Tổng quan về giáo trình

Giáo trình môn học Công tác văn thư trong tổ chức Đảng - Đoàn thể (Mã môn học: MH26) được biên soạn theo chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính, ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện xây dựng Việt Xô. Môn học được xếp vào nhóm môn học tự chọn, giảng dạy vào học kỳ 1 của năm thứ hai. Tài liệu do CN. Đinh Thanh Nghị làm chủ biên, hoàn thành bản thảo vào ngày 10 tháng 6 năm 2019, trên cơ sở tham khảo hệ thống bài giảng của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Đảng cùng 6 tổ chức chính trị - xã hội.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định trên 3 phương diện:

  • Kiến thức: Trang bị nguyên tắc tổ chức, hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam; hệ thống hóa tên gọi, thẩm quyền ban hành và kỹ thuật soạn thảo văn bản; trình bày quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến, phương pháp lập hồ sơ và trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
  • Kỹ năng: Phân biệt hệ thống tổ chức, hệ thống văn bản giữa Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội; vận dụng kỹ thuật soạn thảo, thực hiện quy trình nghiệp vụ văn thư (soạn thảo, quản lý, xử lý bản lưu, nộp lưu trữ) đúng quy định kỹ thuật.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện thái độ cẩn thận, tự giác và tính chuẩn xác trong quá trình thao tác văn bản.

Cấu trúc giáo trình chia làm 2 chương trọng tâm: Chương 1 tập trung vào công tác văn thư trong cơ quan Đảng; Chương 2 mở rộng nghiệp vụ trong 6 tổ chức chính trị - xã hội. Điểm đặc sắc của tài liệu là phương pháp tiếp cận quy chuẩn, bám sát các hướng dẫn pháp quy như Hướng dẫn số 36-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng và Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Cấu trúc nội dung giáo trình được triển khai qua 2 chương lớn với sự kế thừa và bổ trợ logic:

  • Chương 1: Công tác văn thư trong cơ quan Đảng (Mã chương: MH26.01)

    • Hệ thống văn bản của Đảng và thẩm quyền ban hành: Định nghĩa văn bản của Đảng và hệ thống hóa 23 thể loại văn bản chính thức (Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, Chiến lược, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Kết luận, Quy chế, Quy định, Thông tri, Hướng dẫn, Thông báo, Thông cáo, Tuyên bố, Lời kêu gọi, Báo cáo, Kế hoạch, Quy hoạch, Chương trình, Đề án, Tờ trình, Công văn, Biên bản) cùng 5 loại giấy tờ hành chính (Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận/xác nhận, Giấy đi đường, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi). Phân định thẩm quyền ban hành văn bản từ cấp Trung ương (Đại hội đại biểu toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư) đến cấp tỉnh, cấp huyện, cấp cơ sở, các cơ quan tham mưu giúp việc, đảng đoàn và ban cán sự đảng.
    • Thể thức văn bản của Đảng: Quy định các thành phần bắt buộc (Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam", Tên cơ quan ban hành, Số và ký hiệu văn bản, Địa điểm và ngày tháng năm, Tên loại và trích yếu, Nội dung, Chữ ký và dấu, Nơi nhận) và các thành phần bổ sung (Dấu chỉ mức độ mật: mật, tối mật, tuyệt mật; Dấu chỉ mức độ khẩn: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ; Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo và tài liệu hội nghị). Quy định thể thức đề ký: Thay mặt ($T/M$), Ký thay ($K/T$), Thừa lệnh ($T/L$) và cách sử dụng con dấu cơ quan.
    • Quy chuẩn kỹ thuật và bản sao văn bản: Hướng dẫn quy cách biên tập khổ giấy A4, định lề (mặt trước: trên 25 mm, dưới 25 mm, trái 35 mm, phải 15 mm; mặt sau: lề trái 15 mm, phải 35 mm), font chữ Times New Roman theo chuẩn TCVN 6909:2001; quy định 3 loại bản sao (sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục) cùng thể thức bản sao (ký hiệu $BS$).
    • Quản lý văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ và sử dụng con dấu: Quy trình tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì (theo Thông tư 12/2002/TT-BCA), đóng dấu "Đến", đăng ký văn bản vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu vi tính; quy trình lập hồ sơ, nộp lưu và quản lý con dấu.

