Tổng quan nghiên cứu

Đại học Thái Nguyên hiện quản lý 19 đơn vị thành viên, gồm 9 đơn vị đào tạo, 4 đơn vị nghiên cứu và 6 đơn vị phục vụ đào tạo, cùng 11 ban chức năng thuộc Văn phòng Đại học. Với quy mô đó, khối lượng tài liệu hình thành từ năm 1965 đến năm 2014 — tính từ thời điểm thành lập Trường Đại học Cơ điện theo Quyết định 164-CP ngày 19/8/1965, đơn vị ra đời sớm nhất — là rất lớn và phức tạp về loại hình.

Vấn đề đặt ra: Đại học Thái Nguyên chưa có văn bản quy định cụ thể tài liệu lưu trữ sẽ được nộp vào cơ quan quản lý nhà nước nào. Hệ quả là tài liệu bị phân tán ở các đơn vị, chưa được phân loại đúng quy định, việc nộp lưu chậm trễ so với thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc mà Điều 11 Luật Lưu trữ 2011 quy định. Số trường đại học đã xây dựng được danh mục tài liệu nộp lưu hiện còn rất ít.

Luận văn hướng tới hai mục tiêu: khái quát thực trạng công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên, và đề xuất danh mục nguồn cùng thành phần tài liệu cần giao nộp. Phạm vi không gian là toàn bộ tài liệu sản sinh trong hoạt động của cơ quan Đại học Thái Nguyên và các đơn vị trực thuộc.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện ở ba khía cạnh đo lường được: xác định chính xác danh mục 2 nhóm nguồn nộp lưu (Văn phòng Đại học và các đơn vị thành viên), hệ thống hóa thành phần tài liệu theo 3 nhóm lớn — tài liệu chung, tài liệu chuyên môn, tài liệu tổ chức đoàn thể, và bổ sung khoảng trống lý luận về lưu trữ đại học vùng — loại hình mà theo khảo sát của tác giả chưa từng có công trình nào nghiên cứu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng hai hệ khung lý thuyết chính. Thứ nhất là hệ nguyên tắc phương pháp luận của chủ nghĩa Mác — Lênin trong lưu trữ học, gồm ba nguyên tắc: nguyên tắc tính đảng (chính trị), nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện — tổng hợp. Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi đưa tài liệu về đúng thời kỳ sản sinh để đánh giá; nguyên tắc toàn diện yêu cầu xem xét giá trị tài liệu ở nhiều mặt: giáo dục, văn hóa, chính trị, khoa học.

Thứ hai là hệ thống bốn phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ được thừa nhận trong khoa học lưu trữ: phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin và phương pháp sử liệu học. Bốn phương pháp này không tồn tại biệt lập mà bổ sung lẫn nhau trong một hệ thống chung.

Các khái niệm công cụ được thống nhất theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 gồm năm khái niệm chính: tài liệu lưu trữ, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, phông lưu trữ, và thu thập tài liệu. Bổ sung hai khái niệm nghiệp vụ: nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ và thành phần tài liệu bổ sung.

Hệ tiêu chuẩn đánh giá được quy về ba nhóm: nhóm tiêu chuẩn xuất xứ (ý nghĩa cơ quan hình thành phông, tác giả tài liệu), nhóm tiêu chuẩn nội dung (ý nghĩa sự kiện, mức độ tổng hợp thông tin), và nhóm tiêu chuẩn đặc điểm bên ngoài (bản chính, thể thức, hiệu lực pháp lý, tình trạng vật lý).

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu gồm bảy nhóm: văn bản quy phạm pháp luật (Luật Giáo dục Đại học số 08/2012/QH13, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, Công văn 262/LTNN-NVTW, Thông tư 08/2014/TT-BGDĐT, Quyết định 161/QĐ-ĐHTN); giáo trình lưu trữ học; công trình nghiên cứu và bài tạp chí; luận văn — khóa luận lưu tại Khoa Lưu trữ học; hồ sơ tài liệu tại Lưu trữ Đại học Thái Nguyên; tư liệu phỏng vấn; và các website liên quan.

Cỡ mẫu khảo sát bao trùm toàn bộ tổng thể: 11 ban chức năng thuộc Văn phòng Đại học và 19 đơn vị thành viên — tức chọn mẫu toàn bộ (tổng thể), không chọn mẫu xác suất. Lý do: mỗi đơn vị có chức năng riêng biệt nên thành phần tài liệu không đồng nhất, việc bỏ sót bất kỳ đơn vị nào sẽ làm danh mục nguồn nộp lưu thiếu chính xác.

Phương pháp phân tích gồm bốn nhóm. Phương pháp hệ thống là phương pháp cơ bản, đặt tài liệu trong hệ thống để đánh giá mối liên hệ và vai trò. Phương pháp phân tích chức năng xác định vị trí của Đại học Thái Nguyên trong hệ thống giáo dục và tầm quan trọng của khối tài liệu. Phương pháp điều tra, phỏng vấn hướng tới ba nhóm đối tượng: lãnh đạo Đại học, cán bộ quản lý các đơn vị, cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ. Phương pháp khảo sát, thống kê được dùng để nhận định thực trạng tại các đơn vị thành viên.

Timeline nghiên cứu trải theo ba chặng tương ứng ba chương: hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý, khảo sát thực trạng tại chỗ, và xây dựng danh mục đề xuất, hoàn thành năm 2015 dưới sự hướng dẫn của TS. Đào Đức Thuận.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phát hiện thứ nhất: nguồn nộp lưu được xác lập thành 2 nhóm với 30 đầu mối. Nhóm thứ nhất là trụ sở Văn phòng Đại học Thái Nguyên với 11 đầu mối: Văn phòng, Ban Tổ chức cán bộ, Ban Đào tạo, Ban Đào tạo Sau Đại học, Ban Khoa học công nghệ và Môi trường, Ban Quan hệ quốc tế, Ban Công tác học sinh sinh viên, Ban Kế hoạch tài chính, Ban Quản lý cơ sở vật chất và dự án, Ban Công nghệ thông tin, Ban Thanh tra — Khảo thí và Đảm bảo chất lượng. Nhóm thứ hai gồm 19 đơn vị thành viên, chiếm khoảng 63% tổng số đầu mối nguồn nộp lưu.

Phát hiện thứ hai: cơ cấu thành phần tài liệu lệch mạnh về khối hành chính — đào tạo. Qua khảo sát khối tài liệu Văn phòng Đại học, sáu mảng nội dung nổi bật là tài liệu tổng hợp, tổ chức cán bộ, đào tạo, khoa học công nghệ và môi trường, hợp tác quốc tế, và công tác học sinh sinh viên. Riêng mảng đào tạo tập trung mật độ văn bản dày nhất, với hàng loạt quyết định ban hành trong giai đoạn 2008–2015 như Quyết định 408/QĐ-ĐHTN về đào tạo theo hệ thống tín chỉ, Quyết định 1131/QĐ-ĐHTN về đào tạo trình độ thạc sĩ, Quyết định 1397/QĐ-ĐHTN về quản lý đào tạo sau đại học.

Phát hiện thứ ba: khoảng trống pháp lý ở tầng tài liệu chuyên môn. Các hướng dẫn hiện hành — kể cả Công văn 262/LTNN-NVTW và Thông tư 17/2014/TT-BNV — tập trung chủ yếu vào tài liệu lưu trữ hành chính. Trong khi đó tài liệu chuyên môn đặc thù của đại học vùng (hồ sơ đề tài khoa học cấp Bộ, chương trình liên kết đào tạo quốc tế, hồ sơ văn bằng chứng chỉ) không được quy định chi tiết. Hệ quả: việc lựa chọn tài liệu nộp lưu còn mang tính tự phát, chủ quan, thiếu đồng bộ.

Phát hiện thứ tư: khung thời hạn bảo quản 2 mức, 4 bậc chưa được áp dụng thống nhất. Theo Thông tư 09/2011/TT-BNV và Thông tư 13/2011/TT-BNV, tài liệu chia thành bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn dưới 70 năm, trong đó có ba bậc: từ 20 năm trở lên, từ 10–15 năm, và từ 5 năm trở xuống. Đối chiếu thực tế, phần lớn tài liệu tại các đơn vị thành viên chưa được gắn thời hạn bảo quản theo bậc này.

Dữ liệu trên có thể trình bày hiệu quả qua hai dạng: biểu đồ cột chồng thể hiện tỷ trọng sáu mảng nội dung tài liệu theo từng ban chức năng, và bảng ma trận hai chiều với trục dọc là 30 đầu mối nguồn nộp lưu, trục ngang là ba nhóm thành phần tài liệu, ô giao cắt ghi thời hạn bảo quản đề xuất.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân sâu xa của tình trạng phân tán tài liệu nằm ở mô hình tổ chức hai cấp đặc thù của đại học vùng. Đại học Thái Nguyên là một trong 5 đại học Việt Nam theo mô hình này, nghĩa là tồn tại đồng thời hai tầng lưu trữ cơ quan: lưu trữ tại đơn vị thành viên và lưu trữ tại Đại học. Ranh giới thẩm quyền giữa hai tầng chưa được văn bản hóa, dẫn đến tình trạng cả hai cùng giữ hoặc cả hai cùng bỏ.

Nguyên nhân thứ hai mang tính nhận thức: nhiều bộ phận quản lý chưa thấy được tầm quan trọng của việc lưu giữ tài liệu, nên việc nộp lưu chậm trễ.

So sánh với các nghiên cứu đi trước cho thấy điểm khác biệt rõ nét. Các công trình như đề tài của Nguyễn Nghĩa Văn về lưu trữ cấp huyện, đề tài của Nguyễn Thị Tâm về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, hay luận văn của Nguyễn Trọng Biên về tài liệu có giá trị của các trường đại học đều xử lý đối tượng có cấu trúc một cấp. Kết quả của luận văn này bổ sung tình huống hai cấp — nơi tài liệu của đơn vị thành viên có thể đồng thời có giá trị với chính đơn vị đó và với toàn Đại học.

Ý nghĩa thực tiễn: bảng danh mục cho phép cán bộ văn thư nắm chắc nội dung hồ sơ sản sinh trong công việc của mình, từ đó lập hồ sơ hoàn chỉnh ngay từ đầu, giảm khối lượng chỉnh lý về sau và nâng chất lượng phông lưu trữ.

Đề xuất và khuyến nghị

Ban hành Quyết định quy định danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu. Chủ thể thực hiện: Giám đốc Đại học Thái Nguyên, tham mưu bởi Văn phòng. Mục tiêu: bao phủ đủ 30 đầu mối nguồn nộp lưu đã xác định, thay thế tình trạng chưa có văn bản quy định hiện nay. Timeline đề xuất: hoàn thành trong 12 tháng kể từ khi kết quả nghiên cứu được thẩm định.

Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu riêng cho Đại học Thái Nguyên theo phương án "mặt hoạt động và vấn đề", kế thừa mô hình đã áp dụng thành công tại Bộ Tài chính (2005), Tổng cục Thuế (2004) và Tổng Công ty Bưu chính — Viễn thông (2005). Bảng cần có phần đề mục chung về hành chính và phần đề mục chuyên ngành gồm ít nhất 6 mảng: đào tạo, sau đại học, khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế, công tác học sinh sinh viên, cơ sở vật chất. Chủ thể: Ban Tổ chức cán bộ phối hợp Văn phòng. Timeline: 18 tháng.

Tổ chức tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp cho toàn bộ cán bộ văn thư — lưu trữ của 30 đầu mối. Mục tiêu định lượng: đưa tỷ lệ hồ sơ được giao nộp đúng thời hạn 1 năm theo Điều 11 Luật Lưu trữ lên mức tối đa có thể trong 2 năm đầu triển khai. Chủ thể: Văn phòng Đại học, mỗi năm ít nhất 1 đợt.

Thiết lập quy trình giao nhận có biên bản và mục lục hồ sơ. Theo Điều 12 Luật Lưu trữ và Điều 4 Thông tư 16/2014/TT-BNV, đơn vị giao phải hoàn thiện hồ sơ, thống kê mục lục nộp lưu; lưu trữ cơ quan phải lập biên bản giao nhận. Chủ thể: từng đơn vị thành viên. Timeline: áp dụng ngay sau khi có quyết định ban hành danh mục.

Ưu tiên thu hồi khối tài liệu giai đoạn 1965–1994 — phần tài liệu hình thành trước khi Đại học Thái Nguyên được thành lập theo Nghị định 31/CP ngày 04/4/1994, hiện nằm rải rác tại các đơn vị tiền thân. Đây là khối có giá trị lịch sử cao nhất và rủi ro hư hỏng vật lý lớn nhất do đã tồn tại trên 30 năm. Chủ thể: Văn phòng Đại học chủ trì, các đơn vị thành viên phối hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Cán bộ văn thư — lưu trữ tại các cơ sở giáo dục đại học. Nhóm này thu được công cụ trực tiếp: danh mục 30 đầu mối nguồn nộp lưu và bảng thành phần tài liệu theo từng ban chức năng. Use case cụ thể: khi lập danh mục hồ sơ đầu năm, đối chiếu với danh mục trong luận văn để xác định hồ sơ nào thuộc diện nộp lưu, tránh bỏ sót.

Lãnh đạo và cán bộ quản lý đại học vùng. Việt Nam hiện có 5 đại học theo mô hình hai cấp, trong đó Đại học Thái Nguyên quản lý 19 đơn vị thành viên. Kết quả nghiên cứu giúp nhóm này ban hành quy chế nội bộ phân định thẩm quyền lưu trữ giữa cấp Đại học và cấp đơn vị thành viên — vấn đề mà Thông tư 08/2014/TT-BGDĐT chưa quy định chi tiết.

Học viên cao học và sinh viên ngành Lưu trữ học. Luận văn cung cấp một mẫu vận dụng đầy đủ ba nguyên tắc phương pháp luận và bốn phương pháp xác định giá trị vào một đối tượng cụ thể. Use case: tham khảo cấu trúc ba chương và cách trình bày cơ sở pháp lý khi thực hiện đề tài tương tự cho một cơ quan, tổ chức khác.

Cán bộ cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ. Phát hiện về khoảng trống pháp lý ở tầng tài liệu chuyên môn là căn cứ thực tiễn để xem xét bổ sung hướng dẫn dành riêng cho khối đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập, bên cạnh các hướng dẫn hiện có vốn tập trung vào tài liệu hành chính.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao phải xác định nguồn nộp lưu trước khi thu thập tài liệu? Vì nếu không xác định trước, kho lưu trữ sẽ thu thiếu hoặc thu trùng. Nhà lưu trữ B. Zante từ năm 1957 đã nêu quan điểm: trước khi lựa chọn tài liệu để bảo quản, cần tiến hành lựa chọn chính xác các cơ quan là nguồn thu thập. Với Đại học Thái Nguyên, việc bỏ sót chỉ một trong 19 đơn vị thành viên đã đủ làm phông lưu trữ khuyết một mảng hoạt động.

Giới hạn thời gian của Phông lưu trữ Đại học Thái Nguyên được tính từ đâu? Từ năm 1965, chứ không phải năm 1994. Lý do: giới hạn phông được tính bằng thời gian thành lập đơn vị ra đời sớm nhất. Trường Đại học Cơ điện — tiền thân của Đại học Kỹ thuật Công nghiệp — được thành lập theo Quyết định 164-CP ngày 19/8/1965, sớm hơn thời điểm thành lập Đại học Thái Nguyên gần 30 năm.

Tài liệu của đơn vị thành viên có giá trị thấp hơn tài liệu cấp Đại học không? Không nhất thiết. Khi xác định giá trị theo phương pháp phân tích chức năng, cần tránh quan điểm cho rằng tài liệu cấp dưới luôn có giá trị thấp. Nhiều tài liệu sản sinh tại đơn vị thành viên lại có ý nghĩa với toàn Đại học, thậm chí với ngành giáo dục. Ngược lại, không phải mọi tài liệu hình thành ở cấp cao đều có giá trị bảo quản.

Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là bao lâu? Điều 11 Luật Lưu trữ 2011 quy định hai mốc: trong 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ thông thường, và trong 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. Đây là căn cứ để đánh giá mức độ chậm trễ của công tác nộp lưu tại các đơn vị.

Bốn phương pháp xác định giá trị có thể dùng riêng lẻ không? Không nên. Các phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học không tồn tại biệt lập mà có mối liên hệ chặt chẽ trong một hệ thống chung. Khi áp dụng vào thực tiễn, chúng bổ sung cho nhau. Tuyệt đối hóa một phương pháp — chẳng hạn chỉ dùng phân tích chức năng — sẽ dẫn tới sai sót trong đánh giá.

Kết luận

  • Đóng góp về danh mục nguồn: xác lập 2 nhóm nguồn nộp lưu với 30 đầu mối cụ thể — 11 ban chức năng thuộc Văn phòng Đại học và 19 đơn vị thành viên — cho lưu trữ Đại học Thái Nguyên.

  • Đóng góp về danh mục thành phần: hệ thống hóa thành phần tài liệu theo sáu mảng nội dung, gắn với ba nhóm tiêu chuẩn xuất xứ, nội dung và đặc điểm bên ngoài.

  • Đóng góp lý luận: lấp khoảng trống nghiên cứu về xác định nguồn và thành phần tài liệu cho loại hình đại học vùng — mô hình hai cấp mà các công trình trước đó chưa đề cập.

  • Đóng góp thực tiễn: cung cấp căn cứ để Đại học Thái Nguyên ban hành văn bản quy định nộp lưu, khắc phục tình trạng tài liệu phân tán trong giai đoạn 1965–2014.

  • Đóng góp phương pháp: minh chứng khả năng vận dụng đồng thời ba nguyên tắc phương pháp luận và bốn phương pháp xác định giá trị vào một đối tượng cụ thể.

Các bước tiếp theo được đề xuất theo lộ trình 12 tháng cho việc ban hành danh mục và 18 tháng cho Bảng thời hạn bảo quản. Bạn đọc quan tâm đến công tác lưu trữ tại cơ sở giáo dục đại học nên tham khảo toàn văn luận văn, đặc biệt là bảng danh mục tại Chương 3, để vận dụng vào đơn vị mình.