phần Mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn gồm ba chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1. Sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Ở chƣơng này, chúng tôi giới thiệu sơ lƣợc về sự ra đời, phát triển của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; khảo sát thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng; phân tích sự cần thiết phải xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành từ hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Ở chƣơng này, chúng tôi phân tích thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, đánh giá những ƣu điểm và hạn chế; Nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu. Áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Ở chƣơng này, chúng tôi phân tích những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; phân tích các điều kiện để áp dụng quy trình; đề xuất các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ vào trong thực tế.
7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả của việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đòi hỏi cần có những giải pháp đồng bộ, phù hợp, đƣợc tổ chức thực hiện một cách thống nhất và khoa học tại tất cả các đơn vị phòng, khoa, trung tâm trong Nhà trƣờng. Trong các giải pháp đó, việc chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong đã đƣợc xây dựng trong quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong Trƣờng Đại học Hải Dƣơng có thể coi là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Trong đề tài, chúng tôi không đi sâu vào nghiên cứu, phân tích một giải pháp mà đề xuất những công viêc cụ thể và trình tự các bƣớc thực hiện để có thể quản lý, kiểm soát và tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, chúng tôi mong muốn nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ phụ trách công tác văn thƣ – lƣu trữ tại cơ quan để có thể hoàn thiện đề tài và phục vụ cho việc thực hiện thực tế trong phạm vi Nhà trƣờng. Nhân đây, cho phép tôi đƣợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đối với TS.
Nguyễn Liên Hƣơng – ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này và trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo đã tận tình truyền đạt cho tôi những kiến thức quan trọng trong suốt khóa học cao học Lƣu trữ học 2013 – 2015. Đồng thời, tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, các bạn, đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn. Học viên Tạ Thị Thanh Thủy 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG 1. Khái quát về Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 1.
Lịch sử hình thành Trường Đại học Hải Dương Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng, đƣợc thành lập theo Quyết định số 1258/QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ ngày 26 tháng 07 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng [30] và đƣợc đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ- TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tƣớng Chính phủ [32]. Với truyền thống 52 năm xây dựng và phát triển, Nhà trƣờng có uy tín trong việc giảng dạy các bậc Trung cấp, Cao đẳng, Đại học theo các khối ngành Kinh tế - Kỹ thuật - Xã hội. Xuất phát điểm là Trƣờng Trung cấp Quản lý Kinh tế Hải Hƣng thuộc Ban Đào tạo và Tuyển sinh Hải Hƣng đƣợc thành lập năm 1979 trên cơ sở thống nhất 03 trƣờng của 03 ngành: Tài chính, Kế hoạch và Lao động; Năm 1993, sáp nhập Trƣờng Thƣơng nghiệp của Sở Thƣơng mại (nguyên từ Trƣờng Thƣơng nghiệp đƣợc thành lập vào năm 1960 trực thuộc Bộ Nội thƣơng chuyển giao về Tỉnh). Sau đó, Trƣờng đƣợc đổi tên thành Trƣờng Trung cấp Kinh tế Hải Hƣng trực thuộc Sở Giáo dục Hải Hƣng.
Năm 2001, Nhà trƣờng đƣợc nâng cấp thành Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hải Dƣơng theo Quyết định số 272/2001/QĐ-BGD&ĐT– TCCB ngày 11/01/2001 của Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Năm 2007, Nhà trƣờng đƣợc chuyển lên trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng; thực hiện vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 1993/QĐ-UBND, ngày 04/6/2007 (nay là Quyết định số 1483/QĐ-UBND, ngày 07/6/2010) của UBND tỉnh Hải Dƣơng. 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Năm 2011, Nhà trƣờng đƣợc tiếp tục đƣợc nâng cấp thành Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng theo Quyết định số 1258/2011/QĐ-TTg ngày 26/7/2011 của Thủ tƣớng Chính phủ và đƣợc đổi tên thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013. Đây là Trƣờng Đại học công lập đầu tiên trực thuộc Tỉnh, là kết quả sau phấn đấu của toàn thể cán bộ giảng viên, công nhân viên trong Trƣờng, đặc biệt là đội ngũ Ban Giám hiệu Nhà trƣờng.
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 1. Chức năng, nhiệm vụ Căn cứ Theo Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Quốc hội khóa XIII [19, t.12] , Điều lệ Trƣờng Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tƣớng Chính phủ [13, t17], hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bao gồm: a) Chức năng Trƣờng Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng có chức năng đào tạo sinh viên có trình độ đại học, cao đẳng thuộc các khối ngành kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ giáo dục và đào tạo theo quy định của Pháp luật. Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật. Trƣờng có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và đƣợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng và kho bạc nhà nƣớc.
b) Nhiệm vụ Một số nhiệm vụ cơ bản của Nhà trƣờng hiện nay là tổ chức đào tạo bồi dƣỡng cũng nhƣ thực hiện các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chƣơng trình đào tạo các ngành nghề đƣợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt; Xây dựng và triển khai các chƣơng trình, nội dung đào tạo trên cơ sở các chƣơng trình khung của Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu thực tiễn của xã hộ; Để đáp ứng yêu cầu tổ chức thực hiện nhiệm vụ và công tác quản lý từ ngày thành lập đến nay nhà trƣờng đã thƣờng 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com xuyên củng cố hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực lao động để tcó một tập thể cán bộ công chức với bộ máy tổ chức hoạt động tƣơng đối nhịp nhàng. Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, đại học khi đƣợc sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền và theo đúng quy định của pháp luật. Xây dựng chƣơng trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập với ngành nghề Nhà trƣờng đƣợc phép đào tạo trên cơ sở khung chƣơng trình do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định. Tổ chức đào tạo và hoạt động giáo dục theo mục tiêu chƣơng trình, ngành nghề đào tạo đã đƣợc Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan có thẩm quyền cho phép, công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định.
Tổ chức tuyển sinh và quản lý sinh viên theo quy định. Phối hợp quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học, kết hợp đào tạo nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác đào tạo nhằm tiếp cận khoa học hiện đại. Tổ chức công tác đào tạo hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa học theo quy định chung của Nhà nƣớc. Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn nhân lực nhằm mục tiêu giáo dục, liên kết với các cơ quan hữu quan nhằm phát triển, nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo.
Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài chính tài sản, đất đai đƣợc giao theo quy định 1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng gồm có: * Ban Giám hiệu * Khối phòng, ban: - Phòng Tổ chức Cán bộ; - Phòng Thanh tra Pháp chế; - Phòng Tổng hợp; - Phòng Quản lý khoa học; - Phòng Quản trị Thiết bị; - Phòng Tài chính Kế toán; 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Phòng Quản lý Đào tạo; - Phòng Hợp tác đào tạo; - Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lƣợng; - Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên; - Ban Bảo vệ, quản lý tài sản Liên Hồng; - Ban Quản lý dự án. * Khối khoa: - Khoa Khoa học cơ bản; - Khoa Lý luận chính trị; - Khoa Luật; - Khoa Ngoại ngữ; - Khoa Thể chất – Quốc Phòng – An Ninh. - Khoa Quản trị Du lịch và Lữ hành - Khoa Kinh tế; - Khoa Tài chính – Ngân hàng; - Khoa Kế toán – Kiểm toán; - Khoa Sƣ phạm kỹ thuật; - Khoa Điện tử truyền thông; - Khoa Cơ điện lạnh; - Khoa Công nghệ thông tin; - Khoa Chăn nuôi thú y - Phát triển nông thôn.
* Các Trung tâm: - Trung tâm Y tế và Thể dục thể thao; - Trung tâm Đào tạo và Bồi dƣỡng cán bộ; - Trung tâm Nghiên cứu khoa học; - Trung tâm Ngoại ngữ; - Trung tâm thực hành và chuyển giao công nghệ kinh tế - xã hội – tổng hợp; - Trung tâm thực hành và chuyển giao công nghệ kỹ thuật tổng hợp; - Trung tâm Thông tin Thƣ viện; 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.