Quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

Luận văn quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên năm 2021

• Tác giả: Lê Thị Thuận
• Người hướng dẫn: PGS. Hoàng Thị Thu
• Trường học: Đại học Thái Nguyên - Trường Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh
• Chuyên ngành: Quản lý kinh tế
• Đề tài: Quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Thái Nguyên

Tóm tắt

I. Tổng quan quản lý nhà nước về công chứng ở tỉnh Thái Nguyên

Hoạt động công chứng giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống pháp lý và kinh tế xã hội. Tại tỉnh Thái Nguyên, quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này nhằm duy trì trật tự giao dịch dân sự, kinh doanh và thương mại. Tỉnh Thái Nguyên là trung tâm kinh tế lớn của vùng trung du và miền núi phía Bắc. Nơi đây có tốc độ phát triển công nghiệp nhanh và mật độ giao dịch bất động sản cao. Chính quyền địa phương phải ban hành quy hoạch mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với đặc thù từng huyện, thị xã và thành phố. Quản lý nhà nước bao gồm xây dựng văn bản quy phạm, hướng dẫn nghiệp vụ và thanh tra chuyên ngành. Sở Tư pháp Thái Nguyên trực tiếp tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ này. Hệ thống pháp luật hiện hành tạo khung pháp lý vững chắc cho công tác điều hành. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh của thị trường cũng đặt ra nhiều thách thức mới. Cơ quan quản lý cần kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cả phòng công chứng công lập lẫn văn phòng công chứng tư nhân. Mục tiêu trọng tâm là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân, doanh nghiệp và Nhà nước.

1.1. Khái niệm và đặc điểm quản lý nhà nước về công chứng

Quản lý nhà nước về công chứng là sự tác động có tổ chức của cơ quan quyền lực nhà nước lên các tổ chức và cá nhân hành nghề công chứng. Hoạt động này được tiến hành thông qua việc ban hành quy định pháp luật, cấp phép hoạt động và thanh tra xử lý vi phạm. Đặc điểm nổi bật của công tác quản lý là tính quyền lực nhà nước kết hợp với tính xã hội hóa dịch vụ công. Nhà nước không can thiệp trực tiếp vào nội dung chứng thực của từng hợp đồng. Thay vào đó, chính quyền thiết lập hành lang an toàn và giám sát quy trình thực hiện. Công chứng viên thực hiện dịch vụ công do Nhà nước ủy quyền. Do đó, quản lý nhà nước vừa mang tính hành chính bắt buộc, vừa hỗ trợ phát triển dịch vụ pháp lý minh bạch.

1.2. Thẩm quyền và nội dung quản lý cấp tỉnh tại Thái Nguyên

Tại Thái Nguyên, Ủy ban nhân dân tỉnh giữ vai trò lãnh đạo chung về hoạt động tư pháp. Sở Tư pháp là cơ quan thường trực tham mưu chuyên môn. Nội dung quản lý tập trung vào việc cấp giấy đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng và bổ nhiệm công chứng viên. Sở Tư pháp chủ trì kiểm tra hồ sơ lưu trữ và giải quyết khiếu nại tố cáo. Cơ quan chức năng tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng và bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm. Việc phối hợp giữa Sở Tư pháp với Cục Thuế và Công an tỉnh cũng được triển khai chặt chẽ. Cơ chế này giúp phát hiện sớm các vi phạm về thuế hoặc hồ sơ giả mạo. Quản lý cấp tỉnh tạo nền tảng vững chắc để nghề công chứng vận hành đúng pháp luật.

II. Thực trạng quản lý nhà nước về hoạt động công chứng Thái Nguyên

Quá trình quản lý nhà nước tại Thái Nguyên ghi nhận nhiều kết quả tích cực song vẫn còn tồn tại hạn chế. Số lượng tổ chức hành nghề công chứng tăng nhanh qua các năm. Mạng lưới văn phòng công chứng đáp ứng cơ bản nhu cầu xác thực hợp đồng của người dân. Tuy nhiên, sự phân bổ các văn phòng công chứng chưa thực sự đồng đều. Hầu hết các tổ chức tập trung tại thành phố Thái Nguyên, thành phố Sông Công và thị xã Phổ Yên. Các huyện miền núi như Định Hóa, Võ Nhai còn rất ít điểm cung cấp dịch vụ. Thực trạng này gây khó khăn cho việc tiếp cận dịch vụ pháp lý của đồng bào vùng sâu. Bên cạnh đó, tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các văn phòng tư nhân bắt đầu xuất hiện. Một số đơn vị giảm phí công chứng sai quy định hoặc nới lỏng thẩm định hồ sơ để thu hút khách hàng. Công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành của Sở Tư pháp còn thưa thớt do hạn chế về biên chế nhân lực. Việc chia sẻ cơ sở dữ liệu ngăn chặn giao dịch giữa các sở, ban ngành chưa thực sự đồng bộ.

2.1. Bất cập trong phân bổ mạng lưới và kiểm soát hồ sơ giả

Sự mất cân đối địa bàn là bài toán lớn trong quản lý công chứng tại Thái Nguyên. Các khu vực công nghiệp và đô thị tập trung dày đặc văn phòng công chứng. Trong khi đó, các huyện vùng cao thiếu vắng tổ chức hành nghề do lợi nhuận thấp. Người dân vùng xa phải di chuyển hàng chục cây số để thực hiện thủ tục. Nguy cơ tiềm ẩn khác là tình trạng sử dụng giấy tờ giả tinh vi trong giao dịch đất đai. Nhiều đối tượng làm giả sổ đỏ, chứng minh nhân dân nhằm chiếm đoạt tài sản. Công chứng viên thiếu thiết bị soi chiếu hiện đại để nhận biết tài liệu giả. Cơ quan điều tra đã xử lý nhiều vụ việc phức tạp phát sinh từ sơ hở này. Sự phối hợp trao đổi thông tin cảnh báo ngăn chặn giữa các đơn vị vẫn còn độ trễ lớn.

2.2. Hạn chế về năng lực đội ngũ và thanh tra chuyên ngành

Chất lượng công chứng viên trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên chưa thực sự đồng đều. Một bộ phận công chứng viên trẻ còn thiếu kinh nghiệm xử lý các tranh chấp tài sản phức tạp. Đạo đức hành nghề tại một vài cơ sở bị xem nhẹ trước áp lực doanh thu. Bên cạnh đó, lực lượng thanh tra thuộc Sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên còn mỏng. Một thanh tra viên phải theo dõi nhiều lĩnh vực bổ trợ tư pháp khác nhau. Do thiếu nhân lực, các đợt thanh tra định kỳ chủ yếu dừng lại ở mức kiểm tra sổ sách hành chính. Việc thanh tra đột xuất chưa được tiến hành thường xuyên để răn đe vi phạm. Công tác xử phạt hành chính đối với hành vi cạnh tranh không lành mạnh còn gặp nhiều vướng mắc về bằng chứng. Điều này làm giảm hiệu lực quản lý nhà nước.

III. Giải pháp nâng cao quản lý nhà nước về công chứng ở Thái Nguyên

Để nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, tỉnh Thái Nguyên cần triển khai đồng bộ nhiều nhóm giải pháp trọng tâm. Đầu tiên là hoàn thiện thể chế và quy hoạch mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng. Ủy ban nhân dân tỉnh cần ban hành các tiêu chí phân bổ văn phòng phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế vùng. Chính sách ưu đãi thuế và đất đai nên được áp dụng để khuyến khích mở văn phòng tại các huyện miền núi. Thứ hai là tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý. Sở Tư pháp cần đẩy nhanh việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng trực tuyến liên thông toàn tỉnh. Cơ sở dữ liệu này kết nối trực tiếp với ngành Tài nguyên và Môi trường cùng cơ quan Công an. Sự liên thông dữ liệu giúp ngăn chặn triệt để tình trạng một tài sản công chứng nhiều nơi. Ngoài ra, việc kiện toàn bộ máy thanh tra Sở Tư pháp là nhiệm vụ cấp bách. Tăng cường thanh tra đột xuất sẽ kịp thời chấn chỉnh sai phạm về thu phí và lưu trữ hồ sơ.

3.1. Chuyển đổi số và liên thông cơ sở dữ liệu công chứng

Chuyển đổi số là chìa khóa then chốt để hiện đại hóa quản lý công chứng tại Thái Nguyên. Tỉnh cần đầu tư nâng cấp phần mềm quản lý hồ sơ công chứng đồng bộ cho tất cả các tổ chức hành nghề. Hệ thống này cho phép tra cứu tức thời lịch sử giao dịch và tình trạng pháp lý của bất động sản. Các thông tin về ngăn chặn giao dịch, tranh chấp thừa kế hoặc tài sản kê biên phải được cập nhật ngay lập tức. Bên cạnh đó, việc tích hợp phần mềm với căn cước công dân gắn chip giúp định danh chính xác chủ thể ký kết. Giải pháp công nghệ này loại bỏ triệt để nguy cơ giấy tờ giả và mạo danh chủ sở hữu. Các văn phòng công chứng cũng tiết kiệm thời gian xác minh và giảm bớt chi phí vận hành văn phòng.

3.2. Bồi dưỡng chuyên môn và tăng cường vai trò Hội Công chứng

Nâng cao phẩm chất và kỹ năng cho đội ngũ công chứng viên là giải pháp mang tính lâu dài. Sở Tư pháp phối hợp chặt chẽ với Hội Công chứng tỉnh Thái Nguyên để tổ chức các khóa tập huấn thường niên. Nội dung đào tạo tập trung vào cập nhật văn bản pháp luật mới, kỹ năng nhận diện giấy tờ giả và đạo đức nghề nghiệp. Hội Công chứng cần phát huy tốt vai trò tự quản, giám sát hội viên và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho công chứng viên. Tổ chức này cần xử lý nghiêm các trường hợp cạnh tranh không lành mạnh hoặc vi phạm quy tắc đạo đức. Cơ chế giám sát chéo giữa các hội viên sẽ tạo môi trường hành nghề lành mạnh và công bằng. Sự phối hợp chặt chẽ này giúp bộ máy quản lý nhà nước giảm bớt áp lực điều hành.

IV. Định hướng hoàn thiện quản lý hoạt động công chứng ở Thái Nguyên

Hoàn thiện quản lý nhà nước về hoạt động công chứng là yêu cầu tất yếu trong giai đoạn phát triển mới của tỉnh Thái Nguyên. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và đánh giá toàn diện bức tranh thực tiễn tại địa phương. Các kết quả nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho các cơ quan hoạch định chính sách cấp tỉnh. Sở Tư pháp Thái Nguyên có thể tham khảo các đề xuất để xây dựng đề án phát triển nghề công chứng giai đoạn 2021-2030. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro tranh chấp trong giao dịch dân sự và kinh doanh bất động sản. Sự ổn định pháp lý là nhân tố quan trọng thu hút đầu tư trong và ngoài nước vào các khu công nghiệp trọng điểm của tỉnh. Bên cạnh đó, các tổ chức hành nghề công chứng có cơ sở để nâng cao chất lượng dịch vụ và tính chuyên nghiệp. Quản lý nhà nước minh bạch và hiệu quả sẽ bảo vệ vững chắc quyền sở hữu tài sản của nhân dân.

4.1. Giá trị thực tiễn đối với chính quyền tỉnh Thái Nguyên

Đề tài cung cấp cơ sở khoa học xác thực giúp Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên rà soát các văn bản chỉ đạo hiện hành. Cơ quan quản lý nhận diện rõ các điểm nghẽn về nhân sự, cơ chế thanh tra và phân bổ địa bàn. Những kiến nghị trong nghiên cứu hỗ trợ trực tiếp cho Sở Tư pháp trong việc xây dựng quy chế phối hợp liên ngành. Mối liên kết giữa tư pháp, tài nguyên và công an được củng cố chặt chẽ hơn. Kết quả nghiên cứu còn hỗ trợ chính quyền định hướng chuyển đổi số đồng bộ với chiến lược phát triển chính quyền điện tử của tỉnh. Nhờ đó, công tác quản lý công chứng trở nên linh hoạt, hiện đại và bắt kịp tốc độ tăng trưởng kinh tế địa phương.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình cho các tỉnh trung du miền núi

Mô hình và giải pháp hoàn thiện quản lý công chứng tại Thái Nguyên mang tính điển hình cao. Các tỉnh lân cận như Bắc Kạn, Tuyên Quang, Lạng Sơn có đặc điểm địa bàn và cơ cấu dân số tương đồng. Việc chia sẻ kinh nghiệm xử lý tranh chấp và kiểm soát giấy tờ giả có ý nghĩa thiết thực cho toàn khu vực. Cơ chế liên kết dữ liệu vùng giữa các tỉnh trung du miền núi phía Bắc sẽ hạn chế tình trạng tội phạm di chuyển địa bàn hoạt động. Các địa phương có thể vận dụng linh hoạt mô hình phân bổ mạng lưới kết hợp tự quản nghề nghiệp. Nghiên cứu mở ra hướng đi bền vững cho công tác quản lý tư pháp tại các tỉnh đang trên đà công nghiệp hóa.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Thị trường công chứng Việt Nam ghi nhận sự phát triển vượt bậc với 3.011 công chứng viên làm việc tại 1.295 tổ chức hành nghề công chứng trải dài trên toàn bộ 63 tỉnh, thành phố. Tại tỉnh Thái Nguyên, tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân đạt 4,18%, thu nhập bình quân đầu người đạt 88,7 triệu đồng mỗi năm và quy mô kim ngạch xuất nhập khẩu vượt mức 42,4 tỷ USD vào năm 2020. Sự phát triển mạnh mẽ của thị trường thương mại và bất động sản làm gia tăng đột biến các nhu cầu xác thực pháp lý, kéo theo yêu cầu quản lý nhà nước ngày càng cấp bách.

Tuy nhiên, công tác quản lý hoạt động công chứng tại Thái Nguyên giai đoạn 2017 - 2019 bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng phân bổ không đồng đều, tập trung phần lớn tại các trung tâm kinh tế phát triển và gần như bỏ trống 125 xã vùng sâu, vùng xa. Bên cạnh đó, tình trạng công chứng khống, công chứng treo và hiện tượng thuê danh nghĩa công chứng viên hợp danh để đối phó quy định pháp lý vẫn diễn biến phức tạp, đe dọa an toàn pháp lý của các giao dịch dân sự đối với hơn 1,2 triệu người dân địa phương.

Luận văn xác định mục tiêu làm rõ thực trạng quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, phân tích các nhân tố chi phối và đề xuất giải pháp kiện toàn hiệu lực quản trị công. Phạm vi nghiên cứu bao quát không gian 9 đơn vị hành chính cấp huyện trên tổng diện tích tự nhiên 3.526,82 km2, sử dụng số liệu thứ cấp giai đoạn 2017 - 2019 và số liệu khảo sát thực chứng thu thập trong năm 2020.

Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa lý luận và thực tiễn sâu sắc, cung cấp luận cứ khoa học nhằm tối ưu hóa 100% quy trình cấp phép, hỗ trợ hoàn thiện cơ sở dữ liệu số và giảm thiểu nguy cơ phát sinh tranh chấp trong hàng chục nghìn hợp đồng dân sự tại địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết Quản lý công mới kết hợp với nguyên lý Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa để giải quyết bài toán dịch vụ công. Theo hệ thống công chứng Latinh, hoạt động công chứng mang bản chất ủy quyền quyền lực công, trong đó công chứng viên nhân danh nhà nước chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, tạo lập chứng cứ có giá trị chứng minh trước tòa án. Luận văn chuẩn hóa hệ thống 4 khái niệm cốt lõi:

Thứ nhất, công chứng là hành vi do công chứng viên được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm thực hiện theo Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, tạo ra công chứng thư có giá trị thi hành đối với các bên giao kết.

Thứ hai, tổ chức hành nghề công chứng gồm 2 loại hình: Phòng công chứng công lập trực thuộc Sở Tư pháp và Văn phòng công chứng tư nhân hoạt động theo mô hình công ty hợp danh có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên.

Thứ ba, quản lý nhà nước cấp tỉnh về công chứng là sự tác động có tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông qua Sở Tư pháp nhằm định hướng, điều tiết, thanh tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực công chứng.

Thứ tư, thù lao công chứng là khoản thu dịch vụ ngoài phí công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành mức trần nhằm bảo vệ quyền lợi người dân và kiểm soát cạnh tranh không lành mạnh.

Khung mô hình nghiên cứu thiết lập 5 nội dung quản lý trọng điểm: ban hành văn bản quy chuẩn địa phương, quy hoạch và cấp phép phát triển mạng lưới, quản lý giá trần thù lao, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, và thanh tra kiểm tra gắn liền xử lý vi phạm pháp luật.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu tích hợp nguồn dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo chuyên đề giai đoạn 2017 - 2019 của Sở Tư pháp Thái Nguyên và dữ liệu sơ cấp thu thập trực tiếp trong tháng 10 năm 2020.

Cỡ mẫu điều tra sơ cấp được cấu trúc thành 2 nhóm độc lập. Nhóm đối tượng quản lý và chuyên môn áp dụng phương pháp điều tra toàn bộ 100% đối với 36 nhân sự, bao gồm 04 cán bộ quản lý (01 Lãnh đạo Sở Tư pháp, 03 công chức Phòng Bổ trợ tư pháp) và 32 công chứng viên đang hành nghề trên toàn địa bàn. Nhóm đối tượng công dân sử dụng công thức chọn mẫu xác suất Slovin với sai số cho phép e = 0,05 trên tổng thể 2.000 lượt khách hàng giao dịch trung bình mỗi tháng, xác lập quy mô mẫu chuẩn gồm 333 phiếu khảo sát hợp lệ.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả là nhằm lượng hóa chính xác các chỉ tiêu thực trạng tổ chức và nguồn thu ngân sách. Đồng thời, phương pháp phân tích so sánh tuyệt đối và tương đối giúp đo lường tỷ lệ tăng giảm qua các năm, đồng thời đối chiếu hiệu quả quản lý giữa Thái Nguyên với các địa phương điển hình như Thanh Hóa (49 tổ chức, 88 công chứng viên, thu phí hơn 31 tỷ đồng năm 2019) và Nam Định (18 tổ chức, 33 công chứng viên, thực hiện 120.480 vụ việc giai đoạn 2015 - 2019) nhằm rút ra bài học kinh nghiệm sát thực.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 2017 - 2019 trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên cho thấy những chuyển biến tích cực song hành cùng nhiều hạn chế mang tính hệ thống qua 4 phát hiện căn bản:

Thứ nhất, bộ máy quản lý nhà nước chuyên trách còn rất mỏng so với quy mô thị trường. Toàn tỉnh chỉ có 04 cán bộ, công chức thuộc Sở Tư pháp trực tiếp thực hiện công tác quản lý, nhưng phải giám sát toàn bộ hoạt động chuyên môn của 32 công chứng viên và xử lý khối lượng giao dịch phát sinh từ hơn 1,2 triệu dân.

Thứ hai, mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng phân bổ bất hợp lý theo địa giới hành chính. Các văn phòng công chứng xã hội hóa tập trung tới hơn 80% tại 3 đô thị phát triển là thành phố Thái Nguyên, thị xã Phổ Yên và thành phố Sông Công. Ngược lại, tại 125 xã vùng cao, miền núi của các huyện Định Hóa, Võ Nhai, Phú Lương, người dân gặp rất nhiều khó khăn khi phải di chuyển từ 30 km đến 50 km để thực hiện một hợp đồng công chứng quyền sử dụng đất.

Thứ ba, mô hình tổ chức văn phòng công chứng bộc lộ lỗ hổng pháp lý lớn. Dù 100% văn phòng công chứng được cấp phép hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh, thực tế khảo sát ghi nhận tình trạng thuê mướn công chứng viên danh nghĩa để đủ điều kiện tối thiểu 2 công chứng viên theo luật định. Điều này dẫn đến sự mất ổn định tổ chức, phát sinh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, bỏ sót thủ tục lấy chữ ký hoặc điểm chỉ trực tiếp, gây rủi ro vô hiệu hợp đồng.

Thứ tư, công tác số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin chậm trễ. Tỷ lệ kết nối chia sẻ dữ liệu ngăn chặn giao dịch tài sản giữa Sở Tư pháp, Văn phòng Đăng ký đất đai và các văn phòng công chứng đạt dưới 30%. Khoảng trống dữ liệu này làm tăng nguy cơ một tài sản bị công chứng thế chấp hoặc chuyển nhượng nhiều lần tại các tổ chức khác nhau.

Thảo luận kết quả

Thực trạng nêu trên có thể được trực quan hóa qua biểu đồ cột kép so sánh mật độ phân bổ tổ chức hành nghề công chứng tương ứng với tỷ lệ dân số giữa khu vực đô thị và khu vực miền núi. Đồng thời, bảng ma trận thống kê 333 phiếu khảo sát người dân cho thấy mức độ hài lòng về tính minh bạch của thù lao công chứng chỉ đạt mức trung bình, với khoảng 28% phản ánh việc các văn phòng thu phụ phí cao hơn mức niêm yết nhưng không giải thích rõ ràng.

Nguyên nhân cốt lõi bắt nguồn từ việc thiếu vắng các cơ chế khuyến khích kinh tế đủ mạnh để định hướng công chứng viên về các địa bàn khó khăn, cơ chế thanh tra liên ngành còn thụ động và chủ yếu xử lý theo đơn thư phát sinh. Khi so sánh với kinh nghiệm tỉnh Thanh Hóa, nơi đã vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tập trung từ ngày 01/01/2020 để khóa tự động các tài sản đang bị ngăn chặn thi hành án, tỉnh Thái Nguyên rõ ràng đang chậm một nhịp trong lộ trình hiện đại hóa dịch vụ công.

Thảo luận khoa học khẳng định: nếu không sớm kiện toàn cơ chế hậu kiểm và chuẩn hóa hạ tầng số, các rủi ro pháp lý sẽ tích tụ thành những vụ án tranh chấp tài sản phức tạp tại tòa án, làm giảm tính an toàn của môi trường đầu tư kinh doanh của tỉnh.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp đột phá nhằm củng cố công tác quản lý nhà nước về công chứng tại Thái Nguyên:

Giải pháp một, điều chỉnh tiêu chí thành lập và tái cấu trúc mạng lưới tổ chức hành nghề. Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên ban hành quy định mới về xét duyệt hồ sơ mở văn phòng công chứng, áp dụng chính sách miễn giảm thuế thu nhập doanh nghiệp và hỗ trợ cơ sở vật chất ban đầu cho các văn phòng thành lập tại vùng sâu, vùng xa. Mục tiêu đến hết năm 2023, đạt 100% các huyện vùng cao gồm Định Hóa, Võ Nhai, Phú Lương đều có ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng hoạt động ổn định.

Giải pháp hai, triển khai hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng số dùng chung toàn tỉnh. Sở Tư pháp Thái Nguyên chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài nguyên và Môi trường thiết lập phần mềm chia sẻ thông tin giao dịch đất đai theo thời gian thực. Target metric đặt ra là kết nối 100% các tổ chức công chứng và chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai trước tháng 12/2022, rút ngắn thời gian tra cứu lịch sử pháp lý của tài sản xuống dưới 3 phút cho mỗi hồ sơ.

Giải pháp ba, tăng cường thanh tra đột xuất và xử lý nghiêm vi phạm chuyên môn. Thanh tra Sở Tư pháp nâng tỷ lệ kiểm tra định kỳ hàng năm lên tối thiểu 40% tổng số tổ chức công chứng trên địa bàn. Kiên quyết áp dụng chế tài tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên có thời hạn đối với 100% các hành vi công chứng khống, công chứng ngoài trụ sở trái luật, hoặc mượn danh nghĩa thành viên hợp danh.

Giải pháp bốn, nâng cao năng lực chuyên môn và phát huy vai trò tự quản của Hội Công chứng viên tỉnh. Hội Công chứng viên phối hợp cùng Học viện Tư pháp tổ chức tối thiểu 04 khóa đào tạo bắt buộc mỗi năm về nhận diện giấy tờ giả mạo và đạo đức nghề nghiệp cho 32 công chứng viên cùng đội ngũ thư ký, phấn đấu nâng tỷ lệ hồ sơ nghiệp vụ đạt chuẩn tuyệt đối lên trên 98%.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn cao, đặc biệt hữu ích cho 4 nhóm đối tượng sau:

Nhóm cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan tư pháp địa phương. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Sở Tư pháp và Phòng Bổ trợ tư pháp tại Thái Nguyên cũng như các tỉnh trung du miền núi có thể trực tiếp áp dụng khung đánh giá 5 tiêu chí quản lý và quy trình thẩm định hồ sơ văn phòng công chứng nhằm nâng cao hiệu lực chỉ đạo, điều hành.

Nhóm công chứng viên và các nhà quản lý văn phòng công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng sử dụng kết quả nghiên cứu để chuẩn hóa quy trình tiếp nhận hồ sơ, thiết lập sổ sách kế toán, niêm yết mức thù lao đúng trần quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh, ngăn ngừa triệt để các rủi ro bồi thường thiệt hại dân sự do lỗi nghiệp vụ.

Nhóm viện nghiên cứu, trường đại học và học viên chuyên ngành Quản lý kinh tế, Luật học. Đề tài cung cấp hệ thống dữ liệu thực nghiệm chuẩn xác với 36 mẫu khảo sát chuyên gia và 333 mẫu điều tra công dân, là tài liệu tham khảo giá trị cho các nghiên cứu chuyên sâu về phân cấp quản lý công, cải cách tư pháp và xã hội hóa dịch vụ công tại Việt Nam.

Nhóm tổ chức tín dụng, doanh nghiệp bất động sản và người dân tham gia giao dịch. Giúp các bên nắm vững giá trị chứng cứ của văn bản công chứng, phân biệt ranh giới giữa công chứng và chứng thực, từ đó chủ động bảo vệ quyền sở hữu hợp pháp trong các hợp đồng kinh tế và chuyển nhượng tài sản trị giá hàng tỷ đồng.

Câu hỏi thường gặp

Điểm khác biệt pháp lý cốt lõi giữa công chứng và chứng thực theo quy định hiện hành là gì?

Công chứng do công chứng viên xác nhận tính xác thực và hợp pháp về mặt nội dung của toàn bộ hợp đồng giao dịch, tạo lập chứng cứ không cần chứng minh trước tòa án theo Điều 2 Luật Công chứng năm 2014. Chứng thực do Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan hành chính thực hiện, chỉ chứng nhận tính chính xác về mặt hình thức của chữ ký hoặc bản sao giấy tờ từ bản chính.

Tại sao mô hình văn phòng công chứng hợp danh tại Thái Nguyên lại xuất hiện tình trạng công chứng viên đi thuê?

Quy định pháp luật bắt buộc văn phòng công chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên. Nhằm đủ điều kiện xin cấp phép hoạt động trong bối cảnh thiếu hụt nhân sự địa phương, một số văn phòng đã trả thù lao cố định hàng tháng để thuê chứng chỉ của các công chứng viên khác đứng tên trên giấy tờ mà không trực tiếp làm việc tại trụ sở.

Cỡ mẫu khảo sát người dân trong luận văn được xác lập dựa trên cơ sở khoa học nào?

Tác giả sử dụng công thức chọn mẫu ngẫu nhiên Slovin với quy mô tổng thể 2.000 lượt công dân đến công chứng trong tháng 10 năm 2020 tại địa bàn tỉnh. Với sai số cho phép chuẩn hóa ở mức e = 0,05, mẫu nghiên cứu đạt độ tin cậy khoa học cao với đúng 333 phiếu khảo sát hợp lệ được tổng hợp qua phần mềm phân tích chuyên dụng.

Mức trần thù lao công chứng được quản lý như thế nào để ngăn chặn cạnh tranh không lành mạnh?

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành quyết định quy định mức trần tối đa cho các công việc soạn thảo văn bản, đánh máy, sao chụp và dịch thuật. Các tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ niêm yết công khai biểu phí tại trụ sở và không được phép thu vượt mức trần này; mọi hành vi thu vượt đều bị xử phạt hành chính theo quy định.

Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử đóng vai trò then chốt ra sao trong việc phòng ngừa rủi ro tranh chấp?

Cơ sở dữ liệu tập trung lưu trữ trạng thái pháp lý, các biện pháp ngăn chặn thi hành án và lịch sử thế chấp của tài sản. Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên tra cứu dữ liệu thời gian thực để phát hiện ngay các tài sản đang tranh chấp hoặc bị làm giả giấy tờ, chặn đứng nguy cơ lừa đảo chuyển nhượng nhiều lần.

Kết luận

Luận văn thạc sĩ của tác giả Lê Thị Thuận là công trình nghiên cứu ứng dụng toàn diện, cung cấp bức tranh thực chứng sâu sắc về quản lý nhà nước đối với lĩnh vực công chứng tại tỉnh Thái Nguyên. Năm đóng góp trọng tâm của đề tài được khái quát như sau:

• Hệ thống hóa khung lý luận về quản lý nhà nước đối với dịch vụ công chứng theo trường phái Latinh trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa.
• Đánh giá chuẩn xác thực trạng bộ máy quản lý mỏng với 04 công chức chuyên trách tại Sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên trong việc điều hành 32 công chứng viên.
• Nhận diện rõ nét lỗ hổng của mô hình văn phòng công chứng hợp danh và sự phân bổ mất cân đối mạng lưới dịch vụ giữa khu vực đô thị và 125 xã miền núi.
• Phân tích bộ dữ liệu thực nghiệm gồm 36 phiếu khảo sát nhân sự chuyên môn và 333 phiếu khảo sát người dân theo chuẩn công thức Slovin với độ tin cậy cao.
• Xây dựng 4 nhóm giải pháp đột phá, gắn liền lộ trình vận hành cơ sở dữ liệu số hóa liên thông toàn tỉnh trước tháng 12/2022 nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho mọi giao dịch.

Các cơ quan quản lý chuyên ngành, tổ chức hành nghề và các nhà nghiên cứu quan tâm có thể khai thác trực tiếp toàn văn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh - Đại học Thái Nguyên để ứng dụng vào công tác hoàn thiện thể chế quản lý kinh tế địa phương.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP TỈNH 1. Cơ sở lý luận về QLNN đối với hoạt động công chứng của chính quyền cấp tỉnh 1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của công chứng 1. Khái niệm và đặc điểm của công chứng Theo quy định của Luật Công chứng thì Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Từ các quy định pháp luật trên đây, có thể hiểu: Công chứng là việc Công chứng viên, theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức hoặc quy định của pháp luật, chứng nhận tính hợp pháp, tính xác thực của các văn bản hợp đồng, giao dịch nhằm đảm bảo lợi ích của nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức. Đặc điểm của công chứng Thứ nhất, công chứng là hành vi do Công chứng viên thực hiện. Điều này phân biệt với chứng thực là hành vi do người đại diện của cơ quan hành chính công quyền thực hiện. Công chứng viên do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm tiếp nhận hoặc lập các hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng đảm bảo cho các hợp đồng, giao dịch sau khi được chứng nhận có giá trị pháp lý như một văn bản của cơ quan công quyền.

6 Công chứng viên Phòng Công chứng là công chức, viên chức nhà nước được hưởng lương từ ngân sách nhà nước; Công chứng viên Văn phòng công chứng không phải là công chức, viên chức nhà nước, lương và các khoản thu nhập khác được trích từ nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng và nguồn thu hợp pháp khác từ hợp đồng công chứng. Thứ hai, nội dung cơ bản của công chứng là chứng nhận các hợp đồng và lập hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của công dân, tổ chức và chứng nhận các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật. Đây là đặc điểm quan trọng của hoạt động công chứng để phân biệt với các hoạt động mang tính chất hành chính khác của các cơ quan công quyền. Việc lập hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng và chứng nhận các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật chính là việc tạo nên các văn bản công chứng.

Lập hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng là việc Công chứng viên, bằng nghiệp vụ chuyên môn của mình giúp người yêu cầu công chứng thể hiện được ý chí, nguyện vọng của mình được thỏa thuận bằng văn bản, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; hoặc tư vấn, góp ý để người yêu cầu công chứng thể hiện đầy đủ ý chí, nguyện vọng của mình một cách rõ ràng, chính xác trong các văn bản họ tự lập nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch họ tự lập. Nói cách khác, hành vi của Công chứng viên nhằm xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng hoặc các giao dịch. Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch là vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm cho chúng có giá trị chứng cứ. Trong pháp luật về tố tụng, khi nói đến chứng cứ thì bao giờ cũng đề cao tính xác thực của các sự kiện, tình tiết có thực, khách quan được coi là chứng cứ.

Sở dĩ pháp luật coi văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cũng là do tính xác thực của các tình tiết, sự kiện có trong văn bản đó đã được Công chứng viên xác 7 nhận. Tính xác thực này được Công chứng viên kiểm chứng và xác nhận ngay khi nó xảy ra trong thực tế, trong số đó có những tình tiết, sự kiện chỉ xảy ra một lần, không để lại hình dạng, dấu vết về sau (ví dụ: Sự tự nguyện của các bên khi ký kết hợp đồng) và do đó, nếu không có Công chứng viên xác nhận thì về sau rất dễ xảy ra tranh chấp mà toà án không thể xác minh được. Chứng nhận các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật là việc Công chứng viên, bằng nghiệp vụ chuyên môn của mình xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Đây là điểm khác biệt giữa trường phái công chứng nội dung (công chứng hệ Latine) và trường phái công chứng hình thức (công chứng hệ Anglosason).

Trong công chứng hệ Latine thì các hợp đồng, giao dịch hợp pháp mới được Công chứng viên xác nhận, những hợp đồng, giao dịch bất hợp pháp thì bị từ chối công chứng. Đặc điểm này của công chứng hệ Latine quy định chức năng phòng ngừa các tranh chấp trong hợp đồng, giao dịch của công chứng. Nội hàm của khái niệm công chứng là tạo lập nên một loại chứng cứ viết, có giá trị pháp lý cao, vì các hợp đồng, giấy tờ này được chứng nhận tính xác thực của nó do những người có thẩm quyền công chứng, chứng nhận nên nó mang dấu ấn của công quyền và trở thành “công chứng thư”. Về ngoại diên của khái niệm công chứng bao hàm các loại giấy tờ, hợp đồng mà theo quy định của pháp luật bắt buộc phải công chứng, hoặc cá nhân tổ chức tự nguyện công chứng để những giấy tờ này trở thành một chứng cứ pháp lý.

Thứ ba, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và giá trị thực hiện. Văn bản công chứng do Công chứng viên lập theo trình tự, thể thức bắt buộc, ghi lại chính xác thời gian, không gian, ý chí, nguyện vọng cũng như năng lực chủ thể của các bên khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch. Văn bản công chứng trước hết nhằm tạo lập giá trị thực hiện giữa các bên tham gia giao dịch, hợp đồng bằng việc ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa các bên, là căn cứ pháp lý không thể bác bỏ buộc các bên phải thực hiện đúng các cam kết đã xác lập, đồng thời có giá trị pháp lý cả với bên thứ ba. 8 Thứ tư, Nhà nước thực hiện sự quản lý đối với tổ chức và hoạt động công chứng Hoạt động công chứng là hoạt động mang tính dịch vụ công.

Công chứng là một biện pháp phòng ngừa tranh chấp, giúp công dân, tổ chức thực hiện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình bằng pháp luật. Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, cung cấp chứng cứ cho hợp đồng tư pháp nhưng hoàn toàn khác với hoạt động của các cơ quan tư pháp. Trước đây, công chứng ở Việt Nam hoàn toàn do các cơ quan nhà nước thực hiện, mang tính quyền lực nhà nước. Hiện nay, theo Luật Công chứng năm 2014, tổ chức hành nghề công chứng gồm Phòng Công chứng (do UBND cấp tỉnh thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở và con dấu riêng) và văn phòng công chứng (do Công chứng viên thành lập, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp).

Cả 2 loại hình này đều đặt dưới sự quản lý của nhà nước.Vai trò của công chứng Công chứng giúp bảo đảm tính hợp pháp của nội dung các giao dịch. Thực tiễn cho thấy, ít người dân Việt Nam có sự hiểu biết rõ ràng các quy định của pháp luật trong các hợp đồng dân sự. Việc công chứng sẽ giúp cho các bên hiểu rõ hơn về quyền và nghĩa vụ của mình trong giao dịch đó qua việc tư vấn, giải thích của các công chứng viên. Công chứng góp phần hạn chế các giao dịch không có thật, góp phần hạn chế các yếu tố lừa đảo, lừa dối trong các hợp đồng giao dịch (đặc biệt trong các hợp đồng giao dịch về quyền sử dụng đất, nhất là trong các trường hợp thừa kế theo di chúc, chuyển nhượng quyền sử dụng đất).

Ví dụ: với sự tham gia của công chứng, các vấn đề như lừa dối khi lập di chúc, cưỡng ép lập di chúc sẽ không xảy ra trừ phi có sự thông đồng giữa một bên với công chứng viên. Công chứng sẽ nâng cao giá trị chứng minh của chứng cứ (hợp đồng) khi có tranh chấp. Rõ ràng, khi xảy ra tranh chấp, các bên tham gia giao dịch phải 9 đưa ra chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Tòa án sẽ dễ xem xét và chấp nhận hơn nếu các giao dịch đó đã được công chứng.

Quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng của chính quyền cấp tỉnh 1. Khái niệm Quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng của chính quyền cấp tỉnh - Khái niệm Chính quyền cấp tỉnh: Chính quyền cấp tỉnh là một bộ phần hợp thành của chính quyền nhà nước, thực hiện các chức năng quản lý và quyết định các biện pháp thực hiện nhiệm vụ của tỉnh theo quy định của pháp luật, bảo đảm kết hợp hài hòa giữa lợi ích của nhân dân trong tỉnh với lợi ích chung của cả nước. - Khái niệm quản lý nhà nước của chính quyền cấp tỉnh: Quản lý nhà nước là sự tác động của các chủ thể có quyền lực nhà nước bằng pháp luật đến các đối tượng được quản lý nhằm thực hiện các chức năng và chức năng đối ngoại của nhà nước. Hoạt động quản lý hiện nay được thực hiện trên các lĩnh vực là lập pháp, hành pháp và tư pháp nhằm thực hiện các chức năng đối với hoạt động quản lý nhà nước.

- Khái Niệm quản lý nhà nước về hoạt động công chứng của chính quyền cấp tỉnh: Quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng là việc nhà nước dùng các biện pháp, công cụ có được tác động vào lĩnh vực công chứng để hệ thống công chứng hoạt động đúng định hướng, mục tiêu mà Nhà nước mong muốn. Đặc điểm của Quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng của chính quyền cấp tỉnh a. Quản lý nhà nước về hoạt động công chứng nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển của các tổ chức hành nghề công chứng theo hướng xã hội hóa Với vai trò, chức năng và vị trí đặc biệt nên các tổ chức hành nghề công chứng phải mang tính ổn định và phát triển bền vững rất cao.