TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING LOGO University of Finance and Marketing BÀI GIẢNG MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Giảng viên: Hoàng Văn Trung Email: quangtrung.com Năm biên soạn: 2020 LOGO ĐÁNH GIÁ MÔN HỌC: 30% Điểm quá trình: - 10% Kiểm tra cá nhân - 10% Điểm danh - 10% THUYẾT TRÌNH 70% Thi cuối học kỳ: Hình thức thi - Tự luận LIÊN LẠC: Email: quangtrung.com - ĐT: 0982 987008 - Gặp trực tiếp tại Khoa Quản trị kinh doanh 16/03/2021 Hoàng Văn Trung MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC LOGO 1. Về kiến thức Hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, hình thức tổ chức Văn Phòng. Hiểu hệ thống VB QPPL, VBTP, VBHC 2. Về kỹ năng Biết cách tổ chức, quản lý Văn Phòng.
Soạn thảo, trình bày VB hành chính thông dụng: Quyết định, thông báo, tờ trình, báo cáo, công văn… 16/03/2021 Hoàng Văn Trung TÀI LIỆU MÔN HỌC LOGO Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng – Khoa QTKD – Trƣờng ĐH Tài Chính – Marketing Hiến pháp 2014 Luật Ban hành VB QPPL 3/6/2018 (01/8/2020) Luật Ban hành VB QPPL của HĐND UBND 3/12/2020 (1/4/2020) 16/03/2021 Hoàng Văn Trung TÀI LIỆU MÔN HỌC LOGO NĐ 58/2017 Quản lý con dấu NĐ 82/2017 Nghi lễ Nhà nƣớc NĐ 110/2015 Công tác văn thƣ NĐ 24/2019 Luật Ban hành VBQPPL NĐ 31/2019 Sửa đổi NĐ 58/2020 NĐ 9/2017 Sửa đổi NĐ 110/2020 TT 9/2020_Bộ Nội vụ: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của CQ, TC 16/03/2021 Hoàng Văn Trung TÀI LIỆU MÔN HỌC LOGO Thông tƣ liên tịch 01_19/01/2011_BNV- VPCP: Hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. NĐ 30 số /8/2020_BNV: Hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 16/03/2021 Hoàng Văn Trung ĐỊA CHỈ TẢI VĂN BẢN LUẬT LOGO www.vn/ Hệ thống văn bản/Thông tƣ/Năm ban hành/ 2020 / Thông tƣ số 01 của Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC. WEBSITE THAM KHẢO http://www.vn (Quốc hội) http://www.vn (Chính phủ) Nội Dung Môn Học LOGO Chƣơng 1: Tổng quan về QTHCVP Chƣơng 2: Hoạch định- Tổ chức – Nhân sự – KT Chƣơng 3: Quản lý và lƣu trữ hồ sơ, tài liệu Chƣơng 4: Quản trị không gian làm việc Chƣơng 5: Quản lý tài sản, thiết bị, văn phòng Chƣơng 6: Quản trị các chức năng văn phòng Chƣơng 7: Soạn thảo văn bản và thƣ tín 16/03/2021 Hoàng Văn Trung CHƢƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊLOGO HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NỘI DUNG 1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng 1. Quản trị hành chính văn phòng 1. Nhà quản trị hành chính văn phòng 16/03/2021 Hoàng Văn Trung CHƢƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊLOGO HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. Khái niệm, chức năng & nhiệm vụ văn phòng 1. Những khái niệm 1.1 Quản trị Có nhiều định nghĩa về quản trị - Quản trị là những phƣơng thức đạt mục tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ chức. - Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn - Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung.
Những khái niệm LOGO 1. Hành chính Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi các quy tắc nhất định do nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt hoặc mệnh lệnh (quyền lực – phục tùng) nhằm đạt tới một mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã được xác định. Những khái niệm LOGO 1. Hành chính Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của Nhà nước.
Nó có 2 nghĩa chính: - Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước. Do đó: Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính CÔNG. Những khái niệm LOGO 1.
Hành chính Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính: - Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa phục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu : “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính TƢ.
Hành chính doanh nghiệp là một loại của hành chính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đó. Những khái niệm LOGO Những lƣu ý quan trọng: - Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị và hành chính. - Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chính tư. - Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh nghiệp là gì? 16/03/2021 Hoàng Văn Trung 1.
Những khái niệm LOGO Đặc điểm của hành chính 1. Mô tả quy trình công dân cần chứng thực bằng cấp tiếng Việt của mình? 2. Quy trình nghỉ phép của công ty bạn? 16/03/2021 Hoàng Văn Trung Đặc điểm của hành chính LOGO Theo quy định, công dân sẽ photocopy từ bản chính ra thành nhiều bản theo nhu cầu và nộp cả bản chính và các bản photocopy tại bộ phận “một cửa”. Bộ phần này sẽ tiến hành các công việc nghiệp vụ theo quy định.
Sau đó, công dân sẽ phải nộp một khoản phí theo quy định của pháp luật và nhận lại bản chính, các bản photocpy đã chứng thực sau khi UBND giữ lại một bản photocopy để lưu. Thủ tục hành chính này áp dụng trên toàn quốc, áp dụng cho tất cả các công dân khi tới UBND cấp xã (phường) thực hiện chứng thực bằng cấp tiếng Việt, không phân biệt. 16/03/2021 Hoàng Văn Trung LOGO Tại một DN, khi một nhân viên nghỉ phép theo quy định của Luật Lđ, không có nghĩa là nhân viên đó tự động nghỉ hay chỉ cần nói một câu với cấp trên là: “mai tôi nghỉ phép” là được nghỉ phép. Mà người đó phải viết “Đơn xin nghỉ phép”, đơn đó được gửi tới cấp trên trực tiếp.
Sau khi có ý kiến của cấp trên trực tiếp thì đơn được chuyển tới phòng Nhân sự. Bộ phận này cho ý kiến và trình lãnh đạo cq/DN (hoặc người được lãnh đạo ủy quyền) cho ý kiến cuối cùng. Như vậy, quy trình bắt buộc ở đây là: "đơn → trình cấp trên trực tiếp (cho ý kiến) → gửi phòng Nhân sự (cho ý kiến) → trình lãnh đạo (phê duyệt) → được (không được) nghỉ” được áp dụng cho tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp khi muốn nghỉ phép. Đó chính là một thủ tục hành chính 16/03/2021 Hoàng Văn Trung Đặc điểm của hành chính LOGO Hành chính luôn gắn với hoạt động qlý và điều hành.
Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể quản lý và sự chấp hành, phục tùng của đối tượng bị quản lý. Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; có tính chất liên tục và tương đối ổn định. Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực hiện cụ thể. Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau, kể cả biện pháp cưỡng chế.
Những khái niệm LOGO 1. Văn phòng Có nhiều cách tiếp cận: - Tiếp cận quyền lực: Văn phòng là nơi làm việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng chính phủ …) - Tiếp cận chức năng: Văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng công chứng …) - Tiếp cận hoạt động: Văn phòng là trụ sở làm việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan …) 16/03/2021 Hoàng Văn Trung 1. Những khái niệm LOGO 1. Văn phòng Tóm lại: Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.
Những khái niệm LOGO 1. Văn phòng Đối với doanh nghiệp: - Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của văn phòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo). - Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con người, quản lý con người. - Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó là nơi giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
Những khái niệm LOGO 1. Văn phòng Bốn yếu tố cấu thành văn phòng: - Con ngƣời: các nhà quản trị, nhân viên … - Hệ thống trang thiết bị: máy móc văn phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất … - Hệ thống nguyên tắc thủ tục: cơ cấu, phân quyền, nguyên tắc, thủ tục … - Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng. Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên. Chức năng của văn phòng LOGO 1.
Chức năng tham mƣu tổng hợp Phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng; soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành; theo dõi tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng. Chức năng của văn phòng LOGO Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan 16/03/2021 Hoàng Văn Trung 1. Chức năng của văn phòng LOGO 1.
Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… 16/03/2021 Hoàng Văn Trung 1. Chức năng của văn phòng LOGO 1. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ.
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. 16/03/2021 Hoàng Văn Trung LOGO Tóm Lại Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây.