Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Tại Trường Đại Học Tài Chính - Marketing

Chuyên khảo phân tích Chương 1 tổng quan về qthcvp, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo., phục vụ nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn

• Người hướng dẫn: Hoàng Văn Trung
• Trường học: University of Finance and Marketing
• Chuyên ngành: Quản Trị Hành Chính Văn Phòng
• Đề tài: Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Tại Trường Đại Học Tài Chính - Marketing
• Loại tài liệu: bài giảng
• Năm xuất bản: 2020

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
• 1.1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng
• 1.1.1. Quản trị hành chính văn phòng
• 1.1.2. Nhà quản trị hành chính văn phòng
• 2. CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH - TỔ CHỨC – NHÂN SỰ – KINH TẾ
• 3. CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
• 4. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC
• 5. CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ, VĂN PHÒNG
• 6. CHƯƠNG 6: QUẢN TRỊ CÁC CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG
• 7. CHƯƠNG 7: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ THƯ TÍN

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Khóa học Quản trị hành chính văn phòng tại Trường Đại Học Tài Chính - Marketing cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên trong lĩnh vực quản lý văn phòng. Chương trình học được thiết kế để giúp sinh viên hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng. Ngoài ra, khóa học còn trang bị cho sinh viên khả năng soạn thảo văn bản hành chính và quản lý tài liệu hiệu quả.

1.1. Mục Tiêu Của Khóa Học Quản Trị Hành Chính

Khóa học nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức về quản lý hành chính, giúp họ hiểu rõ về quy trình làm việc trong văn phòng và các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả.

1.2. Đối Tượng Tham Gia Khóa Học

Khóa học dành cho sinh viên các ngành liên quan đến quản trị, kinh doanh và những ai có nhu cầu nâng cao kỹ năng quản lý văn phòng.

II. Những Thách Thức Trong Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Quản trị hành chính văn phòng đối mặt với nhiều thách thức như quản lý thời gian, xử lý thông tin và duy trì sự hiệu quả trong công việc. Những thách thức này đòi hỏi người quản lý phải có khả năng lãnh đạo và tổ chức tốt. Việc thiếu kỹ năng quản lý có thể dẫn đến sự chậm trễ trong công việc và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức.

2.1. Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Quản lý thời gian là một trong những thách thức lớn nhất trong hành chính văn phòng. Cần có các phương pháp và công cụ để tối ưu hóa thời gian làm việc.

2.2. Xử Lý Thông Tin Đúng Cách

Việc xử lý thông tin một cách chính xác và kịp thời là rất quan trọng. Cần có hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin hiệu quả để tránh sai sót.

III. Phương Pháp Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Hiệu Quả

Để quản trị hành chính văn phòng hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp như lập kế hoạch, tổ chức công việc và kiểm tra định kỳ. Những phương pháp này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

3.1. Lập Kế Hoạch Công Việc

Lập kế hoạch công việc giúp xác định rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện và thời gian hoàn thành, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.

3.2. Tổ Chức Công Việc Hợp Lý

Tổ chức công việc một cách hợp lý giúp phân chia nhiệm vụ rõ ràng, đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Quản trị hành chính văn phòng không chỉ là lý thuyết mà còn có ứng dụng thực tiễn trong các tổ chức. Việc áp dụng các kiến thức và kỹ năng từ khóa học vào thực tế giúp sinh viên có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc hàng ngày.

4.1. Kinh Nghiệm Thực Tế Từ Các Doanh Nghiệp

Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các phương pháp quản trị hành chính văn phòng để nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu chi phí.

4.2. Kết Quả Nghiên Cứu Về Quản Trị Văn Phòng

Các nghiên cứu cho thấy rằng việc áp dụng các kỹ năng quản trị hành chính văn phòng có thể cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của nhân viên.

V. Kết Luận Về Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Khóa học Quản trị hành chính văn phòng tại Trường Đại Học Tài Chính - Marketing không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn trang bị cho sinh viên những kỹ năng thực tiễn cần thiết. Điều này giúp sinh viên tự tin hơn khi bước vào thị trường lao động và đáp ứng được yêu cầu của các nhà tuyển dụng.

