Giáo trình soạn thảo văn bản 2 cho nghề văn thư hành chính tại Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng ...

Giáo trình soạn thảo văn bản 2 nghề văn thư hành chính cao đẳng cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên ngành văn thư.

• Người hướng dẫn: GV. Trương Thị Trang
• Trường học: Trường Cao Đẳng Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô
• Chuyên ngành: Văn Thư Hành Chính
• Đề tài: Giáo Trình Soạn Thảo Văn Bản 2 Cho Văn Thư Hành Chính
• Loại tài liệu: Giáo Trình
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Ninh Bình

Mục lục chi tiết

• 1. BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU
• 2. BÀI 2: SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH
• 3. BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH
• 4. BÀI 4: SOẠN THẢO KẾ HOẠCH, BÁO CÁO, GHI BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG
• 5. BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình soạn thảo văn bản 2 cho văn thư hành chính

Giáo trình soạn thảo văn bản 2 cho văn thư hành chính là một tài liệu quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính. Tài liệu này không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành cụ thể về các loại văn bản hành chính. Mục tiêu chính của giáo trình là giúp học sinh - sinh viên nắm vững quy trình soạn thảo văn bản, từ đó nâng cao kỹ năng làm việc trong môi trường hành chính.

1.1. Mục tiêu và ý nghĩa của giáo trình soạn thảo văn bản 2

Giáo trình này nhằm trang bị cho học sinh những kiến thức cần thiết để thực hiện công việc văn thư hành chính một cách hiệu quả. Nó giúp học sinh hiểu rõ các loại văn bản hành chính và quy trình soạn thảo chúng.

1.2. Cấu trúc và nội dung chính của giáo trình

Giáo trình được chia thành nhiều bài học, mỗi bài tập trung vào một loại văn bản cụ thể như công văn, quyết định, kế hoạch, và báo cáo. Mỗi phần đều có hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo và thực hành.

II. Những thách thức trong việc soạn thảo văn bản hành chính

Việc soạn thảo văn bản hành chính không phải là điều đơn giản. Nhiều học sinh gặp khó khăn trong việc nắm bắt các quy định và thể thức trình bày. Thách thức lớn nhất là đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định hiện hành.

2.1. Khó khăn trong việc nắm bắt quy định

Nhiều quy định về soạn thảo văn bản thường xuyên thay đổi, gây khó khăn cho học sinh trong việc cập nhật và áp dụng.

2.2. Vấn đề về kỹ năng viết và trình bày

Kỹ năng viết và trình bày văn bản là rất quan trọng. Học sinh cần phải luyện tập thường xuyên để cải thiện khả năng này.

III. Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính hiệu quả

Để soạn thảo văn bản hành chính hiệu quả, cần tuân thủ một số phương pháp cơ bản. Những phương pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng văn bản.

3.1. Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước như thu thập thông tin, xác định nội dung, và trình bày văn bản theo đúng thể thức.

3.2. Sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo

Sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản có thể giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong việc trình bày.

IV. Ứng dụng thực tiễn của giáo trình soạn thảo văn bản 2

Giáo trình soạn thảo văn bản 2 không chỉ là tài liệu học tập mà còn là công cụ hữu ích trong công việc thực tế. Học sinh có thể áp dụng kiến thức đã học vào công việc hàng ngày tại các cơ quan hành chính.

4.1. Kỹ năng thực hành tại cơ quan

Học sinh có thể thực hành soạn thảo văn bản tại các cơ quan, từ đó nâng cao kỹ năng và tự tin hơn trong công việc.

4.2. Kết quả nghiên cứu và phản hồi từ học viên

Nhiều học viên đã phản hồi tích cực về giáo trình, cho rằng nó giúp họ nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của giáo trình soạn thảo văn bản 2

Giáo trình soạn thảo văn bản 2 cho văn thư hành chính là một tài liệu cần thiết trong quá trình đào tạo. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và quy định, giáo trình cần được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu thực tiễn.

