BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Cho nên công tác văn thư luôn gắn với thông tin, thông tin văn bản luôn là đối tượng mà những người làm công tác công văn, giấy tờ phải xử lý.
Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu mang tính chất tất yếu để tiến tới hiện đại hóa công tác văn thư trong văn phòng. Giáo trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng ra đời sẽ giúp cho học sinh – sinh viên có thể tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đến, đi trong môi trường mạng diễn ra như thế nào và từ đó có thể ứng dụng kiến thức đã học được để thực hiện được các thao tác quản lý sau khi học xong. Bố cục của giáo trình gồm 5 nội dung chính, tìm hiểu những vấn đề chung trong quản lý văn bản trong môi trường mạng, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, và ứng dụng vào thực tiễn. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định.
Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 20 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 1 MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU.1 BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG.
Khái niệm, mục đích, ý nghĩa. Nhanh chóng. Xây dựng và ban hành văn bản. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
13 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu. Khái niệm văn bản điện tử. Nội dung của việc soạn thảo và ban hành văn bản.
Tạo thư mục. Soạn thảo văn bản. Trình ký văn bản. Thực hành soạn thảo văn bản.
33 BÀI 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG. Khái niệm, mục đích, yêu cầu. Mục đích, yêu cầu. Nội dung quản lý văn bản đến.
Tiếp nhận, Scan văn bản. Chuyển xin ý kiến giải quyết. Chuyển văn bản đến đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Nội dung quản lý văn bản đi. Thực hành đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản. 49 BÀI 4: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG. Khái niệm, mục đích, yêu cầu.
Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu. Phương pháp lập hồ sơ trong môi trường mạng. Thời gian bắt đầu. Thời gian kết thúc.
Thời hạn bảo quản. Số lượng tờ. Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý do khác). Đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ.
Hồ sơ đã kết thúc. Không nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Thực hành lập hồ sơ qua mạng. 55 BÀI 5: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN.
ECM - Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp. Mục đích ứng dụng ECM. Lịch sử phát triển ECM trên thế giới. Các tiêu chuẩn về quản lý văn bản.
ISO 15489 - Tiêu chuẩn quốc tế về quản lý văn bản. Moreq - Tiêu chuẩn liên minh. Giải pháp phần mềm 1C: Quản lý văn bản (ECM). Các tính năng chính.
Quản lý văn bản điều hành tác nghiệp. Quản lý văn bản, hồ sơ, giáo trình, tài liệu. Các khái niệm cơ bản 1C: ECM. Kiểu dữ liệu.
Quy trình nghiệp vụ. Bàn làm việc. Thực hành trên phần mềm. Các quy trình xử lý văn bản.
Quy trình xử lý văn bản đến. Quy trình xử lý văn bản đi. Quy trình xử lý văn bản nội bộ. Quy trình xử lý hồ sơ.
70 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 71 4 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Mã mô đun: MĐ21 Vị trí, tính chất ý nghĩa và vai trò của mô đun: - Vị trí: mô đun được bố trí vào học kỳ 2 năm thứ hai của khoá học. - Tính chất: là mô đun chuyên môn. - Ý nghĩa và vai trò của mô đun: Học tốt mô đun sẽ giúp học sinh - sinh viên, tích cực, năng động trong quá trình làm việc và quản lý văn bản trong môi trường mạng.
Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đượcvị trí, tác dụng của việc quản lý văn bản trong môi trường mạng; + Vận dụng được các bước trong quy trình soạn thảo văn bản trong môi trường mạng; + Mô tả được các bước thực hiện quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng + Trình bày được các bước thực hiện trong quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ trong môi trường mạng - Về kỹ năng : + Làm tương đối thành thạo các bước, công việc: soạn thảo, quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Nhận thức đúng vị trí và tầm quan trọng của quản lý văn bản trong môi trường mạng, + Thái độ đúng đắn, có trách nhiệm với nghề. Nội dung của mô đun Bài 1: Những vấn đề chung về quản lý văn bản trong môi trường mạng Bài 2: Soạn thỏa văn bản trong môi trường mạng Bài 3: Quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng Bài 4: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ trong môi trường mạng Bài 5: Ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lú văn bản 5 BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Mã bài: MĐ21.01 Mục tiêu: - Trình bày được vị trí, mục đích, ý nghĩa và nội dung của việc quản lý văn bản trong môi trường mạng. - Thành thạo kỹ năng quản lý văn bản - Thái độ thận trọng, tỉ mỉ, nguyên tắc, bảo mật có trách nhiệm với nghề. Nội dung chính: 1.
Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 1. Khái niệm Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội.
Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm. Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư. Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục như: Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác; Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau. Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản 6 lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống cho nên gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay. Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học không ngừng nghiên cứu các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn của ngành văn thư và lưu trữ, trong đó đặc biệt phải kể đến là việc nghiên cứu và phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ.