Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Công tác văn thư trong doanh nghiệp (Mã môn học: MH30) là tài liệu giảng dạy chuyên ngành được ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Ninh Bình). Giáo trình do Cử nhân Đinh Thanh Nghị làm Chủ biên cùng sự tham gia biên soạn của tác giả Hoàng Thị Thu Vân.

  • Môn học và vị trí trong chương trình đào tạo: Môn học thuộc khối kiến thức chuyên môn nghề Văn thư hành chính, trình độ Cao đẳng. Về mặt phân phối chương trình, môn học được bố trí giảng dạy vào học kỳ 2 của năm thứ hai với tính chất là môn học tự chọn.
  • Mục tiêu học tập (Learning Outcomes):
    • Về kiến thức: Người học trình bày được hệ thống kiến thức cơ bản về đặc điểm tổ chức, cơ chế hoạt động của các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam; giải thích rõ các nguyên tắc và phương pháp tổ chức công tác văn thư trong khối doanh nghiệp.
    • Về kỹ năng: Người học thực hiện chuẩn xác các thao tác nghiệp vụ văn thư phát sinh trong doanh nghiệp, bao gồm soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi - đến, quản lý sử dụng con dấu và lập hồ sơ hiện hành.
    • Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành nhận thức về vị trí của công tác văn thư đối với hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh, nâng cao ý thức trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp.
  • Cấu trúc và cách tiếp cận: Giáo trình được cấu trúc thành 6 chương chính và phần phụ lục nghiệp vụ. Nội dung tiếp cận từ việc phân tích bản chất kinh tế - pháp lý của các mô hình doanh nghiệp, làm tiền đề để xác lập các nguyên tắc tổ chức bộ máy văn thư, thẩm quyền ban hành văn bản và quy trình kiểm soát tài liệu.
  • Điểm đặc sắc của giáo trình: Tài liệu kết hợp giữa khung pháp lý công tác văn thư nhà nước và tính linh hoạt trong quản trị doanh nghiệp, phân định rõ nghiệp vụ hành chính giữa doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp ngoài quốc doanh và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Nội dung kiến thức cốt lõi

+------------------------------------------------------------------------------------+
|                         TIẾN TRÌNH NỘI DUNG GIÁO TRÌNH                             |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| Chương 1 & 2: Hệ thống & Đặc điểm tổ chức, hoạt động các loại hình Doanh nghiệp   |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| Chương 3: Tổ chức và Quản lý công tác Văn thư trong Doanh nghiệp                  |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| Chương 4: Soạn thảo, Ban hành Văn bản và Quản lý Con dấu                          |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| Chương 5: Tổ chức Quản lý Văn bản trong Doanh nghiệp                              |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| Chương 6: Tổ chức Lập hồ sơ hiện hành và Quản lý hồ sơ                            |
+------------------------------------------------------------------------------------+

Các chương và chủ đề chính

  • Chương 1: Khái niệm về hệ thống doanh nghiệp (Mã chương: MH30.01): Phân tích khái niệm doanh nghiệp theo Khoản 1 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2005; làm rõ bản chất kinh tế và cơ chế pháp lý của Doanh nghiệp Nhà nước (theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước 1995), Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty TNHH (1 thành viên và 2 thành viên trở lên), cùng Công ty cổ phần.
  • Chương 2: Đặc điểm tổ chức và hoạt động của một số loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam (Mã chương: MH30.02): Phân tích cơ cấu quản lý nội bộ, thuận lợi và khó khăn của từng loại hình: Công ty TNHH, Công ty cổ phần (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát), Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân; xác định các thông số pháp lý của Công ty liên doanh (vốn pháp định tối thiểu 30% vốn đầu tư theo Luật Đầu tư nước ngoài 2000), Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài và mô hình Tập đoàn kinh tế (Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2005).
  • Chương 3: Tổ chức và quản lý công tác văn thư trong doanh nghiệp (Mã chương: MH30.03): Xác định khung pháp lý (Nghị định 110/2004/NĐ-CP Điều 1, 3, 23, 29, 31, 32; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001; Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP). Thiết lập 5 biện pháp tổ chức: xây dựng bộ phận tham mưu, bố trí cán bộ chuyên trách/kiêm nhiệm, ban hành quy chế công tác văn thư, tập huấn bồi dưỡng cán bộ, và kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, xử lý vi phạm.
  • Chương 4: Tổ chức soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý sử dụng con dấu trong doanh nghiệp (Mã chương: MH30.04): Phân loại văn bản hành chính doanh nghiệp (Điều lệ, Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Hợp đồng, Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ trình, Biên bản, Công văn, Đơn từ) và văn bản chuyên ngành (kế toán, dự toán, bản vẽ kỹ thuật). Quy định thẩm quyền ban hành theo từng loại hình doanh nghiệp; quy trình soạn thảo 5 bước; thể thức văn bản (Quốc hiệu, Tác giả, Số ký hiệu, Trích yếu, Nội dung, Chữ ký, Nơi nhận); nguyên tắc quản lý và kỹ thuật đóng dấu (đóng trùm 1/3 chữ ký về bên trái, dấu giáp lai, dấu treo).
  • Chương 5: Tổ chức quản lý văn bản trong các doanh nghiệp (Mã chương: MH30.05): Quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận, chuyển giao, trình duyệt, giải quyết); 5 nguyên tắc quản lý văn bản đi (Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật, Đảm bảo quy trình, Tập trung); nghiệp vụ bảo vệ văn bản mật (xác định mức độ mật, đóng dấu mật, in sao chụp, đăng ký sổ mật, mã hóa qua mạng máy tính) và áp dụng tiêu chuẩn kiểm soát tài liệu ISO 9001-2000.
  • Chương 6: Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ (Mã chương: MH30.06): Phân loại 3 loại hồ sơ (Hồ sơ công việc, Hồ sơ nguyên tắc, Hồ sơ nhân sự); quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS); 4 bước thao tác nghiệp vụ: thu thập văn bản, sắp xếp tài liệu (theo thời gian, số thứ tự, vần chữ cái, tiến trình giải quyết), biên mục hồ sơ (bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc) và cơ chế quản lý hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  • Lý luận tổ chức doanh nghiệp: Cung cấp cơ sở phân biệt địa vị pháp lý, cơ chế sở hữu vốn và cơ cấu bộ máy quản trị của các mô hình kinh tế, làm căn cứ xác định tính pháp lý của văn bản điều hành.
  • Hệ thống nguyên tắc văn thư: Xây dựng hệ thống nguyên tắc hành chính: nguyên tắc tập trung một đầu mối, nguyên tắc bí mật thông tin kinh doanh, tính chính xác và kịp thời trong chuyển giao tài liệu.
  • Khung pháp chuẩn hóa: Thiết lập các chuẩn mực về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản dựa trên quy định nhà nước áp dụng phù hợp vào điều kiện nội bộ của doanh nghiệp.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ (Technical skills): Soạn thảo chuẩn xác các loại văn bản hành chính; trình bày đúng thể thức; thực hiện các thao tác đóng dấu (dấu cơ quan, dấu giáp lai, dấu treo, dấu độ mật); ghi chép sổ đăng ký văn bản đi/đến và mẫu dấu Đến theo quy chuẩn.
  • Kỹ năng phân tích và thẩm định (Analytical skills): Thẩm tra thẩm quyền ban hành văn bản về mặt hình thức lẫn nội dung tương ứng với từng chức danh quản trị (Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Giám đốc/Tổng giám đốc); phân loại và xác định mức độ mật của hồ sơ, tài liệu.
  • Năng lực thực hành quản trị (Practical competencies): Xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan; tổ chức quy trình thu thập, phân loại, lập hồ sơ hiện hành và thiết lập "Quy trình quản lý và khai thác thông tin nội bộ" phục vụ điều hành kinh doanh.

Phương pháp giảng dạy và học tập

  • Phương pháp tiếp cận sư phạm (Pedagogical approach): Kết hợp thuyết giảng lý luận pháp luật với việc hướng dẫn thực hành thao tác nghiệp vụ cụ thể. Nội dung học phần liên kết chặt chẽ giữa quy phạm pháp luật hành chính với thực tiễn hoạt động của các thành phần kinh tế.
  • Hệ thống bài tập và câu hỏi củng cố: Cuối mỗi chương đều trang bị hệ thống câu hỏi ôn tập nhằm kiểm tra khả năng ghi nhớ và phân tích của người học:
    • Chương 1 & 2: Yêu cầu phân tích khái niệm, đặc điểm, so sánh ưu điểm và hạn chế giữa Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phần và Doanh nghiệp liên doanh.
    • Chương 3: Yêu cầu trình bày cơ sở pháp lý và các biện pháp quản trị công tác văn thư trong doanh nghiệp.
    • Chương 4: Kiểm tra danh mục văn bản được phép ban hành và thẩm quyền ký ban hành văn bản theo từng mô hình công ty.
    • Chương 5: Trình bày phương pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến và nghiệp vụ quản lý con dấu.
  • Thực hành thao tác nghiệp vụ (Practical exercises):
    • Rèn luyện kỹ thuật đóng dấu và điền thông tin trên mẫu dấu "Đến" kích thước 35mm x 50mm ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV (bao gồm: Số đến, Ngày đến, Giờ đến đối với văn bản khẩn/hỏa tốc, Đơn vị/cá nhân chuyển nhận, Số lưu hồ sơ).
    • Soạn thảo các mẫu văn bản hành chính thông dụng (Quyết định, Thông báo, Tờ trình, Biên bản) và thực hành biên mục hồ sơ (lập bìa hồ sơ, bảng mục lục tài liệu, chứng từ kết thúc).
  • Phương pháp đánh giá (Assessment methods): Đánh giá định kỳ kết hợp giữa kiểm tra lý thuyết (nhận diện mô hình tổ chức, thẩm quyền pháp lý) và chấm điểm thực hành kỹ năng (đúng thể thức văn bản, quy trình vào sổ, kỹ thuật lập danh mục hồ sơ).
  • Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines): Người học chủ động đối chiếu nội dung giáo trình với các văn bản quy phạm pháp luật thực tế (Luật Doanh nghiệp, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP) và nghiên cứu các mẫu hồ sơ tài liệu thực tế tại các doanh nghiệp.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Kế thừa các công trình học thuật chuyên ngành: Giáo trình được xây dựng dựa trên nguồn tài liệu tham khảo từ các cơ sở đào tạo và chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ:
    • Tập bài giảng của Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ Trung ương I (bao gồm Tập bài giảng nhập môn Văn thư năm 2007 và Công tác văn thư trong các doanh nghiệp).
    • Công trình của PGS. TS Vũ Thị Phụng và Th.S Nguyễn Thị Kim Bình (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội): Công tác văn thư - lưu trữ trong các doanh nghiệp.
    • Chuyên khảo của Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác Văn thư (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005).
  • Cập nhật quy chuẩn kỹ thuật văn thư: Tài liệu tích hợp các quy chuẩn kỹ thuật thể thức và mẫu dấu theo văn bản quy phạm pháp luật, tiêu biểu là việc đưa Mẫu dấu "Đến" chuẩn (35mm x 50mm) ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ vào phụ lục hướng dẫn trực tiếp.
  • Tích hợp xu hướng quản trị hiện đại: Giới thiệu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 trong việc xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu tại các tập đoàn kinh tế và tổng công ty quy mô lớn; định hướng ứng dụng công nghệ thông tin và mã hóa dữ liệu trong truyền nhận văn bản mạng.
  • Gắn kết thực tiễn đa dạng của doanh nghiệp: Giáo trình chỉ rõ những nét đặc thù giữa doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Cụ thể: doanh nghiệp FDI thường sử dụng chữ ký làm yếu tố pháp lý chính cho văn bản nội bộ (không đóng dấu), sử dụng cấu trúc số ký hiệu riêng (viết tắt tên DN – viết tắt loại văn bản – số thứ tự/năm), không ghi Quốc hiệu trên văn bản nội bộ, và có thói quen xưng hô mang tính nghi thức thương mại ("Chúng tôi", "Quý công ty", "Quý ông/bà").

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên chuyên ngành: Giáo trình phục vụ trực tiếp cho học sinh, sinh viên học kỳ 2 năm thứ hai trình độ Cao đẳng nghề Văn thư hành chính, cung cấp kiến thức nền tảng để chuẩn bị cho kỳ thực tập tốt nghiệp và làm việc tại các doanh nghiệp.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần cơ sở như: Lý luận nhập môn văn thư, Pháp luật đại cương, Quản trị văn phòng và Tin học ứng dụng văn phòng trước khi tiếp cận học phần này.
  • Giảng viên và phương thức khai thác giảng dạy: Giảng viên thuộc các khoa, bộ môn Hành chính văn thư sử dụng giáo trình để biên soạn đề cương chi tiết, thiết kế bài giảng lý thuyết và xây dựng các bài tập thực hành nghiệp vụ gắn với từng loại hình doanh nghiệp.
  • Tài liệu tham khảo chuyên môn: Giáo trình là tài liệu chuẩn hóa nghiệp vụ dành cho cán bộ văn phòng, thư ký tổng hợp, nhân viên hành chính - nhân sự tại các doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH và doanh nghiệp liên doanh nhằm hoàn thiện quy chế văn thư nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này được thiết kế phù hợp cho đối tượng nào?

Giáo trình được biên soạn phục vụ học sinh, sinh viên trình độ Cao đẳng nghề Văn thư hành chính (học kỳ 2, năm thứ hai). Đồng thời, tài liệu là nguồn tham khảo nghiệp vụ cho cán bộ quản lý văn phòng và nhân viên phụ trách văn thư tại các loại hình doanh nghiệp.

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi tiếp cận giáo trình?

Học viên cần nắm vững các kiến thức cơ sở về thể chế hành chính, lý luận văn thư cơ bản, kỹ năng tin học văn phòng và hiểu biết tổng quan về pháp luật doanh nghiệp.

3. Giáo trình này có điểm gì khác biệt so với các giáo trình văn thư trong cơ quan nhà nước?

Giáo trình phân tích sâu đặc thù cơ cấu tổ chức và quyền hạn ban hành văn bản của khối kinh tế (DNTN, Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp FDI, Tập đoàn kinh tế); làm rõ các nhóm văn bản đặc thù như Hợp đồng kinh tế, văn bản chuyên ngành kỹ thuật - thương mại, bảo vệ bí mật kinh doanh và áp dụng quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001-2000.

4. Phương pháp tự học giáo trình như thế nào để đạt hiệu quả?

Người học nên kết hợp nghiên cứu lý thuyết từng chương với việc tra cứu các văn bản pháp luật gốc (Luật Doanh nghiệp, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP), sau đó giải toàn bộ câu hỏi ôn tập và thực hành trực tiếp các mẫu thể thức, đóng dấu và lập bảng Danh mục hồ sơ.

5. Giáo trình có tài liệu bổ trợ nào kèm theo không?

Tài liệu cung cấp phần Phụ lục nghiệp vụ quy định chi tiết về thể thức trình bày văn bản (Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tác giả, Số ký hiệu, Trích yếu, Địa danh, Chữ ký, Dấu) và Phụ lục I minh họa mẫu dấu "Đến" chuẩn kích thước 35mm x 50mm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Kết luận

  • Giá trị cốt lõi của giáo trình: Cung cấp hệ thống lý luận và hướng dẫn thực hành toàn diện về công tác văn thư trong môi trường sản xuất kinh doanh, giúp chuẩn hóa việc soạn thảo, xử lý luồng công văn đi - đến, quản lý con dấu và lập hồ sơ hiện hành theo đúng quy định pháp luật.
  • Lộ trình học tập khuyến nghị:
    1. Giai đoạn 1: Nắm vững cơ sở pháp lý và đặc điểm bộ máy các loại hình doanh nghiệp (Chương 1, 2).
    2. Giai đoạn 2: Tìm hiểu mô hình tổ chức và biện pháp quản lý công tác văn thư (Chương 3).
    3. Giai đoạn 3: Rèn luyện nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản và sử dụng con dấu (Chương 4).
    4. Giai đoạn 4: Thực hành quy trình quản lý văn bản đi - đến - mật và kỹ thuật lập hồ sơ hiện hành (Chương 5, 6, Phụ lục).
  • Tài liệu nghiên cứu bổ trợ: Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan (Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư 07/2012/TT-BNV, Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Luật Doanh nghiệp) cùng giáo trình chuyên ngành của Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQG Hà Nội và Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ Trung ương I.