CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỀN ĐẺ XÁC ĐỊNH NGUÒN VÀ THÀNH PHẢN TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN 1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu 1. Một số khái niệm Đề nghiên cứu, tìm hiểu về công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ, chúng tôi xin trình bày một số khái niệm có liên quan: - Tài liệu: Là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, số sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, anh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; số công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khac.[23;1] - Tài liệu lưu trữ: Là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. [23:1] - Lưu trữ cơ quan: Là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. [23:1] - Lưu trữ lịch sử: Là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. [23:2] - Phông lưu trữ: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
[23:2] - Thu thập tải liệu: Là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. [23;2] 12 - Xác định giá trị tài liệu: Là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thắm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời gian bảo quản và tải liệu hết giá trị. - Nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ trong danh mục thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung của một lưu trữ lịch sử. - Thanh phan tài liệu bồ sung: Các nhóm tài liệu của lưu trữ cơ quan, tô chức là nguồn nộp lưu cần được thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử.
Những cách hiểu trên đây theo hướng tiếp cận của Luật Lưu trữ và các tài liệu có liên quan hoàn toàn không mâu thuẫn với các cách tiếp cận dưới góc độ khoa học lưu trữ. Trong phạm vi luận văn này, các định nghĩa trên đây sẽ được sử dụng thống nhất. Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định nguôn và thành phân tài liệu Có thể khẳng định rằng việc bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ là công việc được tiến hành thường xuyên, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Chúng ta đều biết rằng, tài liệu hình thành ra trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào dù là cơ quan lớn hay nhỏ, một cá nhân tiêu biểu hay không thì khối tài liệu đó bao giờ cũng phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác lịch sử hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Do vậy, việc xác định được chính xác nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ sẽ bảo đảm cho sự hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông nói riêng và của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung. Việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các lưu trữ càng thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, chính xác bao nhiêu thì nó càng nâng cao chất lượng, số lượng cho phông lưu trữ cơ quan và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bấy nhiêu. Điều đó không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng trong các lĩnh vực khác của đời sống xã hội. Sở dĩ nói như vậy vì việc xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ chính là việc xác định các cơ quan, phòng, ban thuộc nguồn nộp lưu tải liệu, và nội dung của khối tài liệu đó cần nộp lưu.
13 Mục đích của việc xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ nhằm tránh việc thu thiếu tài liệu tại các cơ quan, phòng, ban thuộc nguồn nộp lưu, đồng thời cho ta biết rõ về loại hình tài liệu cũng như nội dung chủ yếu của những hồ sơ, tài liệu cần giao nộp vào kho lưu trữ. Trên cơ sở xây dựng được bảng danh mục đó, các cán bộ văn thư — lưu trữ và các cán bộ, công chức khác làm việc có liên quan trực tiếp đến công văn, giấy tờ của từng cơ quan là nguồn nộp lưu đều có thê nắm chắc được nội dung của hồ sơ tài liệu sản sinh ra trong quá trình làm việc của mình để từ đó tiến hành tốt công tác lập hồ sơ, nhằm bảo đảm hồ sơ được hoàn chỉnh và đầy đủ. Có như vậy thì khi giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ sẽ tạo thuận lợi cho các cán bộ làm các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thành phần tài liệu càng được xác định chính xác, đầy đủ thì càng thu thập được nhiều tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ lịch sử.
Như vậy có thể nói xác định nguồn và thành phần tài liệu là hai nội dung chính và quan trọng của công tác thu thập, bố sung tài liệu. Nếu công tác này được làm tốt thì sẽ tạo tiền đề thuận lợi đề thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ khác tiếp theo như công tác chỉnh lý, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Ngoài ra công tác giao nộp tài liệu được tiến hành tốt sẽ góp phần bảo vệ bí mật thông tin trong tài liệu, góp phần thực hiện công tác quản lý thống nhất công tác lưu trữ. Cơ sở lý luận để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các kho lưu trữ Cơ sở lý luận để xác định nguồn và thành phan tài liệu nộp lưu vào các kho lưu trữ là việc vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ học.
Việc vận dụng lý luận giúp cho quá trình xác định các nguồn thành phần tài liệu phải nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử được tiến hành nhanh chóng, chính xác. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành tài liệu Cơ quan hình thành phông là những cơ quan mà trong quá trình hoạt động của nó, tài liệu lưu trữ được hình thành. Vị trí, tam quan trọng của các cơ quan trong bộ máy Nhà nước, trong xã hội có vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị tài liệu; ảnh hưởng quyết định đến giá trị tài liệu và công tác thu thập tài liệu vào các lưu trữ lịch sử. Tài liệu của những cơ quan có vị trí quan trọng hàng đầu trong 14 bộ máy Nhà nước là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho Phông Lưu trữ Quốc gia.
Tài liệu của những cơ quan này được bảo quản ở các Trung tâm lưu trữ quốc gia. Tài liệu của các cơ quan hoạt động có ý nghĩa ở địa phương nao sé được bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương đó. Tài liệu của các cơ quan không có vai trò vi tri quan trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước ở trung ương hoặc địa phương thì được lựa chọn giữ lại chủ yếu để nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông của chính cơ quan hoặc để tham khảo. Căn cứ tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông để lập bảng kê những cơ quan thuộc nguồn nộp tài liệu vào các lưu trữ lịch sử và xác định thành phần tài liệu từng cơ quan cần giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
Các nguyên tắc mang tính phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác — Lênin để lựa chọn tài liệu có ý nghĩa nộp vào lưu trữ 1. Nguyên tắc Có thể nói, đặc điểm nổi bật của sự phát triển lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu trong những năm qua là luôn gắn liền việc nghiên cứu và vận dụng thực tiễn các phương pháp luận của lưu trữ học, như: nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp. Thực tế cũng chỉ rõ rằng, khi áp dụng một cách sáng tạo những nguyên tắc này vào thực tế mới có thể hiểu rõ được nội dung của tài liệu, các thuộc tính của chúng, mối quan hệ giữa chúng với đời sống hiện thực, các yêu cầu về mặt xã hội và lịch sử đối với từng tài liệu cụ thể. Những lý luận chung này cùng với những nghiên cứu về nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ của các nhà lưu trữ học sẽ quyết định đến số phận của tài liệu, mà kết quả của nó là việc lựa chọn ra những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản tại các trung tâm lưu trữ, nhằm phục vụ lâu dài cho độc giả khai thác, đồng thời, đưa ra những tài liệu đã hết giá trị để loại hủy.
- Nguyên tắc chính trị: Nghiên cứu các tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, chúng ta dễ nhận thấy rằng, những tài liệu đó luôn luôn phản ánh quan điểm của một giai cấp nhất định. Trong quá trình xem xét để quyết định bảo quản hay tiêu hủy một tài liệu này hay một tài liệu khác, mỗi giai cấp đều có quan điểm riêng của mình. Về phương diện tổ chức công tác lưu trữ, số phận của các tài liệu trên thực tế lệ thuộc vào nhu cầu sử dụng chúng cho quyền lợi và mục 15 đích hoạt động của giai cấp nắm trong tay quyền thống trị và quản lý xã hội. Thực chất của nguyên tắc tính đảng chính là ở chỗ giá trị của tài liệu được xét theo quan điểm nào.
Nói cách khác tài liệu được lựa chọn và đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ là để phục vụ cho lợi ích của nhân dân ta. Do đó, giá trị của tài liệu được xem xét trên quan điểm của giai cấp vô sản.
