Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, quản trị nguồn lực đầu vào giữ vai trò quyết định đến chi phí vận hành và chất lượng dịch vụ cung ứng. Theo chuỗi giá trị trong kinh doanh khách sạn (Nigel Evans, 2015), mua hàng là hoạt động đầu tiên trong số các hoạt động hỗ trợ nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và chất lượng các yếu tố đầu vào phục vụ vận hành.

Khách sạn Capella Hà Nội (thuộc chủ đầu tư Sun Group và quản lý bởi Capella Hotel Group) được hoàn thành giai đoạn tiền khai trương vào ngày 27/01/2021 và chính thức khai trương vào ngày 27/04/2022. Do mới đi vào vận hành, công tác quản trị mua hàng tại đơn vị bộc lộ một số hạn chế:

  • Quy trình mua hàng còn cồng kềnh, trải qua nhiều cấp phê duyệt.
  • Chưa tối ưu hóa phần mềm quản lý mua hàng chuyên dụng (BirchStreet) kết nối giữa khách sạn và nhà cung cấp, nhân viên vẫn phải thao tác thủ công nhiều bước.
  • Công tác lập kế hoạch mua sắm tại các bộ phận sử dụng chưa chi tiết, dẫn đến nhiều tình huống phát sinh đơn hàng khẩn cấp.
  • Việc phụ thuộc vào đơn vị đầu mối cung ứng trung gian là Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS) đôi khi gây ra sự chậm trễ trong việc cập nhật báo giá và cung ứng hàng hóa.

Từ thực tiễn thực tập tại phòng mua hàng (purchasing) thuộc bộ phận Tài chính - Kế toán từ tháng 12/2022 đến tháng 03/2023, tác giả Nông Hoàng Anh đã thực hiện đề tài nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cải thiện công tác quản trị mua sắm tại khách sạn.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Đánh giá thực trạng hiệu quả công tác quản trị mua hàng tại khách sạn Capella Hà Nội trong giai đoạn 2021 – 2022.
  2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản trị mua hàng tại khách sạn trong thời gian tới.

Câu hỏi nghiên cứu:

  1. Thực trạng hiệu quả công tác quản trị thu mua của khách sạn Capella Hà Nội hiện nay diễn ra như thế nào?
  2. Những giải pháp nào cần được áp dụng để nâng cao hiệu quả công tác quản trị thu mua tại khách sạn Capella Hà Nội?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hiệu quả công tác quản trị mua hàng tại khách sạn Capella Hà Nội.
  • Phạm vi không gian: Khách sạn Capella Hà Nội (địa chỉ: số 11 Lê Phụng Hiểu, phường Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh, nhân sự và quản trị mua hàng được khảo sát từ tháng 01/2021 đến tháng 03/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng các lý thuyết và phương pháp nghiên cứu học thuật phục vụ việc phân tích hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp dịch vụ:

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

  • Mô hình Chuỗi giá trị (Value Chain): Vận dụng lý thuyết chuỗi giá trị của Michael Porter (1985) và mô hình chuỗi giá trị trong kinh doanh khách sạn của Nigel Evans (2015), phân định rõ vai trò của hoạt động thu mua (procurement/purchasing) như một hoạt động hỗ trợ thiết yếu tác động trực tiếp đến các hoạt động cơ bản (hậu cần đầu vào, vận hành lưu trú - ẩm thực, marketing - bán hàng và dịch vụ khách hàng).
  • Hệ thống quản lý mua sắm điện tử (E-procurement): Cơ chế vận hành, tạo yêu cầu mua hàng (PR - Purchase Request) và đơn đặt hàng (PO - Purchase Order) thông qua phần mềm chuyên ngành khách sạn BirchStreet.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu nội bộ từ phòng mua hàng và bộ phận Tài chính - Kế toán của khách sạn Capella Hà Nội, bao gồm: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cơ cấu nguồn vốn giai đoạn 2020 – 2022, số liệu thống kê nhân lực (theo giới tính, độ tuổi, quốc tịch tính đến tháng 12/2022), thị trường khách lưu trú và chi phí mua sắm theo nhóm hàng hóa.
  • Phương pháp phân tích định tính: Tổng hợp, so sánh tài liệu chuyên ngành, phân tích quy trình vận hành mua hàng thực tế, đánh giá sự phối hợp giữa phòng mua hàng của khách sạn và Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS).
  • Phương pháp phân tích định lượng: Phương pháp phân tích dãy số thời gian đối với các chỉ tiêu tài chính, nguồn vốn, lượng khách; sử dụng phần mềm Microsoft Excel để xử lý và lập các bảng biểu thống kê cơ cấu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về khách sạn Capella Hà Nội và quá trình thực tập của sinh viên

Chương 1 khái quát quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, các điều kiện kinh doanh và kết quả hoạt động của khách sạn Capella Hà Nội:

  • Thông tin doanh nghiệp: Khách sạn trực thuộc Công ty TNHH Bất động sản Mặt trời Thủ đô (thành viên Sun Group), quản lý bởi Capella Hotel Group, thiết kế theo phong cách boutique hotel bởi kiến trúc sư Bill Bensley lấy cảm hứng từ Nhà hát Lớn Hà Nội thời kỳ hoàng kim của nghệ thuật Opera thế kỷ 20.
  • Cơ sở vật chất và dịch vụ: Quy mô 47 phòng nghỉ với 7 hạng phòng chính; hệ thống dịch vụ ăn uống gồm Diva's Lounge (sức chứa 102 chỗ), nhà hàng Backstage (82 chỗ), nhà hàng The Hudson Rooms (129 chỗ, tầng 7), nhà hàng Koki (171 chỗ, tầng hầm B1 phục vụ Teppanyaki với bò Yaeyama Kyori độc quyền và B2 phục vụ Izakaya); dịch vụ bổ sung gồm The Living Room và Auriga Spa (tầng hầm B3).
STT Hạng phòng Diện tích Số lượng phòng Tỷ trọng (%)
1 Premier Room 32,3 - 36 m² 15 31,91
2 Deluxe Suite 67 m² 16 34,10
3 Junior Suite 53 m² 4 8,52
4 Premier Suite 62 m² 4 8,52
5 Capella Suite 83 m² 4 8,51
6 Classic Opera Suite 95 m² 1 2,13
7 Terrace Opera Suite 74 m² 1 2,13
8 Grand Opera Suite 194 m² 1 2,13
9 Royal Opera Suite 123 m² 1 2,13
Tổng 47 100,00
  • Cơ cấu nhân sự (tháng 12/2022): Tổng số 222 nhân viên chính thức (122 nam - 55%, 100 nữ - 45%). Nhân sự phân bổ nhiều nhất ở bộ phận Bếp (53 người, chiếm 23,87%), bộ phận Ăn uống (51 người, chiếm 22,97%) và Buồng phòng (32 người, chiếm 14,41%). Về độ tuổi, lao động dưới 25 tuổi chiếm 46,85% (104 người); từ 25 - 40 tuổi chiếm 43,46% (96 người); trên 40 tuổi chiếm 9,91% (22 người). Nhân sự người Việt Nam chiếm 95,50% (211 người), còn lại 4,50% là các vị trí quản lý và bếp trưởng chuyên gia nước ngoài (Nhật Bản, Anh, Đức, Séc, Pháp). Ngoài ra, khách sạn sử dụng 22 thực tập sinh (trainee) và 22 nhân viên thời vụ (casual).
  • Thị trường khách hàng: Tổng lượt khách năm 2021 đạt 2.502 lượt, năm 2022 tăng lên 6.100 lượt. Khách đặt trực tuyến chiếm tỷ trọng cao nhất năm 2022 với 37% (2.257 khách), tiếp theo là khách thuộc tập đoàn Sun Group chiếm 31% (1.891 khách) và khách doanh nghiệp chiếm 28% (1.709 khách). Về quốc tịch, khách Việt Nam chiếm tỷ trọng lớn nhất với 34,44% năm 2022 (2.101 khách), tiếp theo là khách Mỹ (15,46%), Đức (3,62%), Anh (3,08%) và Pháp (2,06%).
  • Tình hình nguồn vốn: Tổng số vốn đầu tư năm 2021 tăng 38,08% so với năm 2020 phục vụ việc hoàn thiện đưa vào vận hành; năm 2022 tổng số vốn giảm 30,44% so với năm 2021. Tỷ trọng vốn lưu động năm 2020 là 24,08%, năm 2021 là 11,02% và năm 2022 là 23,02%.
  • Quá trình thực tập: Sinh viên thực tập tại phòng mua hàng (thuộc bộ phận Tài chính - Kế toán), thực hiện tiếp nhận đơn hàng, cập nhật danh mục thị trường (market list), hỗ trợ tạo mã sản phẩm, kiểm tra đơn đặt hàng (PO) trên hệ thống BirchStreet và điều phối tiến độ giao nhận.

