Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Môn học: Công tác văn thư trong trường học (Mã số môn học: MH25) là tài liệu đào tạo chuyên môn thuộc chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính ở trình độ Trung cấp, được ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (do ThS. Trần Thị Thanh Tâm làm chủ biên).

Trong cấu trúc chương trình đào tạo, học phần này giữ vị trí chuyên ngành cốt lõi, được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các học phần điều kiện tiên quyết bao gồm: Soạn thảo văn bản 1, Soạn thảo văn bản 2, cùng học phần Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước. Tổng thời lượng môn học là 45 giờ, bao gồm 27 giờ lý thuyết, 15 giờ thực hành và 03 giờ kiểm tra.

Về mục tiêu học tập (Learning Outcomes), giáo trình trang bị cho người học:

  • Về kiến thức: Trình bày được hệ thống tổ chức, nhiệm vụ, thẩm quyền của các cấp bậc trường học trong hệ thống giáo dục quốc dân Việt Nam; nắm vững nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ văn thư nội bộ trường học.
  • Về kỹ năng: Thực hiện thành thạo các quy trình soạn thảo, kiểm tra thể thức, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu; đăng ký, luân chuyển văn bản đi/đến/văn bản mật; tổ chức lập danh mục và giao nộp hồ sơ lưu trữ. Đồng thời, có năng lực tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo nhà trường trong công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư.
  • Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Xác định rõ trách nhiệm pháp lý và nghiệp vụ cá nhân trong hoạt động văn thư, tuân thủ đúng quy định bảo mật và quản lý tài liệu cơ quan.

Cấu trúc giáo trình được thiết kế theo tiến trình logic từ tổng quan mô hình tổ chức giáo dục đến các kỹ thuật nghiệp vụ chuyên sâu, phân định rõ thẩm quyền quản lý và thao tác hành chính cụ thể.


Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Giáo trình gồm 7 chương với khối lượng kiến thức được phân bố tuần tự:

  • Chương 1: Khái quát về hệ thống trường học (Mã chương: MH25.01): Cung cấp khái niệm trường học (trước đây là "học hiệu" - 學校); phân loại trường học theo giai đoạn đào tạo (mầm non, tiểu học, THCS, THPT, THPT chuyên năng khiếu [gắn với lược sử hình thành từ năm 1966 theo đề xuất của các nhà khoa học Lê Văn Thiêm, Hoàng Tụy, Tạ Quang Bửu, Ngụy Như Kon Tum], trung tâm GDTX, trường phổ thông dân tộc nội trú, trường giáo dưỡng, dự bị đại học, trung cấp dạy nghề, cao đẳng, đại học) và phân loại theo hình thức sở hữu/điều hành (công lập, dân lập, bán công, tư thục).
  • Chương 2: Đặc điểm tổ chức và nhiệm vụ của các nhóm trường học của Việt Nam (Mã chương: MH25.02): Phân tích cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của từng cấp học. Xác định định mức và quy mô (tiểu học: sĩ số lớp không quá 35 học sinh, tổ chuyên môn từ 3 thành viên, hiệu trưởng dạy 2 tiết/tuần, phó hiệu trưởng dạy 4 tiết/tuần, hội đồng trường 7-11 thành viên; THCS: hội đồng trường 9-13 thành viên; TCCN: lớp không quá 45 người, hiệu trưởng giữ chức vụ không quá 2 nhiệm kỳ liên tục; Cao đẳng: phó hiệu trưởng trình độ từ thạc sĩ trở lên, tuổi bổ nhiệm không quá 55 đối với nam và 50 đối với nữ; Đại học: hội đồng trường tối thiểu 15 thành viên bầu bằng phiếu kín đạt tỷ lệ trên 50%, hội đồng khoa học và đào tạo từ 11 đến 25 thành viên họp tối thiểu 1 lần/học kỳ).
  • Chương 3: Tổ chức và quản lý công tác văn thư trong trường học (Mã chương: MH25.03): Xác lập 4 nội dung công tác văn thư (soạn thảo, quản lý văn bản đi/đến, quản lý con dấu, lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ) và phân định trách nhiệm của Người đứng đầu, Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính, Trưởng các đơn vị chuyên môn và cán bộ trực tiếp xử lý công việc.
  • Chương 4: Soạn thảo, ban hành văn bản trong trường học (Mã chương: MH25.04): Phân loại các hình thức văn bản hành chính (Quyết định cá biệt, Báo cáo, Công văn, Thông báo, Biên bản, Đề án, Hợp đồng); các thành phần thể thức bắt buộc (Quốc hiệu, Tên cơ quan ban hành, Số và ký hiệu văn bản, Trích yếu, Chữ ký [TM., KT., TL., TUQ.], Nơi nhận, Dấu cơ quan) và quy trình 6 bước ban hành văn bản, kiểm tra thể thức văn bản trong thời hạn 30 phút.
  • Chương 5: Quản lý và sử dụng con dấu trong trường học (Mã chương: MH25.05): Phân loại con dấu theo mô hình tổ chức một cấp hoặc hai cấp quản lý; thông số kỹ thuật đường kính con dấu (Mẫu 12: 36 mm; Mẫu 13 và Mẫu 32: 34 mm; Mẫu 14: 32 mm; Mẫu 15: 30 mm); nguyên tắc đóng dấu (mực đỏ, không đóng khống chỉ, đóng trùm 1/3 chữ ký về bên trái, đóng dấu treo); thủ tục xử lý khi con dấu bị mất, mòn, hỏng hoặc bàn giao.
  • Chương 6: Tổ chức quản lý văn bản trong trường học (Mã chương: MH25.06): Quy trình 4 bước quản lý văn bản đến; quy trình 6 bước quản lý văn bản đi; nguyên tắc đăng ký sổ và scan quản lý qua phần mềm; chế độ bảo mật văn bản (đóng dấu ký hiệu mật ngoài bì: Mật dùng chữ C đường kính 1.5 cm, Tối mật dùng chữ B đường kính 1.5 cm, Tuyệt mật đóng dấu chữ A đường kính 1.5 cm và thực hiện 2 lớp bì).
  • Chương 7: Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trường học: Hướng dẫn phân loại hồ sơ, lập danh mục, thu thập, phân chia, biên mục hồ sơ và thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình hình thành nền tảng lý thuyết trên cơ sở hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật và nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước:

  • Khung pháp lý nền tảng: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và lưu trữ; Luật Lưu trữ năm 2011; Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ nộp lưu; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
  • Nguyên tắc tổ chức giáo dục: Quy định về chức danh, nhiệm vụ, cơ cấu quản trị theo Điều lệ trường học các cấp và Điều 20 Luật Giáo dục đại học.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Trình bày đúng thể thức văn bản hành chính; đóng dấu tròn, dấu treo, dấu giáp lai đúng vị trí kỹ thuật; ghi sổ đăng ký văn bản đi/đến; đóng dấu ký hiệu và đóng gói niêm phong tài liệu bí mật nhà nước theo 2 lớp bì; lập hồ sơ hiện hành.
  • Kỹ năng phân tích và xử lý văn bản: Phân loại thẩm quyền ký văn bản theo các hình thức ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.), thừa lệnh (TL.), thừa ủy quyền (TUQ.); kiểm tra, phát hiện lỗi sai thể thức của bản thảo trong thời hạn quy định không quá 30 phút.
  • Kỹ năng ứng dụng công nghệ: Thực hiện các thao tác scan văn bản, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý văn bản, chuyển giao văn bản điện tử nội bộ theo chỉ đạo tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH và Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng phương pháp đào tạo kết hợp lý thuyết và rèn luyện kỹ năng thực hành nghề nghiệp, tuân thủ định mức phân bổ 45 giờ (27 giờ lý thuyết, 15 giờ thực hành và 03 giờ kiểm tra).

| Hoạt động đào tạo | Thời lượng | Tỷ lệ % |
|-------------------|------------|---------|
| Lý thuyết         | 27 giờ     | 60.0%   |
| Thực hành         | 15 giờ     | 33.3%   |
| Kiểm tra          | 03 giờ     | 6.7%    |
| Tổng cộng         | 45 giờ     | 100.0%  |
  • Tiếp cận sư phạm (Pedagogical approach): Giảng dạy lý thuyết kết hợp thị phạm các mẫu văn bản, biểu mẫu sổ đăng ký và quy chuẩn con dấu; tổ chức đóng vai xử lý tình huống thực tế tại bộ phận văn thư trường học.
  • Bài tập thực hành và tình huống:
    • Thực hành thể thức: Biên tập và chỉnh sửa một dự thảo văn bản sai quy cách (sai font, sai cỡ chữ Quốc hiệu, sai vị trí trích yếu, sai quy cách ghi số/ký hiệu như Số: 28/2005/QĐ-UB hoặc Số: 225/SXD-VP) đảm bảo tiêu chuẩn Thông tư 01/2011/TT-BNV trong thời gian dưới 30 phút.
    • Thực hành nghiệp vụ dấu: Đóng dấu cơ quan trùm 1/3 chữ ký bên trái, thực hiện đóng dấu treo cho văn bản phụ lục hoặc văn bản của đơn vị không có con dấu riêng.
    • Thực hành quy trình văn bản: Ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến; thực hiện quy trình phát hành văn bản mật với các loại dấu chữ A, B, C theo quy chuẩn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
  • Phương pháp đánh giá (Assessment methods): Đánh giá định kỳ bằng bài kiểm tra 03 giờ bao gồm phần kiểm tra lý thuyết về thẩm quyền, tổ chức bộ máy trường học và phần thực hành thao tác xử lý nghiệp vụ trên hồ sơ cụ thể.
  • Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines): Người học cần đối chiếu các điều khoản trong Điều lệ trường học các cấp và các văn bản chỉ đạo như Chỉ thị số 15/CT-TTg, Chỉ thị số 35/CT-TTg với quy trình thực tế tại cơ sở giáo dục.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Tính tích hợp giữa pháp lý văn thư và cơ cấu ngành giáo dục: Giáo trình không chỉ trình bày kỹ thuật văn thư tổng quát mà liên kết trực tiếp với mô hình tổ chức của từng bậc học tại Việt Nam, từ trường mầm non, tiểu học, trung học đến các cơ sở giáo dục đại học và viện nghiên cứu.
  • Tích hợp văn bản điện tử và công nghệ thông tin: Cập nhật các văn bản định hướng chuyển đổi môi trường xử lý văn bản như Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 và Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc sử dụng văn bản điện tử, quản lý văn bản đi/đến trên mạng và số hóa tài liệu.
  • Chuẩn hóa thông số định lượng nghiệp vụ: Văn bản quy định chi tiết các tham số vật lý và thời gian:
    • Đường kính con dấu: 36 mm (tổ chức trực thuộc Bộ), 34 mm (trực thuộc UBND tỉnh/Cục/Tổng cục và Mẫu 32), 32 mm (trực thuộc UBND huyện/Sở/Ngành), 30 mm (trực thuộc phòng, ban cấp huyện).
    • Ký hiệu dấu mật: Đường kính vòng tròn 1.5 cm chứa chữ in hoa nét đậm A, B, C.
    • Thời hạn kiểm tra thể thức văn bản: Tối đa 30 phút kể từ khi tiếp nhận bản thảo.
    • Sĩ số lớp học chuẩn: Không quá 35 học sinh (tiểu học), không quá 45 người học (trung cấp chuyên nghiệp).
  • Tính chuẩn xác trong phân định trách nhiệm: Phân định rõ trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng chuyên môn và chuyên viên trực tiếp thụ lý công việc trong quy trình 6 bước xử lý văn bản đi và quy trình lưu trữ hồ sơ.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Học sinh/Sinh viên: Học sinh chuyên ngành Văn thư hành chính hệ Trung cấp tại các trường cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp.
  • Điều kiện tiên quyết: Người học cần hoàn thành các môn học: Soạn thảo văn bản 1, 2 và Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước trước khi tiếp cận học phần này.
  • Giảng viên: Dùng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho môn học MH25 (45 giờ); căn cứ để thiết kế giáo án lý thuyết, bảng kiểm kỹ năng thực hành và đề thi định kỳ.
  • Cán bộ, nhân viên thực tế: Nhân viên văn thư, thủ quỹ, nhân viên văn phòng, cán bộ quản lý tại các trường mầm non, tiểu học, THCS, THPT, trường chuyên biệt, cao đẳng và đại học sử dụng làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ hành chính, quy trình quản lý con dấu và thủ tục lập hồ sơ lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn chuyên biệt cho học sinh ngành Văn thư hành chính trình độ Trung cấp, đồng thời là tài liệu tham khảo cho cán bộ văn phòng, văn thư tại các cơ sở giáo dục từ bậc mầm non đến đại học.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học bắt buộc phải hoàn thành các học phần tiên quyết bao gồm: Soạn thảo văn bản 1, Soạn thảo văn bản 2 và môn học Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước.

3. Điểm khác biệt với giáo trình văn thư thông thường là gì?

Giáo trình gắn liền nghiệp vụ văn thư với cơ cấu tổ chức và điều lệ của từng loại hình trường học (quy định về Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Tổ chuyên môn, Tổ văn phòng) thay vì chỉ trình bày hành chính tổng quát.

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc lý thuyết các chương với việc tra cứu trực tiếp các văn bản pháp quy gốc (Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư 01/2011/TT-BNV, Thông tư 07/2012/TT-BNV, Luật Lưu trữ 2011) và thực hành soạn thảo, vào sổ đăng ký theo biểu mẫu.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?

Giáo trình sử dụng hệ thống tài liệu tham khảo gồm hệ thống Điều lệ các cấp học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, các văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Công văn 139/VTLTNN-TTTH, Công văn 1060/VTLTNN-TTTH) và các chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ (Chỉ thị 15/CT-TTg, Chỉ thị 35/CT-TTg).


Kết luận

Giáo trình môn học: Công tác văn thư trong trường học (Mã số: MH25) cung cấp hệ thống kiến thức toàn diện và quy chuẩn kỹ thuật về nghiệp vụ hành chính - văn thư trong phạm vi các cơ sở giáo dục tại Việt Nam. Lộ trình học tập được thiết kế mạch lạc: khởi đầu từ việc hiểu rõ đặc điểm tổ chức bộ máy nhà trường (Chương 1, 2), nắm vững nguyên tắc quản lý và kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản (Chương 3, 4), thực hiện quy chuẩn quản lý con dấu và luân chuyển văn bản đi/đến/mật (Chương 5, 6), và hoàn thiện bằng nghiệp vụ lập, nộp lưu hồ sơ (Chương 7). Người học cần kết hợp tài liệu này với hệ thống văn bản pháp luật hiện hành về công tác văn thư và lưu trữ để nâng cao năng lực chuyên môn và xử lý chuẩn xác các nhiệm vụ hành chính thực tế.