mở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hóa. Nếu không mua được hàng hoặc không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh thì doanh nghiệp không có hàng để bán. Nếu chất lượng mua hàng kém, doanh nghiệp mua phải hàng xấu, hàng giả, hàng kém chất lượng, không đủ số lượng, không đúng thời gian, địa điểm yêu cầu thì doanh nghiệp thương mại sẽ bị ứ đọng hàng hóa, vốn lưu động không lưu chuyển được, doanh thu không có, doanh nghiệp sẽ dẫn đến thua lỗ. Do đó, mua hàng và chất lượng mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.
Chất lượng mua hàng có tác dụng tích cực, nhiều mặt đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại như sau: - Chất lượng mua hàng là một điều kiện quan trọng để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, bảo đảm chữ tín với khách hàng. Nếu chất lượng mua hàng không phù hợp với nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, kích cỡ, màu sắc.; phù hợp về thời gian yêu cầu và đúng nơi giao thì doanh nghiệp không thể tiến hành kinh doanh được. Ngược lại, chất lượng mua hàng phù hợp, đảm bảo hàng hóa ổn định, vững chắc, phong phú, đa dạng; phù hợp với xu thế tiêu dùng của khách hàng. 9 doanh nghiệp tiến hành thuận lợi các hoạt động kinh doanh và cung ứng kịp thời cho khách hàng đầy đủ, kịp thời, văn minh.
- Chất lượng mua hàng phù hợp với nhu cầu của của khách hàng giúp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tốc độ lưu chuyển hàng hóa nhanh, rút ngắn thời lưu thông hàng hóa, tạo điều kiện cho doanh nghiệp thương mại bán hàng nhanh, thu hút khách hàng, đảm bảo uy tín, giúp cho doanh nghiệp thương mại thực hiện việc cung ứng hành hóa liên tục, không bị gián đoạn. - Chất lượng mua hàng tốt góp phần cân đối cụ thể giữa cung và cầu, giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại đảm bảo tính ổn định, chắc chắn, hạn chế được sự bấp bênh; đặc biệt hạn chế được tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng, chậm luôn chuyển, hàng kém phẩm chất, hàng không hợp mốt, hàng không bán được. vừa gây chậm trễ, khó khăn cho khâu dự trữ và bán hàng, vừa ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả kinh doanh. - Chất lượng mua hàng tốt giúp hoạt động tài chính của doanh nghiệp thương mại thuận lợi.
Thu hồi được vốn nhanh, có tiền bù đắp các khoản chi tiêu phí kinh doanh, có lợi nhuận để mở rộng và phát triển kinh doanh, tăng thêm thu nhập cho người lao động, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước và trách nhiệm, phúc lợi đối với xã hội. - Chất lượng mua hàng còn là phương tiện cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh, thực hiện văn minh thương mại, giúp doanh nghiệp hội nhập vào thị trường quốc tế. Chất lượng mua hàng tốt tác động nhiều mặt đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nếu doanh nghiệp thương mại không chú ý đến chất lượng mua hàng sẽ gây ra những hậu quả tức thì: khối lượng và doanh thu bán hàng giảm, thị trường bị thu hẹp, hàng ứ đọng, kém phẩm chất.
khách hàng không tin tưởng, doanh nghiệp sẽ bị tăng chi phí, lợi nhuận 10 giảm, nguồn hàng bị thu hẹp, doanh nghiệp sẽ bị sức ép nguồn hàng và giá cả, thanh toán bất lợi. Do vậy, đối với doanh nghiệp thương mại, muốn phát triển và mở rộng kinh doanh, phải đảm bảo chất lượng mua hàng tốt, nguồn cung ứng dồi dào, phong phú, ổn định, lâu dài, giá cả phải chăng là điều kiện quan trọng bảo đảm cho sự tăng tiến của doanh nghiệp thương mại và vị trí của doanh nghiệp trên thương trường, cũng như nâng cao uy tín, sức cạnh tranh của doanh nghiệp.2 Nội dung của nâng cao chất lƣợng mua hàng Nghiên cứu Tìm hiểu thị Lập đơn đặt Ký kết hợp Tổ chức thực nhu cầu cụ thể trường trong hàng đồng mua hàng hiện hợp đồng của khách nước và quốc tế hàng Không thỏa mãn Thỏa mãn Đánh giá kết quả và điều chỉnh Hình 1.1 Chu trình chất lƣợng mua hàng của doanh nghiệp 1.1 Nghiên cứu nhu cầu cụ thể của khách hàng Mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm mục đích là thỏa mãn nhu cầu cụ thể của khách hàng, tức là bán được hàng cho khách hàng. Bán hàng được nhanh, nhiều, doanh nghiệp thương mại mới tăng được lợi nhuận và sử dụng vốn kinh doanh hiệu quả. Nghiên cứu nhu cầu cụ thể của khách hàng về quy cách, cỡ loại, số lượng, trọng lượng, giá cả hàng hóa và dịch vụ là vấn đề đầu tiên và hết sức quan trọng đối với bộ phận mua hàng ở doanh nghiệp thương mại.
Bộ phận mua hàng ở doanh nghiệp thương mại phải nắm được mua về nhằm thỏa mãn nhu cầu cụ thể của khách hàng nào, khối lượng, 11 chất lượng hàng hóa mà khách hàng cần, thời gian, địa điểm cần hàng, tính tiên tiến của mặt hàng doanh nghiệp đang đáp ứng và xu hướng của hàng hàng đối với mặt hàng mà doanh nghiệp thương mại kinh doanh; các mặt hàng tiên tiến hơn, hiện đại hơn và hàng thay thế, cũng như sự đáp ứng nhu cầu trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh…Khi nắm chắc được các thông tin trên thì việc mua hàng mới tránh được sai lầm và khắc phục được hiện tượng lạc hậu về công nghệ và kiểu dáng, hàng bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, giá cao không bán được, không đáp ứng được đúng thời gian, đúng địa điểm… 1.2 Tìm hiểu thị trường nguồn hàng trong nước và quốc tế Nghiên cứu thị trường nguồn hàng trong nước và quốc tế giúp doanh nghiệp thương mại nắm được khả năng nguồn hàng cung ứng về số lượng, thời gian, địa điểm của đơn vị nguồn hàng. Doanh nghiệp cần nghiên cứu, xác định rõ doanh nghiệp nguồn hàng là người trực tiếp sản xuất kinh doanh hay là doanh nghiệp trung gian, địa chỉ, nguồn lực, khả năng sản xuất, công nghệ, chính sách tiêu thụ sản phẩm. Nghiên cứu thị trường nguồn hàng trong nước và quốc tế cần chú ý đến chất lượng hàng hóa, tính tiên tiến của mặt hàng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức giao nhận, kiểm tra chất lượng, bao gói, vận chuyển, phương thức thanh toán. Đối với nguồn hàng trong nước cần phải đến tận nơi, có sự kiểm tra bằng chuyên môn.
Đối với các đối tác nước ngoài, cần thông qua các thương vụ hoặc tham tán thương mại, các tổ chức hỗ trợ thương mại để kiểm tra. Để xác định được nhà cung cấp, tiến hành xếp loại nhà cung cấp theo những tiêu chí sau: - Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường( so với các nhà cung cấp khác) - Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển. - Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì 12 thua lỗ và có khó khăn về tài chính. - Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm) - Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
- Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khả năng giao hàng. - Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và những đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi.3 Lập đơn đặt hàng Sau khi nắm được thị trường nguồn hàng trong nước và quốc tế, có được danh sách các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành thương lượng, đàm phán và lên đơn đặt hàng. Các nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần đàm phán và lên đơn đặt hàng bao gồm : số lượng hàng hóa, giá cả, tiêu chuẩn hàng hóa cần mua như mẫu mã, chất lượng, phương tiện, phương pháp kiểm tra; phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ, thời hạn thanh toán.
Để xác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển: M + D dk = B + D ck + Dhh Trong đó: M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh. B - Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì D dk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh D ck - Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo. 13 Dhh- Định mức hao hụt (nếu có) Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì như- sau: M = B + D ck – D dk +Dhh Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng.4 Ký kết hợp đồng mua hàng Sau khi lập đơn đặt hàng, doanh nghiệp triển khai hợp đồng mua bán hàng hóa để xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hóa.
Nội dung không thể thiếu trong hợp đồng mua bán hàng hóa là những điều khoản về tên hàng, quy cách ký mã hiệu, nhãn hiệu, số lượng, giá cả, phẩm chất, thời gian giao nhận, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bao gói, bốc dỡ… 1.5 Tổ chức thực hiện hợp đồng: đôn đốc người sản xuất, người bán, tiếp nhận vận chuyển, thanh toán Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể : - Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty. 14 - Kiểm tra số lượng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng.
Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng. - Kiểm tra chất lượng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng.