CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 1. Một số khái niệm 1. Văn bản Văn bản luôn là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều lĩnh vực, có nhiều định nghĩa khác nhau về văn bản, tùy theo từng góc độ nghiên cứu và cách tiếp cận.
Văn bản được sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan tổ chức. - Dưới góc độ văn bản học, theo PGS.Vương Đình Quyền, trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” cho rằng: “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”. [7,45] - Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. Văn bản đi Theo điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020: “Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”.[17,2] Văn bản đi bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật.
Văn bản đến Theo điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020: “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến”.[17,2] Văn bản đến bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, 7 văn bản chuyên ngành, kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật, đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Văn bản điện tử Theo điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020: “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định” [17,2] 1. Hồ sơ Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng, của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hồ sơ điện tử Theo điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03/012013: “ Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [16,1] 1.
Lập hồ sơ, lập hồ sơ điện tử - Tại khoản 15, điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [17,2]. - Theo khoản 2, điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013: Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình ttheo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử [16,1]. Quản lý văn bản Quản lý văn bản là vận dụng các biện pháp khoa học nghiệp vụ để tiếp 8 nhận, xử lý nhanh chóng, kịp thời đảm bảo an toàn văn bản; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và giải quyết văn bản. Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ: “Quản lý văn bản điện tử là việc kiểm soát mọi công tác vào văn bản trong suốt vòng đời của văn bản, bao gồm tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng văn bản và loại hủy văn bản hết giá trị.
Ứng dụng công nghệ thông tin Theo khoản 5, điều 4, Luật Công nghệ thông tin năm 2006, số 67/2006/QH11: “ Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc lphòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này”. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong văn thư - lưu trữ là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan), tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia [9,1]. Ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nói chung, quản lý văn bản và lập hồ sơ nói riêng đã và đang là xu hướng tất yếu của cuộc cách mạng công nghiệp 4. Cùng với sự trợ giúp của phần mềm, việc quản lý văn bản và lập hồ sơ ngày càng khoa học, hiện đại, hiệu quả.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này góp phần tạo điều kiện thuận lợi trong việc tra cứu, tìm kiếm kịp thời, nhanh chóng. 9 Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ được thể hiện như sau: - Giảm bớt văn bản, giấy tờ: Hằng năm, số lượng văn bản giấy do các cơ quan tổ chức ban hành tương đối lớn. Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử giúp cho các cơ quan tổ chức giảm bớt số lượng văn bản giấy ban hành, giảm bớt thời gian thực hiện việc đăng ký văn bản truyền thống, hạn chế sử dụng các sổ đăng kí văn bản(trừ văn bản mật). Việc quản lý văn bản khoa học và hiệu quả hơn.
- Quản lý, thống kê, tra tìm văn bản nhanh chóng, kịp thời: Các cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng công nghệ thông tin thì việc tìm kiếm văn bản đi, đến, tìm kiếm hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc mất nhiều thời gian, nếu không có chế độ bảo quản tốt, hồ sơ, tài liệu bị thất lạc gây khó khăn cho việc tra tìm, thiếu minh chứng cho các công việc của cơ quan, tổ chức. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu. Chỉ cần nhập dữ liệu tại các mục trên hệ thống như: Tên loại văn bản, trích yếu nội dung, ngày, tháng văn bản… là có thể tra cứu tài liệu rất nhanh và hiệu quả. - Quản lý hồ sơ, tra tìm tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả: cơ quan, tổ chức thực hiện lập, bảo quản hồ sơ tài liệu giấy, việc tìm kiếm mất nhiều thời gian, hồ sơ nếu không được bảo quản tốt có thể xảy ra những rủi ro: mất, thất lạc văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác lập hồ sơ, lập hồ sơ điện tử mang lại rất nhiều tiện ích cho cán bộ, công chức, viên chức như: khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản điều hành một cách dễ dàng, không xảy ra tình trạng thất lạc hồ sơ, tiết kiệm được nguồn văn phòng phẩm (bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu, diện tích bảo quản và lưu giữ hồ sơ). - Nâng cao trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận và cá nhân đối với công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ tài liệu điện tử. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lập hồ sơ không chỉ thuận lợi cho công tác chỉ đạo, điều hành 10 mà còn làm tăng năng suất hiệu quả công việc. Lập hồ sơ công việc trên hệ thống quản lý văn bản điều hành giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức thu thập sắp xếp văn bản khoa học và có hệ thống.
Việc lập hồ sơ công việc còn hỗ trợ rất nhiều trong việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuận lợi cho công tác bảo quản, tra cứu thực tiễn và lâu dài. Hồ sơ công việc là minh chứng cho quá trình theo dõi giải quyết công việc của các cá nhân tại đơn vị và bộ phận là sản phẩm của quá trình lao động, phản ánh kết quả thực hiện công việc của cán bộ, công chức, viên chức. Yêu cầu của ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ 1. Yêu cầu của ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản Theo điều 4, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Đảm bảo được tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình phát hành, tiếp nhận, xử lý và lưu trữ của văn bản điện tử - Văn bản phát hành ngay trong ngày được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản điện tử đến sau khi tiếp nhận được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). - Các văn bản điện tử được chuyển đến có mức độ khẩn: “hỏa tốc”, “thượng khẩn” và “khẩn” phải được đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận. - Tất cả các văn bản phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. - Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định của pháp luật 11 1.
Yêu cầu ứng dụng CNTT trong công tác lập hồ sơ Theo điều 29, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020, hồ sơ được lập phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Tất cả những hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân - Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ cần phải có sự mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh trình tự giải quyết công việc cũng như diễn biến của sự việc.