  • Chương 2: Công tác văn thư trong các tổ chức chính trị - xã hội Triển khai cấu trúc nghiệp vụ tương thích gồm 4 nội dung (Loại văn bản và thẩm quyền ban hành; Quản lý văn bản đi - đến; Lập hồ sơ và giao nộp lưu trữ hiện hành; Quản lý và sử dụng con dấu) áp dụng cho 6 tổ chức:

    1. Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
    2. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam
    3. Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
    4. Hội Cựu chiến binh Việt Nam
    5. Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
    6. Hội Nông dân Việt Nam.

Progression logic của giáo trình đi từ nền tảng nguyên lý và quy chuẩn hành chính văn thư cơ quan Đảng làm hệ quy chiếu, sau đó mở rộng sang các phân hệ tổ chức chính trị - xã hội có tính chất chuyên thù riêng biệt.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  • Lý thuyết về hệ thống văn bản Đảng: Bản chất văn bản là công cụ ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng; phân cấp thẩm quyền ban hành gắn liền với mô hình tổ chức bộ máy Đảng Cộng sản Việt Nam.
  • Nguyên tắc định danh và ký hiệu viết tắt: Quy ước viết tắt thống nhất các loại văn bản (QĐ, CT, CTr, TT, TTr) và cơ quan ban hành (UBKTTW, UBKTTU, ĐUQS, ĐUCA, ĐUBP, ĐUK, ĐĐ, BCSĐ) nhằm bảo đảm tính định danh pháp lý.
  • Tiêu chuẩn kỹ thuật trình bày: Hệ thống sơ đồ vị trí các thành phần thể thức theo Hướng dẫn 36-HD/VPTW và đối chiếu Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; chuẩn hóa bộ mã ký tự chữ Việt TCVN 6909:2001.
  • Nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước: Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) trong phân loại, bóc bì và xử lý văn bản mật/khẩn.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Kỹ thuật định dạng văn bản trên máy tính (cỡ chữ, font chữ, khoảng cách mép trang giấy); kỹ thuật đóng dấu đúng chiều, ngay ngắn, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; kỹ thuật đóng dấu giáp lai lề trái cho văn bản/biên bản từ 2 trang trở lên.
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Phân tích tính pháp lý và thẩm quyền ký văn bản ($T/M$, $K/T$, $T/L$); phân loại văn bản đến thuộc diện bóc bì hay không bóc bì (văn bản mật, văn bản gửi đích danh cá nhân).
  • Kỹ năng thực hành nghiệp vụ (Practical competencies): Tiếp nhận và kiểm tra tình trạng bì văn bản; đăng ký và ghi chép sổ văn bản đến/đi hoặc cơ sở dữ liệu vi tính; lập hồ sơ công việc và thực hiện bàn giao tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Tiếp cận sư phạm (Pedagogical approach)

Giáo trình áp dụng phương pháp kết hợp giữa truyền thụ nguyên lý quy phạm và hướng dẫn thao tác nghiệp vụ mẫu. Nội dung lý thuyết về thể loại và thẩm quyền được mô hình hóa thành các quy tắc và bảng biểu cụ thể, đi kèm ví dụ trực quan về tiêu đề, số ký hiệu, thể thức đề ký của từng cấp ủy, cơ quan tham mưu giúp việc, ban cán sự đảng và đảng đoàn.

Bài tập và bài tập thực hành (Practical exercises)

Hệ thống bài tập trong giáo trình chú trọng rèn luyện kỹ năng thao tác chuẩn xác:

  • Bài tập định dạng thể thức: Thực hành soạn thảo và bố trí các thành phần thể thức văn bản trên khổ giấy A4 theo đúng sơ đồ 14 vị trí (Thông tư 01/2011/TT-BNV) và sơ đồ Hướng dẫn 36-HD/VPTW; cài đặt font chữ Times New Roman, cỡ chữ, kiểu chữ in hoa/đậm/nghiêng đúng bảng danh mục Mẫu 3.
  • Bài tập xử lý tình huống nghiệp vụ: Xử lý văn bản đến có dấu "Hỏa tốc hẹn giờ", bì thư có dấu hiệu rách nát, văn bản gửi qua fax/mạng bị thiếu trang; lập biên bản kiểm tra văn bản bất thường.
  • Bài tập quản lý con dấu và bản sao: Thực hành ghi thông tin dấu "Đến", trình bày thể thức sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục trên văn bản thực tế.
+-------------------------------------------------------------------------------+
|                      MÔ HÌNH THAO TÁC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ                       |
+-------------------------------------------------------------------------------+
| 1. TIẾP NHẬN & KIỂM TRA BÌ   -> Đối chiếu số lượng, dấu niêm phong, độ khẩn   |
| 2. PHÂN LOẠI & BÓC BÌ        -> Tách văn bản mật/đích danh (không bóc bì)     |
| 3. ĐÓNG DẤU "ĐẾN"            -> Điền số đến, ngày đến vào khoảng trống chuẩn  |
| 4. ĐĂNG KÝ VĂN BẢN           -> Ghi chép Sổ đăng ký hoặc CSDL máy vi tính     |
| 5. TRÌNH & CHUYỂN GIAO       -> Phục vụ xử lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu trữ  |
+-------------------------------------------------------------------------------+

Phương pháp đánh giá (Assessment methods)

Việc đánh giá kết quả học tập môn học MH26 dựa trên:

  • Đánh giá thường xuyên: Độ chính xác trong các bài thực hành soạn thảo, trình bày văn bản theo chuẩn TCVN 6909:2001 và kỹ năng vào sổ đăng ký văn bản.
  • Đánh giá định kỳ/kết thúc môn: Kiểm tra mức độ ghi nhớ hệ thống thẩm quyền ban hành văn bản của các cấp lãnh đạo Đảng và 6 tổ chức chính trị - xã hội; bài tập tổng hợp về quy trình xử lý văn bản đến và lập hồ sơ công việc.

Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines)

  • Tự đối chiếu, phân tích sự khác biệt giữa mẫu thể thức văn bản Đảng (theo Hướng dẫn 36-HD/VPTW) và văn bản hành chính Nhà nước (theo Thông tư 01/2011/TT-BNV).
  • Thực hành tra cứu các ký hiệu viết tắt đặc thù của các cơ quan Đảng (ĐUQS, ĐUCA, ĐUBP, UBKTTW...) để tránh lỗi sai sót khi thiết lập số - ký hiệu văn bản.

Điểm nổi bật và cập nhật

Giáo trình ghi nhận những điểm cập nhật nghiệp vụ và kỹ thuật cụ thể:

  • Tích hợp Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018: Giáo trình cập nhật trực tiếp sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản Đảng (Phụ lục 1) và sơ đồ thể thức bản sao (Phụ lục 2) của Văn phòng Trung ương Đảng, thay thế cho các hướng dẫn trước đây.
  • Chuẩn hóa kỹ thuật chế bản điện tử theo TCVN 6909:2001: Quy định chi tiết bảng font, cỡ, kiểu chữ cho từng thành phần (Mẫu 3):
    • Tiêu đề "ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM": Font Times New Roman, cỡ 15, in hoa, đậm.
    • Tên loại văn bản: Cỡ 16, in hoa, đậm.
    • Trích yếu nội dung văn bản: Cỡ 14-15, in thường, đậm (đối với công văn: cỡ 12, in thường, nghiêng).
    • Thể thức đề ký: Cỡ 14, in hoa, đậm; chức vụ ký: cỡ 14, in hoa; họ tên: cỡ 14, in thường, đậm.
    • Ký hiệu tệp và số lượng bản: Cỡ 8, in hoa.
  • Bao quát toàn diện 6 tổ chức chính trị - xã hội: Cung cấp khung thể chế văn thư cho toàn bộ hệ thống đoàn thể (Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Mặt trận Tổ quốc, Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân), tạo tính liên thông trong công tác văn phòng thuộc hệ thống chính trị Việt Nam.
  • Gắn kết thực tiễn pháp quy: Tích hợp quy chuẩn bảo mật tài liệu theo Nghị định 33/2002/NĐ-CP và Thông tư 12/2002/TT-BCA(A11) của Bộ Công an, bảo đảm tính thống nhất với quy định pháp luật hiện hành.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Học sinh, sinh viên: Sinh viên năm thứ hai theo học ngành/nghề Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng tại các trường cao đẳng, trung cấp hoặc chương trình đại cương ở bậc đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần nắm vững kiến thức cơ bản về Pháp luật đại cương, Tin học văn phòng cơ bản (soạn thảo văn bản Word) và Nghiệp vụ văn thư đại cương.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho môn học MH26 (Công tác văn thư trong tổ chức Đảng - Đoàn thể), căn cứ để xây dựng đề cương bài giảng, ngân hàng đề kiểm tra và hướng dẫn bài tập kỹ thuật thể thức.
  • Cán bộ, công chức làm công tác văn phòng: Cán bộ phụ trách văn thư, tổng hợp, hành chính tại các văn phòng cấp ủy Đảng từ cấp cơ sở đến Trung ương, các ban chuyên trách của Mặt trận Tổ quốc và 5 đoàn thể chính trị - xã hội dùng làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ thường xuyên.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Tài liệu phục vụ sinh viên chuyên ngành Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng, học viên các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Đảng - Đoàn thể, cũng như công chức, nhân viên văn thư đang công tác tại các cơ quan Đảng, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và 5 tổ chức chính trị - xã hội các cấp.

2. Cần kiến thức nền nào trước khi học môn học này?

Người học cần hoàn thành các môn học đại cương về bộ máy nhà nước, có kỹ năng soạn thảo văn bản trên máy tính và nắm được các khái niệm cơ bản về quy trình văn thư (soạn thảo, văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ công việc).

3. Điểm khác biệt của văn bản Đảng so với văn bản hành chính Nhà nước là gì?

Văn bản của Đảng sử dụng Tiêu đề "ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM" (không dùng Quốc hiệu như văn bản Nhà nước), hệ thống ký hiệu viết tắt đặc thù (QĐ, CT, CTr, TT, TTr, UBKTTW...), thể thức đề ký phân cấp theo $T/M$, $K/T$, $T/L$ có quy định riêng và thực hiện theo sơ đồ hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng (Hướng dẫn 36-HD/VPTW).

4. Làm sao để tự học và rèn luyện kỹ năng hiệu quả với giáo trình?

Người học cần đối chiếu lý thuyết thẩm quyền ban hành với các mẫu văn bản thực tế, tập trung thực hành soạn thảo trên máy vi tính theo đúng bảng quy chuẩn font, cỡ, kiểu chữ của Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Mẫu 3 trong giáo trình), đồng thời làm các bài tập tình huống phân loại bóc bì và vào sổ đăng ký văn bản.

5. Giáo trình có tài liệu bổ trợ và căn cứ tham khảo nào kèm theo?

Giáo trình đính kèm hệ thống bài tập thực hành, các sơ đồ bố trí thành phần thể thức (Phụ lục 1, Phụ lục 2 theo Hướng dẫn 36-HD/VPTW; mẫu sơ đồ Thông tư 01/2011/TT-BNV) và được biên soạn dựa trên giáo trình của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cùng hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của 6 tổ chức chính trị - xã hội.

Kết luận

Giáo trình Công tác văn thư trong tổ chức Đảng - Đoàn thể (MH26) do CN. Đinh Thanh Nghị chủ biên cung cấp hệ thống tri thức chuẩn xác về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức kỹ thuật và quy trình quản lý nghiệp vụ văn thư trong hệ thống cơ quan Đảng và 6 tổ chức chính trị - xã hội. Lộ trình học tập được thiết kế khoa học: người học tiếp cận từ quy chuẩn thể thức và nghiệp vụ văn thư Đảng tại Chương 1, sau đó mở rộng vận dụng vào từng tổ chức chính trị - xã hội cụ thể tại Chương 2. Tài liệu là cơ sở học thuật và hướng dẫn nghiệp vụ hữu ích khi kết hợp tra cứu cùng Hướng dẫn 36-HD/VPTW, Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.