CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA Mã chương: MH20.01 Giới thiệu: Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư là đưa ra các tiêu chuẩn, chuẩn mực của nhà nước ban hành đối với công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức. Hệ thống tiêu chuẩn hóa nhằm áp dụng các nghiệp vụ văn thư thống nhất trong tất cả các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương nhằm đảm bảo mối quan hệ tương tác trong quá trình làm việc. Tiêu chuẩn hóa được vận hành khi áp dụng bộ ISO - TCVN nhằm đảm bảo tính khoa học, tính chính xác và tính hệ thống của văn bản nói riêng và các nghiệp vụ văn thư hành chính nói chung. Mục tiêu: - Trình bày được kiến thức cơ bản về các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật theo quy định của nhà nước.
- Nội dung các loại và các cấp tiêu chuẩn hóa, hệ thống tiêu chuẩn hóa hiện hành ở nước ta hiện nay. - nắm vững vai trò và ý nghĩa của công tác tiêu chuẩn hóa được áp dụng thống nhất trong công tác văn thư. - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình học tập và nghiên cứu. Nội dung chính: 1.
Khái niệm, đối tượng và mục đích tiêu chuẩn hóa 1. Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng. “Tiêu chuẩn là một tài liệu được xây dựng trên cơ sở đồng thuận và được thông qua bởi một cơ quan thừa nhận, dùng để sử dụng chung và nhiều lần, trong đó quy định các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính của hoạt động hoặc kết quả của chúng, nhằm đạt được mức độ trật tự tốt nhất trong điều kiện quy định.” -Theo ISO/IEC 2004 “Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của đối tượng này.” -Theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kĩ thuật năm 2006.Quy chuẩn kỹ thuật 5 Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác.
Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng. * Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật - Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật nằm ở tính bắt buộc áp dụng: + Việc tuân thủ tiêu chuẩn là tự nguyện, + Với quy chuẩn kỹ thuật, việc tuân thủ là bắt buộc và có hiệu lực pháp luật. - Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật cũng có những hàm ý khác nhau đối với thương mại quốc tế: + Với quy chuẩn kỹ thuật: Nếu một sản phẩm nhập khẩu không đáp ứng các yêu cầu của một quy chuẩn kỹ thuật, nó sẽ không được phép đưa ra thị trường. + Trong trường hợp tiêu chuẩn: sản phẩm nhập khẩu không phù hợp tiêu chuẩn sẽ vẫn được phép lưu thông trên thị trường, nhưng thị phần của sản phẩm này có thể bị ảnh hưởng, nếu sản phẩm mà được người tiêu dùng ưa chuộng và đáp ứng được các tiêu chuẩn địa phương thì có thể làm tăng lượng hàng hóa bán ra,tăng thị phần, ví dụ tiêu chuẩn chất lượng hay mầu sắc đối với hàng dệt may và quần áo.
- Ngoài ra còn khác nhau ở cơ quan ban hành và phạm vi điều chỉnh + Việc ban hành quy chuẩn kỹ thuật là trách nhiệm của Chính phủ. Chúng quy định về đặc tính của sản phẩm và quy trình quản lý. + Còn với tiêu chuẩn: Được xây dựng bởi các bên liên quan theo nguyên tắc đồng thuận,các bên liên quan có thể là nhiều dạng tổ chức trong lĩnh vực công hoặc tư nhân. Chúng chỉ quy định các đặc tính sản phẩm hoặc yêu cầu kỹ thuật.Tiêu chuẩn hóa Tiêu chuẩn hoá Là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định.
Tiêu chuẩn hóa là quá trình xây dựng, công bố và tổ chức triển khai thực hiện hệ thống tiêu chuẩn đã đề ra. Tiêu chuẩn hóa giúp cho hoạt động quản lý tối thiểu hóa những sai lệch khỏi tiêu chuẩn, đảm bảo sự lặp lại của các hoạt động và kết quả thu được. Áp dụng ISO trong công tác văn thư lưu trữ là việc xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác 6 văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước. Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân.
Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó. Hệ thống này vận động theo mô hình quản lý theo quá trình, tức là quá trình chuyển hóa từ các yếu tố đầu vào (các yêu cầu và mong đợi của khá ch hàng, các nguồn lực và các yếu tố khác) thành các kết quả đầu ra (các dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chính đáng khác) và lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong suốt vòng đời sản phẩm. Sản phẩm của cơ quan ở đây bao gồm các kết quả đo đếm được, hoặc không đo đếm được, là một phần trong kết quả điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhà nước thể hiện qua các văn bản phát hành; xử lý các thông tin, văn bản đến chính xác, kịp thời; đáp ứng các loại nhu cầu về hoạt động, làm việc của cơ quan. Sự thỏa mãn của khách hàng được đánh giá thông qua các dịch vụ đầu ra đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và được khách hàng chấp nhận.
Khách hàng của cơ quan áp dụng tiêu chuẩn ISO ở đây là các cơ quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương trong và ngoài ngành, các cá nhân trong và ngoài nước, đặc biệt là lãnh đạo cơ quan. Đối tượng tiêu chuẩn hóa Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy trong thực hiện những yêu cầu của khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời các yêu cầu; cách ứng xử đúng mực; tạo niềm tin của khách hàng; sự đồng cảm hiểu biết lẫn nhau trong quá trình giao tiếp giải quyết công việc. Con người (hay công chức) trong dịch vụ hành chính được coi là yếu tố hàng đầu, có tính quyết định chất lượng dịch vụ hành chính. Muốn vậy, công chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức và kỹ năng giải quyết công việc, biết nhẫn nại và kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời và linh hoạt.
Điều tối kỵ đối với công chức là sự thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nôn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tôn trọng khách hàng. Mục đích tiêu chuẩn hóa Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại. -Tạo ra sự thuận lợi cho trao đổi thông tin - Đảm bảo và nâng cao chất lượng 7 - Tạo ra sự thống nhất hóa và đơn giản hóa 1.
Nâng cao mức độ thích ứng của sản phẩm, quá trình và dịch vụ với những mục đích đã định từ trước Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nằm trong bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau khi sửa đổi các tiêu chuẩn phiên bản 1994. ISO 9001:2000, quy định những yêu cầu cơ bản đối với hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức để chứng tỏ năng lực củ a tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là một trong những hình thức rà soát các thủ tục hành chính nhằm xây dựng một công trình xử lý công việc khoa học và hợp lý.
Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.