Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Công tác văn thư trong tổ chức Đảng - Đoàn thể (Mã môn học: MH29) được ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Ninh Bình). Tài liệu do Cử nhân Đinh Thanh Nghị làm Chủ biên, hoàn thành ngày 10 tháng 6 năm 2019, phục vụ đào tạo nghề Kế toán tin học ở trình độ Cao đẳng. Trong chương trình đào tạo, môn học được xác định là môn tự chọn, bố trí giảng dạy vào học kỳ 1 của năm thứ hai và có mối quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ với chuyên ngành văn thư.

Về mục tiêu học tập (learning outcomes), giáo trình trang bị cho người học ba nhóm năng lực chuẩn đầu ra:

  • Kiến thức: Trình bày được nguyên tắc tổ chức và hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam; nhận diện hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành; nắm vững kỹ thuật soạn thảo, quy trình quản lý văn bản đi - đến, đặc trưng lập hồ sơ và thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
  • Kỹ năng: Phân biệt hệ thống cơ quan và văn bản giữa Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội; vận dụng chính xác các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo; thực hiện chuẩn xác các thao tác tiếp nhận, quản lý, phục vụ sử dụng bản lưu và giao nộp hồ sơ.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành thái độ làm việc tự giác, tích cực và cẩn thận trong việc xử lý văn kiện, hồ sơ.

Cấu trúc tài liệu được thiết kế thành 2 chương lớn với cách tiếp cận chuẩn hóa theo các quy định hiện hành của Trung ương Đảng và Nhà nước. Điểm đặc sắc của giáo trình là sự kết hợp giữa các hướng dẫn nghiệp vụ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Hướng dẫn số 36-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng và các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được phân chia theo hai mảng kiến thức lớn tương ứng với cơ cấu tổ chức của hệ thống chính trị:

                          CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG - ĐOÀN THỂ
                                             (MH29)
                                               |
        +--------------------------------------+--------------------------------------+
        |                                                                             |
    CHƯƠNG 1                                                                      CHƯƠNG 2
Công tác văn thư trong cơ quan Đảng                           Công tác văn thư trong các tổ chức chính trị - xã hội
(Mã chương: MH29.01)                                                          (6 tổ chức thành viên)
        |                                                                             |
        +-- Hệ thống 25 văn bản Đảng & 5 giấy tờ HC                                   +-- Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
        +-- Thẩm quyền ban hành 5 cấp & cơ quan phụ trợ                               +-- Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam
        +-- Thể thức văn bản (Bắt buộc, Bổ sung, Bản sao)                             +-- Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
        +-- Quy chuẩn kỹ thuật (TCVN 6909:2001 & HD 36)                               +-- Hội Cựu chiến binh Việt Nam
        +-- Quản lý văn bản Đến - Đi                                                  +-- Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
        +-- Lập hồ sơ, nộp lưu trữ & Quản lý con dấu                                  +-- Hội Nông dân Việt Nam

  • Chương 1: Công tác văn thư trong cơ quan Đảng (Mã chương: MH29.01):

    • Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành: Định nghĩa và phân loại 25 thể loại văn bản của Đảng (Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, Chiến lược, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Kết luận, Quy chế, Quy định, Thông tri, Hướng dẫn, Thông báo, Thông cáo, Tuyên bố, Lời kêu gọi, Báo cáo, Kế hoạch, Quy hoạch, Chương trình, Đề án, Tờ trình, Công văn, Biên bản) cùng 5 loại giấy tờ hành chính thông dụng (Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy đi đường, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi). Phân định thẩm quyền ban hành chi tiết từ cấp Trung ương (Đại hội toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư/Thường vụ Bộ Chính trị), cấp tỉnh/thành phố, cấp huyện/quận, cấp cơ sở cho đến các cơ quan tham mưu giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng và đảng ủy khối trực thuộc.
    • Thể thức văn bản của Đảng: Quy chuẩn 8 thành phần thể thức bắt buộc (Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam", Tên cơ quan ban hành, Số và ký hiệu, Địa điểm và ngày tháng năm, Tên loại và trích yếu, Nội dung, Chữ ký/thể thức đề ký và dấu, Nơi nhận) và các thành phần bổ sung (Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành, chỉ dẫn dự thảo, tài liệu hội nghị, ký hiệu tên tệp và số lượng bản phát hành).
    • Quy chuẩn bản sao: Quy định 3 loại bản sao (sao y bản chính, trích sao, sao lục) dưới 2 hình thức (sao thông thường, sao photocopy) và cấu trúc 6 thành phần thể thức bản sao.
    • Yêu cầu kỹ thuật trình bày: Quy định kích thước lề giấy A4 (mép trên 25mm, mép dưới 25mm, mép trái 35mm, mép phải 15mm; mặt sau lề trái 15mm, lề phải 35mm); định dạng font, cỡ, kiểu chữ chuẩn hóa theo bộ mã ký tự chữ Việt Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Times New Roman).
    • Quy trình quản lý văn bản và con dấu: Hướng dẫn các bước tiếp nhận, phân loại sơ bộ, nguyên tắc bóc bì (xử lý bì hỏa tốc, bì mật theo Thông tư 12/2002/TT-BCA(A11)), đóng dấu "Đến", ghi số/ngày đến và đăng ký văn bản qua Sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính; kỹ thuật đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái bằng mực đỏ tươi; đóng dấu giáp lai lề trái đối với biên bản nhiều trang.

  • Chương 2: Công tác văn thư trong các tổ chức chính trị - xã hội: Thiết lập quy trình nghiệp vụ cho 6 tổ chức chính trị - xã hội bao gồm: Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và Hội Nông dân Việt Nam. Nội dung mỗi phần đều triển khai theo cấu trúc 4 bước nghiệp vụ đồng nhất:

    1. Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành.
    2. Quản lý văn bản Đi - Đến.
    3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
    4. Quản lý và sử dụng con dấu.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình cung cấp các nguyên lý hành chính và pháp lý cơ bản:

  • Lý thuyết văn bản học chuyên ngành Đảng: Xác lập khái niệm văn bản Đảng là tài liệu ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng bằng ngôn ngữ viết, tuân thủ Điều lệ Đảng và quy định của Trung ương.
  • Nguyên tắc thẩm quyền và thể thức đề ký: Xây dựng nguyên tắc phân định trách nhiệm thông qua các thể thức đề ký đặc thù: T/M (Thay mặt) đối với cơ quan lãnh đạo/cấp ủy; K/T (Ký thay) đối với cấp phó các ban tham mưu; T/L (Thừa lệnh) đối với lãnh đạo văn phòng được ủy quyền; và nguyên tắc ký kiêm nhiệm của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn.
  • Khung kỹ thuật định dạng văn bản: Hệ thống hóa các vị trí ô thể thức theo sơ đồ bố trí (Phụ lục 1, Phụ lục 2) dựa trên Hướng dẫn 36-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng và Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Khái niệm / Quy định cốt lõi Nội dung căn cứ theo giáo trình
Tiêu chuẩn font chữ Bộ mã TCVN 6909:2001, kiểu chữ Times New Roman (Mẫu 3)
Quy cách căn lề khổ A4 Mặt trước: Trên 25mm, Dưới 25mm, Trái 35mm, Phải 15mm
Mặt sau: Trên 25mm, Dưới 25mm, Trái 15mm, Phải 35mm
Cấu trúc ký hiệu văn bản Số văn bản (ghi theo nhiệm kỳ cấp ủy) - Tên loại viết tắt / Cơ quan ban hành (Ví dụ: Số 127-QĐ/BKGTW, Số 45-HD/VPTU)
Quy định đóng dấu Ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký bên trái; mực đỏ tươi; đóng dấu giáp lai lề trái cho tài liệu từ 2 trang trở lên
Mức độ mật và khẩn 3 mức độ mật (Mật, Tối mật, Tuyệt mật); 3 mức độ khẩn (Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc hẹn giờ)

Kỹ năng phát triển

Tài liệu rèn luyện cho sinh viên hệ thống kỹ năng thực hành:

  • Kỹ năng kỹ thuật soạn thảo: Thiết lập đúng các thông số trang in, căn chỉnh bát chữ, đánh số trang từ trang thứ hai cách mép trên 10mm, trình bày đúng vị trí các thành phần thể thức trên lưới bố cục 14 ô hành chính hoặc 13 ô văn bản Đảng.
  • Kỹ năng phân tích và thẩm định: Nhận diện đúng thẩm quyền ban hành đối với từng loại văn bản (như phân biệt văn bản do Đại hội ban hành với văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ); kiểm tra tính hợp thức của chữ ký, con dấu và căn cứ pháp lý.
  • Kỹ năng vận hành nghiệp vụ văn thư: Thao tác tiếp nhận, phân loại bì (bóc bì công vụ, giữ nguyên bì mật và thư đích danh cá nhân), kiểm tra đối chiếu phiếu gửi, lập biên bản đối với văn bản hư hại hoặc chuyển muộn hẹn giờ hỏa tốc; vào sổ theo dõi và nhập dữ liệu quản lý văn bản trên hệ thống máy tính.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng mô hình sư phạm kết hợp chặt chẽ giữa giảng giải lý thuyết nguyên tắc và hướng dẫn thực hành theo quy chuẩn mẫu:

[Lý thuyết nguyên tắc & Thẩm quyền ban hành]
[Phân tích sơ đồ bố trí thể thức & Bảng thông số font chữ TCVN]
[Thực hành xử lý văn bản: Bóc bì, Đóng dấu, Đăng ký sổ/Máy tính]
[Đánh giá sản phẩm: Soạn thảo đúng thể thức, Lập hồ sơ lưu trữ]
  • Tiếp cận sư phạm (Pedagogical approach): Giảng viên truyền đạt nguyên tắc tổ chức của Đảng và các đoàn thể, sau đó hướng dẫn sinh viên trực quan hóa các thành phần văn bản thông qua hệ thống sơ đồ vị trí và bảng tra cứu quy chuẩn kỹ thuật.
  • Bài tập và bài thực hành: Người học được thực hành dựa trên hệ thống bài tập, bài thực hành thực tế được chuyển giao từ khung chương trình của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Các bài tập tập trung vào việc soạn thảo cụ thể từng loại văn bản (như Quyết định, Hướng dẫn, Tờ trình, Thông báo), xử lý tình huống văn bản đến (phân loại bì, đóng dấu "Đến", ghi thông tin vào sổ hoặc phần mềm máy tính) và mô phỏng thủ tục lập hồ sơ giao nộp lưu trữ hiện hành.
  • Phương pháp đánh giá (Assessment methods):
    • Đánh giá kiến thức: Kiểm tra mức độ ghi nhớ hệ thống 25 thể loại văn bản Đảng, quy định phân cấp thẩm quyền ban hành từ Trung ương đến cấp cơ sở và các cấp độ mật, khẩn.
    • Đánh giá kỹ năng: Đánh giá mức độ chính xác về định dạng kỹ thuật (cỡ chữ, kiểu chữ hoa/thường, in đậm/nghiêng theo bảng Mẫu 3), thao tác bố trí đúng vị trí ô thể thức, kỹ thuật viết số và ký hiệu theo nhiệm kỳ cấp ủy, và kỹ năng xử lý bì văn bản theo đúng quy trình.
  • Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines): Sinh viên chủ động nghiên cứu các văn bản quy định của Trung ương, đối chiếu các bài tập tự rèn luyện với sơ đồ bố trí tại Phụ lục 1, Phụ lục 2 và bảng phân loại font chữ Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001; tự giác rèn luyện tính cẩn thận, bảo mật thông tin trong xử lý tài liệu hành chính.

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình thể hiện sự tích hợp hệ thống văn bản quy phạm và hướng dẫn nghiệp vụ chuyên ngành:

  • Tích hợp các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ mới: Cập nhật trực tiếp nội dung từ Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản Đảng; đối chiếu với Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; áp dụng Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) của Bộ Công an hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
  • Quy chuẩn hóa công nghệ thông tin trong văn phòng: Đưa vào chương trình quy chuẩn kỹ thuật số về xử lý văn bản theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001; chuẩn hóa việc đăng ký, quản lý văn bản đến thông qua cơ sở dữ liệu trên máy tính, xử lý văn bản chuyển qua máy Fax và mạng thông tin nội bộ.
  • Bao quát toàn diện hệ thống chính trị: Không chỉ dừng lại ở khối cơ quan Đảng, giáo trình xây dựng cấu trúc văn thư đồng bộ cho 6 tổ chức chính trị - xã hội tại Việt Nam, làm rõ mối liên hệ giữa thể thức văn bản Đảng và thể thức văn bản hành chính nhà nước khi cơ quan trực thuộc sử dụng con dấu nhà nước.

Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình được thiết kế phục vụ các đối tượng cụ thể trong hệ thống giáo dục nghề nghiệp và các cơ quan hành chính:

  • Sinh viên: Tài liệu học tập bắt buộc đối với sinh viên học kỳ 1 năm thứ hai, trình độ Cao đẳng nghề Kế toán tin học tại Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần tin học cơ sở (kỹ năng soạn thảo văn bản, định dạng trang in trên máy vi tính) và nắm được kiến thức đại cương về hệ thống chính trị Việt Nam.
  • Giảng viên: Sử dụng làm đề cương giảng dạy chi tiết, thiết kế bài giảng lý thuyết và xây dựng ngân hàng đề thi, bài tập thực hành nghiệp vụ văn thư khối Đảng - Đoàn thể.
  • Đối tượng tham khảo và tự học: Cán bộ, chuyên viên, nhân viên văn thư - lưu trữ đang công tác tại các văn phòng cấp ủy Đảng (từ Đảng ủy cơ sở đến Trung ương), cơ quan Mặt trận Tổ quốc, Đoàn Thanh niên, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh và các tổ chức Công đoàn.

Câu hỏi thường gặp

                       CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ GIÁO TRÌNH MH29
  [Nhóm Đối Tượng]                 [Kiến Thức & Thể Thức]           [Phương Pháp Học]
  - Phù hợp với ai?                - Điều kiện tiên quyết?          - Cách tự học hiệu quả?
  - Dùng cho hệ đào tạo nào?       - Khác biệt với văn bản          - Tài liệu bổ trợ gồm
                                     nhà nước ở điểm nào?             những gì?

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn phục vụ đào tạo trình độ Cao đẳng nghề Kế toán tin học, đồng thời là tài liệu tham khảo cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ trong các cơ quan Đảng và 6 tổ chức chính trị - xã hội.

2. Cần kiến thức nền nào để học môn học này?

Người học cần có kỹ năng soạn thảo văn bản cơ bản trên máy tính, nắm vững cách định dạng khổ giấy in, và hiểu biết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy Đảng Cộng sản Việt Nam và các đoàn thể chính trị.

3. Điểm khác biệt giữa giáo trình này với các tài liệu văn thư hành chính nhà nước?

Giáo trình tập trung chuyên biệt vào hệ thống 25 thể loại văn bản Đảng và 5 loại giấy tờ hành chính theo Điều lệ Đảng, áp dụng thể thức theo Hướng dẫn 36-HD/VPTW (như tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam", thể thức đề ký T/M, T/L cấp ủy, số văn bản tính theo nhiệm kỳ) và quy trình xử lý văn thư tại 6 tổ chức đoàn thể chính trị - xã hội.

4. Làm sao để tự học giáo trình hiệu quả?

Người học cần đối chiếu nội dung lý thuyết với các sơ đồ mẫu tại Phụ lục 1, Phụ lục 2; tra cứu đúng thông số font, cỡ, kiểu chữ tại Mẫu 3 theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001; và thực hiện tuần tự các bước tiếp nhận, bóc bì, đóng dấu Đến và vào sổ đăng ký.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình?

Tài liệu sử dụng hệ thống giáo trình, bài giảng tham khảo từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ("Nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan Đảng - Đoàn thể"), hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Đảng và 6 tổ chức chính trị - xã hội, cùng hệ thống bài tập, bài thực hành thực tế.

Kết luận

Giáo trình Công tác văn thư trong tổ chức Đảng - Đoàn thể (MH29) cung cấp hệ thống kiến thức chuẩn tắc và kỹ năng nghiệp vụ chuyên biệt cho khối cơ quan Đảng và 6 tổ chức chính trị - xã hội. Lộ trình học tập được dẫn dắt từ việc nắm vững 25 thể loại văn bản và phân cấp thẩm quyền ban hành, tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật trình bày theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và Hướng dẫn 36-HD/VPTW, đến việc thực thi thuần thục các quy trình quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ và bảo quản con dấu theo đúng quy định của Nhà nước và các cơ quan lãnh đạo Đảng.