CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, phân loại và vai trò lập kế hoạch sản xuất 1.1 Khái niệm lập kế hoạch Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về lập kế hoạch nhưng tất cả đều hướng về bản chất của chức năng này. Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó.
Như vậy công tác lập kế hoạch giải quyết hai nhiệm vụ cơ bản: thứ nhất là xác định, xây dựng mục tiêu mà tổ chức hướng đến và cần đạt được, thứ hai tìm ra phương thức để đạt được mục tiêu với kết quả cao nhất. Thực hiện tốt công tác lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện thúc đẩy tổ chức phát triển đúng theo con đường đã chọn. Nói một cách khác để dễ hiểu thì kế hoạch là việc chúng ta xác định xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào và ai sẽ là người thực hiện công việc đó.2 Khái niệm lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp là một nội dung quan trọng của hoạt động sản xuất, kế hoạch sản xuất nhằm tối ưu hóa việc sử dụng những yếu tố sản xuất sẵn có để sản xuất một hay nhiều sản phẩm đã định. Kế hoạch sản xuất là kế hoạch về các công việc sẽ thực hiện trong thời kỳ kế hoạch trên cơ sở nhận thức nguồn lực hiện có và dự tính sẽ có trong thời kỳ kế hoạch của doanh nghiệp.
Kế hoạch sản xuất cân đối giữa nhu cầu và khả năng có thể của doanh nghiệp, từ đó lên kế hoạch cho các công việc sẽ thực hiện. 4 do an Kế hoạch sản xuất cũng vạch ra các biện pháp để huy động các nguồn lực thực hiện các công việc đặt ra.3 Phân loại kế hoạch sản xuất 1.1 Theo thời gian thực hiện kế hoạch Kế hoạch dài hạn: Nhằm xác định một định hướng cho sự phát triển sản xuất và kinh doanh mà doanh nghiệp cần theo đuổi trong một khoảng thời gian tương đối dài từ 3 – 5 năm trở lên, thường được xây dựng cho nhóm sản phẩm, họ sản phẩm. Khoảng thời gian dự báo ngắn hạn là thường dưới 1 năm. Kế hoạch trung hạn: là một quyết định có tính chiến thuật nhằm điều tiết trung hạn quá trình sản xuất, là cầu nối giữa các quyết định chiến lược có tính chất dài hạn và các quyết định có tính chất ngắn hạn.
Kế hoạch trung hạn đề cập đến việc quyết định về khối lượng sản phẩm mà doanh nghiệp sẽ sản xuất trong trung hạn nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Khoảng thời gian dự báo trung hạn là từ 3 tháng đến 3 năm. Kế hoạch ngắn hạn: thường được xây dựng cho thời gian ngắn hạn (kế hoạch ngày, tuần, tháng,…) là toàn bộ các hoạt động xây dựng lịch trình sản xuất, điều phối, phân giao các công việc cho từng người, từng máy và sắp xếp các thứ tự các công việc ở từng nơi làm việc nhằm đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ đã xác định trong lịch trình sản xuất cơ sở sử dụng có hiệu quả khả năng sản xuất hiện có của doanh nghiệp.2 Theo mức cụ thể Kế hoạch cụ thể: là những kế hoạch mà mục tiêu đã được xác định rất rõ ràng, không có sự mập mờ và hiểu nhầm trong loại kế hoạch này. Kế hoạch định hướng: là kế hoạch đưa ra những hướng chỉ đạo chung và có tính linh hoạt.
Khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó thì kế hoạch định hướng hay được sử dụng hơn kế hoạch cụ thể.4 Vai trò lập kế hoạch sản xuất Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà Nước. Còn trong phạm vi một doanh nghiệp thì lập kế hoạch là chức năng quan trọng của quá trình quản lí và là cơ sở để thúc đẩy các hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, đạt được mục tiêu đề ra. Các nhà quản lí cần phải lập kế hoạch vì nó cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai, làm giảm tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Hiện nay trong cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp.
Bao gồm : - Cho biết được mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, giúp phối hợp các bộ phận trong Công ty lại với nhau, để cùng hướng mục tiêu đã đề ra. - Ứng phó kịp thời trước những thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong doanh nghiệp. - Làm giảm được sự chồng chéo và lãng phí về nguồn lực của doanh nghiệp. Một khi kế hoạch được đề ra thì mục tiêu đã được xác định và các phương án tốt nhất cũng đã được chọn, các nhà quản lí phải biết cách phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Nếu doanh nghiệp không xác định được mục tiêu mình cần đạt tới thì sẽ không có những biện pháp kiểm tra và điều chỉnh kịp thời.2 Quy trình lập kế hoạch sản xuất Biểu đồ 1.1: Quy trình lập kế hoạch sản xuất Nghiên cứu và dự báo Thiết lập mục tiêu Phát triển các tiền đề Xây dựng các phương án Lên KHSX Lao động Máy móc, thiết bị Nguyên vật liệu Dự toán chi phí SX Thiết kế quy trình Đánh giá Lựa chọn phương án và quyết định (Nguồn: Khoa học quản lý – PGS. Đoàn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Ngọc Huyền) 7 do an 1.1 Nghiên cứu và dự báo Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch. Để nhận thức được cơ hội của mình thì doanh nghiệp cần phải có những hiểu biết về môi trường, thị trường, sự cạnh tranh, điểm mạnh và điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh khác.
Chúng ta phải dự đoán trước các yếu tố không chắc chắn có thể xảy ra từ đó đưa ra các phương án đối phó thích hợp. Công tác lập kế hoạch đòi hỏi doanh nghiệp phải có những dự đoán thực tế về cơ hội, doanh nghiệp phải phân tích môi trường để biết: - Điều tra những điểm mới của đối thủ cạnh tranh: công nghệ, sản phẩm, giá cả. - Dự đoán trước những luật và chính sách nào sẽ ra đời có ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. - Những thay đổi của thị trường cung ứng đầu vào như : lao động, vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất, máy móc thiết bị… - Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần phải phân tích được những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh khác.2 Thiết lập các mục tiêu Khi lập kế hoạch, các tổ chức cần phải thiết lập được các mục tiêu mà mình cần đạt tới.
Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ được thời hạn để thực hiện và được lượng hóa đến mức cao nhất có thể. Trong tổ chức có hai loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng mục tiêu định lượng thường rõ ràng và dễ thực hiện hơn. Ngoài ra, theo thứ tự ưu tiên khác nhau thì ta có mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng hai. Mục tiêu hàng đầu thường liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức.
Còn mục tiêu hàng hai lại liên quan đến tính hiệu quả của doanh nghiệp (thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối với những sản phẩm của doanh nghiệp, sự phát triển của sản phẩm mới…) cho dù doanh nghiệp chú trong đến mục tiêu nào đi chăng nữa thì điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải xác định cho mình mục tiêu thật rõ ràng, có thể đo lường được và thực hiện được. Bên cạnh đó cũng cẩn phải xác định được trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành.3 Phát triển các tiền đề Tiền đề lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng, là các giả thiết cho việc lập kế hoạch. Đó có thể là địa bàn hoạt động, qui mô hoạt động của doanh nghiệp, mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí, mức lương, mức cổ tức và các khía cạnh tài chính, xã hội, chính trị khác. Tiền đề còn có thể là những dự báo hay các chính sách chưa được ban hành.
Ví dụ như: Nếu một Công ty đưa ra chương trình phát triển sản phẩm mới thì khi lập kế hoạch phải dự báo được những phản ứng của khách hàng đối với sản phẩm mới này. Sự hoạt động của các kế hoạch này sẽ chịu nhiều ảnh hưởng của các tiền đề. Sự nhất trí về các tiền đề chính là điều kiện quan trọng để lập kế hoạch phối hợp.4 Xây dựng các phương án Ở bước này các nhà lập kế hoạch cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để đạt được mục tiêu. Trong mỗi phương án cần phải xác định được hai nội dung cơ bản: - Xác định được giải pháp của kế hoạch là gì để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu.
- Xác định được các phương tiện và công cụ cần thiết để thực hiện mục tiêu. Các nhà lập kế hoạch cần phải thực hiện bước khảo sát sơ bộ, lựa chọn các phương án có triển vọng nhất để đưa ra phân tích và giảm bớt các phương án lựa chọn.5 Lên kế hoạch sản xuất Nguyên vật liệu: Căn cứ vào sản lượng kế hoạch, yêu cầu doanh nghiệp về dự trữ nguyên liệu để xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết. Đồng thời với việc xác định nguồn mua nguyên vật liệu, các nhà cung cấp tiềm năng sẽ ảnh hưởng đến chi phí mua và định mức dự trữ nguyên vật liệu cần thiết. Công tác này đòi hỏi lập bảng danh mục nguyên vật liệu cần thiết, trong đó có dự kiến nhà cung cấp, số lượng, chi phí… trong trường hợp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau.