CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành ( chiếu, chỉ, sắc lệnh,…) để phục vụ cho quản lý điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung Cổ.
Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng. [20, tr11] Như vậy, văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu chỉ, sắc lệnh để cai trị đất nước. Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và là phương tiện để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình.
Đến ngày nay văn thư vẫn giữ vai trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là hành chính nhà nước. Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thông tin trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được sử dụng nhiều và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức. Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương.
Không những vậy còn rất quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp. 7 Luan van Trong đề tài này, tôi sử dụng khái niệm công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền: Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức. [20, tr 11] Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao gồm: • Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được mục đích, yêu cầu của văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với những yêu cầu của văn bản; Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong việc duyệt, bổ sung về nội dung của văn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định.
• Quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.[9, tr1] Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và tài kiệu vào lưu trữ cơ quan. Quản lý văn bản đi gồm 05 bước: - Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng cho văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết. Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ quan và tuân theo những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ. - Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm trên 8 Luan van máy tính.
Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký bằng phần mềm dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp và tuân thủ những quy định của pháp luật về lĩnh vực này. - Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc nhân bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với văn bản mật cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đối với việc đóng dấu văn bản theo đúng quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với dấu mật khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Bộ Nội Vụ và Bộ Công An.
- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản thực hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản (Lựa chọn bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có). Văn bản được chuyển phát đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, sau khi văn bản chuyển đi, văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn bản. - Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 02 bản (1bản gốc lưu tại văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc): • Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Quản lý văn bản đến gồm 04 bước: - Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận văn bản.
Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bóc bì văn bản. - Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực hiện đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập sổ đăng ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012. 9 Luan van - Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến phải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để xem xét và phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết. Khi phân phối văn bản văn thư cơ quan đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Người đứng đầu cơ quan hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm nhắc nhở đôn đốc trong quá trình giải quyết văn bản. • Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập hợp và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. Nghiệp vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ chuyên môn phải có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn Luật định Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và kiểm tra việc sử dụng dấu; cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan. * Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành chính hiện nay - Vị trí: Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng, đây là đầu mối thông tin chủ yếu cung cấp cho lãnh đạo trong việc giải quyết công việc và đưa ra các quyết định quản lý, đồng thời là kênh thông tin cho hoạt động của cả cơ quan. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản để phổ biến chủ trương chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối hợp công tác, ghi lại những sự 10 Luan van kiện hiện tượng trong hoạt động hằng ngày của cơ quan.
Công tác văn thư đặc biệt quan trọng đối với thực hiện công tác văn phòng, nó giữ vai trò trọng yếu trong công tác văn phòng. - Ý nghĩa: + Cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức, phòng tránh được nạn quan liêu giấy tờ. Công tác văn thư liên quan đến nhiều người, nhiều việc do đó công tác văn thư không chỉ liên quan đến nội bộ cơ quan mà còn liên quan nhiều bên khác. + Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn, chính xác tránh những sai lầm trong hoạt động quản lý.
Thông tin cung cấp cho lãnh đạo càng nhanh chóng, chính xác thì hoạt động càng hiệu quả bởi nguồn thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin mang tính pháp lý cao nhất. + Góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, lưu giữ những thông tin phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan.