chương 1 này tác giả tập trung trình bày những cở sở kiến thức cở bản về lý luận và thực tiễn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, cũng như giới thiệu được thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị cơ bản của tài liệu lưu trữ cấp Sở thuộc tỉnh Vĩnh Phúc. Những kết quả nghiên cứu về mặt lý luận của chương này sẽ là cơ sở, nền tảng để tác giả có thể so sánh, đối chiếu với thực tiễn công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Từ đó nắm được thực trạng và đưa ra những đề xuất tối ưu nhất. Thực trạng công tác thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Nội dung chương này sẽ đi vào tìm hiểu khái quát về chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đặc biệt là tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu trữ và tại các Sở.
Cũng như, khảo sát cơ sở vật chất và các công tác nghiệp vụ lưu trữ, tình hình bảo quản tài liệu. Vì đây là là yếu tố quan trọng liên quan tới việc tổ chức tốt công tác lưu trữ, trong đó có nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cấp Sở đang nghiên cứu trong đề tài. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Cuối cùng là việc tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, kèm theo đó là sự phân tích, đánh giá những mặt đạt được và những điều còn tồn tại trong công tác này. Một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Trên cở sở phân tích thực trạng những ưu điểm và tồn tại trong công tác thu thập tài liệu của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh, đồng thời căn cứ vào cơ sở lý luận và tính pháp lý cũng như tình hình thực tiễn nghiên cứu trong chương 2, với nội dung chương này tác giả đi vào tập trung nghiên cứu đưa ra một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh, các giải pháp đó là: bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu; tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ; nghiên cứu, xác định rõ các tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập vào lưu trữ tỉnh; giải pháp liên quan tới trách nhiệm của phòng văn thư - lưu trữ; tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu; và cuối cùng là nghiên cứu các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử.
Trong quá trình thực hiện luận văn này, mặc dù đã cố gắng nhưng do thời gian có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn. Đồng thời, tôi xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới quý thầy, cô giáo, các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của thầy PGS. Nguyễn Văn Hàm đã giúp tôi hoàn thành đề tài luận văn này. Hà Nội, ngày tháng năm Học viên 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 1.
Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lƣu trữ 1. Khái niệm về thu thập tài liệu Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái niệm thu thập tài liệu lưu trữ. Đã có rất nhiều tài liệu, bài viết về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu. Qua phân tích và tìm hiểu, tác giả thấy rằng có khá nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu.
Nhưng ở cách tiếp cận nào thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào các lưu trữ. Vì vậy, theo quan điểm của tác giả việc thu thập, bổ sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến hành thu thập tài liệu vào các lưu trữ. Qua đó sẽ không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ và sẽ phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ bản sau: Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng những chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng. Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà nước quy định. Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan lưu trữ có thể dễ dàng tiến hành công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học.
14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc. Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định. Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, tài liệu còn thiếu hoặc tài liệu chưa hoàn chỉnh để bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia. Thu thập bổ sung tài liệu vào các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia. Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu ngày càng phong phú đa dạng của xã hội. Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội. Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong các lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế và chính trị.
Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông tin hết sức có giá trị trong việc điều tra, khảo sát và hạn chế công sức phải làm lại từ đầu. Chính vì thế, đã từ rất lâu trong các thời kỳ phong kiến cũng đều chú ý đến công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân đặc biệt là do chiến tranh, do thời tiết khắc nghiệt, do phương tiện bảo vệ hạn chế mà chúng ta không còn giữ được nhiều tài liệu của các thời kỳ đó. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài liệu đã được bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội. Đối với sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi không ngừng hoàn thiện các nội dung nghiệp vụ, giảm sự cồng kềnh, phức tạp đồng thời phải đi đến những chuẩn mực về các khâu nghiệp vụ.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ. Nếu công tác thu thập không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thất lạc tài liệu đồng thời công tác lưu trữ cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình và không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu dựa trên các nguyên tắc sau: * Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. Áp dụng nguyên tắc này, ở nước ta tài liệu được chia thành hai khối khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 và khối tài liệu sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945.
Thuộc thành phần tài liệu của thời kỳ trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền phong kiến, các cơ quan thống trị của thực dân Pháp và phát xít Nhật, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Thuộc thành phần tài liệu của thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền Nhà nước dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa: tài liệu của các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ. Thông thường người ta lấy Cách mạng thành công làm mốc phân chia thời đại. Đối với Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945.
Nhưng ở địa phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng địa phương đó. * Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo Phông lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu theo Phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng. Tài liệu của một Phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị… Do đó, nó phá vỡ mọi liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của Phông. Vì vậy, tài liệu của một Phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau.
Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho Phông nào đó thì nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của nó. Thực hiện nguyên tắc này, các tổ chức lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn của Phông 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com khác thì phải đưa về đúng vị trí của nó.