Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Công tác văn thư trong trường học (Mã số môn học: MH28) là tài liệu đào tạo chuyên môn thuộc nghề Văn thư hành chính ở trình độ Cao đẳng, được ban hành theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Ninh Bình). Trong khung chương trình đào tạo, môn học có tổng thời lượng 45 giờ (gồm 27 giờ lý thuyết, 15 giờ thực hành và 03 giờ kiểm tra), được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các học phần nền tảng: Soạn thảo văn bản 1, 2 và Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước.

Mục tiêu học tập của giáo trình được thiết lập trên ba trục chuẩn đầu ra:

  • Về kiến thức: Cung cấp hệ thống lý thuyết về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các loại hình trường học trong hệ thống giáo dục quốc dân Việt Nam; các nguyên tắc, phương pháp tổ chức và quản lý nghiệp vụ văn thư trong môi trường giáo dục.
  • Về kỹ năng: Hình thành năng lực thực hiện các nghiệp vụ soạn thảo, đăng ký, luân chuyển văn bản, quản lý con dấu, bảo mật tài liệu và lập hồ sơ lưu trữ hiện hành; rèn luyện năng lực tham mưu cho lãnh đạo nhà trường trong việc ban hành văn bản chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn công tác văn thư.
  • Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Xây dựng tính chuẩn xác, cẩn trọng, tuân thủ kỷ luật hành chính và ý thức trách nhiệm nghề nghiệp trong việc bảo đảm an toàn thông tin, hồ sơ tài liệu của cơ sở giáo dục.

Giáo trình do ThS. Trần Thị Thanh Tâm làm chủ biên. Cấu trúc nội dung tiếp cận từ diện bao quát về tổ chức bộ máy giáo dục đến các quy trình nghiệp vụ tác nghiệp cụ thể của cán bộ văn thư trong nhà trường.


Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Giáo trình được kết cấu thành 7 chương logic, phân định từ nền tảng thể chế đến kỹ thuật nghiệp vụ:

  • Chương 1: Khái quát về hệ thống trường học (Mã chương: MH28.01): Trình bày khái niệm trường học (học hiệu), phân loại trường học theo các cấp học/giai đoạn (Mầm non, Giáo dục cơ bản gồm Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông; Giáo dục chuyên biệt gồm Trường THPT chuyên thành lập từ năm 1966 khởi xướng bởi các nhà khoa học như Lê Văn Thiêm, Hoàng Tụy, Tạ Quang Bửu, Ngụy Như Kon Tum, Trung tâm Giáo dục thường xuyên, Trường Phổ thông dân tộc nội trú, Trường giáo dưỡng; Giáo dục đại học gồm Dự bị đại học, Trung cấp dạy nghề, Cao đẳng, Đại học) và phân loại theo hình thức sở hữu, quản lý (Công lập, Dân lập, Bán công, Tư thục).
  • Chương 2: Đặc điểm tổ chức và nhiệm vụ của các nhóm trường học của Việt Nam (Mã chương: MH28.02): Khảo sát cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, thẩm quyền của từng vị trí quản lý và đơn vị cấu thành (Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Hội đồng trường, Tổ chuyên môn, Tổ văn phòng, Khoa chuyên môn, Bộ môn, Hội đồng tư vấn, tổ chức đoàn thể) trải rộng từ trường Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông, Trung học chuyên nghiệp đến Cao đẳng, Đại học và Học viện.
  • Chương 3: Tổ chức và quản lý công tác văn thư trong trường học (Mã chương: MH28.03): Xác định hệ thống văn bản pháp lý làm căn cứ quản lý văn thư (Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Luật Lưu trữ 2011, Thông tư 07/2012/TT-BNV, Chỉ thị 15/CT-TTg, Chỉ thị 35/CT-TTg...); xác định 4 nội dung cốt lõi của công tác văn thư và phân định trách nhiệm của người đứng đầu, Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính, Trưởng đơn vị chuyên môn và từng cán bộ, công chức, viên chức.
  • Chương 4: Soạn thảo, ban hành văn bản trong trường học (Mã chương: MH28.04): Phân tích thẩm quyền ban hành văn bản hành chính (Quyết định cá biệt, Báo cáo, Công văn, Thông báo, Biên bản, Đề án, Hợp đồng) và văn bản chuyên môn - kỹ thuật; quy chuẩn thể thức văn bản hành chính theo Thông tư 01/2011/TT-BNV (Quốc hiệu, Tên cơ quan, Số/Ký hiệu, Trích yếu, Nơi nhận, Thẩm quyền ký với các ký hiệu TM., KT., TL., TUQ., Con dấu); quy trình 6 bước từ soạn thảo, kiểm tra thể thức (thời hạn giải quyết không quá 30 phút), trình ký đến phát hành và theo dõi.
  • Chương 5: Quản lý và sử dụng con dấu trong trường học (Mã chương: MH28.05): Phân loại mẫu dấu theo cấp quản lý (Tổ chức có 1 cấp quản lý, 2 cấp quản lý, đơn vị sự nghiệp trực thuộc cấp huyện) và quy cách kỹ thuật đường kính dấu (Mẫu 12: 36 mm, Mẫu 13: 34 mm, Mẫu 14: 32 mm, Mẫu 15: 30 mm, Mẫu 32: 34 mm); nguyên tắc đóng dấu (đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái, dùng mực đỏ tươi, không đóng khống chỉ, quy tắc đóng dấu treo); thủ tục bàn giao, thu hồi, xử lý khi con dấu bị mòn, hỏng hoặc mất.
  • Chương 6: Tổ chức quản lý văn bản trong trường học (Mã chương: MH28.06): Quy trình 4 bước quản lý văn bản đến (Tiếp nhận -> Đóng dấu đến/Đăng ký -> Trình/Chuyển giao -> Theo dõi giải quyết); Quy trình 6 bước quản lý văn bản đi (Soạn thảo -> Duyệt cấp phòng -> Lãnh đạo ký -> Đăng ký/Đóng dấu -> Gửi văn bản -> Lưu trữ); Nghiệp vụ quản lý văn bản mật theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, quy định làm bì mật (Dấu chữ C đường kính 1,5 cm cho tài liệu Mật, Dấu chữ B đường kính 1,5 cm cho Tối mật, Dấu chữ A kèm bì kép cho Tuyệt mật), nguyên tắc giao nhận và bảo quản tài liệu mật.
  • Chương 7: Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trường học (Mã chương: MH28.07): Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động nhà trường; phương pháp lập danh mục hồ sơ, thu thập, phân loại, biên mục tài liệu; thủ tục và trách nhiệm giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử/lưu trữ hiện hành của cơ quan.

Progression logic của giáo trình phát triển tuyến tính: từ việc nhận diện đối tượng quản trị (bộ máy trường học) đến thiết lập quy chuẩn kỹ thuật (thể thức văn bản, con dấu), sau đó đi vào quy trình tác nghiệp luân chuyển thông tin (quản lý văn bản đến, đi, mật) và kết thúc tại khâu hoàn tất vòng đời tài liệu (lập hồ sơ và lưu trữ).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  • Lý thuyết thể chế và tổ chức bộ máy giáo dục: Phân định rõ chức năng quản lý nhà nước, thẩm quyền pháp lý và trách nhiệm quản lý của các thiết chế như Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Khoa, Phòng chức năng, Tổ chuyên môn và Tổ văn phòng ở các bậc học.
  • Nguyên tắc pháp chế trong công tác văn bản: Cơ sở pháp lý về giá trị hiệu lực của văn bản hành chính, nguyên tắc ký thừa lệnh (TL.), ký thay (KT.), ký thay mặt (TM.), ký thừa ủy quyền (TUQ.) và quy định kiểm soát tính hợp pháp, hợp thức của văn bản ban hành.
  • Khung kỹ thuật bảo mật và quản trị dữ liệu hành chính: Các nguyên tắc tiếp nhận, mã hóa, vận chuyển giao nhận và đóng dấu định danh tài liệu mang bí mật nhà nước (các mức độ Mật, Tối mật, Tuyệt mật).

