Tổng quan về giáo trình

Giáo trình môn đun: Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội là tài liệu học tập chuyên môn được biên soạn cho trình độ đào tạo nghề Văn thư hành chính (theo Quyết định ban hành năm 2020 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu). Trong chương trình đào tạo, học phần này giữ vị trí môn học tự chọn chuyên ngành, có vai trò hoàn thiện hệ thống nghiệp vụ văn phòng ngoài khu vực quản lý hành chính nhà nước.

Về mục tiêu học tập, giáo trình trang bị cho người học hệ thống kiến thức lý luận và quy trình tác nghiệp thực hành trong việc quản lý văn bản, điều hành công tác văn thư và xử lý nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan lãnh đạo của Đảng (từ Trung ương đến chi bộ cơ sở), Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội (Công đoàn, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh).

Cấu trúc giáo trình gồm 2 phần chính với 6 chương nghiệp vụ và hệ thống 28 phụ lục biểu mẫu thực hành:

  • Phần I: Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội (Chương I đến Chương IV).
  • Phần II: Công tác lưu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội (Chương V và Chương VI).

Giáo trình tiếp cận nghiệp vụ dựa trên hệ thống văn bản quy phạm và hướng dẫn chuyên ngành hiện hành của Ban Bí thư Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng (như Quy định số 66-QĐ/TW và Hướng dẫn số 36-HD/VPTW), bảo đảm chuẩn hóa quy trình từ khâu soạn thảo, ban hành, luân chuyển văn bản đến công tác chỉnh lý, xác định giá trị và khai thác tài liệu lưu trữ.

Nội dung kiến thức cốt lõi

                             GIÁO TRÌNH
         CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG
               VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI
                                 │
         ┌───────────────────────┴───────────────────────┐
         ▼                                               ▼
      PHẦN I                                          PHẦN II
CÔNG TÁC VĂN THƯ                                 CÔNG TÁC LƯU TRỮ
(Chương I - IV)                                  (Chương V - VI)
  ├── Ch.I: Vấn đề chung & Yêu cầu nghiệp vụ       ├── Ch.V: Phông Lưu trữ ĐCSVN
  ├── Ch.II: Thể loại & Thể thức văn bản Đảng      └── Ch.VI: Nghiệp vụ lưu trữ
  ├── Ch.III: Quản lý văn bản đi/đến & Con dấu               (Thu thập, Xác định giá trị,
  └── Ch.IV: Lập hồ sơ & Nộp lưu hiện hành                    Chỉnh lý, Bảo quản, Tiêu hủy)

Các chương và chủ đề chính

  • Chương I: Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Giới thiệu khái niệm, vị trí, ý nghĩa và 4 yêu cầu nghiệp vụ: nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Phân tích trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; thẩm quyền của cấp ủy các cấp; trách nhiệm của lãnh đạo, chánh văn phòng và cán bộ văn thư chuyên trách. Đưa ra 7 yêu cầu phẩm chất và tác phong đối với cán bộ văn thư (chính trị vững vàng, tính bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, độ tin cậy, tính nguyên tắc, tế nhị) cùng định hướng ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Chương II: Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội. Phân loại 25 thể loại văn bản của Đảng (Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, Chiến lược, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Kết luận, Quy chế, Quy định, Thông tri, Hướng dẫn, Thông báo, Thông cáo, Tuyên bố, Lời kêu gọi, Báo cáo, Kế hoạch, Quy hoạch, Chương trình, Đề án, Phương án, Dự án, Tờ trình, Công văn, Biên bản) và 8 loại giấy tờ hành chính thông dụng (Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy đi đường, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi, Giấy mời, Phiếu chuyển, Thư công). Quy định chi tiết thẩm quyền ban hành theo Quy định số 66-QĐ/TW. Hướng dẫn kỹ thuật trình bày 8 thành phần thể thức bắt buộc, các thành phần bổ sung, thể thức bản sao theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW và quy định thể thức của Công đoàn (Quyết định 1014/QĐ-TLĐ), Hội LHPN (Hướng dẫn 14/HD-ĐCT), Đoàn Thanh niên (Hướng dẫn 29-HD/TWĐTN-VP).
  • Chương III: Tổ chức quản lý văn bản đi đến và quản lý, sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Trình bày quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký, trình, phân phối, đôn đốc giải quyết) và văn bản đi (kiểm tra thể thức, ghi số, ký hiệu, đóng dấu, phát hành, lưu trữ). Quy định chế độ quản lý và bảo quản con dấu của cơ quan, dấu văn phòng và dấu chức danh.
  • Chương IV: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Trình bày khái niệm, yêu cầu nghiệp vụ đối với hồ sơ lập ra (phản ánh đúng chức năng, mối liên hệ tài liệu, giá trị văn kiện); trách nhiệm và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ; quy trình chuẩn bị và thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
  • Chương V: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Trình bày thành phần tài liệu hình thành trong Phông Lưu trữ Đảng; các nguyên tắc quản lý phông; hệ thống tổ chức lưu trữ cơ quan và mạng lưới cơ quan lưu trữ lịch sử của Đảng.
  • Chương VI: Nội dung nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan Đảng. Cung cấp các quy trình tác nghiệp: thu thập, bổ sung tài liệu giấy và điện tử; hoạt động của Hội đồng Xác định giá trị tài liệu dựa trên 10 tiêu chuẩn xác định giá trị; quy trình xét hủy tài liệu hết giá trị; phương pháp thực hiện chỉnh lý tài liệu (chuẩn bị, tiến hành, kết thúc); quy chuẩn bảo quản kho và chế độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Logic phát triển nội dung tuân theo quy trình quản trị vòng đời tài liệu: từ cơ sở lý luận và tiêu chuẩn thể thức $\rightarrow$ quy trình xử lý văn bản hành chính $\rightarrow$ tổ chức lập hồ sơ hiện hành $\rightarrow$ nhập lưu, phân loại, chỉnh lý và bảo quản lâu dài trong Phông Lưu trữ của Đảng.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  • Cơ sở lý luận: Lý thuyết tổ chức thông tin điều hành văn phòng, nguyên lý quản lý tài liệu lưu trữ Đảng và phương pháp phân loại tài liệu lịch sử.
  • Nguyên tắc vận hành: Nguyên tắc bảo mật thông tin chính trị của Đảng và Nhà nước; tính nguyên tắc trong thực hiện chế độ thể thức; tính toàn vẹn và không phân tán của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
  • Khung pháp lý chuyên ngành: Căn cứ trực tiếp theo Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng; Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/04/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ (2011) của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; Hướng dẫn số 14/HD-ĐCT (2011) của Đoàn Chủ tịch Hội LHPN Việt Nam; Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP (2013) của Ban Bí thư Trung ương Đoàn.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Soạn thảo và trình bày đúng chuẩn 8 thành phần thể thức văn bản Đảng; bố trí kỹ thuật lề trang (lề trên/dưới $20\text{--}25\text{ mm}$, lề trái $30\text{--}35\text{ mm}$, lề phải $15\text{--}20\text{ mm}$), khoảng cách dòng, giãn đoạn; ghi đúng số, ký hiệu viết tắt của từng loại cơ quan (như UBKTTW, ĐUQS, BCSĐ, ĐUK); thao tác trên phần mềm quản lý văn bản đi/đến và thư điện tử.
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Thẩm định thẩm quyền ban hành văn bản của từng cấp ủy/cơ quan theo Điều lệ Đảng; vận dụng 10 tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân loại thời hạn bảo quản; xây dựng cấu trúc Danh mục hồ sơ cơ quan.
  • Kỹ năng thực hành nghiệp vụ (Practical competencies): Đăng ký, vào sổ, luân chuyển văn bản đi - đến; quản lý và đóng dấu nghiệp vụ; lập hồ sơ công việc; tổ chức các khâu chỉnh lý tài liệu (viết lịch sử phông, lập phương án phân loại, làm mục lục hồ sơ, đóng cặp/hộp, ghi nhãn); hoàn thiện hồ sơ và biên bản xét hủy tài liệu hết giá trị.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được thiết kế theo phương pháp sư phạm tích hợp lý thuyết và kỹ năng thực hành nghiệp vụ hành chính:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    PHƯƠNG PHÁP TÍCH HỢP                     │
└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘
                               │
         ┌─────────────────────┴─────────────────────┐
         ▼                                           ▼
┌─────────────────────────────┐             ┌─────────────────────────────┐
│    LÝ THUYẾT QUY PHẠM       │             │     THỰC HÀNH TÁC NGHIỆP    │
│  - Thẩm quyền (QĐ 66-QĐ/TW) │  ◄────────► │  - 18 Phụ lục biểu mẫu VP   │
│  - Thể thức (HD 36-HD/VPTW) │             │  - 10 Phụ lục chỉnh lý phông│
│  - Quy chế bảo mật & lưu trữ│             │  - Câu hỏi tình huống cuối ch.│
└─────────────────────────────┘             └─────────────────────────────┘
  • Cách tiếp cận sư phạm: Kết hợp giảng giải quy định chuyên môn với hướng dẫn thao tác mẫu trên các văn bản, sơ đồ và biểu mẫu quản lý văn thư - lưu trữ thực tế.
  • Bài tập và tình huống nghiệp vụ: Đặt người học vào các tình huống tác nghiệp cụ thể như: xử lý tiếp nhận văn bản khẩn/mật ngoài giờ làm việc; rà soát lỗi thể thức văn bản trước khi trình ký; kiểm tra tính hợp pháp về thẩm quyền ban hành giữa Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và Thường trực cấp ủy; giải quyết tình huống bàn giao con dấu khi thay đổi tổ chức bộ máy.
  • Hệ thống thực hành biểu mẫu: Người học rèn luyện kỹ năng thông qua hệ thống 28 phụ lục đính kèm trong tài liệu:
    • Biểu mẫu văn thư (Phần I): Sơ đồ bố trí thể thức văn bản chính và bản sao (Phụ lục 1, 2); mẫu dấu đến (Phụ lục 5); sổ đăng ký văn bản đến/đi (Phụ lục 6, 10); sổ chuyển văn bản (Phụ lục 7, 12); sổ theo dõi giải quyết (Phụ lục 8); phiếu gửi (Phụ lục 11); danh mục hồ sơ (Phụ lục 14); mục lục văn bản trong hồ sơ (Phụ lục 15).
    • Biểu mẫu lưu trữ (Phần II): Biên bản giao nhận tài liệu (Phụ lục 1, 9); Kế hoạch chỉnh lý tài liệu (Phụ lục 2); Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông (Phụ lục 3, 4); Phương án phân loại tài liệu (Phụ lục 5); Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (Phụ lục 6); Mục lục hồ sơ (Phụ lục 7); Mẫu nhãn hộp/cặp (Phụ lục 8); Báo cáo tổng kết chỉnh lý (Phụ lục 10).
  • Phương pháp đánh giá: Đánh giá định kỳ thông qua 6 bộ câu hỏi ôn tập cuối mỗi chương, kiểm tra khả năng soạn thảo văn bản đúng thể thức kỹ thuật, chấm điểm hồ sơ thực hành chỉnh lý và bài thi kết thúc môn đun.
  • Hướng dẫn tự học: Học viên đối chiếu trực tiếp các quy định thể thức tại Chương II với Sơ đồ Phụ lục 1 và 2; thực hành tự điền vào các mẫu sổ theo dõi và mẫu biên bản giao nhận tài liệu; tự giải các bài tập tình huống về xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Tích hợp văn bản quy phạm chuyên ngành của Đảng: Điểm cốt lõi của giáo trình là cập nhật toàn diện theo Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng và Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/04/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng. Điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn giữa thể thức văn bản hành chính nhà nước thông thường (theo các Nghị định của Chính phủ) với thể thức văn bản trong hệ thống cơ quan Đảng.
  • Mở rộng đến các tổ chức chính trị - xã hội: Giáo trình không giới hạn trong cơ quan Đảng mà hướng dẫn chi tiết quy chuẩn thể thức riêng biệt của tổ chức Công đoàn (theo Quyết định 1014/QĐ-TLĐ), Hội Liên hiệp Phụ nữ (theo Hướng dẫn 14/HD-ĐCT) và Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (theo Hướng dẫn 29-HD/TWĐTN-VP).
  • Định hướng tin học hóa văn phòng: Bổ sung nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, quản lý cơ sở dữ liệu văn bản đi/đến, quản lý đơn thư khiếu tố và quy trình nộp lưu đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.
  • Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu: Chương VI cung cấp đầy đủ 10 tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu (nội dung, tác giả, thời gian/địa điểm, mức độ hoàn chỉnh của phông, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý...) cùng quy trình 3 giai đoạn chỉnh lý tài liệu, đảm bảo bám sát yêu cầu nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Đối tượng sử dụng giáo trình

