CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Mã chương: MH24.01 Mục tiêu: - Phân biệt được chức năng, nhiệm vụ tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan hành chính - Phân biệt được vị trí, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư ở các cơ quan hành chính. - Thể hiện thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu thị trong quá trình học tập. Nội dung chính 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính 1.
Đối với Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Chức năng Tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung là Bộ) kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ. Tại Văn phòng các cơ quan thuộc Chính phủ tuỳ theo khối lượng công tác về văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc tổ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ. Các tổ chức văn thư, lưu trữ ở các cơ quan Quốc phòng, Ngoại giao, Công an và Văn phòng Chính phủ, ngoài các quy định của Chính phủ đã ban hành thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vẫn theo quy định.
Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ. Nhiệm vụ, quyền hạn Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ; 8 Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ và các cơ quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức; Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật; Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ; Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ; Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật. Tổ chức, biên chế Phòng Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ; Biên chế của Phòng Văn thư - Lưu trữ do Bộ trưởng quyết định theo đề nghị của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế của bộ để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ được quy định tại điểm 1.2 Mục I của Thông tư này; Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật. *Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ.
Tại cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng thì thuỳ theo khối lượng công việc của công tác văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ; Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ không có Văn phòng thì bố trí bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ; Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế cụ thể của tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ do thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ quyết định theo hướng dẫn của Bộ và quy định chung của pháp luật. Đối với UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 1. Chức năng Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn, ngang sở, là bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh. Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh tổ chức các hoạt động chung của UBND tỉnh; tham mưu, giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh về chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc ở địa phương.
Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ. Nhiệm vụ , quyền hạn * Tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh Xây dựng, quản lý chương trình công tác của UBND tỉnh theo quy định của pháp luật. Theo dõi, đôn đốc các sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh (sau đây gọi tắt là sở, ngành), UBND các huyện, thị xã (sau đây gọi tắt là UBND cấp huyện), các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của UBND tỉnh và Quy chế làm việc của UBND tỉnh. Phối hợp thường xuyên với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình UBND tỉnh xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật.
Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chương trình công tác của UBND tỉnh và các công việc khác do các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình UBND tỉnh. Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo cáo theo sự phân công của UBND tỉnh. 10 Kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về qui định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định của pháp luật. Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của UBND tỉnh, các cuộc họp của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
Chủ trì, điều hoà, phối hợp việc tiếp công dân giữa các cơ quan tham gia tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân của tỉnh; quản lý, bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động của Trụ sở tiếp công dân của tỉnh. *Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh Xây dựng, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt và đôn đốc thực hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất định. Kiến nghị với Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính sách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định. Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác của Chủ tịch UBND tỉnh và các công việc khác do các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch UBND tỉnh.
Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định đối với những công việc thường xuyên khác. Chủ trì làm việc với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh mà các sở, ngành, UBND cấp huyện còn có ý kiến khác nhau theo uỷ quyền của Chủ tịch UBND tỉnh. Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch, Phó Chỉ tịch UBND tỉnh. Giúp Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công tác giữa UBND tỉnh với Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, các Ban Đảng, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh và các đoàn thể cấp tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, các cơ quan, tổ chức của Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh.