Chương 1. NHÀ QUẢN TRỊ VÀ CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ 1. Quản trị là gì ? Thuật ngữ quản trị dùng ở đây có nghĩa là một phương thức làm cho những hoạt động tiên tới mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao, bằng và thông qua những người khác. Phương thức này bao gồm những chức năng hay hoạt động cơ bản mà nhà quản trị có thể sử dụng, đó là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra.
Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt những mục tiêu chung. Với định nghĩa này, chúng ta muốn xác định rằng những hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức. Nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động, sống một mình như Rô-bin-sơn trên hoang đảo, thì không có hoạt động quản trị. Chỉ cần hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung, thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc sống và làm việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm.
Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi con người kết hợp thành tổ chức, mà lại còn cần thiết, bởi vì, nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ không biết làm gì, làm lúc nào, hoặc sẽ làm một cách lộn xộn, giống như hai người cùng khiêng một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về mỗi hướng khác nhau. Những hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng, là những hoạt động quản trị. Trong bộ Tư Bản, Mác có đưa một hình ảnh về hoạt động quản trị, đó là những hoạt động của người chỉ huy một dàn nhạc. Người này không đánh trống, không chơi một nhạc cụ nào chỉ dùng cây đũa chỉ huy mà chỉ huy, phối hợp các nhạc công chơi các nhạc cụ khác nhau để tạo nên bản giao hưởng.
Các chức năng quản trị. Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng của quản trị. Vào thập niên 30, Gulick và Urwich nêu ra bảy chức năng quản trị: hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), nhân sự (Staffing), chỉ huy (Directing), phối hợp (Coordingating), kiểm tra (Reviewing) và tài chính (Budgeting) viết tắt POSDCORB. Henri Fayol thì đưa ra năm chức năng: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra.
Những năm cuối của thập niên 80 trở lại đây giữa các nhà khoa học và quản trị ở Mỹ có sự bàn luận về số các chức năng quản trị là bốn hay năm chức năng. Trang 1 Quản trị học ThS. Lương Thanh Dũng Gần đây những tác phẩm về quản trị của James Stoner và Stephen Robbins chia các chức năng quản trị thành: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra. Nhìn chung sự phân chia thành bốn hay năm chức năng là do những ý kiến khác biệt về quản trị nhân sự.
Trong giáo trình này chúng tôi đề nghị chia thành bốn chức năng cơ bản trong đó chức năng điều khiển sẽ bao gồm từ việc tuyển dụng, động viên, lãnh đạo đến tạo nên một mạng lưới thông tin hữu hiệu nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Chức năng hoạch dịnh gồm có việc định rõ những mục nêu của tổ chức, thiết lập một chiến lược toàn bộ để thực hiện mục tiêu và phát triển một hệ cấp những kế hoạch để hội nhập và phối hợp những hoạt động. Những nhà quản trị còn có trách nhiệm vạch ra cấu trúc của tổ chức. Chức năng này gọi là tổ chức.
Nó gồm việc xác định những nhiệm vụ phải làm, ai sẽ thực hiện những nhiệm vụ đó, những nhiệm vụ đó được tập hợp như thế nào, ai báo cáo cho ai, và những quyết định được làm ra tại đâu. Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người. Công việc của quản trị là điều khiển và phối hợp những người đó. Đó là chức năng điều khiển.
Nó còn bao gồm việc động viên những người dưới quyền, điều khiển những hoạt động của những người khác, chọn lọc một kênh thông tin hiệu nghiệm nhất, giải quyết xung đột giữa các thành phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi, và v. Kiểm tra là chức năng sau cùng của nhà quản trị. Sau khi những mục tiêu đã được đặt ra, những kế hoạch đã được xác định, việc xếp đặt cơ cấu đã được vạch rõ, người đã đuợc tuyển dụng, huấn luyện và động viên, công việc vẫn còn có thể có chỗ sai hỏng. Để bảo đảm công việc thực hiện như dự tính, quản trị phải theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, phải so sánh kết quả thực hiện với những mục đích đã đặt ra nêu có những lệch hướng đáng kể thì quản trị có nhiệm vụ đưa tổ chức trở lại đúng hướng.
Những công việc theo dõi, so sánh và sửa chữa đó thuộc chức năng kiểm tra. Nhà quản trị là ai Nhà quản trị là thành viên của tổ chức, họ là người điều khiển công việc của những người khác. Cũng có khi người quản trị ở cấp cơ sở làm cả công việc của người thừa hành. Thí dụ tổ trưởng tổ máy vi tính, ông vừa coi sóc các tổ viên cũng vừa làm việc trên máy như họ.
