chương 1 giúp sinh viên nắm được kiến thức một cách chắc chắn về công tác tổ chức chứng từ kế toán, từ đó biết vận dụng kiến thức trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp. Tạo điều kiện cho sinh viên tiếp cận với việc quan sát, đi đến biết và hiểu về tổ chức bộ máy kế toán, chứng từ kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán cũng như lập được các loại chứng từ theo từng phần hành kế toán. Mục tiêu: - Sinh viên biết được các thủ tục lập chứng từ liên quan đến từng phần hành kế toán theo đúng quy định - Biết xử lý và luân chuyển chứng từ qua các bộ phận một cách hợp nhất - Sau khi được nghe giáo viên hướng dẫn sinh viên phải tự tiến hành được công việc của một nhân viên kế toán trong việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, thực hành thành thạo việc lập các chứng từ kế toán theo từng phần hành kế toán Nội dung chính: 1. Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 1.
Ý nghĩa Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. Đối tượng của kế toán rất đa dạng và thường xuyên biến động do hoạt động kinh doanh mang lại, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ kế toán. Số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên số lượng chứng từ cũng lớn tương ứng. Lập chứng từ kế toán phải thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo qui định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này.
Vì vậy lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên quan trọng của công tác tổ chức kế toán. Sau khi chứng từ được lập, phải được kiểm tra, luân chuyển, sử dụng cung cấp thông tin cho lãnh đạo, ghi sổ và cuối cùng là lưu giữ chứng từ. Đó chính là đường dây vận động của chứng từ kế toán. 10 Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.
Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán Về mặt quản lý: Việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để ra được các quyết định hợp lý. Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ, hợp pháp mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã hóa thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán. Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh.
Vì vậy tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. Nguyên tắc - Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào qui mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp. Thông thường nó tỷ lệ thuận với qui mô sản xuất, trình độ quản lý. - Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động của tài sản, nguồn hình thành và các quá trình - Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phải lý tài sản khác nhau mà có qui trình luân chuyển chứng từ khác nhau.
- Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẫu chứng từ - Căn cứ vào trang thiết bị phục vụ công tác kế toán - Căn cứ vào số lượng và trình độ nhân viên làm công tác kế toán, thống kê. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 2. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ kế toán. Do vậy phải lựa chọn chứng từ phù hợp để ghi chép đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản.
Do tính đa dạng của sự vận động tài sản nên cần thiết nhiều loại chứng từ để đáp ứng yêu cầu này. Tập hợp các chủng loại chứng từ sử đụng trong đơn vị là hệ thống bản chứng từ kế toán. Khi lựa chọn các chứng từ trong đơn vị phải căn cứ vào các yêu cầu sau: 11 - Phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ: Tên chứng từ, tên đơn vị có nghiệp vụ phát sinh, các cá nhân liên quan đến nghiệp vụ, ngày tháng năm, số chứng từ, nội dung kinh tế của chứng từ, đơn vị tính, chữ ký của những người có liên quan đến nghiệp vụ và các yếu tố cần thiết bổ xung của chứng từ. - Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này.
Thực tế các chứng từ nếu chưa phản ánh hết các thông tin cần cho yêu cầu quản lý sẽ khó khăn cho việc ghi sổ kế toán (Đánh số, mã chứng từ). - Phải dựa trên biểu mẫu qui định do Nhà nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ chưa có trong qui định của nhà nước thì phải có văn bản Nhà nước cho phép sử dụng - Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tùy theo yêu cầu của đơn vị. Tóm lại, trong giai đoạn này phải xác định được danh mục các chứng từ kế toán sử dụng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
DANH MỤC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP STT Tên Số Loại chứng từ Số Nơi Luân chuyển Ghi sổ Bảo hiệu liên lập quản BB HĐ DN 1 2 3 1 2 3 2. Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán. Tổ chức quá trình lập chứng từ là sử dụng các chứng từ hoàn thiện, nhất là việc lựa chọn các phương thức hợp lý ghi chứng từ, đồng thời là việc tuân thủ theo chế độ Nhà nước về sử dung chứng từ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ chỉ được lập một lần cho nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ gốc theo đúng biểu mẫu đã qui định, quá trình lập chứng từ phải đảm bảo hai điều kiện: - Phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào chứng từ; - Bảo đảm tính chính xác với chi phí thời gian ít nhất cho việc lập chứng từ. Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ: - Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc xác định số lượng người có trách nhiệm đến việc lập chứng từ một các kịp thời đúng đắn, cần giảm bớt tối đa số 12 lượng người tham gia lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứng từ.
Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. - Xác định thời gian lập chứng từ của từng nghiệp vụ kinh tế.
Tùy theo yêu cầu quản lý, qui định mà chứng từ kế toán có thể là 1(liên) hoặc nhiều liên. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Khi chứng từ lập xong phải có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tinh chính xác của thông tin kế toán và có thể phát hiện các sai sót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ. Nội dung của quá trình kiểm tra chứng từ cần xem xét các khía cạnh sau: - Kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và tuân thủ các yêu cầu do Nhà nước ban hành, đặc biệt các yếu tố: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, chữ ký của những người có liên quan, con dấu, chữ số…Nếu là chứng từ tổng hợp, phải kiểm tra các chứng từ gốc đính kèm. - Kiểm tra nội dung kinh tế của các nghiệp vụ có đúng với sự thật hoặc hợp pháp hay không.
Cần đối chiếu kiểm tra nội dung của nghiệp vụ với chế độ thể lệ tài chính hiện hành. Nếu không phù hợp thì nghiệp vụ kinh tế đó sẽ không được thực hiện. Đây là nội dung quan trong nhất trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán, bởi vì au khi đã được kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ thì đó là căn cứ để ghi số kế toán và cung cấp thông tin cho lãnh đạo. - Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, đối chiếu với chế độ thể lệ hiện hành để phát hiện sai sót.
Việc kiểm tra định khoản sẽ là căn cứ quan trọng cho việc phân loại tổng hợp các thông tin kế toán ở các giai đoạn sau.