5.1. Tương Lai Của Ngành Quản Trị Hành Chính

Ngành quản trị hành chính văn phòng đang ngày càng phát triển và có nhiều cơ hội việc làm cho sinh viên tốt nghiệp.

5.2. Lời Khuyên Cho Sinh Viên

Sinh viên nên tích cực tham gia các hoạt động thực tiễn và rèn luyện kỹ năng mềm để nâng cao khả năng cạnh tranh trong công việc.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình và tài liệu bài giảng môn Quản trị Hành chính Văn phòng được biên soạn bởi giảng viên Hoàng Văn Trung thuộc Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Tài chính - Marketing (biên soạn năm 2020). Trong chương trình đào tạo bậc đại học ngành Quản trị Kinh doanh và các ngành thuộc khối kinh tế - quản trị, học phần này giữ vai trò là môn học trang bị khối kiến thức chuyên ngành và nghiệp vụ quản trị tác nghiệp, giúp người học chuyển hóa các nguyên lý quản trị đại cương vào công tác điều hành, vận hành bộ máy văn phòng tại cơ quan nhà nước và doanh nghiệp.

Mục tiêu học tập của học phần được xác định rõ trên hai phương diện kiến thức và kỹ năng:

• Về kiến thức: Người học nắm vững khái niệm, bản chất, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và các hình thức tổ chức văn phòng; phân biệt được hành chính công và hành chính tư; nắm rõ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL), văn bản tư pháp (VBTP) và văn bản hành chính (VBHC) theo quy định hiện hành.
• Về kỹ năng: Người học được trang bị phương pháp tổ chức, quản lý bộ máy văn phòng; thực hành thành thạo kỹ thuật soạn thảo và trình bày các thể loại văn bản hành chính thông dụng như quyết định, thông báo, tờ trình, báo cáo, công văn.

Về cấu trúc và cách tiếp cận, nội dung tài liệu được xây dựng gồm 7 chương logic theo tiến trình từ nhận thức lý luận, thiết lập cơ cấu tổ chức, quản trị tài nguyên đến thực hành nghiệp vụ cụ thể. Điểm đặc thù của giáo trình là sự kết hợp chặt chẽ giữa khoa học quản trị hiện đại và hệ thống thể chế pháp lý Việt Nam, quy định rõ ràng trách nhiệm của từng cấp bậc quản trị văn phòng trong môi trường tổ chức.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung bài giảng được cấu trúc thành 7 chương trọng tâm:

1. Chương 1: Tổng quan về Quản trị Hành chính Văn phòng
   Cung cấp các khái niệm nền tảng về quản trị, hành chính và văn phòng. Phân tích 4 yếu tố cấu thành văn phòng (con người, trang thiết bị, hệ thống nguyên tắc thủ tục, hệ thống nghiệp vụ), 3 chức năng chính (tham mưu tổng hợp, giúp việc điều hành, hậu cần), 10 nhiệm vụ chủ yếu và vai trò xử lý thông tin của văn phòng. Xác định khái niệm, tiêu chuẩn, kỹ năng và các cấp bậc của nhà quản trị hành chính văn phòng.
2. Chương 2: Hoạch định - Tổ chức - Nhân sự - Kiểm tra
   Đi sâu vào 5 chức năng quản trị hành chính văn phòng: hoạch định (kế hoạch công tác, cuộc họp, công tác, cơ sở vật chất, kinh phí), tổ chức bộ máy, lãnh đạo điều hành, kiểm tra (kiểm tra hành chính, kiểm tra công việc, kiểm tra nhân sự) và công tác tổ chức nhân sự văn phòng.
3. Chương 3: Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu
   Trình bày quy trình nghiệp vụ văn thư, nguyên tắc thu thập, phân loại, bảo quản hồ sơ, tài liệu và xác định thời hạn bảo quản theo các văn bản quy định của Bộ Nội vụ.
4. Chương 4: Quản trị không gian làm việc
   Nghiên cứu nguyên tắc thiết kế, bố trí mặt bằng văn phòng, tiêu chuẩn ánh sáng, môi trường và tổ chức không gian làm việc khoa học.
5. Chương 5: Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng
   Quy trình lập kế hoạch mua sắm, khai thác, bảo dưỡng và quản lý hệ thống máy móc, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hoạt động cơ quan, doanh nghiệp.
6. Chương 6: Quản trị các chức năng văn phòng
   Phương pháp điều phối và tổ chức các hoạt động chuyên trách: lễ tân, khánh tiết, tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác của lãnh đạo và bảo đảm trật tự an toàn cơ quan.
7. Chương 7: Soạn thảo văn bản và thư tín
   Quy chuẩn thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình soạn thảo các loại văn bản hành chính theo quy chuẩn pháp luật.

Progression logic (tiến trình phát triển nội dung) phát triển từ việc thiết lập nền tảng lý luận và tổ chức thể chế (Chương 1 - 2), chuyển tiếp sang quản trị tài nguyên vật chất và thông tin (Chương 3 - 5), sau đó hoàn thiện ở các kỹ năng nghiệp vụ tác nghiệp và giao tiếp hành chính (Chương 6 - 7).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Lý thuyết quản trị và hành chính: Phân định rõ hai phạm trù:
  • Hành chính công: Hoạt động gắn liền với quyền lực nhà nước, sử dụng quyền lực nhà nước trong quản lý xã hội.
  • Hành chính tư (Hành chính doanh nghiệp): Các hoạt động điều hành, hỗ trợ nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý trong một tổ chức/doanh nghiệp.
• Đặc điểm của hoạt động hành chính: Mang tính quyền lực - phục tùng; dựa trên hệ thống quy tắc, thủ tục, trình tự; có tính ổn định, liên tục; được bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp cụ thể, bao gồm cả chế tài bắt buộc.
• Góc độ tiếp cận văn phòng:
  • Tiếp cận quyền lực: Nơi làm việc của một cấp quản lý.
  • Tiếp cận chức năng: Nơi thực hiện một loại hình nghiệp vụ chuyên môn.
  • Tiếp cận hoạt động: Trụ sở làm việc của một đơn vị/doanh nghiệp.
• Mô hình hệ thống thông tin văn phòng: Xác định văn phòng là trung tâm xử lý thông tin gồm 5 thành phần: Đầu vào (Input) $\rightarrow$ Quá trình biến đổi (Process) $\rightarrow$ Đầu ra (Output) $\rightarrow$ Thông tin phản hồi (Feedback).
• Nguyên tắc quản trị hành chính văn phòng: Bao gồm 5 nguyên tắc căn bản: Phối hợp các bộ phận chức năng; Tiêu chuẩn hóa các hoạt động; Phản hồi và kiểm soát công việc; Tầm hạn kiểm soát; Ủy thác công việc.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng kỹ thuật và nghiệp vụ:
  • Nắm vững và thực thi thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư liên tịch 01/2011/TTLT-BNV-VPCP.
  • Quy trình quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định 58/2017/NĐ-CP và Nghị định 31/2019/NĐ-CP.
  • Kỹ thuật lập danh mục, phân loại hồ sơ và áp dụng thời hạn bảo quản tài liệu theo Thông tư 09/2020/TT-BNV.
• Kỹ năng phân tích và hoạch định:
  • Khả năng phân tích nguyên nhân, tổng hợp báo cáo từ các đơn vị chuyên môn để tham mưu phương án hành động thống nhất cho lãnh đạo.
  • Lập chương trình công tác theo định kỳ quý, tháng, tuần, ngày; dự toán kinh phí hoạt động thường niên.
• Kỹ năng điều hành và tổ chức:
  • Thiết lập cơ cấu tổ chức văn phòng gồm 8 bộ phận chức năng: Hành chính văn thư, Tổng hợp, Quản trị - thiết bị, Bảo vệ, Lưu trữ, Tài vụ, Tổ chức nhân sự, Lễ tân.
  • Thực hiện công tác kiểm tra theo 3 nội dung: kiểm tra hành chính, kiểm tra nghiệp vụ/công việc và kiểm tra việc thực hiện quy chế nhân sự.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Tiếp cận sư phạm và xử lý tình huống