5.1. Tầm quan trọng của việc cập nhật giáo trình

Việc cập nhật giáo trình giúp học sinh tiếp cận với những kiến thức mới nhất, từ đó nâng cao chất lượng đào tạo.

5.2. Hướng phát triển trong tương lai

Giáo trình có thể được mở rộng với các chủ đề mới, bao gồm cả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN 2 NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và nhu cầu trong công tác giảng dạy trong công tác đào tạo các cán bộ văn thư, văn phòng. Giáo trình soạn thảo văn bản 2 ra đời nhằm bổ sung thêm kiến thức cho học sinh - sinh viên, là công cụ tham khảo giảng dạy của giáo viên liên quan tới các loại văn bản giấy tờ thông dụng cũng như phương pháp soạn thảo các văn bản giấy tờ này. Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành Văn thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 25 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 2 MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU . 2 BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU . Phương pháp soạn thảo . Thực hành soạn thảo giấy mời họp . Giấy giới thiệu. Phương pháp soạn thảo . Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu . Phương pháp soạn thảo . Thực hành soạn thảo giấy đi đường . Thực hành soạn thảo phiếu gửi . Phiếu giải quyết văn bản đến . Phương pháp soạn thảo . Thực hành soạn thảo . 16 BÀI 2: SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH . Soạn thảo công văn mời họp . Thu thập thông tin . Soạn thảo công văn trả lời . Thu thập thông tin . Soạn thảo công văn hướng dẫn . Thu thập thông tin . Soạn thảo công văn đề nghị . Thu thập thông tin . Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch. Thu thập thông tin . 29 BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH . Soạn thảo quyết định về nhân sự . Soạn thảo quyết định tuyển dụng nhân sự . Soạn thảo quyết định nâng bậc lương . Soạn thảo quyết định đề bạt, bổ nhiệm . Soạn thảo quyết định về tổ chức . Soạn thảo quyết định thành lập các Hội đồng, Ban tư vấn giúp việc . Soạn thảo quyết định thành lập các đoàn thanh, kiểm tra. Soạn thảo quyết định về thi đua, khen thưởng . Thu thập thông tin . Soạn thảo văn bản . 61 BÀI 4: SOẠN THẢO KẾ HOẠCH, BÁO CÁO, GHI BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG . Soạn thảo kế hoạch. Thu thập thông tin . Soạn thảo văn bản kế hoạch . Thu thập thông tin . Soạn thảo văn bản báo cáo . Ghi biên bản . Phương pháp ghi . Soạn thảo văn bản . Soạn thảo hợp đồng . Thu thập thông tin . 90 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN . Thu thập thông tin. Soạn bản thảo quy chế . Tổ chức hội thảo . Hoàn thiện bản thảo . 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO . 107 5 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN 2 Mã mô đun: MĐ18 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của của mô đun: - Vị trí: Mô đun rèn kỹ năng quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mô đun đào tạo này được thực hiện khi đã học các môn: Soạn thảo văn bản 1, Tiếng Việt thực hành và học trước môn học Quản lý văn bản đến, văn bản đi, được bố trí học vào kỳ 2 năm thứ nhất - Tính chất của mô đun: Là mô đun chuyên môn - Ý nghĩa và vai trò của của mô đun: Là mô đun quan trọng trong ngành văn thư hành chính. Học xong mô đun học sinh có thể nhận biết được văn bản, rèn luyện được các kỹ năng trong quá trình soạn thảo để phục vụ công việc. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đúng các bước trong soạn thảo văn bản + Soạn thảo đựơc quy chế quản lý công tác văn thư cơ quan. + Soạn thảo được quyết định cá biệt, công văn trả lời, thông báo và ghi được biên bản hội nghị. - Về kỹ năng: + Xác định chính xác các thông tin cần thu thập khi soạn thảo văn bản. + Viết thành thạo các loại giấy tờ biểu mẫu. + Kiểm tra phát hiện các trường hợp văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:Thể hiện tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ, nghiêm túc và gọn gàng trong quá trình học tập thực hành. Nội dung mô đun: Bài 1: Viết các loại giấy tờ, biểu mẫu Bài 2: Soạn thảo công văn hành chính Bài 3: Soạn thảo quyết định Bài 4: Soạn thảo kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng Bài 5: Soạn thảo quy chế công tác văn thư cơ quan. 6 BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU Mã bài: MĐ18.01 Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, phương pháp soạn thảo văn bản - Soạn thảo được các loại giấy tờ, biểu mẫu - Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc. Nội dung chính: 1. Khái niệm Là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một hoạt động (dự họp, hội nghị, hội thảo.) nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan để giải quyết một vấn đề có liên quan. Trong thực tiễn, nội dung của giấy mời ở một số tình huống cũng có ý nghĩa như công văn mời họp, do đó người viết cần tùy vào hoàn cảnh cụ thể mà lựa chọn hình thức cho thích hợp. Phương pháp soạn thảo 7 TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /GM- … (3)…. trân trọng kính mời: Ông (bà) . QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - …………; - ……………; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, …. (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung cuộc họp. (6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời. (7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v. Thực hành soạn thảo giấy mời họp Bài 1: Sưu tầm các loại giấy mời mà em biết (ít nhất 3 loại). Nêu ra sự giống và khác nhau của các văn bản giấy mời. 8 Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy mời họp của cơ quan, tổ chức; Giấy mời học sinh lên nhận thưởng; Giấy mời họp phụ huynh. Giấy giới thiệu 2. Khái niệm Là văn bản cấp cho học sinh sinh viên, cán bộ, nhân viên cơ quan…khi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng. - Giấy giới thiệu đã được tiêu chuẩn hóa và thường được in thành từng tập (dạng ấn phẩm), cơ quan khi cần có thể mua hoặc chế bản, sao chụp đóng thành quyển. - Giấy giới thiệu do văn thư cơ quan quản lý và sử dụng theo nhu cầu, việc viết giấy giới thiệu cần được tiến hành theo quy trình: + Người xin giấy giới thiệu cần cung cấp các thông tin cần thiết để cán bộ văn thư ghi vào giấy giới thiệu. + Cán bộ văn thư trình ký theo quy định  Giấy giới thiệu cấp cho cán bộ chuyên môn, trình trưởng phòng hành chính hoặc Chánh văn phòng ký theo thể thức thừa lệnh.  Giấy giới thiệu cấp cho cán bộ giữ cương vị lãnh đạo, quản lý trong cơ quan hoặc cán bộ chuyên môn được cử đi làm nhiệm vụ hoặc đặc biệt thì trình thủ trưởng ký. - Yêu cầu khi viết giấy giới thiệu: + Đủ các thông tin cần thiết + Đúng: Đúng thông tin, đúng chính tả, tủ, câu, đẹp theo mẫu. Phương pháp soạn thảo 9 Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /GGT- … (3)…. năm 20… GIẤY GIỚI THIỆU . trân trọng giới thiệu: Ông (bà) . Được cử đến: . Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ. Giấy này có giá trị đến hết ngày. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu. (6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc. Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu Bài 1: Sưu tầm một số mẫu giấy giới thiệu của các cơ quan, tổ chức (ít nhất 3 mẫu). Tìm ra sự khác nhau, lỗi sai giữa các mẫu. Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu đi thực tế của học sinh tại trường Cao đẳng nghề CĐXD Việt Xô. Bài 3: Soạn thảo giấy giới thiệu nhập học, chuyển trường. 10 Bài 4: Soạn thảo giấy giới thiệu sinh viên đi thực tập của trường cao đẳng nghề CĐXD Việt Xô. Khái niệm Là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên khi được cử đi công tác, dùng để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác. Người được cấp giấy giới thiệu phải xin chữ ký và con dấu của quan và ngày giờ đến, đi. Phương pháp soạn thảo Soạn thảo văn bản theo mẫu: 11 TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /GĐĐ- … (3)…. năm 20… GIẤY ĐI ĐƯỜNG Cấp cho ông (bà): . Nơi được cử đến công tác: . Giấy này có giá trị hết ngày: .