Đối tượng Yêu cầu / Mục đích sử dụng Căn cứ ứng dụng trong giáo trình
Sinh viên, học viên Học viên chuyên ngành Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Xây dựng Đảng và chính quyền nhà nước (trình độ Trung cấp, Cao đẳng, Đại học). Học phần chuyên môn / tự chọn; thực hành 28 phụ lục biểu mẫu và 6 bộ câu hỏi ôn tập.
Điều kiện tiên quyết (Prerequisites) Cần nắm vững kiến thức về Lý luận nhà nước và pháp luật, Cơ cấu hệ thống chính trị Việt Nam, Kỹ thuật soạn thảo văn bản cơ bản và Tin học văn phòng. Làm cơ sở để tiếp thu các quy định thẩm quyền (Quy định 66-QĐ/TW) và kỹ thuật trình bày thể thức (Hướng dẫn 36-HD/VPTW).
Giảng viên Giảng viên giảng dạy khối ngành Hành chính - Văn phòng, Xây dựng Đảng tại các trường cao đẳng, đại học, trường chính trị tỉnh/thành phố. Sử dụng làm giáo trình giảng dạy, xây dựng đề cương bài giảng, bài tập tình huống và ngân hàng đề thi đánh giá năng lực.
Cán bộ thực tế & Tự học Chuyên viên, cán bộ văn thư, lưu trữ, lãnh đạo văn phòng cấp ủy (từ Đảng ủy cơ sở, Huyện ủy, Tỉnh ủy) và các cơ quan đoàn thể. Sử dụng làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ, kiểm tra tính pháp lý của văn bản và chuẩn hóa công tác lập hồ sơ, chỉnh lý phông tài liệu.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn phục vụ học viên, sinh viên các khối ngành Văn thư hành chính, Văn phòng, Quản lý nhà nước tại các cơ sở giáo dục nghề nghiệp và đại học; đồng thời là tài liệu tra cứu nghiệp vụ cho cán bộ, công chức đang công tác tại văn phòng cấp ủy Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội các cấp.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học cần có hiểu biết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội, kiến thức cơ sở về văn bản quản lý nhà nước cùng kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng (soạn thảo văn bản và quản lý bảng biểu).

3. Điểm khác biệt cơ bản với giáo trình văn thư nhà nước thông thường?

Giáo trình tập trung vào hệ thống 25 thể loại văn bản chuyên biệt của Đảng (như Cương lĩnh, Thông tri, Kết luận...), thẩm quyền ban hành theo Quy định số 66-QĐ/TW, thể thức theo Hướng dẫn 36-HD/VPTW (tiêu đề Đảng, đề ký thay mặt T/M, thừa lệnh T/L, ký thay K/T) và nghiệp vụ quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo.

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc lý thuyết từng chương với việc đối chiếu trực tiếp các sơ đồ thể thức ở Phụ lục 1, Phụ lục 2; tự phân tích ví dụ về thẩm quyền và viết thử các mẫu sổ theo dõi văn bản, mẫu kế hoạch chỉnh lý, biên bản giao nhận hồ sơ trong phần phụ lục; sau đó trả lời toàn bộ câu hỏi ôn tập cuối mỗi chương.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?

Giáo trình tích hợp đầy đủ hệ thống 28 phụ lục nghiệp vụ thực tế (18 phụ lục công tác văn thư và 10 phụ lục công tác lưu trữ), bao gồm: sơ đồ thể thức, mẫu dấu đến, các loại sổ đăng ký văn bản, mẫu danh mục hồ sơ, phương án phân loại, hướng dẫn xác định giá trị và mục lục hồ sơ tài liệu.

Kết luận

Giáo trình môn đun: Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội là tài liệu nghiệp vụ hoàn chỉnh, hệ thống hóa toàn bộ kiến thức lý luận và quy trình tác nghiệp văn phòng - lưu trữ trong hệ thống chính trị Việt Nam. Giáo trình cung cấp lộ trình học tập logic từ nhận thức nguyên tắc, làm chủ thể thức, quản lý vòng đời văn bản đến nghiệp vụ chuyên sâu về chỉnh lý và bảo quản Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Để củng cố kiến thức, người học nên kết hợp nghiên cứu giáo trình với việc tra cứu trực tiếp các văn bản quy phạm gốc như Quy định 66-QĐ/TW, Hướng dẫn 36-HD/VPTW và hệ thống quy chế văn thư hiện hành của từng cơ quan công tác.