Tổng quan nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ (TLLT) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn và phát huy giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa của quốc gia. Tại Việt Nam, các phông tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu quý giá phản ánh quá trình kháng chiến, kiến quốc và phát triển bộ máy hành chính nhà nước trong giai đoạn 1948-1975. Tuy nhiên, thực trạng khai thác và phát huy giá trị các tài liệu này còn nhiều hạn chế, với số lượng độc giả và hồ sơ khai thác trung bình hàng năm chỉ khoảng 214 hồ sơ, trong khi khối lượng tài liệu lưu trữ lên đến hàng trăm mét giá. Mục tiêu nghiên cứu nhằm làm rõ giá trị đa chiều của tài liệu lưu trữ Khu và liên khu, đánh giá thực trạng khai thác, từ đó đề xuất các giải pháp phát huy hiệu quả giá trị tài liệu phục vụ nghiên cứu khoa học và đời sống xã hội. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các phông tiêu biểu của Khu Tự trị Việt Bắc, Khu Tự trị Tây Bắc, Liên khu III và Khu Tả Ngạn, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, trong khoảng thời gian tài liệu từ năm 1948 đến 1975. Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao nhận thức, hoàn thiện cơ sở pháp lý và phương pháp khai thác tài liệu lưu trữ, góp phần bảo tồn di sản quốc gia và phục vụ phát triển xã hội.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết lưu trữ học hiện đại, trong đó có:

  • Khái niệm tài liệu lưu trữ: Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử và được bảo quản theo quy định pháp luật. Tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính nguyên gốc, chính xác và có giá trị pháp lý.

  • Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Là quá trình tổ chức khai thác, sử dụng các thông tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các nhu cầu nghiên cứu, quản lý và phát triển xã hội. Các hình thức phát huy bao gồm sử dụng tại phòng đọc, xuất bản, triển lãm, trưng bày, giải mật và ứng dụng công nghệ thông tin.

  • Giá trị tài liệu lưu trữ: Bao gồm giá trị thực tiễn (phục vụ quản lý, kiểm tra, giám sát), giá trị lịch sử (bằng chứng xác thực về các sự kiện, nhân vật, quá trình phát triển), và giá trị nghiên cứu khoa học.

  • Cơ sở pháp lý: Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Chỉ thị 05/2007/CT-TTg, Chỉ thị 35/CT-TTg, Thông tư 275/2016/TT-BTC tạo hành lang pháp lý cho công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, số liệu thống kê khai thác tài liệu từ năm 2014-2018, các văn bản pháp luật, giáo trình lưu trữ học, các bài viết khoa học và phỏng vấn cán bộ Trung tâm.

  • Phương pháp khảo sát: Thu thập thông tin thực tế về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, khảo sát chất lượng tài liệu và công tác tổ chức lưu trữ.

  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đánh giá giá trị tài liệu, phân tích số liệu khai thác, tổng hợp các hạn chế và nguyên nhân.

  • Phương pháp phân tích sử liệu học: Xác minh độ chính xác, tính nguyên gốc của tài liệu lưu trữ.

  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi với cán bộ phục vụ phòng đọc và quản lý tài liệu để hiểu rõ hơn về nhu cầu, khó khăn trong khai thác sử dụng.

  • Phương pháp hệ thống: Hệ thống hóa các công trình nghiên cứu, bài viết liên quan để làm cơ sở lý luận và thực tiễn cho đề tài.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Tập trung nghiên cứu các phông tiêu biểu của Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc, Liên khu III và Khu Tả Ngạn với tổng số hàng trăm mét giá tài liệu và hàng nghìn hồ sơ.

  • Timeline nghiên cứu: Thu thập và phân tích dữ liệu trong giai đoạn 2014-2018, hoàn thiện luận văn vào năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Khối lượng và đa dạng tài liệu lưu trữ: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quản lý hơn 14.000 mét giá tài liệu với hơn 400 phông, trong đó phông Khu Tự trị Việt Bắc có 126,1 mét tài liệu, Khu Tự trị Tây Bắc có 12 mét, Liên khu III có 7.595 hồ sơ, Khu Tả Ngạn có 997 hồ sơ. Tài liệu đa dạng về loại hình: hành chính, khoa học kỹ thuật, nghe nhìn, văn học nghệ thuật, điện tử.

  2. Số lượng độc giả khai thác hạn chế: Trong 5 năm (2014-2018), tổng số lượt độc giả khai thác tài liệu của các Khu và liên khu chỉ dao động từ 16 đến 86 lượt/năm, với sự chênh lệch lớn giữa các phông. Ví dụ, phông UBKCHC KTT Việt Bắc có 54 lượt độc giả năm 2018, trong khi phông các đơn vị trực thuộc Tây Bắc có năm không có độc giả.

  3. Số lượng hồ sơ khai thác thấp: Trung bình mỗi năm chỉ có khoảng 214 hồ sơ được đưa ra khai thác, trong khi tổng số hồ sơ lưu trữ rất lớn. Một số phông như các đơn vị trực thuộc Việt Bắc và Tây Bắc trong nhiều năm không có hồ sơ nào được khai thác.

  4. Hạn chế về chất lượng và tổ chức tài liệu: Tài liệu nhiều nơi bị ố vàng, rách nát, chữ viết mờ do điều kiện chiến tranh và chất liệu giấy kém. Hồ sơ lập chưa chính xác, tiêu đề không phản ánh đúng nội dung, sắp xếp lộn xộn, thiếu bản chính, nhiều văn bản không có dấu hoặc chữ ký. Công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục hồ sơ chưa đầy đủ, chưa có chú thích rõ ràng về hồ sơ mật.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân hạn chế khai thác tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu xuất phát từ cả khách quan và chủ quan. Về khách quan, tài liệu được hình thành trong điều kiện chiến tranh, thiếu thốn vật liệu, nhiều tài liệu bị hư hỏng, thất lạc, chưa được giải mật đầy đủ. Về chủ quan, công tác tuyên truyền, quảng bá giá trị tài liệu còn hạn chế, phòng đọc nhỏ hẹp, trang thiết bị thiếu thốn, nhận thức của công chúng về giá trị tài liệu chưa cao, mức phí khai thác chưa phù hợp với nhu cầu nghiên cứu. So với các nghiên cứu trước đây, kết quả này phản ánh thực trạng chung của nhiều kho lưu trữ quốc gia, đồng thời nhấn mạnh sự cần thiết phải đổi mới phương pháp quản lý và khai thác tài liệu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu và số hóa tài liệu là hướng đi quan trọng để nâng cao hiệu quả khai thác. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ số lượng độc giả và hồ sơ khai thác theo năm, bảng phân loại tài liệu theo loại hình và mức độ sử dụng, giúp minh họa rõ nét thực trạng và xu hướng khai thác tài liệu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện cơ sở pháp lý và tăng cường chỉ đạo: Đẩy mạnh xây dựng, hoàn thiện các văn bản pháp luật liên quan đến công tác lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu. Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần tăng cường chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định, đảm bảo tài liệu lưu trữ được bảo quản và khai thác hiệu quả trong vòng 1-2 năm tới.

  2. Nâng cao nhận thức và tuyên truyền rộng rãi: Tổ chức các chiến dịch tuyên truyền, hội thảo, triển lãm về giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu nhằm nâng cao nhận thức của công chúng, cán bộ quản lý và các nhà nghiên cứu. Xây dựng phim tư liệu, ấn phẩm giới thiệu trên các phương tiện truyền thông đại chúng trong vòng 6-12 tháng.

  3. Cải tiến công tác tổ chức khoa học tài liệu: Tổ chức chỉnh lý lại hồ sơ, tách lọc tài liệu không liên quan, sắp xếp theo trình tự thời gian và nội dung, đảm bảo tiêu đề hồ sơ phản ánh chính xác nội dung. Đẩy mạnh công tác giải mật tài liệu theo quy định để mở rộng phạm vi khai thác trong 2 năm tới.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa tài liệu: Xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử, số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu, phát triển hệ thống tra cứu trực tuyến thân thiện, tiện lợi cho người dùng. Triển khai trong vòng 3 năm, phối hợp với các đơn vị công nghệ và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

  5. Cải thiện điều kiện phục vụ độc giả và chính sách phí: Mở rộng diện tích phòng đọc, nâng cấp trang thiết bị, tăng cường nhân lực phục vụ. Rà soát, điều chỉnh mức phí khai thác tài liệu phù hợp với nhu cầu nghiên cứu, đặc biệt hỗ trợ sinh viên, học viên trong 1 năm tới.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý lưu trữ và nhân viên Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: Giúp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản, chỉnh lý và khai thác tài liệu, từ đó cải thiện chất lượng phục vụ độc giả.

  2. Nhà nghiên cứu, giảng viên và sinh viên ngành Lưu trữ học, Lịch sử, Khoa học xã hội: Cung cấp nguồn tư liệu quý giá và phương pháp nghiên cứu thực tiễn về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, hỗ trợ các đề tài nghiên cứu, luận văn, luận án.

  3. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và văn thư: Là tài liệu tham khảo để hoàn thiện chính sách, pháp luật và định hướng phát triển công tác lưu trữ quốc gia.

  4. Các tổ chức, cá nhân quan tâm đến lịch sử, văn hóa và phát triển xã hội: Giúp hiểu rõ hơn về giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu, từ đó khai thác hiệu quả phục vụ công tác bảo tồn và phát triển văn hóa.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu có giá trị gì đặc biệt?
    Tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình kháng chiến, kiến quốc, phát triển bộ máy hành chính và đời sống xã hội trong giai đoạn 1948-1975, là nguồn sử liệu quý giá cho nghiên cứu lịch sử và quản lý nhà nước.

  2. Tại sao số lượng độc giả khai thác tài liệu còn hạn chế?
    Nguyên nhân chính là do nhận thức về giá trị tài liệu chưa cao, công tác tuyên truyền chưa sâu rộng, điều kiện phòng đọc và công cụ tra cứu còn hạn chế, cùng với mức phí khai thác chưa phù hợp.

  3. Phương pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu?
    Ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử, cải tiến công tác chỉnh lý hồ sơ, tổ chức tuyên truyền nâng cao nhận thức và cải thiện điều kiện phục vụ độc giả.

  4. Luật Lưu trữ 2011 có quy định gì về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ?
    Luật quy định các hình thức sử dụng tài liệu như sử dụng tại phòng đọc, xuất bản, triển lãm, trưng bày, trích dẫn trong nghiên cứu, cấp bản sao và chứng thực, tạo hành lang pháp lý cho phát huy giá trị tài liệu.

  5. Làm thế nào để tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III?
    Độc giả có thể đến phòng đọc của Trung tâm, sử dụng công cụ tra cứu mục lục hồ sơ, lập phiếu yêu cầu đọc tài liệu, hoặc liên hệ để được hướng dẫn về thủ tục và mức phí khai thác.

Kết luận

  • Tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu quý giá, đa dạng về loại hình và nội dung, phản ánh lịch sử và phát triển bộ máy hành chính trong giai đoạn 1948-1975.
  • Thực trạng khai thác tài liệu còn hạn chế với số lượng độc giả và hồ sơ khai thác thấp, chất lượng tài liệu và công tác tổ chức lưu trữ chưa đồng bộ, công cụ tra cứu và ứng dụng công nghệ thông tin chưa phát triển.
  • Nguyên nhân bao gồm điều kiện vật lý tài liệu kém, công tác tuyên truyền chưa hiệu quả, nhận thức của công chúng chưa cao và mức phí khai thác chưa phù hợp.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện pháp lý, nâng cao nhận thức, cải tiến tổ chức tài liệu, ứng dụng công nghệ số và cải thiện điều kiện phục vụ độc giả nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi mới cho công tác lưu trữ học và quản lý tài liệu lưu trữ tại Việt Nam, đồng thời kêu gọi các cơ quan, tổ chức và cá nhân quan tâm, phối hợp thực hiện các bước tiếp theo để bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu quốc gia.

Hành động tiếp theo: Khuyến khích các nhà quản lý và nghiên cứu triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tăng cường hợp tác nghiên cứu và ứng dụng công nghệ trong công tác lưu trữ.