chương 1. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày được khái niệm người thư ký, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người thư ký; trình bày được đặc điểm lao động cũng như những yêu cầu đối với người thư ký; phân tích được những tiền đề cần thiết để người thư ký thực hiện nhiệm vụ có kết quả - Người học có kỹ năng phân loại thư ký và thực hiện thành thạo một số nhiệm vụ của người thư ký - Yêu nghề và có trách nhiệm với công việc, có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp NỘI DUNG 1. Khái niệm thư ký Có nhiều quan niệm khác nhau, nhưng tựu trung lại thì thư ký là những người trực tiếp giải quyết những công việc hành chính, giúp việc cho lãnh đạo để họ tập trung vào công tác điều hành tổ chức một cách hiệu quả. Theo tổ chức thư ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thì thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn.
(1) Thư ký văn phòng: là người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến chuyên môn của văn phòng như quản lý hồ sơ tài liệu; đảm nhận các yêu cầu về thông tin, giao tiếp à tổ chức sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan/tổ chức hoặc người lãnh đạo của một cơ quan/tổ chức (TS. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của người thư kí văn phòng 2. Vị trí của người thư kí văn phòng Xuất phát từ những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà thư ký thường xuyên phải đảm nhận, cũng như đóng góp của họ đối với hoạt động chung của cơ quan. Chính vì vậy, quan niệm và nhận thức của xã hội nói chung, của những người lãnh đạo nói riêng đối với vị trí của người thư ký văn phòng đã có nhiều thay đổi với những điểm chính sau đây: - Thứ nhất: Thư ký là những người góp phần bảo đảm và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và người lãnh đạo.
Trong hoạt động quản lý nói chung không thể thiếu thông tin, nếu không có thông tin người lãnh đạo, quản lý không thể có cơ sở, căn cứ để ban hành các quyết định quản lý của mình đã được triển khai và thực hiện như thế nào trong thực tế. Thư ký là những người giúp cơ quan lãnh đạo thu thập các thông tin từ nhiều nguồn (thông qua sự tiếp nhận và xử lý thông tin từ văn bản, điện thoại, fax, telex. Việc thu thập và xử lý thông tin có được đầy đủ, kịp thời và chính xác hay không là phụ thuộc vào hoạt động của các thư ký. Do vậy, nhìn ở góc độ này thì hoạt động thư ký có ảnh hưởng rất đáng kể tới các quyết định quản lý của cơ quan.
- Thứ hai: Thư ký văn phòng là những người góp phần bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, đơn vị và hoạt động của người lãnh đạo được đều đặn và thông suốt. Để hoạt động của các tổ chức, cơ quan thông suốt người lãnh đạo phải tiến hành hàng loạt các hoạt động cụ thể: Hội họp, đàm phán, kiểm tra, ra quyết định, giao tiếp. Những hoạt động này rất đa dạng, được tiến hành thường xuyên, liên tục. Tham gia vào các hoạt động này không chỉ nhà quản lý mà còn có các cán bộ chuyên môn thuộc nhiều đơn vị, nhiều bộ phận khác nhau.
Để các hoạt động này được tiến hành thông suốt và đều đặn cần phải có sự sắp xếp và tổ chức điều hành một cách khoa học và hợp lý. Đó chính là một trong những chức năng của văn phòng do một hoặc nhiều thư ký văn phòng đảm nhiệm. - Thứ ba: Thư ký văn phòng (thư ký lãnh đạo) trong một chừng mực nào đó, còn là người tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Ví dụ, chánh văn phòng thông báo cho thủ trưởng biết tình hình các đơn vị triển khai thực hiện một quyết định nào đó của thủ trưởng cơ quan, phản ánh những vướng mắc mà các đơn vị đang gặp phải và đề xuất ý kiến tháo gỡ.
Trên cơ sở đó, thủ trưởng sẽ nghiên cứu và ra các quyết định tiếp theo cho phù hợp. Hoặc chánh văn phòng có thể tham mưu cho thủ trưởng trong việc bố trí sắp xếp nơi làm việc của các bộ phận trong cơ quan sao cho hợp lý và hiệu quả. - Thứ tư: Thư ký văn phòng là mắt xích, nối liền và duy trì các mối quan hệ của cơ quan cũng như của người lãnh đạo. Hoạt động của cơ quan, tổ chức luôn gắn liền với các mối quan hệ đa chiều: quan hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp; với chính quyền địa phương; với các cơ quan tổ chức bên ngoài, và các cá nhân có liên quan.
các mối quan hệ này được tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau như: qua văn bản, điện thoại, gặp gỡ trực tiếp và trao đổi, v.v… nhưng dù là dưới hình thức nào thì hầu như các mối quan hệ này đều qua khâu trung gian là các thư ký văn phòng. Họ là những người trực tiếp nhận và chuyển giao văn bản từ nơi khác gửi đến cho thủ trưởng và các bộ phận trong cơ quan. Thông qua công việc, các thư ký văn phòng đã góp phần quan trọng vào việc duy trì các mối quan hệ đa chiều của cơ quan. Thái độ và phong cách làm việc của thư ký có thể góp phần tăng cường, mở rộng các mối quan hệ đó, nhưng đồng thời cũng có thể gây ảnh hưởng theo chiều ngược lại.
- Thứ năm: Trong một chừng mực nào đó, thư ký còn là người thân cận nhất được thủ trưởng cơ quan tin cậy. Chức năng của người thư ký Các chức năng của người thư ký được chia làm ba nhóm: - Chức năng thuộc những công việc liên quan đến văn bản như đăng ký các văn bản, lưu trữ, kiểm tra, soạn thảo văn bản; kiểm tra việc thực hiện chỉ thị, quyết định của thủ trưởng. Nói gọn lại là quản lý văn bản trong cơ quan. - Chức năng tổ chức công việc như tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác, đàm thoại, đảm bảo những điều kiện vật chất cần thiết cho chuyến đi, thu thập thông tin, tổ chức phòng làm việc.
- Chức năng giúp việc tổng hợp nhằm giải phóng thủ trưởng khỏi những công việc, sự vụ lặt vặt. Chức năng giúp việc tổng hợp, ví dụ như thông tin, kiểm tra việc truyền tin để tập trung vào những công việc có tính chất chiến lược, quan trọng. Tùy theo thực tế ở mỗi cơ quan mà người thư ký tham gia ở mức độ khác nhau của công việc. Nhiệm vụ của thư ký Tùy vào đặc điểm của từng cơ quan, doanh nghiệp và theo phân cấp quản lý thì nhiệm vụ của người thư ký có thể khác nhau.
Tuy nhiên, trên thực tế có thể nhận thấy các nhiệm vụ chính của người thư ký tổ chức như sau: 2. Nhiệm vụ hành chính văn phòng: - Trực văn phòng lãnh đạo, trực tổng đài điện thoại, hướng dẫn và giải quyết thủ tục hành chính cho đồng nghiệp; hướng dẫn cho khách hàng tới giao dịch, làm việc với lãnh đạo. - Tiếp nhận báo chí, công văn, giấy tờ gửi tới cho lãnh đạo và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân theo thẩm quyền. - Tiếp nhận các mệnh lệnh, yêu cầu của lãnh đạo và triển khai, thông báo tới các cá nhân, đơn vị để thi hành.
- Soạn thảo, đánh máy các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo. Tiếp nhận các dự thảo văn bản từ các đơn vị, cá nhân và trình lãnh đạo phê duyệt. - Thực hiện việc xử lý văn bản đi, văn bản đến, lưu hồ sơ của lãnh đạo. - Xây dựng (tham gia xây dựng) kế hoạch làm việc của lãnh đạo như lịch công tác tuần, tháng, các kế hoạch chuyên môn khác… Thông báo tới các đơn vị, phòng ban lịch làm việc sau khi lãnh đạo ký duyệt.
- Phối hợp với các đơn vị, bộ phận khác trong việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, các sự kiện lớn của cơ quan/doanh nghiệp và có sự tham gia của lãnh đạo. - Giải quyết các thủ tục hành chính khác theo yêu cầu của lãnh đạo. Nhiệm vụ tổ chức và trợ giúp lãnh đạo điều hành: - Liên hệ, sắp xếp kế hoạch làm việc của lãnh đạo với đồng nghiệp và với khách. Thông báo, phối hợp với đồng nghiệp chuẩn bị nội dung khi làm việc với lãnh đạo.
- Phối hợp với các đơn vị/phòng ban chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ, tài liệu các buổi làm việc theo yêu cầu của lãnh đạo. - Sắp xếp, chuẩn bị, đảm bảo các thủ tục cần thiết cho lãnh đạo đi công tác trong và ngoài nước. - Tổng hợp, báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; báo cáo kịp thời cho lãnh đạo các vấn đề phát sinh trong cơ quan/doanh nghiệp. - Liên hệ, giải quyết các công việc có liên quan tới các cơ quan nhà nước theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Thực hiện công tác khác khi được yêu cầu (phiên dịch, ghi biên bản, lễ tân…). Ngoài các công việc chung, phổ biến trên thì người thư ký còn có trách nhiệm tham gia, hỗ trợ, phối hợp với các phòng ban, cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ chung; tham gia vào các hoạt động cụ thể khác theo sự phân công của lãnh đạo. Phân loại thư ký văn phòng Hiện nay các sách và công trình nghiên cứu đã đưa ra nhiều cách phân loại thư ký văn phòng. Căn cứ vào công việc chuyên môn.
Nêu căn cứ vào công việc chuvên môn, thư ký văn phòng có thể phân thành: - Thư ký phụ trách văn thư. - Thư ký phụ trách việc tổng hợp thông tin và biên tập văn bản. - Thư ký phụ trách về lưu trữ hồ sơ. - Thư ký kế toán.
- Thư ký phụ trách thông tin liên lạc (điện thoại, telex. - Thư ký phụ trách vật tư, thiết bị văn phòng. Căn cứ góc độ quản lý (1) Dưới góc độ quán lý, căn cứ vào chức trách được giao, người ta phân thư ký văn phòng thành hai loại: - Thư ký điều hành: Gồm Chánh, Phó văn phòng ở những cơ quan lớn hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính ở những cơ quan vừa và nhỏ.