Chương 2: Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại khách sạn Capella Hà Nội

Chương 2 tập trung phân tích chi tiết quy trình, công cụ, cấu trúc đối tác và các nhóm hàng mua sắm tại khách sạn:

  • Vai trò của bộ phận mua hàng: Thực hiện chức năng kết nối giữa các bộ phận vận hành (Bếp, F&B, Buồng phòng, Kỹ thuật) với các nhà cung cấp, đảm bảo hàng tồn kho ở mức tối ưu, hạn chế ứ đọng vốn và tránh gián đoạn dịch vụ ẩm thực, lưu trú.
  • Hệ thống BirchStreet: Công cụ quản trị e-procurement được khách sạn sử dụng để số hóa toàn bộ danh mục hàng hóa, quản lý nhà cung cấp, theo dõi trạng thái yêu cầu mua hàng (REQ), đơn đặt hàng (PO), danh mục duyệt (Approvals), và tích hợp hóa đơn kế toán (AP Invoice).
  • Mối quan hệ với Công ty Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS): TLS là đơn vị đầu mối cung ứng của tập đoàn Sun Group tại miền Bắc, đại diện khách sạn Capella Hà Nội tiến hành khảo sát giá, đàm phán hợp đồng khung và lựa chọn nhà cung cấp.
Nhóm hàng hóa Đặc điểm vận hành Nhà cung cấp tiêu biểu
Thực phẩm (Food) Tiêu thụ hàng ngày, yêu cầu kiểm định vệ sinh ATTP khắt khe, có nhiều mặt hàng nhập khẩu độc quyền (như bò Yaeyama Kyori). Công ty TNHH Syun (rau cao cấp), EUFOOD (bột khô), Fish Interior (hải sản cao cấp, thịt bò), Trường An (rau củ), Akuruhi, Nguyễn Văn Thành, Ngọc Huyền, Nhà hàng Ánh Tuyết (nguyên liệu phở), Marou (socola)...
Đồ uống (Beverage) Lưu kho dài hạn hơn thực phẩm, phục vụ quầy bar và minibar; sở hữu các dòng sản phẩm đặc trưng độc quyền (bia Diva First Leap, trà Dammann Diva’s Capella, sake Izumi by Koki). Công ty TNHH TMTH Ngọc Thanh (rượu mạnh), Winecellar Việt Nam, Kho Đỏ (rượu vang), Simba (sake Nhật), Turtle Lake Brewing (bia thủ công)...
Hàng hóa chung (General) Đồ vải, hóa chất tẩy rửa buồng phòng, linh kiện cơ điện, văn phòng phẩm, vật tư kỹ thuật và xử lý chất thải nguy hại. Các nhà cung cấp trang thiết bị buồng phòng, linh kiện kỹ thuật, hóa chất vệ sinh và đối tác xử lý chất thải.
  • Quy trình mua sắm thực tế:
    1. Hàng hóa có trong kế hoạch: Định kỳ cuối tháng, phòng mua hàng gửi danh mục dự kiến sang TLS để lấy báo giá và lập "Market list" (gồm mã hệ thống L0000xxxxx, tên tiếng Việt, đơn vị tính, đơn giá duyệt, tham chiếu giá tháng trước và giá so sánh 3 nhà cung cấp).
    2. Hàng hóa phát sinh ngoài kế hoạch: Quản lý phòng mua gửi phiếu yêu cầu báo giá (Quotation request) sang TLS (trung bình 10 - 15 lần/tháng). Thời gian TLS phản hồi đơn giá và nhà cung cấp kéo dài từ 3 đến 6 ngày.
  • Hạn chế tồn tại:
    • Quy trình gửi yêu cầu báo giá qua TLS tốn thời gian (3 - 6 ngày), làm giảm tính chủ động khi khách sạn có tiệc đột xuất hoặc thực đơn mới.
    • Phê duyệt đơn hàng trên BirchStreet trải qua nhiều cấp duyệt trung gian, dễ gây trễ hạn đặt hàng.
    • Khó khăn trong việc tìm kiếm các nhà cung cấp nhỏ lẻ trên thị trường chấp nhận xuất hóa đơn giá trị gia tăng đối với các mặt hàng phát sinh gấp.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị mua hàng tại khách sạn Capella Hà Nội

Căn cứ vào định hướng phát triển và thực trạng quản lý mua hàng, tác giả xây dựng các giải pháp trọng tâm:

  • Tối ưu hóa quy trình làm việc với TLS: Thiết lập danh mục mặt hàng phát sinh định kỳ; rút ngắn thời gian phản hồi bằng việc phân loại cấp độ khẩn cấp của đơn hàng; thỏa thuận cơ chế cho phép khách sạn chủ động tìm nguồn cung và lấy 3 báo giá trực tiếp đối với các mặt hàng trị giá nhỏ hoặc đột xuất.
  • Tối ưu hóa quy trình phê duyệt trên hệ thống BirchStreet: Tinh giản các bước duyệt trung gian đối với các đơn hàng thực phẩm, đồ uống hàng ngày nằm trong danh mục Market list đã được phê duyệt giá từ đầu tháng; phân quyền phê duyệt theo hạn mức giá trị đơn hàng.
  • Hoàn thiện tiêu chí lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp: Xây dựng bảng tiêu chí đánh giá định kỳ nhà cung cấp (chất lượng hàng hóa, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tính đầy đủ của hóa đơn chứng từ, chính sách thanh toán công nợ).
  • Kiểm soát quy trình nhận hàng và tồn kho: Phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên nhận hàng (receiving), nhân viên kế toán chi phí và bếp trưởng; thực hiện kiểm tra đối chiếu quy cách, số lượng, chất lượng nguyên liệu ngay tại khu vực giao nhận; áp dụng định mức tồn kho an toàn cho các mặt hàng đồ uống và đồ dùng chung.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Hệ thống hóa toàn bộ chu trình mua hàng thực tế tại một khách sạn boutique 5 sao tiêu chuẩn quốc tế, làm rõ cơ chế tương tác 3 bên: Bộ phận vận hành - Phòng mua hàng khách sạn - Công ty cung ứng đầu mối tập đoàn (TLS).
  • Thống kê chi tiết cơ cấu 47 phòng nghỉ, cơ cấu 222 nhân sự, biến động nguồn khách từ 2.502 lượt (2021) lên 6.100 lượt (2022), cùng danh mục hơn 20 nhà cung cấp thực phẩm và đồ uống tiêu biểu của khách sạn Capella Hà Nội.
  • Chỉ rõ điểm nghẽn trong khâu mua hàng phát sinh: quy trình gửi yêu cầu báo giá qua TLS mất 3 - 6 ngày và tần suất phát sinh 10 - 15 lần/tháng làm giảm tính linh hoạt của khối ẩm thực.

Đóng góp thực tiễn

  • Đề xuất mô hình rút gọn quy trình phê duyệt đơn hàng trên hệ thống BirchStreet và cơ chế phối hợp linh hoạt với công ty cung ứng TLS, giúp giảm thời gian chờ xử lý đơn hàng khẩn cấp.
  • Cung cấp dữ liệu thực nghiệm về ứng dụng phần mềm BirchStreet trong quản lý mua sắm nhà hàng - khách sạn tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Do yêu cầu bảo mật thông tin tài chính của khách sạn và thời gian thực tập giới hạn (từ tháng 12/2022 đến tháng 03/2023), tác giả chỉ tập trung nghiên cứu sâu vào quy trình mua các mặt hàng vận hành thường xuyên (thực phẩm, đồ uống, hàng hóa chung), chưa đi sâu phân tích toàn diện chi phí đầu tư mua sắm trang thiết bị tài sản cố định ban đầu của chủ đầu tư.
  • Hướng phát triển: Nghiên cứu có thể mở rộng đánh giá hiệu quả tài chính sau khi tái cấu trúc quy trình duyệt đơn hàng trên BirchStreet và đo lường mức độ biến động chi phí nguyên vật liệu qua các quý kinh doanh tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Quản trị Khách sạn, Du lịch, Quản trị Chuỗi cung ứng: Nắm bắt quy trình mua sắm nguyên vật liệu thực tế trong khách sạn 5 sao cao cấp, cách thức lập Market list và cơ chế vận hành của phần mềm chuyên dụng BirchStreet.
  • Nhà quản lý mua hàng và kế toán khách sạn: Tham khảo mô hình phân loại nhà cung cấp độc quyền (thịt bò Yaeyama Kyori, bia Diva First Leap, sake Izumi by Koki) và các biện pháp phối hợp giữa đơn vị thành viên với trung tâm mua sắm tập trung của tập đoàn.

Câu hỏi thường gặp

1. Khách sạn Capella Hà Nội thuộc sở hữu của đơn vị nào và quy mô bao nhiêu phòng?

Khách sạn Capella Hà Nội do Tập đoàn Sun Group làm chủ đầu tư (tên pháp lý là Công ty TNHH Bất động sản Mặt trời Thủ đô) và được quản lý bởi Capella Hotel Group. Khách sạn được xây dựng theo mô hình boutique hotel 5 sao với quy mô 47 phòng nghỉ và suite, phân bổ từ tầng 2 đến tầng 7.

2. Hệ thống BirchStreet đóng vai trò gì trong quản trị mua hàng tại Capella Hà Nội?

BirchStreet là hệ thống phần mềm quản lý mua sắm (E-procurement) được khách sạn sử dụng để số hóa danh mục hàng hóa, nhà cung cấp, tạo và xử lý yêu cầu mua hàng (REQ), tạo đơn đặt hàng (PO) tự động gửi đến email nhà cung cấp, theo dõi trạng thái phê duyệt (Approvals) và hỗ trợ quản lý chi phí mua hàng.

3. Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS) có vai trò gì đối với công tác mua sắm của khách sạn?

TLS là đơn vị đầu mối cung ứng hàng hóa cho toàn bộ hệ thống khách sạn thuộc Sun Group tại miền Bắc. TLS đại diện cho khách sạn Capella Hà Nội đàm phán hợp đồng khung, khảo sát giá thị trường, lựa chọn nhà cung cấp và tổng hợp gửi lại danh mục "Market list" hàng tháng cho phòng mua hàng.

4. Hạn chế lớn nhất trong việc mua các mặt hàng ngoài kế hoạch tại Capella Hà Nội là gì?

Đối với các mặt hàng ngoài kế hoạch mua sắm (phát sinh trung bình 10 - 15 lần/tháng), phòng mua hàng phải gửi phiếu yêu cầu báo giá (Quotation request) sang TLS và thời gian chờ phản hồi kéo dài từ 3 đến 6 ngày, khiến phòng mua hàng bị động khi khách sạn cần nguyên liệu gấp cho tiệc đột xuất hoặc thử nghiệm món mới.

5. Cơ cấu nhân sự của khách sạn Capella Hà Nội tính đến tháng 12/2022 như thế nào?

Tính đến tháng 12/2022, khách sạn có tổng cộng 222 nhân viên chính thức (122 nam - 55%, 100 nữ - 45%), cùng 22 thực tập sinh (trainee) và 22 nhân viên thời vụ (casual). Nhân viên dưới 25 tuổi chiếm đa số với tỷ trọng 46,85% (104 người); nhân sự quốc tịch Việt Nam chiếm 95,50% (211 người).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nông Hoàng Anh đã phản ánh chi tiết thực trạng quản trị mua hàng tại khách sạn Capella Hà Nội trong giai đoạn 2021 – 2022. Nghiên cứu làm rõ vai trò của hoạt động thu mua trong chuỗi giá trị khách sạn, phân tích cơ chế phối hợp giữa khách sạn với công ty cung ứng đầu mối TLS và quy trình số hóa qua hệ thống BirchStreet. Các giải pháp đề xuất về tối ưu hóa quy trình làm việc, tinh giản cấp phê duyệt và kiểm soát giao nhận mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ đơn vị nâng cao hiệu quả chi phí và chất lượng vận hành dịch vụ 5 sao.