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Kỹ thuật kiểm tra thể thức, căn chỉnh kỹ thuật trình bày theo Thông tư 01/2011/TT-BNV; kỹ thuật đóng dấu trùm 1/3 chữ ký, đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai; kỹ thuật lập bì và phân loại văn bản mật theo các ký hiệu nghiệp vụ (A, B, C).
  • Kỹ năng phân tích và thẩm định: Phân loại chính xác các hình thức văn bản quản lý nhà nước tương ứng với thẩm quyền ban hành trong trường học (Quyết định, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Biên bản...); phân tích luồng di chuyển của công văn đi - đến nhằm tránh tồn đọng hoặc thất lạc tài liệu.
  • Kỹ năng thực hành quy trình: Thành thạo các bước vào sổ đăng ký văn bản đi/đến (thủ công và scan/nhập dữ liệu trên phần mềm quản lý văn bản theo Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH); kỹ thuật lập danh mục hồ sơ hiện hành, phân chia và biên mục hồ sơ trước khi giao nộp lưu trữ.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình Công tác văn thư trong trường học được thiết kế thời lượng 45 giờ, phân bổ cụ thể: 27 giờ lý thuyết, 15 giờ thực hành và 03 giờ kiểm tra đánh giá định kỳ.

  • Phương pháp sư phạm: Kết hợp thuyết giảng lý thuyết thể chế với thực hành mô phỏng trực tiếp tại phòng bộ môn văn thư. Giảng viên hướng dẫn người học đối chiếu các văn bản mẫu với quy chuẩn pháp quy để nhận diện lỗi sai thể thức.
  • Bài tập tình huống và case studies: Phân tích các tình huống thực tế thường gặp trong môi trường trường học như: xử lý con dấu bị mất, mòn hoặc hỏng; quy trình bàn giao con dấu khi sáp nhập hoặc giải thể đơn vị; tiếp nhận và chuyển giao văn bản mật có đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì"; xử lý tình huống văn bản soạn thảo chưa đúng thể thức trong thời hạn kiểm tra 30 phút.
  • Thực hành nghiệp vụ: Người học thực hành ghi sổ đăng ký văn bản đi/đến, scan văn bản nhập phần mềm máy tính; thực hành đóng dấu trên các mẫu văn bản mô phỏng; thực hành gấp văn bản, làm bì kép và đóng dấu ký hiệu A, B, C đối với văn bản bảo mật; thực hành lập phiếu mục lục hồ sơ và hồ sơ lưu trữ hiện hành.
  • Phương pháp đánh giá: Gồm đánh giá quá trình thông qua các bài tập kiểm tra thể thức văn bản, đánh giá kỹ năng thao tác nghiệp vụ trong 15 giờ thực hành, và bài kiểm tra định kỳ (03 giờ) theo hình thức tự luận kết hợp xử lý tình huống nghiệp vụ văn thư.
  • Hướng dẫn tự học: Người học cần chủ động đọc và đối chiếu các văn bản quy phạm pháp luật được trích dẫn ở đầu mỗi chương (Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư 01/2011/TT-BNV, Thông tư 07/2012/TT-BNV); tự rèn luyện kỹ năng phân biệt thẩm quyền ký và thể thức văn bản qua các văn bản hành chính thực tế thu thập được.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Hệ thống hóa căn cứ pháp lý chuyên ngành: Giáo trình tích hợp các văn bản quy phạm pháp luật chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011, Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.
  • Tích hợp định hướng ứng dụng công nghệ thông tin: Nội dung giảng dạy đã lồng ghép việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng dựa trên Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 và Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; kết hợp phương pháp quản lý thủ công truyền thống với quy trình scan văn bản và cập nhật trên phần mềm quản lý văn bản điện tử.
  • Tính thực tế và chuẩn hóa quy cách kỹ thuật: Tài liệu mô tả cụ thể các thông số kỹ thuật tác nghiệp như đường kính từng loại con dấu (Mẫu 12: 36 mm; Mẫu 13, Mẫu 32: 34 mm; Mẫu 14: 32 mm; Mẫu 15: 30 mm), kích thước con dấu chữ bảo mật (A, B, C đường kính 1,5 cm), thời hạn kiểm tra văn bản của văn thư (không quá 30 phút), quy định định mức tiết dạy của Hiệu trưởng trường tiểu học (2 tiết/tuần) và Phó Hiệu trưởng (4 tiết/tuần).

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên/Học sinh đào tạo chính quy: Học sinh, sinh viên ngành Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng hoặc Hành chính học trình độ Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp tại các cơ sở đào tạo nghề nghiệp.
  • Điều kiện tiên quyết: Người học bắt buộc phải hoàn thành các học phần cơ sở ngành gồm Soạn thảo văn bản 1, 2 và Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước trước khi tiếp cận giáo trình này.
  • Giảng viên và cán bộ quản lý đào tạo: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho học phần MH28; làm cơ sở xây dựng đề cương chi tiết, giáo án lý thuyết, bài tập thực hành và ngân hàng đề thi môn học.
  • Cán bộ làm công tác văn thư tại cơ sở giáo dục: Là tài liệu tham khảo nghiệp vụ chuẩn hóa cho nhân viên văn thư, cán bộ văn phòng, thư ký hội đồng tại các trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, trung cấp, cao đẳng và đại học.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn chuyên biệt cho học sinh, sinh viên theo học nghề Văn thư hành chính trình độ Cao đẳng và nhân sự đang trực tiếp đảm nhiệm công tác văn thư, văn phòng tại các cơ sở giáo dục các cấp.

2. Cần kiến thức nền nào trước khi học giáo trình này?

Theo khung chương trình, người học cần có kiến thức nền tảng từ hai môn học tiên quyết: Soạn thảo văn bản 1, 2 (nắm chắc kỹ thuật soạn thảo câu chữ, ngữ thức) và Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước (nắm vững cơ cấu hệ thống cơ quan công quyền).

3. Giáo trình có điểm gì khác biệt so với các tài liệu văn thư hành chính chung?

Khác với tài liệu văn thư đại cương cho các cơ quan nhà nước nói chung, giáo trình này phân tích sâu cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, thẩm quyền của từng loại hình trường học tại Việt Nam (từ Tiểu học đến Đại học, Học viện) và gắn liền từng quy trình xử lý văn bản, con dấu, hồ sơ với đặc thù quản trị nhà trường.

4. Làm sao để tự học và nắm vững kiến thức môn học hiệu quả?

Người học cần kết hợp việc đọc nội dung giáo trình với việc tra cứu các văn bản pháp quy gốc (Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư 01/2011/TT-BNV, Thông tư 07/2012/TT-BNV); đồng thời thực hành đóng dấu, lập sổ theo dõi văn bản đi/đến và phân tích các văn bản hành chính thực tế ban hành trong nhà trường.

5. Giáo trình có những tài liệu quy phạm pháp luật bổ trợ nào kèm theo?

Nội dung giáo trình gắn liền với danh mục văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như: Luật Lưu trữ 2011; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; Chỉ thị số 15/CT-TTg; Chỉ thị số 35/CT-TTg; Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH.


Kết luận

Giáo trình Công tác văn thư trong trường học (MH28) của Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô cung cấp hệ thống kiến thức toàn diện về cơ cấu tổ chức bộ máy trường học tại Việt Nam và chuẩn hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ văn thư hành chính trong nhà trường. Lộ trình tiếp cận của giáo trình dẫn dắt người học từ việc thấu hiểu mô hình tổ chức giáo dục đến năng lực xử lý kỹ thuật văn bản, quản lý con dấu, bảo mật tài liệu và lập hồ sơ lưu trữ theo đúng quy định pháp luật. Để nâng cao hiệu quả ứng dụng, người học cần liên tục đối chiếu nội dung giáo trình với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các quy chế nội bộ của từng cơ sở giáo dục.