Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động đào tạo đại học theo học chế tín chỉ đòi hỏi sự chuyển dịch phương thức giảng dạy từ truyền thụ một chiều sang đề cao năng lực tự học, tự nghiên cứu của sinh viên. Trong mô hình này, hệ thống thông tin - thư viện đóng vai trò là hạ tầng tri thức phục vụ trực tiếp cho hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN), bên cạnh Trung tâm Thông tin - Thư viện chung của ĐHQGHN, nhà trường đã xây dựng mạng lưới các phòng tư liệu chuyên ngành gắn liền với từng khoa và bộ môn. Toàn trường có 14 khoa và 3 bộ môn trực thuộc, mỗi đơn vị đều sở hữu một phòng tư liệu riêng biệt. Một số phòng có lịch sử hình thành lâu đời cùng thời kỳ Đại học Tổng hợp trước đây (như phòng Tư liệu khoa Lịch sử, khoa Văn học); một số đơn vị mới thành lập trong những năm gần đây (như phòng Tư liệu khoa Quốc tế học, khoa Tâm lý học). Trong đó, một số phòng đã được đầu tư bài bản, ứng dụng công nghệ thông tin và tổ chức hoạt động chuyên môn đạt hiệu quả cao như các phòng tư liệu thuộc khoa Lịch sử, Báo chí, Quốc tế học và Văn học.

Khoa Thông tin - Thư viện là đơn vị đào tạo chuyên ngành về nghiệp vụ quản trị thông tin và thư viện của nhà trường. Phòng Tư liệu của khoa có nhiệm vụ cung cấp tài liệu chuyên ngành phục vụ trực tiếp cho đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên và học viên cao học. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ thông tin, quản trị nguồn lực và năng lực cung ứng sản phẩm, dịch vụ tại đơn vị này vẫn còn nhiều hạn chế về diện tích, phần mềm và nhân sự. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Trần Thị Hồng Vân (sinh viên khóa K50 ngành Thông tin - Thư viện, hệ chính quy khóa học QH-2005-X) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp: "Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQGHN" dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Huy Chương (bảo vệ năm 2009).

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

  1. Mục đích nghiên cứu:
    • Tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát và đánh giá toàn diện các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện (SP - DV TT - TV) tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện.
    • Đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu thông tin trong công tác nghiên cứu khoa học, học tập và đào tạo theo học chế tín chỉ của khoa.
  2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
    • Phân tích cơ sở lý luận và làm rõ thực trạng hoạt động sản phẩm, dịch vụ thông tin của Phòng Tư liệu.
    • Chỉ rõ những ưu điểm, mặt hạn chế của công tác xử lý nghiệp vụ và phục vụ người dùng tin.
    • Đề xuất các giải pháp khả thi để phát triển nguồn tin, hiện đại hóa hạ tầng công nghệ và hoàn thiện các loại hình dịch vụ.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện đang vận hành tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện, Trường ĐHKHXH&NV.
  • Phạm vi nghiên cứu: Các khía cạnh nghiệp vụ, hạ tầng kỹ thuật, nguồn lực thông tin và các hình thức dịch vụ liên quan trực tiếp đến phòng tư liệu từ thời điểm hình thành đến năm 2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên hệ thống các khái niệm và nguyên lý lý luận chuyên ngành Thông tin - Thư viện:

  • Sản phẩm thông tin - thư viện: Được xác định là kết quả trực tiếp của quá trình xử lý thông tin do cá nhân hoặc tập thể thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng tin. Khóa luận phân tích vai trò của sản phẩm thông tin dưới 4 góc độ: mục đích sử dụng (tập hợp công cụ, phương tiện khai thác nguồn tin), góc độ hoạt động (thước đo hiệu quả chuyên môn của cơ quan thông tin), góc độ chuyên gia (công cụ điều phối chia sẻ nguồn lực) và góc độ người dùng tin (phương tiện định hướng, định vị tài liệu).
  • Dịch vụ thông tin - thư viện: Là chuỗi các hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng thông qua các nguồn lực của cơ quan thông tin - thư viện.
  • Khung phân loại và chuẩn nghiệp vụ: Văn bản đề cập đến quy tắc mô tả thư mục tiêu chuẩn quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description); các hệ thống phân loại tài liệu gồm Bảng phân loại Thư viện - Thư mục học Liên Xô (BBK), Phân loại thập phân Dewey (DDC), Bảng phân loại thập phân phổ biến (UDC); chuẩn biên mục máy đọc được MARC 21; cùng nguyên tắc xử lý tài liệu "xử lý một lần, sử dụng nhiều lần".
  • Phân loại tài liệu học thuật: Tiếp cận và phân loại nguồn tin theo tài liệu nội sinh, tài liệu ngoại sinh và nhóm "tài liệu xám" (grey literature - các công trình nghiên cứu chưa xuất bản thương phẩm như khóa luận, niên luận, báo cáo khoa học).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp các tài liệu lý thuyết, chủ trương đào tạo theo tín chỉ, quy chế chuyên môn và các văn bản chỉ đạo của Trường ĐHKHXH&NV và ĐHQGHN.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp dây chuyền xử lý tài liệu, thao tác quản lý kho, hoạt động tra cứu của bạn đọc tại phòng đọc và phòng nghiệp vụ trong thời gian thực tập tốt nghiệp.
  • Phương pháp mô tả: Miêu tả hiện trạng cơ sở vật chất, hệ thống trang thiết bị, cấu trúc biểu ghi thư mục và các bước luân chuyển tài liệu.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu: Thống kê số lượng các diện tài liệu dạng giấy, cấu trúc cơ sở dữ liệu trên máy vi tính, lượt người dùng tin đến mượn trả và các thông số hoạt động của phòng tư liệu.

Nguồn dữ liệu:

  • Dữ liệu quản trị nghiệp vụ: Trích xuất từ 6 sổ đăng ký cá biệt, sổ đăng ký tổng quát, phiếu mô tả thư mục và các phiếu yêu cầu mượn tài liệu của phòng tư liệu.
  • Dữ liệu điện tử: Khai thác từ các tệp cơ sở dữ liệu lưu trữ trên phần mềm quản trị thư viện CDS/ISIS for Windows (Win/ISIS) do UNESCO ban hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Khái quát về khoa TT - TV và phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

Chương này trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức của Khoa Thông tin - Thư viện và điều kiện hoạt động của Phòng Tư liệu trực thuộc:

  • Lịch sử và cơ cấu Khoa: Tiền thân của ngành Thông tin - Thư viện được đào tạo từ năm 1973 tại Khoa Lịch sử, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội. Ngày 26/8/1996, Bộ môn Thông tin - Thư viện chính thức được tái lập trực thuộc Trường ĐHKHXH&NV. Đến ngày 26/8/2004, Giám đốc ĐHQGHN ký quyết định thành lập Khoa Thông tin - Thư viện. Ban Chủ nhiệm Khoa gồm Chủ nhiệm Khoa là PGS. Trần Thị Quý và Phó Chủ nhiệm Khoa là ThS. Trần Hữu Huynh. Khoa tổ chức thành 3 bộ môn: Bộ môn Thông tin - Tư liệu (PGS. Trần Thị Quý phụ trách), Bộ môn Thư viện - Thư mục (TS. Nguyễn Huy Chương phụ trách), Bộ môn Tin học cơ sở và ứng dụng (ThS. Vũ Thị Hồng Vân phụ trách), cùng hai đơn vị hỗ trợ là Phòng Hành chính (cán bộ phụ trách: Bùi Thị Gấm) và Phòng Tư liệu Khoa (cán bộ phụ trách: ThS. Đào Thị Uyên).
  • Đội ngũ cán bộ: Tổng nhân sự gồm 22 cán bộ cơ hữu (2 Phó Giáo sư - Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ, 3 Nghiên cứu sinh, 3 cán bộ đang học cao học; 100% chuyên viên tốt nghiệp đại học chính quy trong đó có 2 cán bộ trình độ thạc sĩ) và 27 cán bộ kiêm nhiệm (2 Phó Giáo sư - Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ, 14 nghiên cứu viên và thạc sĩ).
  • Điều kiện của Phòng Tư liệu: Phòng Tư liệu được bố trí tại phòng 409, tầng 4, Nhà A thuộc Trường ĐHKHXH&NV, do ThS. Đào Thị Uyên phụ trách. Phòng mở cửa phục vụ 2 ngày trong tuần (thứ Hai và thứ Năm). Diện tích khoảng 24 m², ngăn đôi thành hai khu vực: phòng xử lý nghiệp vụ kiêm kho (dạng kho kín) và phòng phục vụ bạn đọc (dạng kho mở). Cơ sở vật chất gồm 3 máy tính kết nối mạng LAN và Internet, 5 giá sách, 1 tủ trưng bày báo - tạp chí, 4 bộ bàn ghế, 1 máy điều hòa nhiệt độ, máy in, máy photocopy và sử dụng phần mềm quản lý WinISIS.
  • Người dùng tin: Đối tượng phục vụ gồm cán bộ, giảng viên, sinh viên trong và ngoài khoa; từ năm 2005 mở rộng phục vụ học viên cao học khi khoa mở ngành đào tạo sau đại học. Nhu cầu tập trung vào việc tra cứu tài liệu xám, giáo trình chuyên ngành và tài liệu thực hành nghiệp vụ (biên mục, phân loại BBK, DDC, định từ khóa, lập thư mục).
  • Quy trình nghiệp vụ: Dây chuyền xử lý tài liệu vận hành khép kín gồm: tiếp nhận tài liệu (bổ sung) -> vào sổ đăng ký tổng quát -> vào sổ đăng ký cá biệt (phòng quản lý 6 sổ đăng ký cá biệt riêng biệt: sách khổ lớn, sách khổ vừa, sách khổ nhỏ, niên luận, khóa luận, báo cáo khoa học; mỗi trang sổ ghi 25 cuốn, mỗi quyển sổ đăng ký 2.000 cuốn) -> xử lý vật lý (đóng dấu, ghi chỉ số xếp giá vào trang tên sách và trang thứ 17; dán nhãn gáy sách cách mép dưới 2,5 cm) -> xử lý hình thức (mô tả theo chuẩn ISBD) -> xử lý nội dung (phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt) -> xếp giá tài liệu -> đưa ra phục vụ. Ký hiệu kho được mã hóa cụ thể: VL (sách tiếng Việt khổ lớn), VV (sách tiếng Việt khổ vừa), KL (khóa luận), NL (niên luận), BCKH (báo cáo khoa học).
  • Bất cập nhân sự: Phòng chỉ có 01 cán bộ chuyên trách trình độ thạc sĩ nhưng phải kiêm nhiệm vị trí trợ lý đào tạo chính quy, dẫn đến hạn chế thời gian dành cho các khâu nghiệp vụ chuyên môn.

Chương 2. Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại phòng Tư liệu Khoa Thông tin- thư viện trường DHKHXH&NV

Chương 2 tập trung khảo sát định lượng nguồn tài nguyên thông tin, phân tích thực trạng các dịch vụ cung cấp và đánh giá toàn diện hoạt động của phòng:

  • Sản phẩm thông tin truyền thống:
    • Tài liệu nội sinh: 445 bản sách chuyên ngành khổ vừa, 590 bản sách khổ lớn, 03 bản sách khổ nhỏ; hơn 10 loại báo và tạp chí định kỳ (Bản tin điện tử, Tạp chí Khoa học, Tập san Thư viện, Tạp chí Thông tin - Tư liệu...); tài liệu thực hành đa ngữ (tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng Anh) về toán học, vật lý, văn học, chính trị; nguồn tài liệu xám dạng giấy gồm 883 bản khóa luận tốt nghiệp, 587 bản niên luận và 590 bản báo cáo khoa học.
    • Tài liệu ngoại sinh: Bổ sung từ nguồn biếu tặng của các cơ quan liên kết, ấn phẩm do cán bộ của khoa xuất bản (PGS. Trần Thị Quý, TS. Nguyễn Huy Chương...). Nguồn mua bổ sung hàng năm hạn chế, bình quân 20 - 50 bản cho mỗi tên sách (ví dụ đặt mua 50 cuốn "Người giữ lửa tình yêu").
    • Hệ thống tra cứu truyền thống: Tổ chức mục lục chữ cái gồm mục lục dạng phiếu và mục lục dạng sách (các phiếu mô tả in đóng thành quyển). Đơn vị chưa có tủ phích mục lục do hạn chế diện tích và thiếu kinh phí đầu tư.
  • Sản phẩm thông tin điện tử (Cơ sở dữ liệu Win/ISIS): Phòng sử dụng phần mềm CDS/ISIS for Windows của UNESCO để xây dựng các biểu ghi phục vụ tìm tin trên máy tính. Dữ liệu tài liệu xám được số hóa biểu ghi thư mục thành 3 cơ sở dữ liệu với tổng số 1.928 biểu ghi:
STT Tên Cơ sở dữ liệu Số biểu ghi
1 Khóa luận 883
2 Báo cáo khoa học 530
3 Niên luận 515
Tổng cộng 3 Cơ sở dữ liệu 1.928
  • Các dịch vụ thông tin - thư viện:
    • Dịch vụ mượn trả tài liệu: Điểm khác biệt của Phòng Tư liệu Khoa TT - TV là cho phép sinh viên mượn tài liệu về nhà (các phòng tư liệu khoa khác trong trường chủ yếu chỉ cho đọc tại chỗ). Định mức mượn tối đa 2 cuốn trong thời gian 15 ngày, yêu cầu xuất trình thẻ sinh viên hoặc chứng minh thư/giấy giới thiệu (đối với sinh viên ngoài khoa). Lượt bạn đọc bình quân đạt khoảng 10 lượt sinh viên/ngày phục vụ.
    • Phương thức tìm tin: Tra cứu truyền thống thông qua phiếu yêu cầu hoặc tra cứu máy tính trên phần mềm Win/ISIS. Hệ thống tìm tin trên máy hỗ trợ 2 chế độ: "Tìm tin có trợ giúp" (tra theo trường nhan đề, tác giả, nơi xuất bản, từ khóa, giáo viên hướng dẫn) và "Tìm tin nâng cao" (nhập câu hỏi tìm kết hợp toán tử Boolean AND, OR, NOT).
    • Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc: Tổ chức đọc tại chỗ dưới dạng kho mở đối với báo, tạp chí, tóm tắt khóa luận; dịch vụ sao chụp tài liệu (in, photocopy có thu phí).
    • Dịch vụ hỏi - đáp: Diễn ra thường xuyên, giải đáp trực tiếp và miễn phí các yêu cầu hướng dẫn tìm kiếm tài liệu, số liệu, tra cứu CSDL cho sinh viên năm thứ nhất và năm thứ hai.
  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Nguồn tài liệu xám chuyên ngành phong phú, có giá trị học thuật sâu; cán bộ nắm vững chuyên môn; áp dụng chuẩn nghiệp vụ thống nhất; CSDL CDS/ISIS hỗ trợ tìm tin nhanh chóng, cấu hình nhẹ.
    • Nhược điểm: Diện tích phòng hẹp (24 m²); chỉ có 01 cán bộ kiêm nhiệm nên chỉ mở cửa 2 buổi/tuần; thiếu vắng nguồn luận văn thạc sĩ và luận án tiến sĩ (dù khoa có 1 PGS.TS và 9 ThS); trong 3 máy tính chỉ có 2 máy hoạt động; phần mềm CDS/ISIS đã cũ, không quản trị được dữ liệu toàn văn và không tuân thủ chuẩn MARC; kinh phí bổ sung hạn chế, phụ thuộc nguồn biếu tặng.

Chương 3. Một số giải pháp phát triển sản phẩm và dịch vụ TT - TV của Phòng Tư liệu Khoa trong thời gian tới

Chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng tư liệu nhằm phục vụ đào tạo theo tín chỉ:

  • Tạo nguồn và phát triển nguồn tin: Tiến hành số hóa nguồn tài liệu xám hiện có; liên kết trao đổi, mua bán sản phẩm thông tin khoa học với các cơ quan thông tin chuyên ngành bên ngoài; chủ động kinh phí đặt mua định kỳ sách, báo, tạp chí chuyên môn.
  • Phát triển sản phẩm thông tin:
    • Nâng cấp hạ tầng phần cứng: Bổ sung máy tính tra cứu cho bạn đọc, kết nối mạng diện rộng.
    • Đổi mới phần mềm tích hợp: Đề xuất chuyển đổi từ Win/ISIS sang ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol (do Công ty Tinh Vân phát triển) hoặc Ilib. Luận cứ lựa chọn phần mềm Libol gồm: chi phí thấp hơn phần mềm ngoại; đồng bộ với Trung tâm TT - TV ĐHQGHN; tuân thủ chuẩn MARC 21; tích hợp đầy đủ các phân hệ (bổ sung, biên mục, bạn đọc, mượn - trả, mượn liên thư viện, ấn phẩm định kỳ); có khả năng quản trị cơ sở dữ liệu toàn văn và chia sẻ dữ liệu liên thư viện.
    • Xây dựng CSDL và sản phẩm thông tin hiện đại: Xây dựng CSDL toàn văn cho tài liệu xám; nâng cấp CSDL sách, giáo trình; phát triển sản phẩm thông tin dạng Hypertext, Multimedia; thiết lập diễn đàn trực tuyến và tích hợp thông tin lên website của Khoa (http://flis...); thay thế quản lý thủ công bằng tự động hóa.
    • Hoàn thiện công cụ tra cứu truyền thống: Bổ sung mục lục phân loại và mục lục chủ đề; khuyến nghị chuyển đổi khung phân loại từ UDC sang DDC để tổ chức hệ thống phích tra cứu; biên soạn ấn phẩm thư mục mới, thư mục chuyên đề, thư mục thông báo và thư mục trích dẫn.
  • Phát triển dịch vụ thông tin:
    • Triển khai dịch vụ Phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI): Cung cấp thông tin định kỳ, phù hợp yêu cầu nghiên cứu của từng giảng viên và cán bộ khoa học dựa trên việc ứng dụng máy tính; học tập kinh nghiệm mô hình SDILRC của Trung tâm Thông tin Đại học Đà Nẵng và cơ sở lý luận của tác giả Trần Mạnh Tuấn.
    • Dịch vụ Cảnh báo thông tin hiện thời (CAS): Thông báo danh mục tài liệu mới nhập kho cho người dùng tin.
    • Dịch vụ Mượn liên thư viện (ILL): Thiết lập cơ chế hợp tác chia sẻ nguồn lực với các phòng tư liệu trong Trường ĐHKHXH&NV và các cơ quan thông tin bên ngoài.
    • Đa dạng hóa dịch vụ: Phát triển dịch vụ tra cứu hồi cố, cung cấp CSDL toàn văn, dịch vụ tham khảo, tổ chức triển lãm sách chuyên ngành, hội nghị bạn đọc và ngày hội đọc sách.
  • Kiến nghị về tổ chức và cơ sở vật chất: Mở rộng không gian phòng đọc và bố trí thêm cán bộ chuyên trách để tăng tần suất mở cửa phục vụ trong tuần.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Thống kê chi tiết trữ lượng tài nguyên thông tin tại Phòng Tư liệu: 1.038 bản sách chuyên ngành (590 cuốn khổ lớn, 445 cuốn khổ vừa, 03 cuốn khổ nhỏ); 2.060 bản tài liệu xám dạng giấy (883 khóa luận, 587 niên luận, 590 báo cáo khoa học); trên 10 loại báo - tạp chí định kỳ.
  • Xác định quy mô tin học hóa nghiệp vụ với 3 cơ sở dữ liệu thư mục quản lý trên Win/ISIS gồm 1.928 biểu ghi (883 khóa luận, 530 báo cáo khoa học, 515 niên luận).
  • Khảo sát thực trạng vận hành: diện tích 24 m², hệ thống máy vi tính gồm 3 máy (2 máy sử dụng được), nhân sự 01 cán bộ kiêm nhiệm trợ lý đào tạo, thời gian phục vụ 2 ngày/tuần (thứ Hai và thứ Năm), phục vụ trung bình khoảng 10 lượt sinh viên/ngày.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp nâng cấp phần mềm quản trị thư viện sang Libol, chuyển đổi khung phân loại sang DDC và triển khai các dịch vụ thông tin hiện đại (SDI, CAS, ILL).

Đóng góp của luận án do tác giả tự nêu:

  • Đóng góp về lý luận: Khẳng định và cụ thể hóa các khái niệm, nguyên lý lý luận về sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện trong môi trường phòng tư liệu chuyên ngành cấp khoa tại một cơ sở đại học chuyển đổi sang phương thức đào tạo tín chỉ.
  • Đóng góp về thực tiễn: Khảo sát thực tế, phân tích ưu điểm và tồn tại trong dây chuyền xử lý nghiệp vụ tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện; xây dựng các kiến nghị có tính ứng dụng nhằm đổi mới cơ sở vật chất, nâng cấp công nghệ và hoàn thiện dịch vụ đáp ứng yêu cầu đào tạo của Nhà trường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

  • Khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu trường hợp đơn lẻ tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện, chưa có điều kiện khảo sát đối sánh định lượng với 16 phòng tư liệu của các khoa và bộ môn khác trong Trường ĐHKHXH&NV.
  • Dữ liệu nghiên cứu phản ánh hiện trạng tài liệu xám của sinh viên (khóa luận, niên luận, báo cáo khoa học), chưa bao quát được các công trình nghiên cứu học vị cao như luận văn thạc sĩ và luận án tiến sĩ do kho tư liệu thời điểm khảo sát chưa tiếp nhận các nguồn tin này.
  • Chưa tổ chức khảo sát diện rộng bằng phiếu điều tra xã hội học đối với người dùng tin để lượng hóa tỷ lệ mức độ hài lòng về từng sản phẩm, dịch vụ.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang khảo sát mạng lưới liên kết giữa các phòng tư liệu trong toàn trường ĐHKHXH&NV và hệ thống thư viện thành viên thuộc ĐHQGHN.
  • Đánh giá thực nghiệm hiệu quả sau khi áp dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol và xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho tài liệu xám.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Thông tin - Thư viện, Quản trị thông tin và Lưu trữ học: Cung cấp tài liệu thực tiễn về quy trình xử lý tài liệu khép kín (vào sổ đăng ký cá biệt, dán nhãn gáy 2,5 cm, đóng dấu trang 17, biên mục ISBD) và phương thức cấu trúc biểu ghi trên phần mềm CDS/ISIS.
  • Cán bộ quản lý phòng tư liệu chuyên ngành tại các cơ sở đào tạo đại học: Cung cấp bài học kinh nghiệm trong việc tổ chức kho mở kết hợp kho kín trong điều kiện diện tích hẹp (24 m²), phương thức quản lý tài liệu xám và định hướng chuyển đổi sang phần mềm quản trị thư viện tích hợp (Libol).
  • Các nhà nghiên cứu về dịch vụ thông tin: Cung cấp căn cứ lý luận và mô hình ứng dụng dịch vụ Phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI) và Mượn liên thư viện (ILL) tại đơn vị thông tin cấp cơ sở.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống cơ sở dữ liệu trên phần mềm CDS/ISIS của Phòng Tư liệu quản lý bao nhiêu biểu ghi và phân bổ thế nào?
Phòng Tư liệu đã tạo lập được 3 cơ sở dữ liệu thư mục với tổng cộng 1.928 biểu ghi, phân bổ cụ thể: CSDL Khóa luận quản lý 883 biểu ghi, CSDL Báo cáo khoa học quản lý 530 biểu ghi và CSDL Niên luận quản lý 515 biểu ghi.

Dịch vụ mượn trả tài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa TT - TV có điểm gì đặc thù so với các phòng tư liệu khác trong trường?
Trong khi hầu hết các phòng tư liệu của các khoa khác trong Trường ĐHKHXH&NV chỉ phục vụ bạn đọc đọc tài liệu tại chỗ, Phòng Tư liệu Khoa TT - TV cho phép bạn đọc mượn tài liệu về nhà với định mức tối đa 2 cuốn trong thời hạn 15 ngày.

Quy định kỹ thuật dán nhãn và ghi chỉ số xếp giá tài liệu tại phòng tư liệu được thực hiện như thế nào?
Chỉ số xếp giá được ghi vào trang tên sách và trang thứ 17 của tài liệu. Nhãn tài liệu in tên Khoa và Trường, được dán vào gáy sách với khoảng cách 2,5 cm tính từ mép dưới của tài liệu; đối với các tài liệu quá mỏng (báo cáo khoa học, niên luận), nhãn được dán ở mặt sau.

Vì sao khóa luận đề xuất chuyển đổi sang phần mềm quản trị thư viện Libol thay cho Win/ISIS?
Tác giả đề xuất Libol (do Công ty Tinh Vân sản xuất) vì phần mềm này tuân thủ chuẩn biên mục MARC 21, quản trị được dữ liệu toàn văn, tích hợp đủ các phân hệ quản lý, chi phí thấp hơn phần mềm nước ngoài và đảm bảo tính đồng bộ với Trung tâm TT - TV ĐHQGHN vốn đang sử dụng hệ thống này.

Hiện trạng nhân sự và thời gian phục vụ của Phòng Tư liệu Khoa tại thời điểm khảo sát như thế nào?
Phòng chỉ có 01 cán bộ phụ trách có trình độ thạc sĩ nhưng phải kiêm nhiệm vị trí trợ lý đào tạo chính quy của khoa. Do khối lượng công việc kiêm nhiệm lớn, phòng chỉ mở cửa phục vụ bạn đọc 2 ngày trong tuần (thứ Hai và thứ Năm).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Trần Thị Hồng Vân đã phản ánh hệ thống và trung thực bức tranh hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện, Trường ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN trong bối cảnh đổi mới sang phương thức đào tạo tín chỉ năm 2009. Nghiên cứu đã làm rõ trữ lượng tài nguyên thông tin, phân tích chi tiết quy trình xử lý nghiệp vụ theo chuẩn ISBD và thực trạng ứng dụng cơ sở dữ liệu CDS/ISIS for Windows gồm 1.928 biểu ghi. Công trình đồng thời chỉ ra các điểm nghẽn về nhân sự kiêm nhiệm, cơ sở vật chất 24 m² và hạ tầng phần mềm cũ, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cấp sang phần mềm Libol, chuyển đổi khung phân loại DDC và phát triển các dịch vụ chuyên sâu như SDI và mượn liên thư viện.