Giáo trình áp dụng phương pháp giảng dạy kết hợp giữa thuyết giảng lý thuyết thể chế và phân tích quy trình nghiệp vụ thông qua các tình huống thực tế. Tài liệu sử dụng hai ví dụ so sánh điển hình để giải thích bản chất quy trình hành chính:

1. Quy trình hành chính công (Chứng thực bằng cấp): Phân tích quy trình công dân nộp bản chính và bản sao tại bộ phận "một cửa" của UBND cấp xã/phường, cán bộ thụ lý thực hiện nghiệp vụ đối chiếu, thu phí/lệ phí theo luật định, lưu trữ bản sao và trả kết quả. Đây là thủ tục mang tính bắt buộc, áp dụng thống nhất trên toàn quốc.
2. Quy trình hành chính tư (Nghỉ phép trong doanh nghiệp): Phân tích trình tự xử lý đơn từ nội bộ: Nhân viên viết "Đơn xin nghỉ phép" $\rightarrow$ Trình cấp trên trực tiếp cho ý kiến $\rightarrow$ Chuyển bộ phận Nhân sự thẩm định $\rightarrow$ Trình Lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt. Quy trình này minh họa tính thứ bậc và thủ tục chặt chẽ trong quản trị nội bộ.

Thực hành và phương pháp đánh giá

Phương thức đánh giá kết quả học tập được quy định cụ thể theo tỷ lệ phân bổ:

• Đánh giá quá trình (30% tổng điểm):
  • 10% Điểm danh: Đánh giá mức độ chuyên cần và ý thức kỷ luật.
  • 10% Kiểm tra cá nhân: Đánh giá khả năng hiểu và ghi nhớ các khái niệm, nguyên tắc quản trị.
  • 10% Thuyết trình: Làm việc nhóm, phân tích các chuyên đề về mô hình tổ chức văn phòng hoặc quy trình nghiệp vụ.
• Đánh giá kết thúc học phần (70% tổng điểm):
  • Hình thức thi: Tự luận. Đánh giá toàn diện kiến thức lý thuyết, khả năng phân tích hệ thống văn bản pháp luật và kỹ năng giải quyết tình huống quản trị văn phòng.

Hướng dẫn tự học

Người học cần tự giác nghiên cứu văn bản quy phạm pháp luật được ban hành trên các cổng thông tin chính thức của Quốc hội và Chính phủ, thực hành lập các bảng biểu phân loại hồ sơ và rèn luyện kỹ năng định dạng văn bản trên máy tính theo đúng thông số kỹ thuật quy định.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung bài giảng được cập nhật theo hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam:

• Hệ thống văn bản về công tác văn thư và thể thức văn bản: Tích hợp quy chuẩn của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (thay thế cho các văn bản cũ như Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2017/NĐ-CP) và đối chiếu với Thông tư liên tịch số 01/2011/TTLT-BNV-VPCP.
• Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu: Cập nhật Thông tư số 09/2020/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
• Quy định về quản lý con dấu và nghi lễ: Cập nhật Nghị định số 58/2017/NĐ-CP, Nghị định 31/2019/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung) về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định 82/2017/NĐ-CP về nghi lễ Nhà nước.
• Cơ sở pháp lý ban hành văn bản: Căn cứ trên Hiến pháp năm 2013/2014 và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (sửa đổi, bổ sung năm 2020).

