CHƯƠNG I TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN: “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN” “TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “HỒ SƠ” VÀ “LẬP HỒ SƠ”. Khái niệm “Tài liệu” và “Văn bản” Hiện nay có nhiều định nghĩa và cách giải thích về khái niệm “tài liệu”. Theo Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quôc Hội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam về “Lưu trữ”, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau: Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
Tuy nhiên, theo cách hiểu phổ biến ở một số nước tiến tiến, đặc biệt theo Tiêu chuẩn quốc tế (ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”), khái niệm“ Tài liệu” được định nghĩa như sau : Tài liệu “là thông tin được ghi lại h ặc một đối tượng có thể được xử lý như một đơn vị-một thể thống nhất”. Định nghĩa này được sử dụng để quản lý các hồ sơ, tài liệu ở Canada. Ví dụ, trong bản Báo cáo v ề “Chính sách và quá trình thu thập, tiêu chuẩn và bảng chú giải thuật ngữ của cơ quan Lưu trữ thành phố Toronto-Canada” thuật ngữ “tài liệu -document” được định nghĩa như sau : “ Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media). Với cách định nghĩa trên đây, khái niệm tài liệu được hiểu rất rộng.
Trong bài giảng này, tác giả dùng theo định nghĩa của Luật lưu trữ Việt Nam. Để làm sáng tỏ định nghĩa về “Tài liệu”, cần làm rõ thêm về khái niệm “Văn bản” (Record). Khái niệm “Văn bản” (theo ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”), được hiểu là: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai”. Khái niệm “tài liệu lưu trữ”: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản 6 gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Khái niệm “hồ sơ”: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy: Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ.
Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Cả hai ý này chỉ ra rằng : Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó).
Thống nhất được quan điểm này không chỉ có nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Bởi vì như đ ã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới”. Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫn đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phần hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách được giao. Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ.
Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm không phản ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, chỉ đúng khi 7 dùng khái niệm hồ sơ và chỉ được lập nó ở hiện hành. Khái niệm hồ sơ không phải chỉ là khái niệm phân loại. Về bản chất, nó là khái niệm dùng trong quá trình quản lý và sử dụng văn bản.
Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định. Còn trong thực tiễn chỉnh lý tài liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ hoặc các đơn vị bảo quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập tài liệu tương đương hồ sơ, những đơn vị bảo quản. Chúng ta không được coi việc này là lập hồ sơ trong lưu trữ.
Bởi vì nếu dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ. Các loại hồ sơ cơ bản: Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau: Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả. hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năn , nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày.
Hồ sơ nhân sự: là m ột tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh. Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân. Khái niệm “Lập hồ sơ”: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định. TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm về tài liệu lưu trữ Từ khi chữ viết ra đời, loài người được trang bị một phương tiện thông tin quan trọng để ghi chép các hoạt động, ý nghĩ, tình cảm, nhận thức về tự nhiên, xã hội.
Chữ viết là cơ sở để lập ra các loại văn tự (văn bản). Do nhu cầu của công tác quản lý Nhà nước, cũng như giao dịch giữa người với người trong xã hội nên các loại văn bản đã hình thành và phát triển rất đa dạng. Văn bản đóng vai trò rất quan trọng trong việc trao đổi thông tin, ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các mệnh lệnh của giai cấp thống trị đến mọi người. Văn bản đã trở thành căn cứ pháp lý để điều hành hoạt động của các cơ quan Nhà nước, truy cứu trách nhiệm, là cơ sở để giải quyết công việc.
Con người ngày càng nhận thức được tầm 8 quan trọng của văn bản, từ đó có ý thức về việc lưu trữ các loại văn bản phục vụ các mục đích thực tiễn trước mắt và lưu truyền lại cho các thế hệ sau. Những văn bản được lựa chọn giữ lại được gọi là tài liệu lưu trữ. Dần dần, việc lưu trữ các văn bản ngày càng phổ biến, số lượng tài liệu được giữ lại ngày càng tăng đặt ra yêu cầu phải tổ chức quản lý tài liệu một các khoa học. Trên cơ sở này các khái niệm cơ bản như lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học đã ra đời và ngày càng được hoàn thiện.
Thuật ngữ lưu trữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arche” có nghĩa là nơi làm việc của chính quyền, sau đó thuật ngữ này được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Điều này phù hợp với thực tế về sự hình thành văn tự trong chế độ chiếm hữu nô lệ ở Hy Lạp, ở đó văn tự được dùng khá phổ biến, là phương tiện điều hành tổ chức hoạt động của chính quyền từ trung ương đến địa phương. Từ đất nước Hy Lạp, thuật ngữ lưu trữ được mở rộng phạm vi sử dụng đến các nước châu Âu khác như Anh, Pháp,Nga… Ở Việt Nam, thuật ngữ lưu trữ có nghĩa là cất iữ, tàng trữ, lưu lại, giữ lại. Đối tượng được cất giữ, tàng trữ, ưu lại, giữ lại là công văn, giấy tờ.
Trên cơ sở thuật ngữ lưu trữ và đối tượng được lưu trữ, khái niệm tài liệu lưu trữ được hình thành.