CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa 1.1 Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác. Theo “Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (International Federation of Freight Forwarders Associations – FIATA) về dịch vụ giao nhận” thì dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) là bất loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, các vấn đề hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Nói một cách ngắn gọn, nghiệp vụ giao nhận là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ người gửi (nơi gửi) đến người nhận (nơi nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.2 Đặc điểm về nghiệp vụ giao nhận Nghiệp vụ giao nhận cũng được coi như là một loại hình dịch vụ giao nhận vận tải.
Vì thế nên giao nhận cũng mang cho mình hai đặc điểm, đó là đặc điểm chung như các loại dịch vụ và đặc điểm riêng đặc thù của dịch vụ giao nhận Đặc điểm chung: 4 - Đầu tiên là sản phẩm của nó mang tính phi vật chất, vô hình. Có nghĩa là ta không thể thấy được sản phẩm của nó bởi nó không hình thái cụ thể nào - Tiếp theo là đặc điểm không đồng nhất. Hiểu đơn giản như cùng một loại dịch vụ nhưng lại có chất lượng khác nhau, tùy theo cách quản lý của mỗi người nên sẽ tạo ra dịch vụ có chất lượng khác nhau - Ngoài ra nó có tính đồng thời. Đồng thời có nghĩa là sản xuất và tiêu thụ sản phẩm luôn cùng lúc, không tách rời - Chất lượng của dịch vụ sẽ được đánh giá bởi cảm nhận của người sử dụng dịch vụ đó Đặc điểm riêng: - Dịch vụ giao nhận vận tải không tại ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian, địa lý chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm thay đổi các đối tượng đó.
Tuy nhiên giao nhận vận tải lại có tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân. - Mang tính thụ động: vì dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về mặt pháp luật, thể chế của chính phủ (nước xuất khẩu, nhập khẩu, nước thứ ba…) - Mang tính thời vụ: vì dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ chủ yếu cho hoạt động xuất nhập khẩu, mà thị trường xuất nhập khẩu chỉ mang tính chất thời vụ nên dịch vụ giao nhận cũng bị ảnh hưởng theo.3 Phân loại nghiệp vụ giao nhận 1.1 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh - Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi và gửi hàng đến - Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận ngoài giao nhận thuần túy còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyền hàng hóa.2 Căn cứ vào tính chất giao nhận 5 - Giao nhận riêng biệt: Là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty, người chuyên kinh doanh nghiệp vụ giao nhận theo sự ủy thác của khách hàng - Giao nhận chuyên nghiệp: Là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty kinh doanh nghiệp vụ giao nhận chuyên nghiệp theo sự ủy thác của khách hàng 1.3 Căn cứ vào phạm vi hoạt động - Giao nhận quốc tế: Là hoạt động giao nhận nhằm phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hóa quốc tế, lưu thông hàng hóa giữa các quốc gia - Giao nhận nội địa: Là hoạt động giao nhận nhằm phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hóa nội địa trong phạm vi một quốc gia 1.4 Căn cứ vào phương thức vận tải - Giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường biển. - Giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng sông. - Giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường ô tô.
- Giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường hàng không. - Giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau (vận tải đa phương thức) 1.4 Vai trò nghiệp vụ giao nhận Với sự phát triển mạnh mẽ của quan hệ thương mại quốc tế, nhu cầu mua bán, trao đổi hàng hóa ở các nước trên thế giới thực sự bùng nổ khiến giao nhận hàng hóa trở thành một dịch vụ có vai trò vô cùng quan trọng: - Giao nhận hàng hóa là công cụ liên kết các hoạt động trong chuỗi giá trị toàn cầu (GVC-Global Value Chain) như cung cấp, sản xuất, lưu thông phân phối,… cho các hoạt động kinh tế: Khi thị trường toàn cầu phát triển với các tiến bộ công nghệ, đặc biệt là việc mở cửa thị trường ở các nước đang và chậm phát triển, giao nhận hàng hóa được các nhà quản lý coi như là công cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác nhau của chiến lược doanh nghiệp. Giao nhận hàng hóa tạo ra sự hữu dụng về thời gian và địa điểm cho các hoạt động của doanh nghiệp. 6 - Giao nhận hàng hóa có vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chu trình lưu chuyển của sản xuất kinh doanh từ khâu đầu vào nguyên vật liệu, phụ kiện, … tới sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng sử dụng: Từ thập niên 70 của thế kỷ XX, liên tiếp các cuộc khủng hoảng năng lượng buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới chi phí, đặc biệt là chi phí vận chuyển.
Trong nhiều giai đoạn, lãi suất ngân hàng cũng cao khiến các doanh nghiệp có nhận thức sâu sắc hơn về vốn, vì vốn bị đọng lại do việc duy trì quá nhiều hàng tồn kho. Chính trong giai đoạn này, cách thức tối ưu hóa quá trình sản xuất, lưu kho, vận chuyển hàng hóa được đặt lên hàng đầu. Và với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, giao nhận hàng hóa chính là một công cụ đắc lực để thực hiện điều này. - Giao nhận hàng hóa hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải giải quyết nhiều bài toán hóc búa về nguồn nguyên liệu cung ứng, số lượng và thời điểm hiệu quả để bổ sung nguồn nguyên liệu, phương tiện và hành trình vận tải, địa điểm, khi bãi chứa thành phẩm, bán thành phẩm, … Để giải quyết những vấn đề này một cách có hiệu quả không thể thiếu vai trò của giao nhận hàng hóa vì giao nhận hàng hóa cho phép nhà quản lý kiểm soát và ra quyết định chính xác về các vấn đề nêu trên để giảm tối đa chi phí phát sinh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo yếu tố đúng thời gian, địa điểm (just in time): Quá trình toàn cầu hóa kinh tế đã làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với dịch vụ vận tải giao nhận. Đồng thời, để tránh hàng tồn kho, doanh nghiệp phải làm sao để lượng hàng tồn kho luôn là nhỏ nhất. Kết quả là hoạt động giao nhận hàng hóa phải đảm bảo yêu cầu giao hàng đúng lúc, kịp thời, mặt khác phải đảm bảo mục tiêu khống chế lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu. Sự phát triển mạnh mẽ của tin học cho phép kết hợp chặt chẽ quá trình giao nhận hàng hóa đã làm nghiệp vụ giao nhận trở nên hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn.2 Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển 1.1 Sơ đồ quy trình tổng quát 1 • Nhận yêu cầu từ khách hàng 2 • Hỏi giá/chào giá cho khách hàng 3 • Liên hệ với Hãng tàu để đặt chỗ 4 • Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu 5 • Thông quan hàng xuất khẩu 6 • Phát hành vận đơn 7 • Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài 8 • Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ Hình 1.1: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 1.2 Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển • Nhận yêu cầu từ khách hàng: Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau: - Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh: 20’RF, 40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).
Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…. - Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại. 8 - Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.
Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xem xét báo giá cước cho khách hàng đó biết. - Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp. • Hỏi giá/chào giá cho khách hàng: Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.