Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và cải cách hành chính, công tác văn thư – lưu trữ đóng vai trò huyết mạch trong việc bảo đảm thông tin thông suốt, chính xác và kịp thời phục vụ hoạt động quản lý, điều hành tại các cơ quan, đơn vị hành chính và doanh nghiệp. Đối với Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam (đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam), quy mô hoạt động rộng khắp với mạng lưới chi nhánh phát triển tại nhiều tỉnh, thành phố đòi hỏi khối lượng văn bản chỉ đạo, điều hành ban hành cũng như tiếp nhận từ các cơ quan bên ngoài là rất lớn. Thực tiễn công tác tổ chức, quản lý nhân lực và trang thiết bị văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty bên cạnh những kết quả đạt được vẫn bộc lộ một số khó khăn, vướng mắc cần được nghiên cứu và hoàn thiện. Đề tài khóa luận tốt nghiệp "Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam" của tác giả Nguyễn Thị Hồng (ngành Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) được thực hiện nhằm giải quyết yêu cầu thực tiễn này.

Mục tiêu nghiên cứu: Thông qua việc nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tiễn công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, khóa luận đề xuất các nhóm giải pháp có căn cứ khoa học và tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư tại đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, thu thập, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam giai đoạn 2016 – 2017.
  3. Đề xuất hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư trong hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quá trình tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát và thu thập số liệu trong khoảng thời gian từ tháng 01/2016 đến hết tháng 12/2017.
  • Phạm vi không gian: Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.
  • Giả thuyết nghiên cứu: Thông qua việc khảo sát, nhận diện những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân trong công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Tổng Công ty, việc xây dựng và thực thi các giải pháp đồng bộ về nhận thức, tổ chức bộ máy và quy trình nghiệp vụ sẽ khắc phục được nhược điểm, nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống luận cứ dựa trên các khái niệm nền tảng của khoa học quản trị văn phòng và khoa học quản lý:

  • Khái niệm công tác văn thư: Sử dụng quan điểm của tác giả Vương Đình Quyền (2007), xác định công tác văn thư là toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
  • Khái niệm tổ chức và quản lý: Tiếp cận các lý thuyết tổ chức của Duncan (1981), Chester Barnard, Harold Koontz, Cyril O'Donnell và Heinz Weihrich; các quan điểm quản lý của F. Taylor, Lawrence, Paul Hersey & Ken Blanchard, Trần Kiểm (2009), Vũ Dũng & Nguyễn Thị Mai Lan, Nguyễn Quốc Chí & Nguyễn Thị Mỹ Lộc. Khóa luận định nghĩa tổ chức công tác văn thư là quá trình sắp xếp, bố trí nhân sự, bộ máy, nghiệp vụ và trang thiết bị; quản lý công tác văn thư là sự tác động có định hướng của lãnh đạo thông qua hệ thống văn bản quy chế, hướng dẫn, kiểm tra, đào tạo và khen thưởng - kỷ luật.
  • Khung cơ sở pháp lý và văn bản quy phạm:
    • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
    • Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
    • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
    • Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
    • Các văn bản nội bộ của Tổng Công ty: Quyết định số 1129/QĐ-VCTV ngày 16/9/2012; Quyết định số 189/QĐ-VCTV ngày 22/8/2012; Quyết định số 200/QĐ-VCTV ngày 28/12/2012.

Phương pháp nghiên cứu: Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực chứng và định tính chuyên ngành quản trị văn phòng:

  • Phương pháp hệ thống: Liên kết cơ sở lý luận với thực tiễn, xâu chuỗi các khâu nghiệp vụ văn thư để đánh giá toàn diện bức tranh quản lý.
  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Khai thác số liệu thứ cấp từ Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư các năm 2016, 2017 do Tổ Hành chính, Tổ Tài chính - Kế toán và Bộ phận Văn thư cung cấp.
  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi thao tác nghiệp vụ của cán bộ văn thư và phương thức chỉ đạo, phân phối văn bản của lãnh đạo Văn phòng tại trụ sở đơn vị trong đợt thực tập tốt nghiệp (18/12/2017 đến 11/02/2018).
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với cán bộ, nhân viên làm việc tại Văn phòng nhằm tìm hiểu thái độ, quan điểm và vướng mắc thực tế.
  • Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Phân loại, so sánh số liệu các năm để chỉ rõ chuyển biến và tồn tại.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác văn thư

Chương này tập trung làm sáng tỏ cơ sở lý luận của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức:

  • Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu: Phân tích lược sử thuật ngữ văn thư từ thời phong kiến đến hiện đại; khẳng định công tác văn thư giữ vị trí đầu mối thông tin quản lý, vừa phục vụ trực tiếp sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo, vừa bảo vệ bí mật nhà nước và tạo nguồn tài liệu cho công tác lưu trữ. Bốn yêu cầu cơ bản được xác định gồm: Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật và Hiện đại.
  • Nội dung công tác tổ chức văn thư: Bao gồm 4 nội dung trọng tâm:
    1. Tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách công tác văn thư (xây dựng mô hình văn thư tập trung, phân tán hoặc hỗn hợp; bố trí không gian phòng làm việc).
    2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư (tuyển chọn, bố trí đúng vị trí, tiêu chuẩn ngạch bậc và trình độ).
    3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư (soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và quản lý con dấu).
    4. Tổ chức mua sắm, quản lý trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác văn thư.
  • Nội dung quản lý công tác văn thư: Phân tích 4 trụ cột quản lý gồm: Ban hành hệ thống văn bản, quy chế nội bộ quản lý văn thư; Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá định kỳ; Tổ chức thi đua, khen thưởng và kỷ luật; Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư.

Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam (gồm Ban Giám đốc, khối Kỹ thuật, khối Văn phòng/Kinh doanh, khối CAVT với 5 chi nhánh tại Hà Nội và 47 chi nhánh tỉnh/thành, khối DTH và các đơn vị liên doanh). Khóa luận đi sâu khảo sát Văn phòng Tổng Công ty và Bộ phận Văn thư trực thuộc Tổ Hành chính:

  • Mô hình tổ chức và không gian làm việc: Văn thư Tổng Công ty hoạt động theo mô hình văn thư hỗn hợp (một số công việc tập trung tại Văn phòng như trình ký lãnh đạo Tổng Công ty, tiếp nhận văn bản chung; một số công việc thực hiện tại các đơn vị thành viên theo thẩm quyền). Về mặt bằng: Trụ sở cơ quan gồm 8 tầng, quầy lễ tân đặt tại Tầng 1 (3 nhân viên), Bộ phận Văn thư bố trí tại Tầng 6 (ngay trước cửa thang máy, có vách kính chịu nhiệt hai mặt, làm việc theo mô hình văn phòng mở), Phòng Thư ký đặt tại Tầng 7 đối diện phòng Ban Giám đốc.

  • Đầu tư kinh phí và trang thiết bị: Lãnh đạo Tổng Công ty duy trì kinh phí hàng năm để nâng cấp điều kiện làm việc:

Hạng mục chi phí Năm 2016 (Triệu đồng) Năm 2017 (Triệu đồng)
Chi phí sửa chữa 50 80
Chi phí mua mới 100 120

Hiện trạng trang thiết bị tại Bộ phận Văn thư tính đến tháng 12/2017 gồm: 04 bàn làm việc, 05 ghế tựa, 02 máy vi tính, 02 máy in, 01 máy quét (Scanner), 02 máy photocopy, 01 máy Fax, 01 máy hủy tài liệu.

  • Thực trạng nhân sự văn thư: Tính đến 31/12/2017, Bộ phận Văn thư có 02 cán bộ (100% là nữ):

    • 01 cán bộ có trình độ Đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ (giữ ngạch Chuyên viên văn thư, độ tuổi 31–40).
    • 01 cán bộ có trình độ Đại học chuyên ngành khác, phải kiêm nhiệm công tác khác (giữ chức danh Nhân viên văn thư, độ tuổi từ 30 trở xuống).

  • Thực trạng quy trình và số lượng quản lý văn bản đến:

    • Quy trình thực hiện qua 3 bước: Tiếp nhận, phân loại bì (quy định rõ các loại bì không được bóc: văn bản gửi tổ chức Đảng/Đoàn thể, văn bản gửi đích danh, văn bản Mật/Tối mật/Tuyệt mật), đóng dấu "ĐẾN", đăng ký vào Sổ văn bản đến -> Trình Chánh văn phòng xử lý trong vòng 01 ngày (hoặc đầu giờ sáng hôm sau nếu nhận cuối chiều) -> Chuyển giao các phòng ban theo dõi và ký nhận sổ chuyển giao.
    • Thống kê số lượng văn bản đến qua 2 năm:
Nguồn gốc văn bản đến Năm 2016 (Văn bản) Năm 2017 (Văn bản)
Cơ quan, ban ngành Nhà nước 1.045 1.157
Các đơn vị trực thuộc 600 752
Cá nhân, đơn vị khác 385 405
Tổng số văn bản đến 2.030 2.338
  • Thực trạng quy trình và số lượng quản lý văn bản đi:
    • Quy trình thực hiện qua 6 bước: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày -> Ghi số, ngày tháng -> Vào sổ đăng ký văn bản đi (theo mẫu Bộ Nội vụ) -> Nhân bản theo số lượng nơi nhận -> Đóng dấu cơ quan, dấu mật/khẩn -> Chuyển phát (trực tiếp, qua bưu điện có sổ giao nhận riêng, hoặc qua fax/mạng) và lưu trữ ít nhất 02 bản (01 bản chính lưu tại Văn thư, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc).
    • Thống kê khối lượng văn bản đi qua 2 năm:
Tên loại văn bản phát hành Năm 2016 (Văn bản) Năm 2017 (Văn bản)
Quyết định 5.622 7.529
Công văn 8.246 8.936
Kế hoạch 1.452 2.045
Báo cáo 1.382 1.859
Thông báo 1.278 645
Tổng số văn bản đi 17.980 21.014

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư lưu trữ tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Dựa trên việc phân tích những ưu điểm (sự quan tâm của lãnh đạo, quy trình văn bản đi/đến rõ ràng, trang bị máy móc kịp thời) và các hạn chế (không gian văn phòng mở còn ồn, nhân sự mỏng và còn tình trạng kiêm nhiệm trái chuyên ngành, việc theo dõi văn bản điện tử và văn bản mật chưa được thống kê độc lập), tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp:

  • Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức: Tăng cường tuyên truyền cho cán bộ, nhân viên toàn Tổng Công ty về vai trò, giá trị pháp lý của công tác văn thư và trách nhiệm giữ gìn bí mật văn bản, nâng cao ý thức tự lập hồ sơ công việc.
  • Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy: Kiện toàn bộ phận văn thư theo hướng chuyên trách hóa; bổ sung nhân sự có bằng cấp chuyên môn đúng ngành Quản trị văn phòng hoặc Văn thư - Lưu trữ; bố trí lại không gian làm việc tại tầng 6 để giảm thiểu tiếng ồn từ môi trường văn phòng mở, tạo điều kiện tập trung thao tác giấy tờ và quản lý con dấu.
  • Nhóm giải pháp về nghiệp vụ: Chuẩn hóa và áp dụng triệt để quy định thể thức văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV; đẩy mạnh ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử để thay thế dần việc ghi sổ thủ công; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng định kỳ về nghiệp vụ văn thư cho cả khối cơ quan và 47 chi nhánh; tăng cường công tác kiểm tra, đưa tiêu chí quản lý văn thư vào bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực chứng: Khóa luận đã hệ thống hóa và công bố các chuỗi dữ liệu thực tế về hoạt động văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam giai đoạn 2016 – 2017. Kết quả cho thấy quy mô lưu chuyển văn bản tại đơn vị là rất lớn và có xu hướng tăng nhanh: số lượng văn bản đến tăng từ 2.030 văn bản (2016) lên 2.338 văn bản (2017); số lượng văn bản đi phát hành tăng từ 17.980 văn bản (2016) lên 21.014 văn bản (2017), trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là Công văn (8.936 văn bản năm 2017) và Quyết định (7.529 văn bản năm 2017).
  • Đóng góp về mặt giải pháp: Công trình đã đề xuất 3 nhóm giải pháp đồng bộ (nhận thức, tổ chức bộ máy, nghiệp vụ) gắn liền với mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp của Tổng Công ty. Các giải pháp kiến nghị trực tiếp việc chuyển đổi phương thức quản lý từ sổ tay truyền thống sang hệ thống phần mềm điện tử, đồng thời giải quyết bài toán thiếu hụt nhân sự chuyên trách.
  • Đóng góp khoa học và thực tiễn: Khóa luận là công trình nghiên cứu chuyên biệt đầu tiên đánh giá toàn diện cả về mặt lý luận và thực tiễn công tác tổ chức, quản lý văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở dữ liệu thực tế cho Ban lãnh đạo Tổng Công ty và Văn phòng trong việc hoạch định chính sách đầu tư trang thiết bị, quy hoạch nhân sự và cải tiến quy trình hành chính nội bộ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi khảo sát thực tế của khóa luận chủ yếu tập trung vào Bộ phận Văn thư tại trụ sở chính của Tổng Công ty tại Hà Nội, chưa đi sâu khảo sát độc lập quy trình văn thư tại 47 chi nhánh trực thuộc ở các tỉnh/thành phố.
    • Số liệu thống kê sơ sở của đơn vị chưa phân loại chi tiết khối lượng văn bản mật, đơn thư khiếu nại, tố cáo và các loại văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng/email.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang đánh giá công tác văn thư và quản lý hồ sơ tại hệ thống các chi nhánh địa phương của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.
    • Nghiên cứu chuyên sâu về quy trình xây dựng, ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử, chữ ký số và giải pháp bảo mật dữ liệu văn bản đi - đến trong môi trường số hóa.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng: Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý nhà nước, Luật học khi nghiên cứu mô hình tổ chức hành chính tại các doanh nghiệp nhà nước và đơn vị sự nghiệp có thu.
  • Nội dung có giá trị ứng dụng cao:
    • Hệ thống biểu mẫu nghiệp vụ quản lý văn thư được trích xuất trong văn bản (Mẫu dấu ĐẾN, Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến, Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi, Sổ theo dõi gửi văn bản qua bưu điện).
    • Quy trình xử lý chi tiết các bước tiếp nhận văn bản khẩn, văn bản fax, quy định về các loại phong bì văn bản văn thư không được bóc (văn bản gửi đích danh cá nhân, tổ chức Đảng, Đoàn thể, văn bản mật).

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu công tác văn thư tại đơn vị nào và trong khoảng thời gian bao lâu?
Khóa luận nghiên cứu tại Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam (VTVcab), thu thập số liệu và khảo sát thực tế trong thời gian từ tháng 01/2016 đến hết tháng 12/2017 (thời gian thực tập từ 18/12/2017 đến 11/02/2018).

2. Mô hình tổ chức bộ máy văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được thiết lập theo hình thức nào?
Văn thư tại đơn vị được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp. Theo đó, các công việc như tiếp nhận văn bản đến chung của cơ quan, văn bản trình Ban Giám đốc Tổng Công ty ký được thực hiện tập trung tại Bộ phận Văn thư của Văn phòng; còn các văn bản thuộc thẩm quyền ký của trưởng các đơn vị hoặc văn bản gửi đích danh đơn vị sẽ do văn thư tại đơn vị thành viên trực tiếp xử lý.

3. Khối lượng văn bản đi và đến của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam trong năm 2017 là bao nhiêu?
Theo số liệu thống kê tại Bảng 2.5 và Bảng 2.6 trong văn bản, năm 2017 Tổng Công ty tiếp nhận tổng cộng 2.338 văn bản đến (gồm 1.157 văn bản từ cơ quan nhà nước, 752 văn bản từ đơn vị trực thuộc, 405 văn bản từ cá nhân/đơn vị khác) và phát hành tổng cộng 21.014 văn bản đi (gồm 7.529 Quyết định, 8.936 Công văn, 2.045 Kế hoạch, 1.859 Báo cáo, 645 Thông báo).

4. Cơ cấu nhân sự làm công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty có đặc điểm gì tính đến cuối năm 2017?
Bộ phận Văn thư có 02 nhân sự (100% là nữ), trong đó 01 người giữ ngạch Chuyên viên văn thư tốt nghiệp Đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ (độ tuổi 31-40) và 01 người giữ chức danh Nhân viên văn thư tốt nghiệp Đại học chuyên ngành khác, phải kiêm nhiệm công việc khác (độ tuổi từ 30 trở xuống).

5. Cán bộ văn thư tại Tổng Công ty quy định không được phép bóc những loại bì văn bản đến nào?
Văn thư cơ quan không được bóc các bì văn bản gồm: (1) Bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên; (2) Bì văn bản gửi đích danh tên người nhận; (3) Bì văn bản đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” hoặc đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì”.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hồng đã phản ánh bức tranh thực tiễn về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam giai đoạn 2016 – 2017. Thông qua phương pháp khảo sát thực chứng, công trình đã làm rõ quy trình xử lý văn bản đi - đến, thống kê chi tiết trang thiết bị, nhân sự và khối lượng văn bản phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp truyền hình. Các hạn chế về mô hình làm việc, định biên nhân sự và sự thiếu hụt công cụ số hóa được nhận diện rõ ràng, làm cơ sở để tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cho đơn vị.