Về mặt ứng dụng thực tiễn, tài liệu mở rộng phân tích vai trò quản trị hành chính trong cả hai mô hình: văn phòng truyền thống và văn phòng ảo. Phân định rõ cơ cấu các cấp bậc quản trị hành chính trong doanh nghiệp (Cấp cao: Giám đốc/Phó Giám đốc hành chính, Trợ lý; Cấp giữa: Chánh/Phó văn phòng, Trưởng/Phó phòng hành chính; Cấp thấp: Tổ trưởng, Trợ lý, Thư ký, Lễ tân) và chỉ ra các yếu tố quyết định cơ cấu này dựa trên quy mô, ngành nghề hoạt động và mức độ phức tạp của tổ chức.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên chuyên ngành: Tài liệu phục vụ trực tiếp cho sinh viên đại học thuộc Khoa Quản trị Kinh doanh và các chuyên ngành liên quan tại Trường Đại học Tài chính - Marketing cũng như các trường đại học khối ngành kinh tế - quản lý.
• Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần nền tảng: Pháp luật đại cương, Quản trị học đại cương và Lý luận nhà nước và pháp luật để có khả năng tiếp thu các khái niệm về thể chế, quyền lực quản lý và thẩm quyền ban hành văn bản.
• Giảng viên: Sử dụng bài giảng làm khung đề cương chi tiết để thiết kế bài học, tổ chức thảo luận nhóm, giao đề tài thuyết trình và xây dựng ngân hàng đề thi tự luận chuẩn hóa.
• Cán bộ, nhân viên thực hành: Chuyên viên hành chính, nhân viên văn thư - lưu trữ, thư ký văn phòng, trợ lý quản trị tại các doanh nghiệp có thể sử dụng làm tài liệu tra cứu các tiêu chuẩn nghiệp vụ và căn cứ pháp lý trong quản lý công văn, giấy tờ.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn phục vụ sinh viên bậc đại học ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, các chuyên viên hành chính, thư ký và người phụ trách công tác quản trị nội bộ tại các tổ chức, doanh nghiệp.

2. Cần kiến thức nền nào để học môn này?

Người học cần có kiến thức cơ bản về khoa học quản trị (các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) và hiểu biết tổng quan về hệ thống pháp luật Việt Nam.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với tài liệu hành chính công thuần túy?

Giáo trình phân định ranh giới giữa hành chính công và hành chính tư, đặt trọng tâm vào hoạt động hành chính doanh nghiệp, đồng thời cập nhật chi tiết các văn bản pháp lý mới như Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 09/2020/TT-BNV vào quy trình quản trị thực tế.

4. Làm sao để tự học và nắm vững môn học hiệu quả?

Người học nên kết hợp nghiên cứu slide bài giảng với việc tra cứu trực tiếp toàn văn các Luật, Nghị định, Thông tư trên cổng thông tin điện tử của Chính phủ và Quốc hội, đồng thời chủ động thực hành soạn thảo các mẫu văn bản hành chính theo đúng quy cách.

5. Những tài liệu pháp lý bắt buộc nào cần sử dụng kèm theo bài giảng?

Các tài liệu quy chuẩn gồm: Hiến pháp 2014; Luật Ban hành VBQPPL; Nghị định 30/2020/NĐ-CP; Nghị định 58/2017/NĐ-CP và Nghị định 31/2019/NĐ-CP; Nghị định 82/2017/NĐ-CP; Thông tư 09/2020/TT-BNV và Thông tư liên tịch 01/2011/TTLT-BNV-VPCP.

---

Kết luận

Bài giảng môn Quản trị Hành chính Văn phòng của Trường Đại học Tài chính - Marketing cung cấp hệ thống lý luận hoàn chỉnh về bộ máy văn phòng, kết hợp các chức năng quản trị kinh điển với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam hiện hành.

Lộ trình tiếp cận nội dung được xây dựng chặt chẽ từ nhận thức thể chế hành chính, phân tích chức năng - nhiệm vụ - cơ cấu tổ chức văn phòng, đến việc thực thi nghiệp vụ quản lý hồ sơ tài liệu, cơ sở vật chất và kỹ thuật soạn thảo văn bản.

Để đạt kết quả học tập tối ưu, người học cần khai thác đồng bộ bài giảng với hệ thống cơ sở dữ liệu pháp luật quốc gia và các quy chế quản trị nội bộ của tổ chức.

Trích đoạn nội dung tài liệu

TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING LOGO University of Finance and Marketing BÀI GIẢNG MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Giảng viên: Hoàng Văn Trung Email: quangtrung.com Năm biên soạn: 2020 LOGO ĐÁNH GIÁ MÔN HỌC: 30% Điểm quá trình: - 10% Kiểm tra cá nhân - 10% Điểm danh - 10% THUYẾT TRÌNH 70% Thi cuối học kỳ: Hình thức thi - Tự luận LIÊN LẠC: Email: quangtrung.com - ĐT: [phone] - Gặp trực tiếp tại Khoa Quản trị kinh doanh 16/03/2021 Hoàng Văn Trung MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC LOGO 1. Về kiến thức  Hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, hình thức tổ chức Văn Phòng.  Hiểu hệ thống VB QPPL, VBTP, VBHC 2. Về kỹ năng  Biết cách tổ chức, quản lý Văn Phòng.

 Soạn thảo, trình bày VB hành chính thông dụng: Quyết định, thông báo, tờ trình, báo cáo, công văn… 16/03/2021 Hoàng Văn Trung TÀI LIỆU MÔN HỌC LOGO Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng – Khoa QTKD – Trƣờng ĐH Tài Chính – Marketing Hiến pháp 2014 Luật Ban hành VB QPPL 3/6/2018 (01/8/2020) Luật Ban hành VB QPPL của HĐND UBND 3/12/2020 (1/4/2020) 16/03/2021 Hoàng Văn Trung TÀI LIỆU MÔN HỌC LOGO NĐ 58/2017 Quản lý con dấu NĐ 82/2017 Nghi lễ Nhà nƣớc NĐ 110/2015 Công tác văn thƣ NĐ 24/2019 Luật Ban hành VBQPPL NĐ 31/2019 Sửa đổi NĐ 58/2020 NĐ 9/2017 Sửa đổi NĐ 110/2020 TT 9/2020_Bộ Nội vụ: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của CQ, TC 16/03/2021 Hoàng Văn Trung TÀI LIỆU MÔN HỌC LOGO Thông tƣ liên tịch 01_19/01/2011_BNV- VPCP: Hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.  NĐ 30 số /8/2020_BNV: Hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 16/03/2021 Hoàng Văn Trung ĐỊA CHỈ TẢI VĂN BẢN LUẬT LOGO www.vn/ Hệ thống văn bản/Thông tƣ/Năm ban hành/ 2020 / Thông tƣ số 01 của Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC. WEBSITE THAM KHẢO http://www.vn (Quốc hội) http://www.vn (Chính phủ) Nội Dung Môn Học LOGO Chƣơng 1: Tổng quan về QTHCVP Chƣơng 2: Hoạch định- Tổ chức – Nhân sự – KT Chƣơng 3: Quản lý và lƣu trữ hồ sơ, tài liệu Chƣơng 4: Quản trị không gian làm việc Chƣơng 5: Quản lý tài sản, thiết bị, văn phòng Chƣơng 6: Quản trị các chức năng văn phòng Chƣơng 7: Soạn thảo văn bản và thƣ tín 16/03/2021 Hoàng Văn Trung CHƢƠNG 1.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊLOGO HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NỘI DUNG 1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng 1. Quản trị hành chính văn phòng 1. Nhà quản trị hành chính văn phòng 16/03/2021 Hoàng Văn Trung CHƢƠNG 1.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊLOGO HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. Khái niệm, chức năng & nhiệm vụ văn phòng 1. Những khái niệm 1.1 Quản trị Có nhiều định nghĩa về quản trị - Quản trị là những phƣơng thức đạt mục tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ chức. - Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn - Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung.

Những khái niệm LOGO 1. Hành chính Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi các quy tắc nhất định do nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt hoặc mệnh lệnh (quyền lực – phục tùng) nhằm đạt tới một mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã được xác định. Những khái niệm LOGO 1. Hành chính Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của Nhà nước.

Nó có 2 nghĩa chính: - Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước. Do đó: Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính CÔNG. Những khái niệm LOGO 1.

Hành chính Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính: - Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa phục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu : “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính TƢ.

Hành chính doanh nghiệp là một loại của hành chính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đó. Những khái niệm LOGO Những lƣu ý quan trọng: - Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị và hành chính. - Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chính tư. - Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh nghiệp là gì? 16/03/2021 Hoàng Văn Trung 1.

Những khái niệm LOGO Đặc điểm của hành chính 1. Mô tả quy trình công dân cần chứng thực bằng cấp tiếng Việt của mình? 2. Quy trình nghỉ phép của công ty bạn? 16/03/2021 Hoàng Văn Trung Đặc điểm của hành chính LOGO Theo quy định, công dân sẽ photocopy từ bản chính ra thành nhiều bản theo nhu cầu và nộp cả bản chính và các bản photocopy tại bộ phận “một cửa”. Bộ phần này sẽ tiến hành các công việc nghiệp vụ theo quy định.

Sau đó, công dân sẽ phải nộp một khoản phí theo quy định của pháp luật và nhận lại bản chính, các bản photocpy đã chứng thực sau khi UBND giữ lại một bản photocopy để lưu. Thủ tục hành chính này áp dụng trên toàn quốc, áp dụng cho tất cả các công dân khi tới UBND cấp xã (phường) thực hiện chứng thực bằng cấp tiếng Việt, không phân biệt. 16/03/2021 Hoàng Văn Trung LOGO Tại một DN, khi một nhân viên nghỉ phép theo quy định của Luật Lđ, không có nghĩa là nhân viên đó tự động nghỉ hay chỉ cần nói một câu với cấp trên là: “mai tôi nghỉ phép” là được nghỉ phép. Mà người đó phải viết “Đơn xin nghỉ phép”, đơn đó được gửi tới cấp trên trực tiếp.

Sau khi có ý kiến của cấp trên trực tiếp thì đơn được chuyển tới phòng Nhân sự. Bộ phận này cho ý kiến và trình lãnh đạo cq/DN (hoặc người được lãnh đạo ủy quyền) cho ý kiến cuối cùng. Như vậy, quy trình bắt buộc ở đây là: "đơn → trình cấp trên trực tiếp (cho ý kiến) → gửi phòng Nhân sự (cho ý kiến) → trình lãnh đạo (phê duyệt) → được (không được) nghỉ” được áp dụng cho tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp khi muốn nghỉ phép. Đó chính là một thủ tục hành chính 16/03/2021 Hoàng Văn Trung Đặc điểm của hành chính LOGO Hành chính luôn gắn với hoạt động qlý và điều hành.

Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể quản lý và sự chấp hành, phục tùng của đối tượng bị quản lý. Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; có tính chất liên tục và tương đối ổn định. Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực hiện cụ thể. Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau, kể cả biện pháp cưỡng chế.

Những khái niệm LOGO 1. Văn phòng Có nhiều cách tiếp cận: - Tiếp cận quyền lực: Văn phòng là nơi làm việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng chính phủ …) - Tiếp cận chức năng: Văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng công chứng …) - Tiếp cận hoạt động: Văn phòng là trụ sở làm việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan …) 16/03/2021 Hoàng Văn Trung 1. Những khái niệm LOGO 1. Văn phòng Tóm lại: Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.

Những khái niệm LOGO 1. Văn phòng Đối với doanh nghiệp: - Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của văn phòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo). - Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con người, quản lý con người. - Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó là nơi giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.

Những khái niệm LOGO 1. Văn phòng Bốn yếu tố cấu thành văn phòng: - Con ngƣời: các nhà quản trị, nhân viên … - Hệ thống trang thiết bị: máy móc văn phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất … - Hệ thống nguyên tắc thủ tục: cơ cấu, phân quyền, nguyên tắc, thủ tục … - Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng. Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên. Chức năng của văn phòng LOGO 1.

Chức năng tham mƣu tổng hợp Phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng; soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành; theo dõi tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng. Chức năng của văn phòng LOGO Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan 16/03/2021 Hoàng Văn Trung 1. Chức năng của văn phòng LOGO 1.

Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… 16/03/2021 Hoàng Văn Trung 1. Chức năng của văn phòng LOGO 1. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ.

Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. 16/03/2021 Hoàng Văn Trung LOGO Tóm Lại Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây.