổng hòa của nhiều hoạt động nhằm hấp dẫn, thu hút CC đến với tổ chức của mình và đáp ứng những nhu cầu của họ. Khái niệm về Marketing trong lưu trữ: Theo định nghĩa cơ bản về Marketing đã nêu trên,chúng tôi xin đề xuất định nghĩa Marketing trong lưu trữ như sau: “Marketing trong lưu trữ là sự tổng hòa của nhiều hoạt động nhằm hấp dẫn, thu hút CC đến với tổ chức, thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng TLLT, giúp các cơ quan lưu trữ đạt được mục tiêu và hướng tới sự hài lòng của xã hội”.

Nội dung của Marketing 1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu hoạt động Marketing trong lưu trữ Sứ mệnh là lý do tồn tại của tổ chức. Việc xác định sứ mệnh đúng đắn có một ý nghĩa quan trọng với công tác quản trị chiến lược nói riêng hay quản trị nói chung. Và, sứ mệnh được coi là xương sống của mỗi tổ chức bởi nó hình thành mục tiêu chiến lược: sứ mệnh lớn sẽ nảy ra mục tiêu cao.

Sứ mệnh tạo nên sự gắn kết của các thành viên đối với tổ chức, thúc đẩy họ cố gắng vì mục tiêu chung; khơi gợi, củng cố niềm tin của họ với tổ chức.Cụ thể, TTLTQG có sứ mệnh quan trọng: tăng cường bảo quản, cung cấp, phát huy 6 giá trị của TLLT phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển đất nước. Mục tiêu của hoạt động Marketing trong lưu trữ là hướng tới CC. Việc quảng bá, thu hút, đáp ứng nhu cầu của CC sẽ giúp họ biết tới TLLT và giá trị mà TLLT đem lại. Phân tích môi trường Marketing trong lưu trữ Theo Philip Kotler, môi trường Marketing bao gồm những tác nhân và những lực lượng nằm ngoài chức năng quản trị Marketing của tổ chức và tác động đến khả năng quản trị Marketing trong việc phát triển cũng như duy trì các trao đổi có lợi đối với các khách hàng.

Tác động đến các quyết định Marketing trong lưu trữ có rất nhiều yếu tố, lực lượng. Căn cứ vào phạm vi tác động mà người ta phân chia môi trường Marketing thành hai loại: môi trường Marketing vi mô và môi trường Marketing vĩ mô. Môi trƣờng Marketing vi mô “Môi trường vi mô là những lực lượng, những yếu tố tác động trực tiếp đến từng công ty (tổ chức) và tác động đến khả năng phục vụ khách hàng của nó”[1, tr. Những lực lượng này gồm có lực lượng bên trong (bộ phận, phòng, ban, đơn vị trong cơ quan; trang thiết bị; tài sản; tài liệu; các dữ liệu về CC, đội ngũ nhân sự của cơ quan) và lực lượng bên ngoài (nhà cung ứng, trung gian Marketing, đối thủ cạnh tranh và CC trực tiếp).

Xét trong phạm vi một lưu trữ quốc gia, có thể hiểu môi trường vi mô chịu sự tác động của các yếu tố như: + Chức năng và nhiệm vụ chính trị: Chức năng và nhiệm vụ chính trị của TTTLQG là trực tiếp quản lý,thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT thuộc phạm vi quản lý. Đồng thời các TTLTQG phục vụ và đáp ứng nhu cầu của CC theo đúng các văn bản được ban hành bởi Nhà nước. Do đó hoạt động Marketing tại các Trung tâm cũng phải tuân thủ chức năng và nhiệm vụ chính trị của lưu trữ. 7 + Cơ cấu tổ chức, nhân sự Marketing trong TTLTQG: Bộ phận Marketing sẽ phân tích môi trường bên trong của mỗi TTLTQG nhằm đưa ra những dữ liệu quan trọng, giúp lãnh đạo Trung tâm ra quyết định.

Đó là các quyết định mấu chốt để phân tích ra những điểm mạnh, điểm hạn chế của Trung tâm. Vì vậy , mỗi TTLTQG cần xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức với số lượng nhân sự phù hợp với phòng ban Marketing dựa trên tình hình thực tế. Đặc biệt, để đạt được mục tiêu Marketing đề ra thì cần sự ủng hộ của các cá nhân, tập thể trong tổ chức khi phối hợp cùng phòng ban Marketing. + Quy trình hoạt động Marketing của TTLTQG Các hoạt động của TTLTQG được tổ chức tốt theo quy trình sẽ đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng nhu cầu thông tin của CC.

Ngược lại, nếu hoạt động không được thực hiện theo quy trình sẽ không thể đáp ứng nhu cầu CC, gây ảnh hưởng nhiều tới hoạt động Marketing. + Kinh phí và trang thiết bị của TTLTQG Hiện nay, các TTLTQG được cấp ngân sách từ nhà nước để duy trì hoạt động phục vụ CC. Bên cạnh đó, các Trung tâm có nguồn thu từ hoạt động cung cấp các dịch vụ lưu trữ như  Phục vụ hồ sơ,  TLLT gốc tại phòng đọc,  Cung cấp bản sao chụp TLLT,  Dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ,  Dịch vụ ch nh lý TLLT,  Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ… Cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại và địa điểm làm việc đẹp, thuận tiện là yếu tố thu hút CC đến nghiên cứu tại Trung tâm. 8 + Khách hàng của TTLTQG Khách hàng ở đây chính là cơ quan, tổ chức; cá nhân có nhu cầu, CC và các nhà nghiên cứu.

Nhưng, số lượng khách hàng tìm đến vẫn còn hạn chế do việc Marketing tại các TTLTQG I, II, III, IV chưa phát huy được ý nghĩa, vai trò của mình. Môi trƣờng Marketing vĩ mô Môi trường Marketing vĩ mô là “những lực lượng trên bình diện xã hội rộng lớn. Nó tác động đến quyết định Marketing của các tổ chức trong toàn ngành, thậm chí trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân và do đó nó ảnh hường đến cả các lực lượng thuộc môi trường Marketing vi mô”[1, tr. Môi trường vĩ mô trong lưu trữ bao gồm: + Chính trị Yếu tố này gồm có hệ thống văn bản luật, văn bản dưới luật và công cụ quản lý khác của Nhà nước.

Chính yếu tố này có sự ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động tại Trung tâm nói chung cũng như hoạt động Marketing trong các TTLTQG nói riêng. + Kinh tế Trong tình hình kinh tế thế giới biến động không ngừng, có xu hướng suy thoái thì các Trung tâm luôn đứng trước nguy cơ bị cắt giảm nguồn kinh phí và các khoản tài trợ khác. Từ thực tế đó cho thấy yếu tố kinh tế gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của TTLTQG hiện nay. + Văn hóa-giáo dục Vài năm trở lại đây, dưới tác động của việc đổi mới chương trình giáo dục trong các hệ đào tạo, các thiết bị đọc trở nên đa dạng, cách thức tiếp cận thông tin thông qua internet chủ động và tiện hơn, văn hóa đọc của CC tại Việt Nam đã có những thay đổi đáng kể.

9 + Khoa học và công nghệ Với sự phát triển mạnh mẽ về khoa học và công nghệ ứng dụng trong lĩnh vực lưu trữ có tác động rất lớn đến TTLTQG. Cán bộ TTLTQG luôn phải tiếp cận, nghiên cứu cách vận hành, quản trị nhằm phát huy công suất của thiết bịcông nghệ một cách tối đa. Bên cạnh đó, CC cũng được hưởng lợi khi có nhiều cơ hội tiếp cận dưới nhiều hình thức, trực tiếp hay từ xa với các sản phẩm công nghệ. Lợi ích của Marketing trong lưu trữ: Việc nghiên cứu Marketing sẽ giúp các lãnh đạo của Trung tâm có được những thông tin kịp thời, chính xác, đưa ra những quyết định quan trọng.

Chính công tác nghiên cứu này sẽ là kim ch nam cho mọi hoạt động Marketing. Bên cạnh đó thì hoạt động Marketing giúp các cơ quan lưu trữ xác định được mong muốn của CC (họ mong muốn được cung cấp thông tin có ích, miễn phí, giá cả hợp lý,…); để từ đó đáp ứng nhu cầu CC và cung cấp sản phẩm tốt ra xã hội. Nhờ vậy mà TLLT tới với CC được nhiều hơn, phát huy được giá trị của TLLT. Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế không ch đưa nền kinh tế tăng tốc mà còn mang lại những cơ hội, cũng như thách thức mới cho nước ta.

Trong đó có sự ảnh hưởng, thúc đẩy đến ngành công tác lưu trữ.