Chương 1 Thông tư số 05/2021/TT-BNV ngày 12 tháng 8 năm 2021 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố giao. Cơ cấu tổ chức (Sơ đồ cơ cấu tổ chức) - Sở Nội vụ hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, đứng đầu là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc có 3 Phó Giám đốc, dưới là các phòng, ban chuyên môn - Các phòng trực thuộc Sở: + Văn phòng Sở + Thanh tra Sở + Phòng Công chức Viên chức + Phòng Tổ chức Biên chế và Cải cách hành chính + Phòng Xây dựng chính quyền và công tác Thanh niên + Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ. - Các đơn vị trực thuộc Sở: + Ban Tôn giáo + Ban Thi đua – Khen thưởng - Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở: + Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Đà Nẵng. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng] 15 2.
Chức năng của các phòng ban 1. Phòng Tổ chức, biên chế và cải cách hành chính là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy, biên chế công chức, tổ chức hành chính nhà nước, số lượng người làm việc trong các đơn vị công lập, tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức phối hợp liên ngành, cải cách hành chính. Phòng Công chức, viên chức có chức năng quản lý nhà nước về: Vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp, tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, cải cách chế độ công chức, công vụ, cán bộ, công chức, viên chức, đào tạo, bồi dưỡng cán booh, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước và cán bộ, công chức cấp phường, xã. Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh có chức năng quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy, Chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức thuộc HĐND, UBND huyện và thuộc UBND các quận, cán bộ, công chức phường, xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp phường, xã, ở thôn, tổ dân phố; công tác thanh niên, vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức và biên chế công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước các quận, huyện, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND các quận, huyện, công tác thanh niên, công tác dân vận của chính quyền, quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, phường, xã; công tác tang lễ.
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ có chức năng giúp quản lý nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ nhà nước. Thanh tra Sở Nội vụ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tiến hành thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật. Văn phòng Sở Nội vụ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo chương trình, kế hoạch công tác, các công tác trong nội bộ cơ quan Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua, khen thưởng; tài chính, kế toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị. Thực trạng về nghiệp vụ văn thư tại cơ quan.
Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 2. Thẩm quyền ban hành văn bản Về thẩm quyền ban hành văn bản: cơ quan không ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ ban hành các văn bản hành chính. Văn bản hành chính của Sở gồm các loại văn bản sau: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. [Điều 5, chương II Quyết định 457/QQĐ-SNV ngày 31 tháng 07 năm 2020 về việc ban hành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng] Tất cả các văn bản đều do Giám đốc trực tiếp ký ban hành, trong trường hợp Giám đốc đi vắng thì Giám đốc sẽ giao cho Phó Giám đốc ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở.
Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Sở có thể uỷ quyền cho Trưởng phòng chuyên môn ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Giám đốc Sở có thể giao cho Chánh Văn phòng, hoặc Trưởng phòng chuyên môn 17 ký thừa lệnh một số loại văn bản. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Sở Nội vụ Đà Nẵng thực hiện các nghiệp vụ Văn thư của cơ quan theo hướng dẫn của Nhà nước về công tác Văn thư cũng như thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Hiện nay, Sở Nội vụ đã hoàn thành các nghiệp vụ Văn thư trong soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, cũng như việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tổ chức các nghiệp vụ công tác Văn thư đã được thống nhất theo quy chế của Sở Nội vụ Thành phố Đà Nẵng, đồng thời, việc quản lý các công việc liên quan đã được điều chỉnh theo quy định của cơ quan. Hiện nay, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, Sở Nội vụ đã thực hiện theo một quy trình như sau: Bước 1. Phân công cá nhân/ đơn vị soạn thảo Bước 2.
Soạn thảo văn bản Bước 3. Duyệt bản thảo văn bản Bước 4. Hoàn thiện các thủ tục hành chính để ký ban hành văn bản 18 Bước 1: Phân công cá nhân/ đơn vị soạn thảo Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Sở giao cho phòng chuyên môn hoặc công chức soạn thảo. Phòng chuyên môn, hoặc công chức được soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến nội dung cần soạn thảo.
Bước 2: Soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo đề xuất với lãnh đạo Sở cho phép tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, lấy ý kiến để hoàn chỉnh văn bản. Bước 3: Duyệt bản thảo văn bản. Sau khi hoàn chỉnh dự thảo văn bản, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo trình văn bản lên lãnh đạo Sở hoặc người được giao quyền, được ủy quyền ký phê duyệt văn bản.
Bước 4: Hoàn thiện các thủ tục hành chính để ký ban hành văn bản Văn bản sau khi được lãnh đạo cơ quan ký duyệt, Văn thư cơ quan tiến hành làm các thủ tục để phát hành văn bản bao gồm các công việc: + Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản + Đăng ký văn bản đi + Nhân bản theo số lượng quy định + Đóng dấu cơ quan + Chuyển giao văn bản và theo dõi việc chuyển giao. + Lưu văn bản đi Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan đã được thực hiện một cách thống nhất và tuân thủ đúng quy chế được ban hành bởi cơ quan. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tính chính xác trong quản lý văn bản, từ quá trình soạn thảo đến quá trình phê duyệt và ban hành. Một trong những yếu tố quan trọng đó là vai trò của cán bộ Văn thư, người có trách nhiệm chính trong việc đảm bảo tính chính xác và chuẩn mực của văn 19 bản.
Cán bộ Văn thư không chỉ là người thực hiện các công đoạn kỹ thuật như định dạng, font chữ, và cấu trúc văn bản mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của các văn bản. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Văn bản của cơ quan trình bày đầy đủ và đúng các thành phần thể thức theo quy định của nhà nước: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, số, ký hiệu, địa danh, thời gian ban hành, tên loại, trích yếu nội dung, nội dung, chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền, dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức, nơi nhận. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều 8 nghị định 30, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác - Phụ lục. - Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. Một số văn bản do Sở Nội vụ soạn thảo và ban hành] 2. Công tác tổ chức quản lý văn bản Bảng 2.
Tình hình quản lý văn bản đi, đến từ 2021 – 2023 của Sở Nội vụ Văn bản đi Năm Ban, Thanh Ban Công Quyết Sao y Bầu TỔNG Hội tra Hội Ủy văn định cử Sở ban 2021 18 14 55 3958 505 14 179 4743 2022 12 10 90 3685 544 0 0 4341 2023 15 22 56 4048 707 0 0 4848 20 Văn bản đến Năm Đơn thư Đảng ủy Tự vệ VB khác Bầu cử TỔNG 2021 34 50 22 16.459 Văn bản đi Văn bản đến TỔNG Tăng, giảm Năm 2021 4743 16. Công tác tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi Sở Nội vụ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực hoạt động nên hằng năm khối lượng văn bản do cơ quan trực tiếp ban hành có khối lượng tương đối lớn.