Chương 1: Sự cần thiết của việc số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc Chương 2: Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc Chương 3: Giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc 7 Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ 1. Một số khái niệm 1. S h Đến nay, có rất nhiều quan niệm về “Số hoá”.
Trong cuốn “Số hoá và Lưu trữ” (Digitalization and Archives) do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002 có đưa ra: “ hoá à vi c chuy n ổi thông tin từ ng truy n th ng (từ t ỳ hình thức nào và t ỳ m c ích nào) s ng ịnh ng s ” [1, tr. Theo Luật CNTT năm 2006: “Số hoá” là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số. h tài i u u tr Theo nghĩa thông thường, số hoá tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi thông tin tài liệu lưu trữ ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (máy quét/chụp hình) mà máy tính có thể hiểu được. Từ cách tiếp cận trên có thể quan niệm: hoá tài i u à quá trình chuy n các ng i u/tài i u truy n th ng nh các n vi t t y, n in trên gi y, s ng chu n i u trên máy tính và c máy tính nh n i t c nh tài i u n u.
Số hoá tài liệu lưu trữ là việc ứng dụng CNTT để chuyển đổi cách thức lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử, trực tiếp góp phần giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu. Đây là hình thức, phương pháp lưu trữ tài liệu mới, đem lại hiệu quả cao không chỉ đối với công tác bảo quản, quản lý tài liệu mà còn đáp ứng tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ kỹ thuật số, số hóa tài liệu lưu trữ càng tạo ra những biến đổi nhanh chóng trong CTLT cũng như mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về t lệ của tài nguyên số và tài nguyên truyền thống vì mỗi loại tài nguyên này đều có những ưu điểm và 8 hạn chế nhất định.
Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ liệu, giảm lãng phí về thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong hệ thống các dữ liệu, cần có kế hoạch tổng thể về số hoá tài liệu lưu trữ. Thực hiện số hoá nhằm xây dựng nguồn tài nguyên số là một trong những mục tiêu quan trọng của công tác lưu trữ, nhằm hướng đến mục tiêu phục vụ thông tin cho người dùng ở mọi lúc, mọi nơi, không phân định không gian, thời gian. Số hoá tài liệu đã được phát triển ở các nước phương Tây từ những năm 90 của thế kỉ XX, còn đối với Việt Nam, thì công nghệ này còn mới mẻ. Trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ của CNTT và bối cảnh hội nhập quốc tế như hiện nay, thì nhu cầu khai thác thông tin và cung cấp thông tin được đặc biệt chú trọng, một trong những nguồn thông tin được quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ.
Mặt khác, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hoá… của quốc gia nói chung và của từng địa phương nói riêng. Do đó, việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản các tài liệu lưu trữ có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Vì vậy, để bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác thì việc số hoá tài liệu lưu trữ trở nên cấp thiết hơn. Đồng thời, số hoá tài liệu lưu trữ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ lợi ích phát triển kinh tế, văn hoá và giáo dục truyền thống lịch sử.
Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin. Ngày 11/11/2011, Luật lưu trữ do Quốc hội thông qua đã quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, đã quy định tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn chính: Một là, bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu; Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống. 9 Thực tế, tài liệu số hoá có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất với tài liệu điện tử.
Tài liệu số hoá chỉ có thể trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số hoá dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hoá dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số. Từ đó, về mặt lý thuyết, chúng ta hiểu số hoá dữ liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết. Số hoá tài liệu sẽ hình thành nên “tài liệu số” tức là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Chu i s h Chu i s hoá à tổng th các quá trình cùng o i, ti p nh u chuy n các ng i u/tài i u truy n th ng s ng chu n i u trên máy tính và c máy tính nh n i t c nh tài i u n u. Thực chất chuỗi số hoá là tổng thể các quá trình số hoá đối với các loại tài liệu có liên quan với nhau, được thực hiện kế tiếp ở các cơ quan, đơn vị nhằm thực hiện một nội dung nhất định. Như vậy, chuỗi số hoá mở rộng phạm vi thực hiện nhằm tập trung thực hiện một hoặc một số mục đích nhất định nhưng không phải là việc cùng tiến hành số hoá 1 loại văn bản mà là tiến hành số hoá các văn bản khác nhau nhưng có nội dung liên quan đến nhau. C sở i u Theo từ điển Bách khoa toàn thư thì Cơ sở dữ liệu (CSDL) (viết tắt CSDL, tiếng Anh là database) được hiểu theo nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc.
Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. iêu i u Siêu dữ liệu (metadata) là dạng dữ liệu miêu tả về dữ liệu. Đối với tài liệu thì siêu dữ liệu là “dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức”.
Đối với tài liệu lưu trữ thì: sách chỉ dẫn các phông lưu trữ; mục lục hồ sơ; ấn phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ là một dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu trữ. Thành phần siêu dữ liệu còn có thể được trình bày trong biểu ghi, vì vậy biểu ghi này được coi là biểu ghi siêu dữ liệu (metadata record) của đối tượng được cơ sở dữ liệu quản lý. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan 1. Một s công vi c th c hi n tr c khi ti n hành quy trình s hoá tài li u u tr Trước khi tiến hành quy trình số hoá tài liệu lưu trữ, cần xác định một số việc cụ thể như: xác định mục tiêu số hoá, lựa chọn tài liệu, lựa chọn công nghệ, số hoá nguồn tài liệu, bảo quản và cung cấp dữ liệu.
Xác ịnh m c tiêu s hoá: Số hoá để khai thác, sử dụng, số hoá để bảo hiểm hay số hoá để dùng cho cả bảo hiểm và khai thác sử dụng, đây là vấn đề quan trọng hàng đầu để nhà quản lý có các quyết định các vấn đề quan trọng trong quá trình số hoá như đầu tư trang bị, con người, công nghệ và đầu tư kinh phí… L a chọn tài li u: đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình thực hiện quy trình số hoá tài liệu, bao gồm việc cân nhắc, lựa chọn và xác định những loại tài liệu nào được đưa vào số hoá. Cần đưa ra các tiêu chí cụ thể làm cơ sở và căn cứ cho việc lựa chọn tài liệu như: tác giả, thời hạn bảo quản tài liệu, nội dung tài liệu, điều kiện để bảo quản tài liệu hiện tại. L a chọn công ngh : đóng vai trò rất quan trọng bởi đây là công cụ đắc lực giúp cơ quan thông tin thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành bộ sưu tập số. Công nghệ để tiến hành số hoá sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận; có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình thực hiện, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động; đáp ứng đầy 11 đủ các yêu cầu về nghiệp vụ lưu trữ; dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn dữ liệu.