Khóa luận: Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT - ĐH Nội Vụ

Khóa luận tốt nghiệp hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ tại công ty EcoIT, đảm bảo quy trình chuyên nghiệp và hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Thị Huyền
• Người hướng dẫn: THS. Ngô Thị Kiều Oanh
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu Trữ Học
• Đề tài: Lập Hồ Sơ Và Giao Nộp Tài Liệu Tại Công Ty EcoIT
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng nghiên cứu
• 0.4. Phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.6. Phương pháp nghiên cứu
• 0.7. Đóng góp của đề tài
• 0.8. Cấu trúc của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
• 1.1. Hồ sơ
• 1.2. Lập hồ sơ
• 1.3. Vị trí, ý nghĩa của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
• 1.4. Tác dụng
• 1.5. Yêu cầu của lập hồ sơ
• 1.6. Quy trình lập hồ sơ
• 1.7. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
• 1.8. Các VBQPPL quy định về công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu
• 1.9. Văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ do doanh nghiệp ban hành
• 1.10. TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT
• 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần EcoIT. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ
• 2.3. Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty EcoIT. Hoạt động quản lý
• 2.4. Thực tế thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
• 2.5. TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT
• 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT
• 3.2. Lãnh đạo cần quan tâm và nâng cao trình độ của nhân viên. Xây dựng và ban hành văn bản quy chế về công tác văn thư
• 3.3. Tăng cường tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
• 3.4. Ban hành danh mục hồ sơ. Đầu tư cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
• 3.5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
• 3.6. TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Khóa Luận Tốt Nghiệp Tại Công Ty EcoIT

Khóa luận tốt nghiệp là một phần quan trọng trong quá trình học tập của sinh viên, đặc biệt là trong lĩnh vực lưu trữ học. Tại Công ty Cổ phần EcoIT, việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu là một quy trình cần thiết để đảm bảo thông tin được quản lý hiệu quả. Khóa luận này không chỉ giúp sinh viên áp dụng kiến thức đã học mà còn tạo cơ hội thực hành trong môi trường làm việc thực tế.

1.1. Ý Nghĩa Của Khóa Luận Tốt Nghiệp

Khóa luận tốt nghiệp giúp sinh viên củng cố kiến thức và kỹ năng thực hành. Nó cũng là cơ hội để sinh viên thể hiện khả năng nghiên cứu và phân tích thông tin.

1.2. Quy Trình Lập Hồ Sơ Tại EcoIT

Quy trình lập hồ sơ tại EcoIT bao gồm việc thu thập, sắp xếp và lưu trữ tài liệu theo quy định. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin đều được ghi nhận và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

II. Thách Thức Trong Việc Lập Hồ Sơ Tại Công Ty EcoIT

Việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu tại EcoIT gặp phải nhiều thách thức. Những khó khăn này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ của công ty. Nhận diện và giải quyết những thách thức này là rất quan trọng.

2.1. Khó Khăn Trong Việc Thu Thập Tài Liệu

Việc thu thập tài liệu có thể gặp khó khăn do thiếu sót thông tin hoặc tài liệu không đầy đủ. Điều này làm ảnh hưởng đến quá trình lập hồ sơ.

2.2. Thiếu Sự Đồng Bộ Trong Quy Trình

Sự thiếu đồng bộ trong quy trình lập hồ sơ giữa các phòng ban có thể dẫn đến việc tài liệu không được lưu trữ đúng cách, gây khó khăn trong việc tìm kiếm sau này.

III. Phương Pháp Lập Hồ Sơ Hiệu Quả Tại EcoIT

Để nâng cao hiệu quả lập hồ sơ, EcoIT cần áp dụng một số phương pháp cụ thể. Những phương pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình mà còn nâng cao chất lượng công việc.

3.1. Sử Dụng Công Nghệ Thông Tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lập hồ sơ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Các phần mềm quản lý tài liệu có thể hỗ trợ trong việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin.

3.2. Đào Tạo Nhân Viên

Đào tạo nhân viên về quy trình lập hồ sơ và giao nộp tài liệu là rất cần thiết. Điều này giúp nhân viên nắm rõ quy trình và thực hiện công việc một cách hiệu quả.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Khóa Luận Tốt Nghiệp Tại EcoIT

Khóa luận tốt nghiệp không chỉ là một bài tập học thuật mà còn có ứng dụng thực tiễn trong công việc tại EcoIT. Những kiến thức và kỹ năng được áp dụng sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc.

4.1. Cải Thiện Quy Trình Làm Việc

Khóa luận giúp sinh viên nhận diện các vấn đề trong quy trình làm việc và đề xuất giải pháp cải thiện. Điều này có thể giúp EcoIT nâng cao hiệu quả hoạt động.

4.2. Tăng Cường Chất Lượng Dịch Vụ

Việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu đúng cách sẽ giúp EcoIT cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty.

V. Kết Luận Về Khóa Luận Tốt Nghiệp Tại EcoIT

Khóa luận tốt nghiệp tại EcoIT không chỉ là một bước quan trọng trong quá trình học tập mà còn là cơ hội để sinh viên áp dụng kiến thức vào thực tiễn. Việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu là một phần không thể thiếu trong công tác văn thư, lưu trữ.

5.1. Tương Lai Của Công Tác Lập Hồ Sơ

Công tác lập hồ sơ tại EcoIT sẽ tiếp tục phát triển và hoàn thiện. Việc áp dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc.

5.2. Định Hướng Phát Triển

EcoIT cần có định hướng phát triển rõ ràng trong công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu. Điều này sẽ giúp công ty duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ trong tương lai.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Huyền (MSSV: 1805LTHA022, Lớp 1805LTHA, Khóa 2018–2022) thuộc Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của ThS. Ngô Thị Kiều Oanh, hoàn thành vào tháng 5 năm 2022.

Về mặt thực tiễn, công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Trong chu trình quản lý văn bản, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành là khâu nghiệp vụ khép lại giai đoạn văn thư và mở ra giai đoạn lưu trữ; đây là mắt xích liên kết trực tiếp, tạo tiền đề cho các khâu phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác tài liệu. Đối với khối doanh nghiệp, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động không chỉ phản ánh diễn biến quản lý mà còn là căn cứ pháp lý phục vụ thanh tra, kiểm tra, đối chiếu số liệu và giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần EcoIT – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin – tác giả nhận thấy công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan còn bộc lộ nhiều hạn chế, thực hiện chưa đồng bộ và chưa tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành của Nhà nước.

Mục đích nghiên cứu của đề tài được xác định gồm:

1. Tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT.
2. Phân tích ưu điểm, chỉ ra những mặt tồn tại, làm rõ nguyên nhân và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập và giao nộp hồ sơ tại công ty.

Để đạt được mục đích trên, đề tài thực hiện 3 nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động quản lý cùng việc triển khai nghiệp vụ lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tại các bộ phận chức năng của Công ty Cổ phần EcoIT.
3. Nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT.
• Phạm vi không gian: Khảo sát tại trụ sở và các phòng ban trực thuộc Công ty Cổ phần EcoIT (Tầng 3, Khối A, Tòa nhà Imperia Garden, số 203 Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội) cùng hệ thống kho lưu trữ liên quan.
• Phạm vi thời gian: Thu thập số liệu, tài liệu và khảo sát thực tế giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2021.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào hoạt động quản lý, quy trình kỹ thuật lập hồ sơ công việc hiện hành và công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định pháp luật và quy chế doanh nghiệp.

Cơ sở lý luận, pháp lý và phương pháp nghiên cứu

Về mặt lý luận, khóa luận tiếp cận các khái niệm nền tảng trong khoa học văn thư – lưu trữ Việt Nam. Tác giả trích dẫn định nghĩa về "Hồ sơ" và "Lập hồ sơ" từ công trình nghiên cứu của PGS. Vương Đình Quyền (Lý luận và phương pháp công tác văn thư, 2006) và các giáo trình chuyên ngành như Giáo trình văn thư (TS. Triệu Văn Cường chủ biên, 2016), Tập bài giảng công tác văn thư, lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (2008). Trong cơ quan, doanh nghiệp, hồ sơ hình thành được phân thành 3 loại cơ bản: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được tác giả sử dụng làm căn cứ chuẩn tắc bao gồm:

• Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, trọng tâm là các Điều 9, 10, 11, 12 thuộc Mục 1 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, thời hạn nộp lưu và thủ tục giao nhận tài liệu.
• Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, làm rõ khái niệm hồ sơ điện tử và lập hồ sơ điện tử.
• Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, xác định rõ tại các Điều 3, 29, 30, 31 về yêu cầu lập hồ sơ, quy trình lập hồ sơ, trách nhiệm của các vị trí công tác và mẫu mục lục, biên bản giao nhận.
• Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
• Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai đồng bộ:

• Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập thông tin định lượng về số lượng hồ sơ lập tại các phòng ban hàng năm (2018–2021), tần suất giao nộp tài liệu và danh mục hồ sơ tồn đọng.
• Phương pháp khảo sát thực tế: Quan sát trực tiếp cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, kho bảo quản tài liệu; thực hiện khảo sát quá trình lập hồ sơ tại bàn làm việc của nhân viên thông qua trao đổi trực tiếp và trao đổi qua điện thoại.
• Phương pháp phỏng vấn: Thực hiện phỏng vấn vấn đáp với cán bộ tại các bộ phận chức năng và phỏng vấn sâu đối với Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự để làm rõ chính sách, quy chế và định hướng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm văn bản chỉ đạo nội bộ của EcoIT (dự thảo quy chế văn thư, kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm, quyết định thành lập), tài liệu chuyên môn thực tế (hồ sơ tham dự Sao Khuê, hồ sơ nhân sự, hồ sơ hội nghị, sổ sách theo dõi), kết hợp so sánh với các khóa luận tốt nghiệp cùng chuyên ngành của Đặng Thị Duyên (2021), Trần Thị Mai (2020), Đỗ Thị Huyền (2006).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Chương này trình bày hệ thống lý luận cơ bản về công tác lập và nộp lưu hồ sơ. Tác giả khẳng định lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ then chốt cuối cùng của công tác văn thư. Một hồ sơ hoàn chỉnh mang lại 3 tác dụng căn bản: (1) nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên; (2) giúp cơ quan, doanh nghiệp quản lý văn bản chặt chẽ, tránh thất lạc hoặc lộ bí mật thông tin; (3) tạo tiền đề khoa học cho công tác lưu trữ tiếp nhận, chỉnh lý, thống kê và khai thác thông tin.

Yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc khi lập hồ sơ gồm: phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; phản ánh đúng diễn biến thực tế công việc; văn bản thu thập phải có giá trị pháp lý và mối liên hệ logic nội tại; thông tin biên mục phải đầy đủ, chính xác. Quy trình lập hồ sơ khoa học bao gồm 2 giai đoạn:

• Xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS): Trải qua 4 bước: (1) Xây dựng khung đề mục; (2) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập; (3) Dự kiến thời hạn bảo quản; (4) Đánh số, ký hiệu đề mục và hồ sơ.
• Quy trình lập hồ sơ công việc thực tế gồm 3 bước: Mở hồ sơ -> Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ -> Kết thúc hồ sơ (kiểm tra tài liệu, loại bản trùng/nháp, đánh số tờ cho hồ sơ bảo quản từ 05 năm trở lên, lập mục lục văn bản cho hồ sơ vĩnh viễn, viết chứng từ kết thúc).

Về trách nhiệm quản lý và thực hiện theo Điều 9 Luật Lưu trữ 2011 và Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung; Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự tham mưu, kiểm tra, đôn đốc; cá nhân trực tiếp giải quyết công việc chịu trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ công việc mình theo dõi; văn thư kiêm nhiệm có trách nhiệm hướng dẫn phương pháp và làm thủ tục tiếp nhận. Về văn bản nội bộ, tại thời điểm nghiên cứu, EcoIT chưa ban hành Quy chế văn thư lưu trữ chính thức mà mới lưu hành dự thảo lấy ý kiến, kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm và công văn trao đổi hành chính.

Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT

Công ty Cổ phần EcoIT được thành lập ngày 29/04/2010, mã địa điểm kinh doanh 00002, do ông Nguyễn Đình Hải đứng đầu. Tên công ty viết tắt từ "Eco-System in Information Technology". Quy mô nhân sự toàn công ty là hơn 50 người, cơ cấu tổ chức tập trung vào 5 phòng chức năng: Phòng Công nghệ, Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Chỉnh lý số hóa, và Phòng Quản lý dự án. Lĩnh vực hoạt động chính là cung cấp giải pháp số hóa, phần mềm chính phủ điện tử và dịch vụ CNTT (tiêu biểu như các sản phẩm EcoECM, EcoEmail, EcoPortal, EcoOffice, EcoOCR, EcoGOV).

Về nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ, EcoIT không thành lập phòng ban hay tổ chuyên trách mà bố trí cán bộ kiêm nhiệm thuộc Phòng Hành chính – Nhân sự:

STT	Họ và tên	Giới tính	Trình độ chuyên môn	Thâm niên công tác	Chức trách / Nhiệm vụ kiêm nhiệm
1	Nguyễn Thị Loan	Nữ	Đại học, chuyên ngành Công nghệ thông tin	2 năm	Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự
2	Nguyễn Thị Thảo	Nữ	Cao đẳng, chuyên ngành Công nghệ thông tin	2 năm	Lễ tân, kiêm nhiệm văn thư
3	Nguyễn Thu Quỳnh	Nữ	Cao đẳng, chuyên ngành Lưu trữ học	2 năm	Lưu trữ cơ quan, nhân viên quản lý kho Cầu Diễn

Đánh giá thực trạng nhân sự cho thấy: 2/3 nhân sự đầu mối văn thư có chuyên môn công nghệ thông tin, chưa qua đào tạo bài bản về văn thư lưu trữ; thâm niên công tác thực tế còn ít (2 năm); công ty từng mở đợt tuyển dụng nhóm văn thư lưu trữ 5 người vào năm 2021 nhưng chưa hoàn thiện. Xét toàn diện nhân sự giải quyết công việc: 65% thành thạo lập hồ sơ, 20% chưa thành thạo, và 15% không biết lập hồ sơ (chủ yếu là nhân viên tại các kho lưu trữ).

Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị gồm:

STT	Tên trang thiết bị	Số lượng	Tình trạng kỹ thuật
1	Máy in, photo HP	01	Đang hoạt động tốt
2	Máy tính để bàn, laptop HP	24	Đang hoạt động bình thường
3	Tủ gỗ	Đủ theo vị trí	Tốt, tuy nhiên chưa có khóa chốt
4	Điều hòa	01	Đang hoạt động tốt
5	Bìa hồ sơ đựng tài liệu (bìa còng)	Đủ theo nhu cầu	Tốt, chống thấm nước
6	Giấy A4	Đủ dùng	Tốt
7	Bàn, ghế	Đủ theo nhân sự	Tốt
8	Kéo, thước, bút, ghim, kẹp, băng dính	Đủ dùng	Tốt
9	Mạng Lan, Internet	Đủ kết nối	Tốc độ mạng bình thường
10	Đèn chiếu sáng	Đủ bố trí	Tốt
11	Kho lưu trữ	03 kho	Đang hoàn thiện

Đơn vị chưa trang bị hệ thống phòng cháy nổ chuyên dụng và hóa chất diệt côn trùng trong kho; tủ gỗ đựng tài liệu không có khóa chốt; mẫu bìa hồ sơ sử dụng là file bìa còng thông thường, không đáp ứng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012, thiếu các thông tin in sẵn và chứng từ kết thúc trên bìa.

Về số lượng hồ sơ hình thành, trong 1 năm toàn bộ 5 phòng ban của EcoIT chỉ lập khoảng 60 đến 65 hồ sơ (số lượng khá ít). Cơ cấu hồ sơ tập trung vào hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc:

Cách sắp xếp văn bản	Phương thức thực hiện	Phạm vi áp dụng tại EcoIT
Theo quá trình giải quyết công việc	Văn bản hình thành trước xếp lên trước, hình thành sau xếp xuống dưới	Hồ sơ có diễn biến liên tục: Hồ sơ hội nghị, hồ sơ tham dự chương trình Sao Khuê
Theo số thứ tự của văn bản	Căn cứ số thứ tự ở sổ đăng ký văn bản đi/đến (số nhỏ trước, số lớn sau)	Văn thư cơ quan áp dụng cho tập lưu văn bản đi (quyết định, chỉ thị...)
Theo vần ABC	Sắp xếp theo tên người hoặc tên địa phương	Hồ sơ nhân sự, tập đơn thư, hồ sơ khen thưởng, nâng lương
Theo thời gian ban hành văn bản	Ngày tháng năm văn bản sớm xếp lên trước, muộn xếp sau	Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ phê duyệt

Thực trạng các bước lập hồ sơ công việc tại EcoIT còn nhiều khuyết điểm:

• Lập Danh mục hồ sơ: Công ty hoàn toàn chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ, khiến nhân viên lúng túng, không xác định được số lượng và tiêu đề hồ sơ cần mở hàng năm.
• Mở hồ sơ: Nhân viên tự căn cứ công việc phát sinh để lấy bìa còng, đánh máy in tiêu đề và năm mở hồ sơ dán ngoài bìa, bỏ qua việc ghi số và ký hiệu hồ sơ.
• Thu thập văn bản: Còn thu thập nhiều bản photo, bản thảo, báo cáo không đóng dấu xác nhận; bản chính văn bản đến bị nhân viên văn thư kiêm nhiệm giữ lại để đóng tập lưu văn bản đến thay vì chuyển cho hồ sơ công việc.
• Kết thúc hồ sơ: Hồ sơ công việc dày quá 3 cm (vượt 200 tờ) được tách tập. Tuy nhiên, khâu văn thư chưa thực hiện đánh số tờ (để dồn cho khâu lưu trữ làm); mẫu chứng từ kết thúc in ra thường xuyên bị bỏ trống mục tình trạng vật lý, số trang trùng, trang khuyết.
• Hồ sơ điển hình: Tác giả phân tích chi tiết "Hồ sơ tham dự chương trình bình chọn và công nhận danh hiệu Sao Khuê" do Phòng Công nghệ lập (gồm đơn tham dự, giấy ủy quyền, văn bản pháp nhân, dự toán chi phí, hồ sơ kỹ thuật các sản phẩm EcoOCR, EcoPortal, EcoGOV, giấy ĐKKD; bảo quản vĩnh viễn).

Về công tác giao nộp vào lưu trữ cơ quan:

• Kế hoạch nộp lưu thực hiện 2 lần/năm (định kỳ 2 quý/lần).
• Thành phần tài liệu nộp lưu: Toàn bộ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên (hồ sơ nguyên tắc giữ lại tra cứu và tự hủy khi hết hiệu lực; không nộp hồ sơ chưa giải quyết xong).
• Thời hạn nộp: Tài liệu hành chính nộp trong vòng 1 năm kể từ khi kết thúc công việc (trường hợp giữ lại phục vụ công việc phải được Tổng Giám đốc duyệt và tối đa không quá 2 năm); tài liệu phim, ảnh, ghi âm nộp sau 3 tháng.
• Khó khăn thực tế: Công ty thuê kho lưu trữ đặt tại Cầu Diễn, cách xa trụ sở chính (203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân), gây trở ngại và chậm trễ trong khâu vận chuyển; cán bộ lưu trữ tại kho phải thực hiện chỉnh lý, lập lại hồ sơ do khâu văn thư giao nộp chưa đạt chuẩn.

Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả tổng hợp các nhận xét:

• Ưu điểm: Lãnh đạo công ty đã có sự quan tâm bước đầu; không gian làm việc văn phòng xanh hiện đại; công ty có nền tảng công nghệ với phần mềm quản lý nội bộ EcoOFFICE; kho lưu trữ và dịch vụ số hóa là thế mạnh sẵn có của đơn vị.
• Hạn chế và nguyên nhân: Chưa ban hành Quy chế văn thư và Danh mục hồ sơ; đội ngũ kiêm nhiệm thiếu chuyên môn sâu về lưu trữ học; công tác kiểm tra chỉ diễn ra 1 lần vào tháng 12 mang tính hình thức; chế độ khen thưởng dừng lại ở tuyên dương miệng, xử phạt chưa có chế tài bằng văn bản dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm; hồ sơ giao nộp còn thiếu tính pháp lý (nhiều bản photo); bìa hồ sơ không đúng chuẩn TCVN; vị trí kho thuê quá xa trụ sở.

Tác giả đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp:

1. Lãnh đạo cần quan tâm và nâng cao trình độ của nhân viên: Tổng Giám đốc cần chú trọng chỉ đạo công tác văn thư; cử nhân sự kiêm nhiệm tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành; kiện toàn công tác tuyển dụng nhân sự chuyên trách văn thư lưu trữ.
2. Xây dựng và ban hành văn bản quy chế về công tác văn thư: Khẩn trương hoàn thiện, phê duyệt và ban hành chính thức Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nội bộ nhằm tạo hành lang pháp lý bắt buộc đối với tất cả nhân viên.
3. Tăng cường tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ: Định kỳ mở các lớp tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu cho toàn thể cán bộ, nhân viên công ty, không giới hạn trong phạm vi nhân sự kiêm nhiệm.
4. Ban hành Danh mục hồ sơ: Phòng Hành chính – Nhân sự chủ trì xây dựng khung đề mục và ban hành Danh mục hồ sơ đầu mỗi năm hành chính để làm căn cứ mở, quản lý và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc.
5. Đầu tư cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Thay thế bìa còng bằng bìa hồ sơ chuẩn TCVN 9251:2012; lắp đặt khóa chốt cho tủ tài liệu; trang bị thiết bị báo cháy, chữa cháy và chống côn trùng; nâng cấp, hoàn thiện phân hệ văn thư trên ứng dụng EcoOFFICE để triển khai lập hồ sơ điện tử.
6. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập và giao nộp hồ sơ: Nâng tần suất kiểm tra định kỳ lên 2 lần/năm; gắn trách nhiệm lập hồ sơ vào tiêu chí đánh giá thi đua, xếp loại cuối năm; xây dựng cơ chế thưởng phạt bằng vật chất rõ ràng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả khảo sát định lượng và định tính của đề tài phản ánh trung thực thực trạng văn thư lưu trữ tại một doanh nghiệp công nghệ thông tin:

• Khảo sát toàn diện cơ cấu nhân sự kiêm nhiệm (3 người, trong đó 2 người có trình độ CNTT, 1 người có trình độ Lưu trữ học, thâm niên 2 năm).
• Thống kê định lượng số lượng hồ sơ hình thành ở mức thấp (60–65 hồ sơ/năm cho quy mô hơn 50 nhân sự và 5 phòng ban).
• Đo lường mức độ thuần thục nghiệp vụ của nhân viên (65% thành thạo, 20% chưa thành thạo, 15% không biết lập hồ sơ).
• Phát hiện các sai sót kỹ thuật phổ biến: không lập Danh mục hồ sơ, bỏ trống chứng từ kết thúc, không đánh số tờ ở giai đoạn văn thư, giữ bản chính văn bản đến ở tập lưu văn thư làm giảm giá trị chứng cứ của hồ sơ công việc.

Đóng góp của đề tài được thể hiện ở 3 khía cạnh:

• Làm rõ cơ sở lý luận và yêu cầu thực tiễn của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ trong mô hình công ty cổ phần ngoài nhà nước, chỉ ra sự khác biệt giữa quy định pháp luật hành chính và thực tế vận hành tại doanh nghiệp tư nhân.
• Đề xuất hệ thống 6 giải pháp đồng bộ, có tính ứng dụng trực tiếp giúp Ban Giám đốc và Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần EcoIT chuẩn hóa công tác quản trị văn bản và quản lý hồ sơ tài liệu.
• Cung cấp nguồn tài liệu thực tế phục vụ học tập, nghiên cứu cho sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số hạn chế do tác giả tự xác định:

• Phạm vi nghiên cứu mới giới hạn tại một doanh nghiệp cổ phần quy mô vừa (EcoIT) trong khung thời gian từ 2018 đến 2021, chưa mở rộng so sánh với các doanh nghiệp công nghệ khác trên cùng địa bàn.
• Do chính sách bảo mật nội bộ của doanh nghiệp, tác giả chưa thể tiếp cận toàn diện hồ sơ kỹ thuật chuyên sâu của các dự án phần mềm và tài liệu kế toán mật.
• Chưa phân tích sâu về khía cạnh kỹ thuật số và an toàn thông tin khi tích hợp lập hồ sơ điện tử trên nền tảng EcoOFFICE.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể phát triển:

• Nghiên cứu quy trình chuyển đổi và tích hợp hồ sơ điện tử từ phần mềm quản lý văn bản (EcoOFFICE) sang hệ thống lưu trữ số dài hạn tại các doanh nghiệp công nghệ.
• Xây dựng mô hình Danh mục hồ sơ mẫu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu đặc thù cho khối doanh nghiệp sản xuất, gia công phần mềm.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

• Sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước tại các trường đại học, cao đẳng: Cung cấp tư liệu thực tế về phương pháp khảo sát, phỏng vấn và phân tích thực trạng nghiệp vụ tại doanh nghiệp ngoài nhà nước.
• Cán bộ làm công tác văn thư, hành chính, nhân sự kiêm nhiệm tại các công ty cổ phần, doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức thu thập, mẫu hồ sơ hội nghị, hồ sơ tham dự giải thưởng (Sao Khuê) và phương pháp khắc phục sai sót trong giao nộp hồ sơ.
• Phần đáng tham khảo nhất là Chương 2 với hệ thống bảng biểu thống kê nhân sự, thiết bị, quy trình 3 bước xử lý hồ sơ thực tế và các biểu mẫu nghiệp vụ (mục lục văn bản, chứng từ kết thúc, biên bản giao nhận) đính kèm tại phần phụ lục.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT được bố trí như thế nào? Công ty không có phòng ban hay bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách. Công việc này do 3 cán bộ thuộc Phòng Hành chính – Nhân sự kiêm nhiệm: bà Nguyễn Thị Loan (Trưởng phòng, trình độ Đại học chuyên ngành CNTT), bà Nguyễn Thị Thảo (Lễ tân kiêm văn thư, trình độ Cao đẳng chuyên ngành CNTT), và bà Nguyễn Thu Quỳnh (quản lý kho lưu trữ Cầu Diễn, trình độ Cao đẳng chuyên ngành Lưu trữ học). Tất cả đều có thâm niên công tác 2 năm.

2. Tổng số lượng hồ sơ được lập hàng năm tại EcoIT là bao nhiêu và gồm những loại hồ sơ nào? Trong một năm, toàn bộ 5 phòng ban của EcoIT lập khoảng 60 đến 65 hồ sơ. Khối lượng này chủ yếu là hồ sơ công việc (chiếm số lượng lớn nhất, như hồ sơ hội nghị, hồ sơ dự án, hồ sơ Sao Khuê) và hồ sơ nguyên tắc (tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật để tra cứu). Hồ sơ nhân sự do bộ phận Nhân sự quản lý riêng, còn tập lưu văn bản đi/đến do nhân viên lễ tân kiêm văn thư lưu giữ.

3. Khâu lập hồ sơ thực tế tại EcoIT tồn tại những lỗi nghiệp vụ chủ yếu nào? Công ty chưa xây dựng Danh mục hồ sơ; sử dụng file bìa còng thông thường không đúng tiêu chuẩn TCVN 9251:2012; không ghi số và ký hiệu hồ sơ lên bìa; hồ sơ chứa nhiều bản photo, bản thảo thiếu chữ ký đóng dấu chứng thực; nhân viên văn thư giữ bản chính văn bản đến ở tập lưu thay vì chuyển vào hồ sơ công việc; khâu văn thư chưa đánh số tờ; chứng từ kết thúc in sẵn nhưng thường bỏ trống mục tình trạng vật lý và số trang trùng/khuyết.

4. Kế hoạch và thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại EcoIT được quy định ra sao? Kế hoạch giao nộp tài liệu vào lưu trữ được tổ chức 2 lần/năm (2 quý/lần). Thành phần nộp gồm các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên. Thời hạn nộp đối với tài liệu hành chính là trong vòng 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc (cho phép giữ lại phục vụ công tác tối đa 2 năm nếu được Tổng Giám đốc chấp thuận); tài liệu ảnh, phim, ghi âm nộp sau 3 tháng.

5. Vị trí kho lưu trữ của công ty gây ra khó khăn gì trong công tác giao nộp tài liệu? EcoIT thuê hệ thống kho lưu trữ đặt tại Cầu Diễn, cách khá xa trụ sở làm việc chính tại Tòa nhà Imperia Garden (203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân). Khoảng cách địa lý gây khó khăn cho việc vận chuyển hồ sơ tài liệu từ văn phòng về kho, dẫn đến tình trạng giao nhận hồ sơ định kỳ đôi khi bị chậm trễ và trục trặc.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Huyền đã phản ánh toàn diện, có căn cứ khoa học về thực trạng công tác lập và nộp lưu hồ sơ tại Công ty Cổ phần EcoIT trong giai đoạn 2018–2021. Công trình chỉ rõ sự chênh lệch giữa quy định của pháp luật lưu trữ hiện hành với thực tế thực hiện tại một doanh nghiệp ngoài nhà nước, đặc biệt là các thiếu hụt về quy chế nội bộ, danh mục hồ sơ và chuẩn hóa nghiệp vụ. Hệ thống 6 giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ và thực tế, cung cấp cơ sở để doanh nghiệp hoàn thiện quy trình quản trị tài liệu, đồng thời là tài liệu tham khảo có giá trị đối với sinh viên ngành Lưu trữ học.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1. Hồ sơ Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan. Theo PGS Vương Đình Quyền: “Hồ sơ là một tập văn bản ( hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức, như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”. [11;309] Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[8;2] Theo Luật lưu trữ 2011: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng , nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[7;2] Nhìn chung, các khái niệm đều có đặc điểm chung là đều là một tập các giấy tờ, văn bản tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, giải quyết công việc.

Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ: Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề 6 một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả, .hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Hồ sơ nguyên tắc: là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh). Các loại hồ sơ công việc, nhân sự, nguyên tắc hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, đóng vai trò cung cấp nguồn thông tin bằng văn bản, nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cán bộ, giúp cơ quan, đơn vị quản lý mọi tài liệu được chặt chẽ.Lập hồ sơ Tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “ Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp qui định”[11;309 ] Theo khoản 11, điều 2, Luật lưu trữ 2011 giải thích thuật ngữ lập hồ sơ như sau: “ Là việc tập hợp , sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”[7;2] Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/03/2020 về công tác văn thư.

Tại khoản 15, Điều 3 có định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [8;2] Như vậy, lập hồ sơ có thể hiểu là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc như: theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo số thứ tự của văn bản hoặc theo thời gian ban hành văn bản….để phục vụ cho việc quản lý, tra tìm khai thác thông tin trong hồ sơ, tài liệu một cách dễ dàng. Vị trí, ý nghĩa của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 1.Vị trí Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư. Công tác văn thư có nhiều khâu, nhiều việc. Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản tài liệu hình thành ra bao gồm văn bản đi, văn bản đến, những giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc phải được lưu giữ lại, sau đó tiến hành phân loại, sắp xếp để lập thành hồ sơ.

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong văn bản đã giải quyết xong. Đối với doanh nghiệp, lập hồ sơ cũng có vị trí quan trọng, là khâu quan trọng không chỉ đối với công tác văn thư mà còn quan trọng trong công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng và từ đó quản lý, cung cấp những tài liệu cần thiết cho Ban lãnh đạo và khách hàng khi cần. Trong đó, hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của vụ việc, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn cho công ty và mỗi cá nhân trong công ty. Hồ sơ là minh chứng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra và phản ánh đầy đủ hoạt động điều hành quản lý của công ty.

Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng và có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hoàn thành công việc của nhân viên trong công ty, cũng như phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ được dễ dàng, tiện lợi.Tác dụng Không chỉ đối với mọi cơ quan, tổ chức, mà ở doanh nghiệp, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đều có tác dụng rất hữu ích và điển hình như: * Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của nhân viên. Trong một công ty, nếu công văn, giấy tờ trong quá trình giải quyết được sắp xếp và phân loại một cách khoa học, cụ thể là được lập hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, cá nhân liên quan đến vụ việc, vấn đề giải quyết, nó sẽ giúp cho các nhân viên và Ban Giám đốc 8 tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng nhân viên nói riêng, của công ty nói chung. * Giúp công ty quản lý tài liệu được chặt chẽ Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho ban lãnh đạo và nhân viên công ty theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của công ty mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm bắt, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật thông tin khách hàng.

* Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu riêng lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì công tác lập hồ sơ ở công ty hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu sắp xếp khoa học và xác định được thời hạn, giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, nhân viên đảm nhiệm nhiệm vụ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị pháp lý để giao nộp vào lưu trữ được hoàn chỉnh.

Đồng thời, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên lưu trữ làm tốt công tác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị pháp lý của tài liệu ., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của ban lãnh đạo, nhân viên trong công ty. Ngoài 3 tác dụng điển hình trên, thì việc sử dụng nguồn thông tin chặt chẽ này góp phần để tra tìm khoa học, thực hiện, giải quyết các công việc của các cá nhân. Là minh chứng để Tổng giám đốc để đưa ra những phương pháp, cách thức, quyết định đúng đắn khi làm việc, bên cạnh đó tài liệu, văn bản được lập hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh sẽ hỗ trợ cho công tác lưu trữ, là nguồn thông tin quan trọng để tra tìm, khai thác, cung cấp cho khách hàng.Yêu cầu của lập hồ sơ Hồ sơ lập ra phải đáp ứng được những yêu cầu sau: 1.Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết Mục đích mỗi loại văn bản là khác nhau như: Loại để thi hành, giải quyết, có loại để chỉ đạo, hướng dẫn, có loại để báo cáo, hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.

Cụ thể, hồ sơ cơ quan được lập ra phải phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của từng doanh nghiệp và đơn vị công tác, vì đây là những giấy tờ được hình thành chủ yếu là trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây có thể là hồ sơ được doanh nghiệp lập thành hoặc những hồ sơ nhận từ bên ngoài. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, đơn vị, phòng ban, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. Thông tin về hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.

Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lí, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc Tài liệu hồ sơ trong doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ, hoàn chỉnh và có giá trị pháp lý.