Chương 1. Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động thông tin thư viện tại trung tâm Lưu trữ và Thư viện trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy. Thực trạng tổ chức và hoạt động của trung tâm Lưu trữ và Thư viện trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy. Giải pháp hoàn thiện tô chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm Lưu trữ và Thư viện trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy.
CO SO LY LUAN VA THUC TIEN VE CONG TAC TO CHUC VA HOAT DONG CUA TRUNG TAM LUU TRU VA THU VIEN TRUONG DAI HOC PHONG CHAY CHUA CHAY 1. Những vấn đề lý luận chung về tô chức và hoạt động thông tin thư viện 1. Một số khái niệm a) Khái niệm tổ chức và tổ chức hoạt động thông tin - thư viện Khái niệm “ Tổ chức” ra đời cùng với sự phát triển của các hoạt động xã hội và sự ra đời của các thiết chế xã hội. Theo Từ điển Tiếng Việt: “7ổ chức là sự sắp xếp, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau.
Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng nhau hỗ trợ và thúc day lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu sự tác động của môi trường đó ”. Tổ chức là một quá trình đặt ra các nhiệm vụ để tạo lập mối liên hệ chính thức giữa con người với nhau và con người với những cơ sở vật chất, tài nguyên đề đi đến những mục tiêu. Tổ chức được tạo thành bởi các yếu tố: - Con người làm việc ở đó; - Các phương thức mà họ sử dụng; - Các thiết bị mà họ vận hành; - Các chất liệu mà họ sử dụng; - Ngân sách cần thiết dé chi phí cho các hoạt động.
Với các khái niệm trên, chúng ta thấy một tổ chức có ba đặc điểm chung: 17 Thứ nhất, một tổ chức được hình thành và tồn tại vì một mục đích chung nào đó. Chính sự khác biệt về mục đích tồn tại của các tổ chức dẫn đến sự ra đời của nhiều tổ chức khác nhau; Thứ hai, tổ chức là tập hợp của nhiều thành viên; Thứ ba, tất cả tổ chức đều được xây dựng theo một trật tự, một hệ thống nhất định. Tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi [ĩnh vực, mọi ngành nghề. Nhờ tô chức tốt đã mang lại hiệu quả lao động cao.
Chính vì vậy, tổ chức trở thành yếu tố then chốt làm nên thành công trong các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, quốc phòng, văn hóa, đối ngoại, giáo dục, thương mại. Tổ chức về cơ cấu bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựa chọn, bồ trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó. Tổ chức cơ cấu bộ máy gồm các nội dung sau: - xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức; - - Nhóm gộp các bộ phận này thành các phòng ban hoặc các bộ phận; - Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các hoạt động; - _ Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức. Công tác tô chức đòi hỏi đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và những pham chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Một trong những nhiệm vụ của công tác tổ chức là xác định biên chế. Xác định biên chế bao gồm việc bố nhiệm va duy trì các chức vụ đã bồ nhiệm theo yêu cầu đặt ra bởi các cơ cấu tô chức, nó găn liền với việc đặt ra những yêu cầu cần làm cho một công việc hoặc một nghè nghiệp, và nó bao gồm cả việc tuyên chọn những người đảm nhận các chức vụ. 18 Thư viện là một thiết chế văn hóa có nhiệm vụ bảo quản và phô biến các tài liệu lưu trữ tri thức của nhân loại. Tổ chức thư viện được hiểu là bố trí nhân sự, sắp xếp các bộ phận trong dây chuyên thông tin tư liệu.
Tổ chức công tác TTTV còn đề cập đến công tác thống kê, lập kế hoạch, báo cáo, kiểm tra, đào tạo cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ. Muốn tổ chức một cơ quan TTTV đòi hỏi cán bộ được giao nhiệm vụ tổ chức phải là người có chuyên môn sâu về TTTV và phải có đầu óc về tổ chức và quản lý. Theo tac gia Au Thi Cam Linh, trong cuén “7ổ chức và quản lý công tác thư viện ” thì: “Tô chức thông tin thư viện là thiết lập một cơ cấu tô chức thích hợp cho thư viện hoặc trung tâm thông tin đó tồn tại và phát triển, là bố trí sắp xếp nguồn lực gồm: tài liệu, máy móc, trang thiết bị, con người. của thư viện hoặc trung tâm thông tin hoạt động có hiệu quả cao nhất”.
[1§] Như vậy, có thể coi tô chức TT-TV là tập hợp các bộ phận con người, cơ sở vật chất với một cơ cấu thích hợp, có cơ chế, chính sách phát triển hợp lý nhăm bảo đảm cho sự tồn tại và phát triển của thư viện. Và tổ chức của thư viện bao gồm: - _ Cơ cấu tổ chức của thư viện; - __ Đội ngũ cán bộ của thư viện; - — Cơ sở vất chất — kỹ thuật của thư viện. b) Khái niệm hoạt động và hoạt động thông tin - thư viện Khái niệm hoạt động Hoạt động là toàn bộ việc làm của một tô chức, cá nhân có liên quan với nhau đề đạt được mục đích chung. Hoạt động là quá trình chuyển hóa năng lực lao động và các phẩm chat tâm lý khác của con người thành sự vật, thành sản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu khác nhau của con người và xã hội.
Hoạt động bao giờ cũng là hoạt động có đối tượng. Hoạt động bao giờ cũng có chủ thê. Hoạt động bao giờ cũng có mục đích. Như vậy, chủ thể thông qua hoạt động tác động vào đối tượng dé dat được mục đích cuôi cùng của mình.
19 Khải niệm hoạt động thông tin - thư viện Hoạt động thông tin là quá trình thu thập, tổ chức, xử lý, cải biến, lưu trữ và phô biến thông tin cho người dùng tin. Hoạt động thư viện là quá trình thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và xử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu. của mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội. Vậy, hoạt động thông tin — thu viện là một tập hợp có tô chức các quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin, tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tin của các cá nhân, tập thể và cộng đồng hữu quan.
Nội dung của tô chức hoạt động trong cơ quan TTTV gồm các công đoạn sau: - __ Hoạt động phát triển nguồn tin; - __ Hoạt động xử lý tài liệu; - _ Hoạt động lưu trữ thông tin; - - Hoạt động tổ chức kho và bảo quản tài liệu; - _ Hoạt động tìm tin và phô biến thông tin; - __ Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin; - Các hoạt động khác có liên quan như: hoạt động marketing, hoạt động phối hợp, chia sẻ thông tin; hoạt động đảo tạo người dùng tin. Thông tin muốn đến được người dùng tin trước hết phải trải qua một loạt các công đoạn từ thu thập, xử lý, tô chức, bảo quản, cuối cùng là phục vụ người dùng tin. Các công đoạn này gắn kết mật thiết với nhau trong mối quan hệ tương hỗ, thúc đây nhau phát triển. Các hoạt động của cơ quan TTTV đạt hiệu quả tốt sẽ thu hút người dùng tin đến với cơ quan đó ngày một đông đảo hơn.
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hoạt động TTTV. Động lực để hoạt động TTTV phát triển chính là xuất phát từ như cầu tin của người dùng tin. Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con người. 20 Chính vì những đóng góp quan trọng vào sự nghiệp phát triển của cơ quan thông tin, hoạt động TTTV có ý nghĩa vô cùng lớn.
Nó thể hiện cho sự phát triển va chất lượng, hiệu quả của bất kỳ cơ quan TTTV nảo hiện nay. Vai trò của tổ chức và hoạt động thông tìn thư viện a) Vai trò của tổ chức thông tin thư viện Vai trò của tô chức thư viện là xây dựng một hệ thống các phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, đồng thời tiến hành tuyên chọn, sắp xếp cán bộ đúng khả năng chuyên môn. Mua sắm các trang thiết bị thích hợp và kinh tế nhất. Ngoài ra, tổ chức thư viện còn đề cập đến công tác thống kê, lập kế hoạch, báo cáo, kiểm tra, đảo tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ.
Muốn tô chức tốt một cơ quan thư viện đòi hỏi cán bộ được giao nhiệm vụ tổ chưc cần có chuyên môn sâu về lĩnh vực TTTV và phải có năng lực về tô chức, quản lý. Tổ chức thư viện là khởi đầu để dẫn tới việc hình thành một cơ quan TTTV, bao trùm lên mọi hoạt động của thư viện, cơ quan thong tin. Tổ chức giúp sắp xếp có hệ thống, khoa học các phòng ban chức năng, các cơ sở hạ tầng trang thiết bị, phần cứng, phần mềm đồng thời tô chức sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ TV vào các vị trí phù hợp với năng lực của họ. Tổ chức TV là công việc song song tồn tại và phát triển cùng với cơ quan TTTV đó, quyết định hoạt động của cơ quan TTTV hoạt động tốt hay yếu, kém.
Tổ chức TTTV có vai trò quyết định sự thành công trong quản lý cơ quan. Những sai lầm, khuyết điểm trong công tác tổ chức là nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động không hiệu quả của cơ quan đó. Chính vì thế, ngay từ đầu người cán bộ nhận nhiệm vụ tô chức cơ quan TTTV cần phải nhận thức được vai trò quan trọng của mình và tô chức cơ quan TTTV phù hợp với khả năng của cơ quan và nhu cầu thực tiễn của xã hội. b) Vai trò của hoạt động thư viện - Trong nghiên cứu khoa học: Hoạt động TTTV có vai trò quan trọng trong sự phát triển khoa học, thể hiện ngay trong quy luật phát triển của khoa 21 học.
