Tổng quan nghiên cứu

Hơn 4.000 hồ sơ chuyên môn tương đương 200 mét giá tài liệu phát sinh qua 52 năm xây dựng và phát triển của Trường Đại học Hải Dương đang đối mặt với thách thức quản trị vô cùng lớn. Trong giai đoạn 2001 - 2011, quy mô đào tạo của nhà trường đã tăng trưởng vượt bậc từ 500 học sinh, sinh viên lên hơn 9.000 người, tức tăng gấp hơn 18 lần. Sự gia tăng nhanh chóng về quy mô đào tạo kéo theo lượng văn bản hành chính tăng từ 261 văn bản (năm 1996) lên hàng nghìn văn bản mỗi năm, tạo áp lực nặng nề lên công tác văn thư lưu trữ.

Vấn đề cốt lõi được đặt ra là Trường Đại học Hải Dương là trường đại học công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương nhưng không thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. Điều này đồng nghĩa với việc nhà trường phải tự chủ hoàn toàn trong việc thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, thực trạng tài liệu bị phân tán, lưu trữ bó gói tại các phòng ban và kho lưu trữ chật hẹp chỉ 30 m2 đang đe dọa trực tiếp đến sự an toàn của nguồn sử liệu.

Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là đánh giá toàn diện thực trạng, khảo sát khối lượng và thành phần tài liệu hình thành từ năm 1996 đến năm 2015 tại 2 cơ sở đào tạo trên tổng diện tích 23,757 ha. Từ đó, tác giả xây dựng hệ thống quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ theo chuẩn TCVN ISO 9001:2008, hướng tới mục tiêu chuẩn hóa 100% tài liệu đầu vào và giảm thiểu trên 80% nguy cơ thất lạc văn bản.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng tích hợp giữa lý thuyết vòng đời tài liệu của Lưu trữ học hiện đại và mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế TCVN ISO 9001:2008. Theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, việc áp dụng ISO vào cơ quan hành chính sự nghiệp giúp chuẩn hóa các bước thực hiện công việc theo chu trình Plan - Do - Check - Act.

Bên cạnh đó, luận văn làm rõ 4 khái niệm cốt lõi theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP:

  • Hồ sơ: Một tập tài liệu có liên quan chặt chẽ về một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết công việc.
  • Tài liệu lưu trữ: Nguồn thông tin có giá trị thực tiễn, khoa học và lịch sử được lựa chọn để bảo quản an toàn.
  • Quy trình quản lý hồ sơ: Trình tự các bước tác nghiệp cụ thể nhằm kiểm soát tài liệu từ khi sản sinh đến khi nộp lưu hoặc tiêu hủy.
  • Danh mục hồ sơ cơ quan: Bảng kê có hệ thống tên các hồ sơ dự kiến hình thành trong năm công tác, đóng vai trò định hướng nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp phương pháp luận duy vật biện chứng và phương pháp hệ thống cấu trúc để nghiên cứu toàn diện luồng tài liệu tại Trường Đại học Hải Dương. Về nguồn dữ liệu, tác giả tiến hành khảo sát thực địa toàn bộ 4.000 hồ sơ chuyên môn và 100% sổ đăng ký văn bản đi - đến giai đoạn 1996 - 2015 tại Phòng Tổng hợp cùng 11 phòng chức năng, 13 khoa và 10 trung tâm.

Phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp khảo sát toàn diện được áp dụng trên tổng số 348 cán bộ, giảng viên toàn trường. Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn chuyên sâu 03 cán bộ chuyên trách công tác văn thư lưu trữ và khảo sát cơ sở vật chất kho lưu trữ 30 m2. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích định lượng kết hợp định tính là nhằm đo lường chính xác tốc độ gia tăng tài liệu, đối chiếu trực tiếp với các quy chuẩn của Thông tư số 07/2012/TT-BNV và Thông tư số 09/2011/TT-BNV. Timeline nghiên cứu được triển khai tập trung từ năm 2013 đến năm 2015 và hoàn thiện nghiệm thu vào năm 2016.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế giai đoạn 1996 - 2015 mang lại 4 phát hiện quan trọng về thực trạng quản lý hồ sơ tại Trường Đại học Hải Dương:

Thứ nhất, khối lượng tài liệu khổng lồ với hơn 4.000 hồ sơ chuyên môn và 200 mét giá tài liệu nhưng kho lưu trữ tập trung chỉ rộng 30 m2. Hơn 70% tài liệu tại các khoa phòng bị lưu giữ trong tình trạng đóng gói, xếp chồng trong thùng tôn khóa kín tại đơn vị, không được khử trùng hay vệ sinh định kỳ.

Thứ hai, cơ cấu nhân sự có sự bất cập nghiêm trọng. Trong tổng số 348 cán bộ, giảng viên, bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Phòng Tổng hợp chỉ có 03 người (02 cử nhân hành chính, kế toán và 01 trung cấp văn thư). Trong khi đó, 02 nhân sự có trình độ đại học và cao đẳng chuyên ngành Lưu trữ học lại bị bố trí trái ngành tại Phòng Quản lý Đào tạo và Khoa Quản trị Du lịch.

Thứ ba, nhà trường đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD năm 2013 với 4 chương, 36 điều. Tuy nhiên, 100% các đơn vị chưa từng lập Danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm, khiến tỷ lệ nộp lưu hồ sơ đúng hạn đạt dưới 15%.

Thứ tư, tài liệu điện tử và dữ liệu số hóa từ 17 chuyên ngành đào tạo đang gia tăng nhanh chóng nhưng hoàn toàn thiếu quy chế và hạ tầng lưu trữ số đồng bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng trên là do lãnh đạo các đơn vị chưa nhận thức đầy đủ về giá trị pháp lý và lịch sử của tài liệu lưu trữ. Sự tăng trưởng nóng về quy mô đào tạo (tăng gấp 18 lần sau 9 năm) tạo áp lực công việc hành chính nặng nề, khiến cán bộ chỉ tập trung giải quyết sự vụ mà bỏ quên khâu lập hồ sơ hiện hành.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các nghiên cứu của học viên Vũ Thị Tân (2013) tại Đại học Quốc gia Hà Nội và Trần Thị Kim Oanh (2008) tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Các công trình đều chỉ ra rằng nếu không áp dụng quy trình chuẩn hóa ISO, tài liệu tại các trường công lập sẽ rơi vào tình trạng thất lạc và hư hỏng nghiêm trọng.

Dữ liệu khảo sát có thể được trực quan hóa tối ưu thông qua biểu đồ cột so sánh luồng văn bản đến - đi qua 20 năm và bảng phân tích ma trận 7 khối tài liệu chủ lực. Sự kết hợp giữa biểu đồ tăng trưởng văn bản và sơ đồ luân chuyển hồ sơ là bằng chứng xác đáng khẳng định tính cấp thiết phải áp dụng quy trình ISO 9001:2008.

Đề xuất và khuyến nghị

Để giải quyết triệt để các hạn chế, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao:

  • Ban hành hệ thống 05 quy trình tác nghiệp chuẩn ISO 9001:2008: Ban Giám hiệu cùng Phòng Tổng hợp chủ trì phê duyệt và ban hành bộ quy trình bao gồm: Lập danh mục hồ sơ, Thu thập tài liệu, Chỉnh lý tài liệu, Bảo quản hồ sơ và Khai thác sử dụng. Mục tiêu đạt 100% đơn vị thực hiện lập hồ sơ công việc theo danh mục chuẩn trong vòng 06 tháng đầu năm triển khai.
  • Tái cơ cấu và kiện toàn nhân lực văn thư lưu trữ: Phòng Tổ chức Cán bộ thực hiện điều động đúng vị trí chuyên môn cho 02 cán bộ có bằng cấp Lưu trữ học về Phòng Tổng hợp trong quý I. Đồng thời, tổ chức 02 đợt tập huấn nghiệp vụ định kỳ hằng năm cho 348 cán bộ toàn trường, nâng tỷ lệ giao nộp hồ sơ đúng hạn đạt trên 90% trong 12 tháng.
  • Mở rộng diện tích kho tàng và hiện đại hóa thiết bị bảo quản: Ban Quản lý dự án và Phòng Quản trị Thiết bị lập phương án mở rộng kho lưu trữ từ 30 m2 lên tối thiểu 150 m2 tại Cơ sở 2 Liên Hồng (diện tích 21,7708 ha). Trang bị đầy đủ hệ thống giá compactor, máy hút ẩm và bình cứu hỏa CO2 trong thời gian 18 tháng.
  • Ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa tài liệu: Trung tâm Thông tin Thư viện phối hợp Phòng Tổng hợp triển khai phần mềm quản lý văn bản, thực hiện quét số hóa 100% khối tài liệu vĩnh viễn (hơn 4.000 hồ sơ tuyển sinh, văn bằng, nhân sự) trong lộ trình 24 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn và học thuật cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Ban Giám hiệu và lãnh đạo các trường đại học, cao đẳng địa phương: Vận dụng luận văn làm mô hình điểm để xây dựng quy chế quản trị tài liệu nội bộ, tối ưu hóa bộ máy quản lý và bảo vệ an toàn nguồn tài nguyên thông tin lịch sử của nhà trường.
  • Cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính sự nghiệp: Khai thác trực tiếp biểu mẫu và lưu đồ tác nghiệp của 05 quy trình quản lý hồ sơ theo chuẩn ISO 9001 để áp dụng vào hoạt động thu thập, chỉnh lý tài liệu thực tế tại cơ quan.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Sử dụng tài liệu như một nguồn tham khảo chuẩn mực về phương pháp khảo sát thực địa, phân tích số liệu thống kê luồng tài liệu và thiết kế quy trình nghiệp vụ chuyên sâu.
  • Chuyên gia tư vấn và kiểm toán hệ thống quản lý chất lượng (ISO): Tham khảo case study thực tế về việc chuyển hóa các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào nghiệp vụ lưu trữ tại một trường đại học công lập đặc thù tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao Trường Đại học Hải Dương phải tự xây dựng quy trình lưu trữ mà không chuyển giao về Chi cục Lưu trữ tỉnh?
Trường Đại học Hải Dương là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương nhưng không thuộc diện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo Thông tư số 04/2006/TT-BNV. Vì vậy, nhà trường phải tự chủ bảo quản an toàn hơn 4.000 hồ sơ chuyên môn và 200 mét giá tài liệu hình thành qua 52 năm hoạt động.

Hạn chế lớn nhất trong khâu lập hồ sơ hiện hành tại trường là gì?
Khảo sát cho thấy 100% các phòng, khoa chưa xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm. Cán bộ chủ yếu lưu giữ văn bản rời lẻ tại bàn làm việc hoặc cất trong thùng tôn khóa kín, dẫn đến việc thu nộp hồ sơ vào kho lưu trữ 30 m2 đạt tỷ lệ rất thấp, dưới 15%.

Vấn đề bất hợp lý về mặt nhân sự được luận văn chỉ ra là gì?
Trong tổng số 348 cán bộ, Phòng Tổng hợp chỉ có 03 nhân sự làm văn thư lưu trữ nhưng chưa đúng chuyên ngành sâu. Ngược lại, 02 cán bộ có bằng đại học và cao đẳng Lưu trữ học lại đang được phân công giảng dạy và làm việc tại Phòng Quản lý Đào tạo và Khoa Quản trị Du lịch.

Tiêu chuẩn chất lượng nào được tích hợp vào quy trình quản lý tài liệu trong nghiên cứu?
Nghiên cứu ứng dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 theo định hướng Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg. Tiêu chuẩn này giúp xác lập rõ trách nhiệm của Ban Giám hiệu, Phòng Tổng hợp và từng nhân viên, chuyển hóa các bước nghiệp vụ thành lưu đồ khoa học, minh bạch và dễ kiểm soát.

Khối tài liệu hình thành tại Trường Đại học Hải Dương bao gồm những thành phần nào?
Khối tài liệu gồm 7 nhóm chính: Hành chính - tổ chức, Đào tạo - tuyển sinh, Kế toán tài chính, Quản lý học sinh - sinh viên, Cơ sở vật chất, Nghiên cứu khoa học và Xây dựng cơ bản. Các tài liệu này phân bổ tại 2 cơ sở đào tạo với tổng diện tích đất 23,757 ha.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ lưu trữ gắn liền với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong trường đại học công lập cấp tỉnh.
  • Khảo sát thực chứng khối lượng hơn 4.000 hồ sơ chuyên môn và 200 mét giá tài liệu qua 20 năm phát triển (1996 - 2015) tại Trường Đại học Hải Dương.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn cốt tử về kho lưu trữ (30 m2), nhân sự phân bổ sai chuyên môn và việc thiếu vắng Danh mục hồ sơ hằng năm.
  • Xây dựng thành công bộ 05 quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ khép kín, chuẩn hóa trách nhiệm từ cấp lãnh đạo đến từng chuyên viên.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp khả thi về nhân lực, quy chế, cơ sở hạ tầng và công nghệ số hóa tài liệu.

Lộ trình triển khai cần được hoàn thiện theo từng giai đoạn: Phê duyệt quy trình trong quý I, điều động nhân sự và tập huấn trong 12 tháng, mở rộng kho lưu trữ và số hóa toàn diện trong 24 tháng tới. Quý bạn đọc và các nhà quản lý hãy tham khảo ngay bộ quy trình này để nâng cao hiệu quả quản trị văn thư lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.