Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hoạt động bán hàng và thu tiền giữ vị trí mắt xích cuối cùng, có ý nghĩa quyết định đối với việc hiện thực hóa doanh thu, lợi nhuận và duy trì khả năng thanh khoản. Tuy nhiên, các tài sản luân chuyển trong chu trình này gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho và các khoản nợ phải thu đều là những tài sản có tính thanh khoản cao và đặc biệt nhạy cảm, dễ phát sinh các sai phạm, thất thoát hoặc rủi ro gian lận kế toán làm sai lệch báo cáo tài chính.

Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Nhật Tân là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thương mại, đang trong giai đoạn mở rộng thị trường với quy mô khách hàng tăng nhanh, cơ cấu giá cả biến động theo từng khu vực và đối tượng tiêu thụ. Mặc dù công ty đã bước đầu thiết lập một số thủ tục kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng và thu tiền, nhưng thực tiễn áp dụng vẫn còn bộc lộ nhiều điểm bất cập, quy trình bán hàng chưa thực sự chặt chẽ, chưa bắt kịp áp lực cạnh tranh gay gắt từ thị trường. Bên cạnh đó, tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân chưa từng có công trình khoa học nào nghiên cứu chuyên sâu về công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình này. Do đó, việc nghiên cứu đề tài là một đòi hỏi cấp thiết từ thực tiễn hoạt động của đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng:

  • Mục tiêu tổng quát: Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân.
    2. Tổng hợp, đánh giá ưu điểm và nhược điểm để xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh đối với quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty.

Để đạt được các mục tiêu trên, tác giả đặt ra 3 câu hỏi nghiên cứu:

  1. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân như thế nào?
  2. Điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân là gì?
  3. Các biện pháp nào có thể giúp công ty hoàn thiện hơn trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền?

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân. Phạm vi nghiên cứu về không gian giới hạn tại trụ sở và các bộ phận chức năng của công ty; phạm vi thời gian thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp trải dài trong giai đoạn 3 năm từ 2019 đến 2022; phạm vi nội dung tập trung vào các nghiệp vụ xử lý đơn hàng, xuất kho, phát hành hóa đơn, theo dõi công nợ và thu hồi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các chuẩn mực và khung lý thuyết kiểm soát nội bộ đã được công nhận trên thế giới:

  • Định nghĩa của AICPA (Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ): Nhấn mạnh kế hoạch tổ chức, các phương pháp phối hợp nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra độ tin cậy của dữ liệu kế toán và thúc đẩy hiệu quả hoạt động.
  • Quan điểm của CICA (Hiệp hội Kế toán Canada): Mở rộng sang các yếu tố nguồn lực, hệ thống, văn hóa và cơ cấu phục vụ mục tiêu chung.
  • Khuôn mẫu COSO (Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính): Đây là khung lý thuyết trọng tâm được tác giả lựa chọn. Đề tài so sánh khuôn mẫu COSO 1992 và COSO 2013 để lựa chọn mô hình phù hợp nhất cho phân tích thực nghiệm tại doanh nghiệp.
Thành phần KSNB Khuôn mẫu COSO 1992 Khuôn mẫu COSO 2013
Môi trường kiểm soát Triết lý quản lý và phong cách điều hành là yếu tố hợp thành của môi trường quản lý. Quản trị rủi ro được tích hợp thành yếu tố cấu thành môi trường quản lý; chuẩn hóa thành 5 nguyên tắc đạo đức và cơ cấu.
Đánh giá rủi ro Chỉ ra các mục tiêu chung và nhận diện rủi ro cơ bản. Chỉ ra các mục tiêu cụ thể và kỹ thuật chi tiết hơn để đánh giá rủi ro gian lận và tác động từ sự thay đổi môi trường.
Hoạt động kiểm soát Thiết lập các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ truyền thống, chưa cụ thể hóa về kỹ thuật. Bổ sung nội dung chọn lựa và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin.
Thông tin và truyền thông Quan tâm rà soát và phát triển hệ thống thông tin theo chiến lược dài hạn. Nhấn mạnh tầm quan trọng của thông tin trong điều kiện công nghệ phát triển mạnh mẽ; gắn thông tin với quản lý rủi ro.
Giám sát Thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ để điều chỉnh hệ thống. Yêu cầu đánh giá liên tục, định kỳ và truyền thông kịp thời kết quả, khiếm khuyết cho ban quản lý và Hội đồng quản trị.

Tác giả lựa chọn COSO 2013 làm khung tham chiếu chính vì tính chi tiết, cụ thể hóa thành 17 nguyên tắc hoạt động, đặc biệt chú trọng yếu tố công nghệ thông tin và nhận diện gian lận.

Về kinh nghiệm quốc tế, đề tài phân tích bài học từ hệ thống kiểm soát nội bộ tại Hoa Kỳ (luật hóa trách nhiệm giải trình của ban quản lý trên báo cáo tài chính, áp dụng chuẩn mực kế toán GAAP độc lập với quy định thuế) và Nhật Bản (mô hình liên kết tập đoàn Keiretsu, đề cao triết lý kinh doanh gắn liền với chuẩn mực đạo đức xã hội và vai trò của Ủy ban Chuẩn mực Kế toán Nhật Bản - ASBJ).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai thuần túy theo hướng định tính, kết hợp nhiều kỹ thuật thu thập và phân tích:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập tài liệu nội bộ của công ty giai đoạn 2019–2022 bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, sổ cái, sổ chi tiết, bảng tổng hợp công nợ, báo cáo tài chính; nghiên cứu hệ thống chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam, các văn bản quy định và giáo trình chuyên ngành.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện quan sát trực tiếp quy trình tác nghiệp luân chuyển chứng từ; phỏng vấn sâu và sử dụng bảng câu hỏi khảo sát cấu trúc xoay quanh 5 bộ phận của COSO đối với nhân sự tham gia trực tiếp vào quy trình tại Phòng Kế toán – Tài chính và Phòng Kinh doanh.
  • Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu: Ứng dụng Microsoft Excel 2013 để tổng hợp số liệu; sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp so sánh đối chiếu giữa lý luận chuẩn mực và thực tiễn tác nghiệp để nhận diện khoảng cách kiểm soát và rủi ro tiềm ẩn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương mở đầu hệ thống hóa tính cấp thiết của hoạt động kiểm soát nội bộ trong điều kiện hội nhập và mở rộng quy mô kinh doanh. Tác giả tổng quan các công trình nghiên cứu tiêu biểu trên thế giới:

  • Mwachiro (2013) nghiên cứu kiểm soát thu tiền tại Cơ quan Thuế Kenya khẳng định vai trò của 5 yếu tố COSO;
  • Matilda Noel (2013) tại Tanzania nhấn mạnh năng lực chuyên môn của cán bộ kiểm soát;
  • Petteri Halonen (2014) tại Phần Lan áp dụng phương pháp đánh giá dựa trên rủi ro quy trình bán hàng;
  • Manurung (2018) và nghiên cứu tại công ty PT XYZ (2019) tại Indonesia phân tích giảm thiểu rủi ro gian lận bán hàng.

Tại Việt Nam, các công trình của Trần Viết Cường (2018), Phạm Thanh Lê (2019), Lê Hải Yến (2019) và Nguyễn Thị Mỹ Linh (2021) đã phân tích quy trình bán hàng và thu tiền tại các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Từ việc tổng hợp các nghiên cứu trước, tác giả xác định khoảng trống nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân, từ đó xác lập mục tiêu, câu hỏi, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và kết cấu của khóa luận gồm 4 chương.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền

Chương 2 làm rõ bản chất lý luận của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 với 5 thành phần và 17 nguyên tắc. Đi sâu vào chu trình bán hàng và thu tiền, khóa luận xác định quy trình bao gồm 5 chức năng chính: tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt tín dụng, chuẩn bị hàng bán và giao hàng, xuất hóa đơn, theo dõi công nợ phải thu (qua 2 phương pháp: theo dõi theo từng hóa đơn hoặc phương pháp kết chuyển số dư), và thu tiền thanh toán.

Khóa luận tổng hợp hệ thống hóa các rủi ro trọng yếu và thủ tục kiểm soát tương ứng trong chu trình nghiệp vụ qua các bảng đối chiếu:

Rủi ro trong quy trình bán hàng Thủ tục kiểm soát tương ứng
Chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán Kế toán cung cấp thông tin công nợ kịp thời; xây dựng hạn mức tín dụng; xếp hạng uy tín khách hàng; kiểm soát nợ quá hạn.
Chấp nhận đơn hàng với hàng hóa không có sẵn Kiểm tra tồn kho thành phẩm trước khi xác nhận đơn hàng; đối chiếu dữ liệu giữa bán hàng và quản trị kho.
Bán không đúng giá, tính toán sai tỷ lệ chiết khấu Ứng dụng phần mềm kế toán tự động cập nhật bảng giá và tỷ lệ chiết khấu đã được phê duyệt khi lập hóa đơn.
Giao sai quy cách, số lượng, nhầm địa điểm hoặc quên giao hàng Kiểm tra, đối chiếu phiếu xuất kho với đơn đặt hàng; ký nhận biên bản bàn giao; đồng bộ dữ liệu giao nhận giữa các khâu.
Hàng xuất kho không được ghi chép hoặc ghi nhận sai kỳ kế toán Liên kết dữ liệu xuất kho - lập hóa đơn - ghi sổ; tuân thủ nguyên tắc dồn tích và nguyên tắc phù hợp; kiểm soát tự động qua phần mềm.
Rủi ro trong quy trình thu tiền Thủ tục kiểm soát tương ứng
Tiền bán hàng bị lạm dụng, chiếm dụng hoặc thất thoát Không lưu giữ tồn quỹ tiền mặt lớn; thực hiện đối chiếu định kỳ công nợ; kiểm tra đối chiếu thường xuyên số dư ngân hàng.
Gian lận tiền mặt tại quỹ do thiếu phân công Áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán theo dõi tiền mặt.
Tự ý xóa sổ nợ phải thu của khách hàng Phân quyền phê duyệt xóa nợ; chỉ cấp có thẩm quyền cao nhất mới được phê chuẩn việc xử lý nợ khó đòi.
Sai sót trong ghi chép số liệu thanh toán Kiểm soát quá trình nhập liệu; đối chiếu sổ bán hàng với sổ kho; định kỳ lập báo cáo đơn hàng chưa thực hiện và nợ quá hạn.

Về tổ chức hệ thống thông tin, chương này phân tích hệ thống chứng từ kế toán luân chuyển trong chu trình:

Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ sử dụng Bộ phận lập / cung cấp
Xử lý yêu cầu mua hàng Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng, Xác nhận đặt hàng Phòng Kinh doanh và khách hàng
Bán hàng trực tiếp thu tiền ngay Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu Bộ phận bán hàng, Kế toán thanh toán
Bán hàng trả chậm (bán chịu) Hợp đồng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Bảng đối chiếu công nợ Phòng Kinh doanh, Bán hàng, Kế toán công nợ
Giao hàng qua đơn vị vận chuyển Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng, Hóa đơn vận chuyển Bộ phận bán hàng, Bộ phận gửi hàng, Đơn vị vận chuyển
Hàng bán bị trả lại Biên bản giao nhận hàng trả lại, Hóa đơn hàng trả lại, Phiếu nhập kho Khách hàng, Phòng Kinh doanh, Bộ phận kho
Thu hồi nợ / Khách hàng thanh toán Giấy báo Có của ngân hàng, Phiếu thu Ngân hàng giao dịch, Kế toán thanh toán

Hệ thống tài khoản hạch toán được xác định gồm: TK 5111, TK 5112, TK 3331, TK 111 (TK 1111, TK 1112), TK 112, TK 131, TK 521, TK 531, TK 532. Do áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hệ thống sổ sách gồm: Chứng từ ghi sổ, Bảng kê chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản, Sổ chi tiết công nợ TK 131, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng và Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra. Hệ thống báo cáo định kỳ bao gồm Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn quý, Báo cáo công nợ, Báo cáo doanh thu tháng/quý và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Chương 3: Thực trạng về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Nhật Tân

Chương 3 trình bày lịch sử hình thành, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và cơ cấu bộ máy kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân. Tác giả mô tả chi tiết quy trình bán hàng và thu tiền thực tế tại công ty thông qua các lưu đồ luân chuyển chứng từ từ khâu nhận đơn đến ghi sổ.

Thông qua việc phân tích dữ liệu thứ cấp và xử lý kết quả khảo sát sơ cấp bằng bảng câu hỏi đối với cán bộ, nhân viên Phòng Kế toán – Tài chính và Phòng Kinh doanh, thực trạng kiểm soát nội bộ của công ty được đánh giá cụ thể qua 5 bộ phận:

  • Môi trường kiểm soát: Công ty đã ban hành quy chế nội bộ nhưng phong cách quản lý còn mang nặng tính điều hành trực tiếp; chính sách tuyển dụng, đào tạo và phổ biến chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp chưa được chuẩn hóa thành văn bản rõ ràng.
  • Đánh giá rủi ro: Công ty chưa có bộ phận chuyên trách nhận diện rủi ro; chưa xây dựng quy trình phân tích và đánh giá khả năng mất khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định bán chịu; chưa có chính sách định kỳ đánh giá rủi ro biến động giá và đối thủ cạnh tranh.
  • Hoạt động kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát xét duyệt đơn hàng còn lỏng lẻo; việc phân định trách nhiệm đôi khi bị chồng chéo; chưa thực hiện triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm; kiểm tra độc lập giữa số liệu xuất kho và hóa đơn xuất bán chưa diễn ra thường xuyên.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thông tin giữa bộ phận bán hàng và kế toán công nợ chưa được tích hợp thời gian thực; việc truyền thông chính sách bán hàng và hạn mức tín dụng xuống nhân viên cấp dưới còn mang tính thủ công, dẫn đến độ trễ thông tin.
  • Giám sát: Hoạt động giám sát chủ yếu do ban giám đốc thực hiện trực tiếp một cách định kỳ; công ty chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập; công tác tự kiểm tra, đối chiếu công nợ đột xuất và kiểm tra tồn quỹ tiền mặt chưa được thực hiện bài bản.

Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH SX-TM Nhật Tân

Từ các hạn chế và nguyên nhân chỉ ra ở chương 3, chương 4 phân tích tổng hợp các điểm mạnh, điểm yếu và xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện tương ứng với 5 cấu phần của COSO 2013:

  • Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Xây dựng quy chế chuẩn mực đạo đức kinh doanh văn bản hóa; hoàn thiện chính sách tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu cho nhân viên bán hàng và kế toán; phân định rành mạch quyền hạn, trách nhiệm giữa các phòng ban.
  • Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro: Thiết lập quy trình đánh giá xếp hạng tín nhiệm khách hàng định kỳ; xây dựng bảng hạn mức tín dụng cụ thể cho từng nhóm đối tác; theo dõi phân loại tuổi nợ để phát hiện sớm rủi ro nợ khó đòi.
  • Hoàn thiện hoạt động kiểm soát: Tách biệt rõ ràng chức năng phê duyệt tín dụng khỏi bộ phận kinh doanh; áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm (không để nhân viên bán hàng kiêm thu tiền hoặc kế toán công nợ kiêm thủ quỹ); chuẩn hóa quy trình ký nhận chứng từ xuất kho và hóa đơn GTGT.
  • Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông: Ứng dụng phần mềm kế toán liên kết mạng nội bộ giữa Phòng Kinh doanh, Quản lý kho và Phòng Kế toán để cập nhật dữ liệu hàng tồn kho và công nợ tức thời; chuẩn hóa hệ thống báo cáo quản trị doanh thu định kỳ.
  • Hoàn thiện công tác giám sát: Tăng cường kiểm tra, đối chiếu định kỳ và đột xuất giữa biên bản giao hàng, sổ phụ ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt; từng bước nghiên cứu thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách nhằm giám sát độc lập tính tuân thủ quy trình.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết bức tranh thực trạng về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân) trong giai đoạn 2019–2022. Các kết quả cụ thể bao gồm:

  • Xác định rõ mô hình tổ chức kế toán của đơn vị áp dụng theo hình thức Chứng từ ghi sổ với hệ thống tài khoản đặc thù (TK 5111, 5112, 131, 111, 112...).
  • Chỉ ra các lỗ hổng kiểm soát thực tế tại công ty: quy trình xét duyệt bán chịu chưa dựa trên hạn mức định lượng, thiếu phân công độc lập trong khâu bán hàng - thu tiền, hệ thống thông tin kế toán chưa kết nối trực tiếp với bộ phận kinh doanh, thiếu kiểm toán nội bộ độc lập.
  • Đề xuất 5 nhóm giải pháp bám sát 5 thành phần của khuôn mẫu COSO 2013 mang tính thực tiễn cao, có khả năng áp dụng trực tiếp tại đơn vị nhằm hạn chế thất thoát tài sản và nâng cao hiệu quả thu hồi nợ.
  • Về mặt học thuật và thực tiễn, tác giả khẳng định đây là công trình nghiên cứu đầu tiên đi sâu khảo sát toàn diện và có hệ thống về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân, tạo tiền đề tham khảo cho các nghiên cứu tiếp theo về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất - thương mại có quy mô tương đồng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số hạn chế do điều kiện nghiên cứu:

  • Phạm vi nghiên cứu hẹp: Dữ liệu khảo sát chỉ giới hạn tại một đơn vị duy nhất là Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân trong khoảng thời gian từ năm 2019 đến năm 2022, do đó tính đại diện cho toàn ngành sản xuất - thương mại chưa cao.
  • Phương pháp tiếp cận: Nghiên cứu chủ yếu dựa trên phương pháp định tính (quan sát, phỏng vấn, khảo sát mô tả và đối chiếu lý thuyết), chưa ứng dụng các mô hình định lượng quy mô lớn (như phân tích nhân tố khám phá EFA, mô hình hồi quy đa biến hoặc mô hình cấu trúc tuyến tính SEM) để đo lường định lượng mức độ ảnh hưởng của từng thành phần kiểm soát đến hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát trên nhiều doanh nghiệp sản xuất và thương mại khác nhau nhằm tạo ra sự so sánh đa chiều; đồng thời kết hợp phương pháp nghiên cứu định lượng trên mẫu khảo sát lớn hơn và nghiên cứu sâu hơn về tác động của các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đối với kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên và học viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Cung cấp tài liệu tham khảo thực tế về cách vận dụng lý thuyết COSO 2013 vào việc phân tích một chu trình kinh doanh cụ thể; minh họa phương pháp xây dựng bảng câu hỏi khảo sát 5 thành phần kiểm soát nội bộ.
  • Người làm đề tài nghiên cứu tương tự: Cung cấp hệ thống bảng biểu chuẩn về nhận diện rủi ro, thủ tục kiểm soát, danh mục chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ trong chu trình bán hàng và thu hồi công nợ.
  • Doanh nghiệp sản xuất - thương mại vừa và nhỏ: Giúp các nhà quản lý, kế toán trưởng nhận diện các điểm yếu điển hình trong quy trình bán hàng, từ đó tham khảo các thủ tục phân công phân nhiệm, quy chế xét duyệt bán chịu và giải pháp nâng cấp hệ thống thông tin nhằm giảm thiểu rủi ro thất thoát công nợ.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng khuôn mẫu kiểm soát nội bộ nào làm cơ sở lý thuyết trọng tâm và vì sao?
Khóa luận sử dụng khuôn mẫu COSO 2013 với 5 thành phần và 17 nguyên tắc. Tác giả đã tiến hành so sánh giữa COSO 1992 và COSO 2013, nhận định rằng COSO 2013 có tính chi tiết, rõ ràng hơn, bổ sung các nguyên tắc về kiểm soát chung trong công nghệ thông tin và đánh giá rủi ro gian lận, giúp việc đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân được chính xác và dễ áp dụng hơn.

2. Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân áp dụng hình thức sổ kế toán nào và sử dụng các tài khoản chủ yếu nào trong quy trình bán hàng - thu tiền?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Các tài khoản chủ yếu được sử dụng gồm: TK 5111 (Doanh thu thương mại), TK 5112 (Doanh thu tiêu thụ thành phẩm), TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra), TK 111 (Tiền mặt: gồm TK 1111 - Tiền Việt Nam đồng, TK 1112 - Tiền ngoại tệ), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 131 (Phải thu khách hàng), TK 521 (Chiết khấu thương mại), TK 531 (Hàng bán bị trả lại) và TK 532 (Giảm giá hàng bán).

3. Dữ liệu nghiên cứu của đề tài được thu thập trong giai đoạn nào và bằng những phương pháp gì?
Dữ liệu nghiên cứu được cập nhật và thu thập trong giai đoạn 3 năm (2019–2022). Tác giả sử dụng phương pháp định tính kết hợp dữ liệu thứ cấp (chứng từ kế toán, sổ chi tiết, báo cáo tài chính của công ty; chuẩn mực kế toán, kiểm toán) và dữ liệu sơ cấp (quan sát thực tế tác nghiệp, phỏng vấn trực tiếp và phát bảng câu hỏi khảo sát nhân sự tại Phòng Kế toán – Tài chính và Phòng Kinh doanh).

4. Chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty được chia thành những chức năng tác nghiệp cơ bản nào?
Quy trình gồm 5 chức năng cơ bản: (1) Tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu/tín dụng; (2) Chuẩn bị hàng bán và giao hàng; (3) Lập và xuất hóa đơn cho khách hàng; (4) Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng (theo từng hóa đơn hoặc kết chuyển số dư); (5) Nhận tiền thanh toán (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng) và lập báo cáo doanh thu.

5. Những rủi ro trọng yếu nào trong khâu thu tiền được tác giả nhận diện và gắn với thủ tục kiểm soát nào?
Các rủi ro chính gồm: tiền bán hàng bị lạm dụng hoặc thất thoát (kiểm soát bằng cách không lưu quỹ tiền mặt cao, đối chiếu định kỳ công nợ và số dư ngân hàng); gian lận quỹ do kiêm nhiệm (kiểm soát bằng nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt); tự ý xóa nợ khách hàng (kiểm soát bằng phân quyền và phê chuẩn chặt chẽ); và sai sót số liệu ghi sổ (kiểm soát nhập liệu, đối chiếu sổ bán hàng với sổ xuất kho và sổ thu tiền với sao kê ngân hàng).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Kiều Phương Thanh đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền dựa trên khuôn mẫu COSO 2013 và kinh nghiệm quốc tế từ Hoa Kỳ, Nhật Bản. Thông qua việc phân tích dữ liệu thứ cấp giai đoạn 2019–2022 kết hợp khảo sát thực tế tại Phòng Kế toán – Tài chính và Phòng Kinh doanh, đề tài đã chỉ rõ thực trạng vận hành, phân tích các rủi ro và hạn chế trong quy trình kiểm soát tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân. Trên cơ sở đó, tác giả đã đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện gắn liền với 5 bộ phận của COSO 2013, mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cho công tác quản trị và kiểm soát công nợ tại đơn vị.