Định nghĩa trên về nhà quản trị đã giả thiết rằng ông ta phải có người dưới quyền. Trang 2 Quản trị học ThS. Lương Thanh Dũng Nhận đúng vị trí trong tổ chức của một nhà quản trị thì không khó lắm, song ta nên biết rằng họ mang nhiều chức danh khác nhau, cho dù ở cùng một cấp bậc. Ở cấp cơ sở, một nhà quản trị thường có thể được gọi là giám thị, hoặc ở một tổ trưởng trong một xưởng sản xuất, hay một huấn luyện viên của một nhóm vận động viên.
Một nhà quản trị cấp giữa có thể là giám đốc sở, trưởng bộ phận, chỉ đạo công trình, trưởng đơn vị, quản đốc phân xưởng, hay quản đốc khu vực. Ở cấp cao hay gần cấp cao, ta có thể thấy những chức danh như phó giám đốc, giám đốc, hiệu trưởng trường đại học, hay chủ tịch hội đồng quản trị. Cũng giống như các tổ chức, các nhà quản trị có những đặc tính chung mặc dù họ mang những chức năng khác nhau rất nhiều. Kỹ năng của nhà quản trị.
Trong phần trước chúng ta đã nhận thấy bốn chức năng quan trọng mà nhà quản trị phải thực hiện: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Để có thể hoàn thành tốt đẹp các nhiệm vụ đó, nhà quản trị phải có một số kỹ năng cần thiêt, Robert Katz đã trình bày ba loại kỹ năng mà mỗi nhà quản trị đều phải cần có, và những kỹ năng đó có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của xí nghiệp mà nhà quản trị phụ trách, đồng thời cũng có ảnh hưởng đến sự phát triển nghề nghiệp của các nhà quản trị. Ba loại kỹ năng đó là: (1) kỹ năng kỹ thuật (technical skills) (2) kỹ năng nhân sự (human skills) và (3) kỹ năng tư duy (concetual skills). - Kỹ năng kỹ thuật là những khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể; hay nói cách khác, là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị.
Ví dụ: thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh tế, thiết kế máy móc v. nhà quản trị có được trình độ chuyên môn nghiệp vụ qua việc theo học ở các cơ sở đào tạo, hay các lớp bồi dưỡng do cơ quan tổ chức - Kỹ năng nhân sự liên quan đên khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển con người và tập thể trong xí nghiệp, dù những người đó là thuộc cấp, đồng nghiệp ngang hàng hay cấp trên. Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với người khác để nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông đạt hữu hiệu (viêt và nói), có thái độ quan tâm tích cực đến người khác và khung cảnh làm việc, xây dựng không khí hợp tác giữa mọi người cùng làm việc chung, và biết cách động viên các nhân viên dưới quyền.
Trang 3 Quản trị học ThS. Lương Thanh Dũng - Kỹ năng tư duy đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trương, và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức độ có thể đối phó được. Kỹ năng tư duy khó tiếp thu nhất và rất quan trọng đối với các nhà quản trị. Các nhà quản trị đều phải có đầy đủ ba loại kỹ năng trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng tùy theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức.
Nói chung, kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị. Ở cấp càng cao, các nhà quản trị càng cần phải có nhiều kỹ năng tư duy chiến lược hơn. Ở cấp quản trị thấp, kỹ năng kỹ thuật là cần thiết vì ở cấp này nhà quản trị làm việc chặt chẽ với tiến trình sản xuất là nơi mà tài năng kỹ thuật đặc biệt quan trọng. Kỹ năng tư duy chiến lược, trái lại, rất cần thiết đối với các nhà quản trị cấp cao bởi lẽ những kế hoạch, chính sách, và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực hiểu biết mức độ ảnh hưởng với một sự thay đổi trong lĩnh vực này đối với nhiều lĩnh vực khác trong tổ chức.
Kỹ năng nhân sự, trái lại, là rất cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp, vì nhà quản trị nào cũng phải làm việc với con người. Vai trò của nhà quản trị. Trong thực tiễn hoạt động, nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau, thậm chí phải ứng xử theo những cách khác nhau, đối với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng, với cơ quan chủ quản, với các cổ đông xí nghiệp, với quần chúng và xã hội v. Henry Mentzberg đã nghiên cứu những hoạt động bình thường của nhà quản trị và cho rằng mọi nhà quản trị đều phải thực hiện mười loại vai trò khác nhau.
Mười loại vai trò đó có thể tập trung trong ba nhóm lớn: a) Các vai trò quan hệ với con người: Vai trò đầu tiên trong loại này là vai trò đại diện, hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Vai trò thứ hai, vai trò của người lãnh đạo đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra công việc với nhân viên dưới quyền.