CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.1 Khái niệm, chức năng và nội dung của quản trị nhân sự 1.1 Khái niệm Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu. Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự: Theo giáo sư người Mỹ Dimock “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó”. Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”.
Vậy quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào. Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác.2 Chức năng của quản trị nhân sự Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng đặt ra cho quản trị nhân sự rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Chức năng của quản trị nhân sự chính là những phương diện hoạt động cơ bản của nó. Bao gồm từ việc đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh, những biến đổi không ngừng của thị trường lao động, những thay đổi pháp luật lao động… Tuy nhiên, xét về tổng thể cũng có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nhân sự theo các nhóm các chức năng : 4 - Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự: Nhóm này chủ trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ nhân viên với phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp.
Để thực hiện được chức năng này, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ và thực trạng sử dụng nhân viên của mình để xác định công việc nào cần tuyển thêm người. Việc thực hiện quá trình phân tích sẽ cho biết doanh nghiệp cần tuyển bao nhiêu, ở bộ phận nào với những phẩm chất gì. Vì vậy, nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự thường có các hoạt động: Dự báo và hoạch định nguồn nhân sự, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân sự của doanh nghiệp. - Nhóm chức năng đào tạo, phát triển: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân.
Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động: bồi dưỡng, nâng cao trình độ lành nghề, cập nhật các kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn. - Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân sự: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân sự trong doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm 2 chức năng: Kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. Chức năng kích thích, động viên: Liên quan đến chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao (thể hiện ở việc: giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết mức độ đánh giá của lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành đó đối với hoạt động của doanh nghiệp, trả lương cao và khen thưởng kịp thời).
5 Chức năng quan hệ lao động: Liên quan đến các hoạt động nhằm thoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc (thể hiện ở những công việc như: Ký kết hợp đồng lao động, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm,. Việc giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ giúp cho các doanh nghiệp tạo được không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, đồng thời làm cho nhân viên thoả mãn với công việc và doanh nghiệp.3 Nội dung chính của quản trị nhân sự 1.1 Hoạch định tài nguyên nhân sự Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình quản trị bao gồm phân tích nhu cầu nhân sự của một tổ chức trong điều kiện thay đổi và dự kiến số lượng cũng như chất lượng về nhu cầu nhân sự cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp của ở mỗi thời kỳ nhất định. Muốn có một đội ngũ lao động có thể hoàn thành được mục tiêu của tổ chức điều quan trọng là phải có kế hoạch nhân sự ngắn hạn cũng như dài hạn, từ đó nhà quản trị biết được nên tuyển chọn nhân viên ở đầu bao nhiêu lúc nào, đồng thời lập kế hoạch tuyển chọn sắp xếp về đào tạo, huấn luyện lao động nhằm đáp ứng những nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như tương lai theo đúng mục tiêu đề ra. Việc hoạch định tài nguyên nhân sự bao gồm: Phân tích nhu cầu nhân sự của các tổ chức trong bộ máy Công ty, gắn với việc dự kiến những thay đổi sẽ xảy ra trong kỳ kế hoạch để triển khai các biện pháp nhằm thỏa mãn những nhu cầu đó.
Nghĩa là quá trình biến những mục tiêu của Công ty thành những dữ kiện về nhân công, nhằm đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu đó. Việc hoạch định tài nguyên nhân sự cần được áp dụng theo phương pháp tiếp cận hệ thống mở, nghĩa là nó luôn có mối quan hệ giữa môi trường bên trong doanh nghiệp như: Các mục tiêu nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cầu nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống tổ chức quản lý doanh nghiệp, các chính sách về nhân sự, khen thưởng, đánh giá 6 công việc….Đồng thời, cũng phải tính đến những tác động của môi trường bên ngoài doanh nghiệp như: Trình độ học vấn chung của xã hội, quan hệ cung cầu trên thị trường lao động, điều kiện kinh tế, các đối thủ cạnh tranh, trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật,…. Tiến trình hoạch định nhân sự thường được tiến hành theo 04 bước sau: Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu Khi dự báo về tài nguyên nhân sự, cần phải suy xét kỹ nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp là việc quan trọng nhất và trên hết. Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự phòng trước tiên.
Sau đó đến khối lượng sản phẩm doanh nghiệp. Sau cùng mới ước tính lực lượng lao động cần thiết đáp ứng với nhu cầu sản xuất Thực hiện bước này cần tính đến các yếu tố sau: Kế hoạch kinh doanh của Công ty; số lượng người nghỉ làm việc tại cơ quan với những lý do khác nhau (thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu,…) và số người thay thế dự kiến, nguồn tài chính có sẵn chất lượng và nhân cách của nhân viên, quyết định nâng cấp chất lượng dịch vụ hoặc mở rộng thị trường mới. Trong quá trình dự báo nhu cầu về nhân sự, cần phải dự báo khả năng có sẵn về nguồn tài nguyên nhân sự có sẵn trong doanh nghiệp trước khi tìm từ nguồn bên ngoài. Bước 2: Đề ra các chính sách Sau khi phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của Công ty nhờ vào hệ thống thông tin thì sẽ dẫn đến tình huống: Thừa hoặc thiếu nhân sự, vì vậy sẽ xây dựng một số chính sách thủ tục kế hoạch cụ thể.
Nếu doanh nghiệp đủ khả năng cung ứng nhân sự theo nhu cầu, doanh nghiệp có nên giữ nguyên chính sách cũ hay cần xắp xếp lại. Trong trường hợp dư thừa nhân viên doanh nghiệp có chính sách như thế nào và hành động ra sao. Trong cả hai trường hợp trên cần phải cân nhắc cho phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp. Bước 3: Thực hiện các kế hoạch 7 Có 2 kế hoạch sau đây: - Trong trường hợp thiếu nhân viên, nhà quản trị cần thực hiện chương trình sắp xếp lại tài nguyên nhân sự theo quy trình: Thuyên chuyển, thăng chức và tuyển chọn nhân viên từ bên ngoài vào.
- Trong trường hợp thừa nhân viên cần phải sử dụng biện pháp sau: Hạn chế việc tuyển dụng, giảm bớt giờ lao động, cho về hưu sớm, cho nghỉ tạm thời. Bước 4: Kiểm tra và đánh giá Việc kiểm tra đánh giá không những là một giai đoạn trong quản trị nhân sự mà trong mổi gia đoạn cần phải thường xuyên kiểm xoát xem các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đề ra không để có những điều chỉnh kịp thời. Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để rút kinh nghiệm.2 Tuyển dụng lao động Trong một doanh nghiệp, công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn. Doanh nghiệp nhận được một nguồn nhân sự xứng đáng, hoàn thành tốt công việc được giao góp phần vào việc duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Bản thân những người được tuyển vào công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất hứng thú và an tâm với công việc. Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng thì sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người lao động. * Nguồn tuyển dụng Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp thực chất là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác.
Hình thức tuyển dụng trong nội bộ doanh nghiệp có những ưu điểm sau: - Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc.