Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đóng vai trò then chốt trong thương mại quốc tế. 76 trang · Trường Đại Học Tài Chính – Marketing · 2021.

• Tác giả: Nguyễn Thị Phương Linh
• Trường học: Trường Đại Học Tài Chính – Marketing
• Chuyên ngành: Thương mại quốc tế
• Đề tài: Giải Pháp Hoàn Thiện Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu Nguyên Container Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Giao Nhận Hàng Hóa F.I
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP
• 1.1. Khái quát chung về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
• 1.2. Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận
• 1.3. Đặc điểm về nghiệp vụ giao nhận
• 1.4. Phân loại nghiệp vụ giao nhận
• 1.5. Vai trò nghiệp vụ giao nhận
• 1.6. Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển
• 1.6.1. Sơ đồ quy trình tổng quát
• 1.6.2. Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ F.I
• 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I
• 2.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
• 2.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
• 2.4. Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty
• 2.5. Kết quả kinh doanh của công ty
• 2.6. Định hướng phát triển của doanh nghiệp đến năm 2024
• 2.7. Thực trạng việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I
• 2.8. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I
• 2.9. Đánh giá mức độ hoàn thiện của việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I
• 2.10. Dự báo thuận lợi, khó khăn đối với tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I trong giai đoạn 2021-2024
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ F.I TRONG GIAI ĐOẠN 2021-2024
• 3.1. Định hướng và mục tiêu hoàn thiện việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I trong giai đoạn 2021-2024
• 3.2. Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I trong giai đoạn 2021-2024
• 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ tư vấn, báo giá cho khách hàng
• 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ khai báo hải quan
• 3.2.3. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu F

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đóng vai trò then chốt trong thương mại quốc tế. Nó bao gồm các hoạt động như nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển đường biển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và giao hàng cho người nhận. F.I Logistics là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực này. Theo FIATA, dịch vụ giao nhận bao gồm mọi khía cạnh liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói, phân phối, tư vấn, thủ tục hải quan, tài chính, bảo hiểm và thanh toán. Tóm lại, nghiệp vụ giao nhận đảm bảo hàng hóa được di chuyển an toàn và hiệu quả từ điểm xuất phát đến điểm đích. Công ty TNHH TM&DV Giao Nhận Hàng Hoá F.I là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận và dịch vụ vận tải. Được thành lập từ năm 2003, đến nay qua hơn 18 năm xây dựng và phát triển, F.I là một địa chỉ uy tín và tin cậy đối với khách hàng trong việc cung cấp dịch vụ giao nhận.

1.1. Khái Niệm Đặc Điểm Nghiệp Vụ Giao Nhận Xuất Khẩu

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, trong đó người làm dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục và giao hàng cho người nhận. Dịch vụ này mang tính phi vật chất, không đồng nhất, và đồng thời. Đặc điểm riêng của nghiệp vụ giao nhận là không tạo ra sản phẩm vật chất mà chỉ thay đổi vị trí hàng hóa, mang tính thụ động và thời vụ. Nó phụ thuộc vào nhu cầu khách hàng, quy định vận chuyển và pháp luật. Người giao nhận có thể trực tiếp thực hiện hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ ba.

1.2. Vai Trò Của Nghiệp Vụ Giao Nhận Trong Logistics Hiện Đại

Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết các hoạt động trong chuỗi giá trị toàn cầu (GVC), tối ưu hóa chu trình lưu chuyển sản xuất kinh doanh, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác và đảm bảo yếu tố đúng thời gian, địa điểm. Nó giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nguyên liệu, hàng tồn kho và chi phí vận chuyển, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh. Cùng với sự phát triển của tầng lớp lao động xã hội, vào thế kỷ 15-16 một loại hình dịch vụ mới ra đời, tạo nhiều thuận lợi và đẩy mạnh quá trình vận tải, đặc biệt là quá trình vận tải đường biển: đó là công tác giao nhận. Từ năm 1986 tới hiện tại, cùng với sự dịch chuyển sang nền kinh tế của đất nước, nghiệp vụ giao nhận tại Việt Nam đã sớm hình thành và hòa nhập với sự phát triển của nền kinh tế quốc gia cũng như quốc tế.

II. Thực Trạng Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu F

Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I đã trải qua quá trình hình thành và phát triển đáng kể. F.I tập trung vào cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số vấn đề như thiếu quy trình chuẩn hóa, thông tin liên lạc chưa hiệu quả, và khả năng ứng phó với rủi ro còn hạn chế. Việc đánh giá mức độ hoàn thiện và dự báo các yếu tố thuận lợi, khó khăn là cần thiết để cải thiện hoạt động của công ty trong giai đoạn 2021-2024.

2.1. Tổng Quan Về Công Ty TNHH F.I Logistics Và Hoạt Động

Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hóa F.I được thành lập vào năm 2003. Chức năng chính của công ty là cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, đặc biệt là giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển. F.I có cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý rõ ràng. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường, F.I cần tiếp tục cải thiện quy trình hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ.

2.2. Đánh Giá Mức Độ Hoàn Thiện Nghiệp Vụ Giao Nhận Tại F.I

Việc đánh giá mức độ hoàn thiện của nghiệp vụ giao nhận tại F.I cho thấy công ty đã đạt được những thành công nhất định trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục như quy trình chưa chuẩn hóa, thông tin liên lạc chưa hiệu quả và khả năng ứng phó với rủi ro còn hạn chế. Để nâng cao hiệu quả hoạt động, F.I cần tập trung vào việc hoàn thiện quy trình, cải thiện hệ thống thông tin và tăng cường đào tạo nhân viên.

III. Giải Pháp Tư Vấn Báo Giá Nghiệp Vụ Giao Nhận F

Việc hoàn thiện nghiệp vụ tư vấn và báo giá là rất quan trọng. Cần xây dựng quy trình tư vấn chuyên nghiệp, cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch về cước vận chuyển đường biển, thủ tục xuất khẩu container, và các chi phí liên quan. Đồng thời, cần áp dụng công nghệ thông tin để quản lý dữ liệu và báo giá một cách nhanh chóng và chính xác.

3.1. Xây Dựng Quy Trình Tư Vấn Chuyên Nghiệp Cho Khách Hàng

Để hoàn thiện nghiệp vụ tư vấn, cần xây dựng quy trình tư vấn chuyên nghiệp, bao gồm: tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, phân tích nhu cầu, cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ, tư vấn giải pháp tối ưu, và hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện. Nhân viên tư vấn cần được đào tạo về kiến thức chuyên môn và kỹ năng giao tiếp để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau: - Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh: 20’RF, 40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”). Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng….

3.2. Cải Thiện Báo Giá Chi Tiết Cước Vận Chuyển Đường Biển

Quy trình báo giá cần được cải thiện bằng cách cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch về cước vận chuyển đường biển, các loại phí phụ thu, và điều kiện vận chuyển. Đồng thời, cần áp dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quy trình báo giá, giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý. Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu khác nhau, khi có giá và lịch tàu thì nhân viên kinh doanh sẽ dựa vào đó mà báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý với mức giá trên thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng. Trong trường hợp khách hàng không đồng ý thì nhân viên kinh doanh sẽ tìm những hãng tàu khác giá tốt hơn.

IV. Hướng Dẫn Hoàn Thiện Nghiệp Vụ Khai Báo Hải Quan Xuất Khẩu

Nâng cao chất lượng khai báo hải quan là một yếu tố then chốt. Điều này đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức chuyên sâu về luật pháp và quy định hải quan, sử dụng thành thạo phần mềm khai báo, và phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan để đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Theo tài liệu, cần cập nhật thông tin thường xuyên và có quy trình kiểm tra chéo để hạn chế sai sót.

4.1. Nâng Cao Trình Độ Chuyên Môn Khai Báo Hải Quan Xuất Khẩu

Nhân viên khai báo hải quan cần được đào tạo chuyên sâu về luật pháp và quy định hải quan, thủ tục hải quan, và các quy trình liên quan. Đồng thời, cần cập nhật thông tin thường xuyên về các thay đổi trong chính sách hải quan để đảm bảo khai báo chính xác và tuân thủ quy định. Để có thể làm tốt công việc này nhân viên chứng từ phải có kiến thức tốt về incoterms, các thông tư nghị định có liên quan, quy trình mở tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm ecus5, các bước truyền tờ khai, đăng ký kiểm tra chất lượng, đăng ký kiểm dịch thực vật, động vật (nếu có), lên tờ khai nháp, in tờ khai trình trưởng phòng ký duyệt trước khi truyền chính thức.

4.2. Sử Dụng Hiệu Quả Phần Mềm Khai Báo Hải Quan ECUS5

Việc sử dụng thành thạo phần mềm khai báo hải quan ECUS5 là rất quan trọng để tăng tốc độ và độ chính xác của quy trình khai báo. Cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm, quản lý dữ liệu, và xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh. Nhập thông tin chính xác vào phần mềm, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi truyền tờ khai, và phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng. Quá trình kiểm tra hồ sơ hải quan, truyền tờ khai hải quan được thực hiện bằng phần mềm ECUS 5. Đây là phần mềm khai báo hải quan điện tử được Tổng cục Hải quan Việt Nam cung cấp và hướng dẫn sử dụng. Các nhân viên chứng từ của công ty sử dụng phần mềm này để khai báo tờ khai xuất khẩu cho khách hàng. Việc sử dụng phần mềm ECUS 5 giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.

V. Giải Pháp Tối Ưu Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu

Cần xây dựng quy trình giao nhận hàng hóa chuẩn hóa, áp dụng công nghệ thông tin để quản lý dữ liệu và theo dõi quá trình vận chuyển, và tăng cường kiểm soát chất lượng để đảm bảo hàng hóa được giao nhận an toàn và đúng thời gian. Quá trình này bao gồm các bước như nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra hàng hóa, lập chứng từ, thuê phương tiện vận chuyển, và giao hàng cho người nhận.

5.1. Chuẩn Hóa Quy Trình Giao Nhận Container Hàng Hóa Xuất Khẩu

Xây dựng quy trình giao nhận hàng hóa chuẩn hóa, bao gồm các bước: nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra hàng hóa, lập chứng từ, thuê phương tiện vận chuyển, giao hàng cho người nhận, và giải quyết các vấn đề phát sinh. Quy trình cần được mô tả chi tiết và dễ hiểu, đồng thời cần được cập nhật thường xuyên để đáp ứng yêu cầu của thị trường. - Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh: 20’RF, 40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”). Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng….

5.2. Ứng Dụng CNTT Quản Lý Vận Tải Container Quốc Tế

Áp dụng công nghệ thông tin để quản lý dữ liệu, theo dõi quá trình vận chuyển, và cung cấp thông tin cho khách hàng. Sử dụng phần mềm quản lý vận tải (TMS) để quản lý đơn hàng, lịch trình vận chuyển, và chi phí. Đồng thời, sử dụng hệ thống định vị GPS để theo dõi vị trí của hàng hóa và phương tiện vận chuyển. Hiện nay công ty chưa áp dụng phần mềm quản lý vận tải, toàn bộ quy trình làm việc vẫn được thực hiện thủ công, chính vì vậy mà có thể xảy ra những sai sót trong quá trình làm việc.

VI. Định Hướng Phát Triển Dịch Vụ Giao Nhận Hàng Hóa F

Để phát triển bền vững, F.I cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng thị trường, và đầu tư vào công nghệ thông tin. Đồng thời, cần xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm, và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác. F.I cần không ngừng đổi mới và sáng tạo để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường.

6.1. Mục Tiêu Hoàn Thiện Nghiệp Vụ Logistics Xuất Nhập Khẩu

Mục tiêu chính là hoàn thiện nghiệp vụ logistics xuất nhập khẩu, nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường khả năng cạnh tranh, và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Để đạt được mục tiêu này, F.I cần tập trung vào việc xây dựng quy trình chuẩn hóa, đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin, và kiểm soát chất lượng. Đồng thời, cần mở rộng thị trường và phát triển các dịch vụ mới.

6.2. Mở Rộng Thị Trường Vận Tải Container Quốc Tế F.I Logistics

Mở rộng thị trường bằng cách tìm kiếm khách hàng mới, phát triển các dịch vụ mới, và tham gia các hiệp hội ngành nghề. Đồng thời, cần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác, như hãng tàu, cảng biển, và cơ quan hải quan. F.I cần tập trung vào các thị trường tiềm năng, như khu vực Đông Nam Á, châu Á, và châu Âu. Tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại, hội chợ triển lãm để quảng bá thương hiệu và tìm kiếm cơ hội hợp tác.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Vận tải đường biển đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động thương mại quốc tế, đảm nhận từ 80% đến 90% khối lượng hàng hóa lưu chuyển trên phạm vi toàn cầu. Cùng với sự chuyển dịch kinh tế của Việt Nam từ năm 1986 đến nay, dịch vụ giao nhận vận tải đã từng bước hình thành và phát triển thành một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu.

Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận Hàng hóa F.I (viết tắt là F.I) được thành lập từ năm 2003, hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và dịch vụ vận tải tại Việt Nam. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn trong việc tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp, đề tài "Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận hàng hoá F.I trong giai đoạn 2021-2024" được tác giả Nguyễn Thị Phương Linh (Chuyên ngành Thương mại quốc tế, Khoa Thương mại, Trường Đại học Tài chính – Marketing) thực hiện.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận gồm ba nhiệm vụ cụ thể:

1. Phân tích thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV Giao nhận Hàng hóa F.I.
2. Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty.
3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty trong giai đoạn 2021-2024.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển.
• Phạm vi nội dung: Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận Hàng hóa F.I, địa chỉ tại Tầng 9, Tòa nhà Hải Âu, 39B Trường Sơn, Phường 04, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
• Phạm vi thời gian: Số liệu và thông tin thực trạng được thu thập từ năm 2018 đến năm 2020; định hướng và giải pháp đề xuất cho giai đoạn 2021-2024.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm thương mại và văn bản hướng dẫn quốc tế:

• Khung khái niệm và lý thuyết: Tiếp cận định nghĩa dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA). Hệ thống hóa 4 đặc điểm chung của dịch vụ (phi vật chất, không đồng nhất, tính đồng thời, chất lượng phụ thuộc vào cảm nhận) và 3 đặc điểm đặc thù của giao nhận vận tải (không tạo ra sản phẩm vật chất mới mà làm thay đổi vị trí không gian, tính thụ động phụ thuộc vào quy định/chính sách, tính thời vụ theo thị trường xuất nhập khẩu).
• Phân loại nghiệp vụ: Khảo sát các tiêu chí phân loại gồm nghiệp vụ kinh doanh (thuần túy, tổng hợp), tính chất giao nhận (riêng biệt, chuyên nghiệp), phạm vi hoạt động (quốc tế, nội địa) và phương thức vận tải (đường biển, đường sông, ô tô, hàng không, đa phương thức).
• Vai trò và tiêu chí đánh giá: Xác định vai trò của giao nhận trong chuỗi giá trị toàn cầu (GVC), tối ưu hóa vòng quay sản xuất - kinh doanh, hỗ trợ ra quyết định và đảm bảo nguyên tắc đúng thời điểm (Just-in-Time). Ba tiêu chí đánh giá hiệu quả gồm: Chi phí, Thời gian (thời gian quay vòng phương tiện, thời gian giao hàng, thời gian thông quan) và An toàn (cam kết bồi thường, tính linh hoạt xử lý rủi ro).
• Nhân tố ảnh hưởng: Phân tích nhóm nhân tố bên ngoài (điều kiện hạ tầng khai thác, yêu cầu từ khách hàng, tính chất lô hàng, sự phối hợp giữa các bên liên quan) và nhóm nhân tố bên trong (nguồn lực cơ sở vật chất phương tiện, mức độ ứng dụng khoa học kỹ thuật và trao đổi dữ liệu điện tử EDI, trình độ nguồn nhân lực).
• Kinh nghiệm thực tiễn: Trích xuất bài học kinh nghiệm từ các doanh nghiệp tại Mỹ về số hóa (digitalize) quy trình thông tin nội bộ và thiết lập hệ thống điều phối đơn hàng tự động đến kho bãi gần nhất.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Khai thác thông tin từ sách, internet, tài liệu lưu trữ nội bộ và báo cáo thống kê do công ty F.I cung cấp.
• Phương pháp quan sát: Ghi nhận thực tế các thao tác, hành vi nghiệp vụ và quy trình xử lý lô hàng tại các phòng ban của doanh nghiệp.
• Phương pháp tổng hợp và so sánh: Thống kê, xử lý chuỗi số liệu tài chính và hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018-2020 nhằm nhận diện biến động và xu hướng.
• Phương pháp tư duy biện chứng: Phân tích tại bàn, đánh giá mối quan hệ nhân quả giữa quy trình thực tế với hiệu quả vận hành để rút ra các nhận định khách quan.

Nguồn dữ liệu sử dụng bao gồm báo cáo tài chính, tài liệu quy trình vận hành nội bộ do Phòng Kinh doanh và Phòng Nhân sự của Công ty TNHH TM&DV Giao nhận Hàng hóa F.I cung cấp.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại doanh nghiệp

Chương này tổng kết toàn diện lý luận về giao nhận vận tải biển. Tác giả xây dựng sơ đồ quy trình tổng quát gồm 8 bước: (1) Nhận yêu cầu từ khách hàng; (2) Hỏi giá/chào giá cho khách hàng; (3) Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ (booking); (4) Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu (hồ sơ hải quan, đăng ký kiểm dịch thực vật nếu là nông sản/thực phẩm); (5) Thông quan hàng xuất khẩu (truyền tờ khai điện tử qua hệ thống phân luồng Xanh, Vàng, Đỏ; làm thủ tục tại cảng, dán tem lệ phí, thanh lý hải quan bãi, vào sổ tàu); (6) Phát hành vận đơn (House B/L, Master B/L); (7) Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài; (8) Lập chứng từ quyết toán (Debit Note thu cước trả trước Freight Prepaid hoặc trả sau Freight Collect) và lưu trữ hồ sơ. Bên cạnh đó, chương 1 xác lập khung tiêu chí đánh giá (chi phí, thời gian, độ an toàn) cùng các nhân tố chủ quan, khách quan chi phối nghiệp vụ.

Chương 2: Thực trạng việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận Hàng hoá F.I

Chương 2 mô tả chi tiết tổ chức bộ máy và hoạt động thực tế của Công ty F.I (thành lập 16/04/2003, MST: 0302921906, trụ sở chính tại TP.HCM cùng 3 chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng với quy mô khoảng 240 nhân viên chính thức). Tác giả dẫn chứng các mốc phát triển: tham gia WCA (2004), gia nhập IATA, FIATA, VLA (2005), sáp nhập với Kerry Logistics Network (2010) và đạt chứng nhận ISO 9001:2008 (2011).

Cơ cấu quản lý gồm Ban Giám đốc, Phó Giám đốc, các phòng ban chuyên trách: Kế toán - Tài chính (F&A), Nhân sự (HR&Admin), Công nghệ thông tin (IT), Phòng Sea Freight, Phòng Air Freight và Phòng Hải quan (CB).

Chỉ tiêu	Năm 2018	Năm 2019	Năm 2020	So sánh 2019/2018 (Giá trị)	So sánh 2019/2018 (%)	So sánh 2020/2019 (Giá trị)	So sánh 2020/2019 (%)
Doanh thu	8.765	9.891	11.147	+1.126	+12,85%	+1.256	+12,69%
Chi phí	5.058	5.329	5.669	+271	+5,36%	+340	+6,38%
Lợi nhuận	3.707	4.562	5.478	+855	+23,06%	+916	+20,07%

(Đơn vị tính: Triệu VND - Nguồn: Báo cáo tài chính công ty F.I)

Về quy trình thực tế, khóa luận trình bày chi tiết các công đoạn:

1. Tiếp nhận yêu cầu: Phân loại container phù hợp mặt hàng (cont lạnh 20'RF, 40'RH cho hàng tươi sống; cont khô 20'DC, 40'DC, 40'HC cho bách hóa/nông sản), đối tác hãng tàu hợp tác (Yangming, Hapag Lloyd, NYK...).
2. Booking tàu: Nhận Booking Request từ khách hàng, gửi hãng tàu lấy Booking Note/Lệnh cấp container rỗng, kiểm soát Closing Time/Cut-off time.
3. Thủ tục thông quan trên phần mềm ECUS5-VNACCS (Thái Sơn): Triển khai qua 5 bước thao tác: (Bước 1) Đăng ký tờ khai xuất khẩu; (Bước 2) Điền thông tin chung, mã loại hình, mã cơ quan hải quan, phương thức vận chuyển (Mã 2: Đường biển container), số vận đơn, thông tin hợp đồng, hóa đơn, điều kiện Incoterms, phương thức thanh toán, thông tin trung chuyển; (Bước 3) Khai báo thông tin container; (Bước 4) Nhập danh sách hàng hóa (tên hàng, model, mã HS, đơn vị tính, đơn giá, thuế suất); (Bước 5) Nhận kết quả phân luồng và số tiếp nhận tờ khai.
4. Xử lý vận đơn và kiểm soát chứng từ: Quy định thời hạn nộp chi tiết làm B/L (trước 48 giờ đối với tuyến Châu Âu, Bắc Mỹ, Nhật Bản, Campuchia; trước 24 giờ đối với các thị trường khác). Quy trình cấp phát vận đơn gốc (Original HBL yêu cầu giấy giới thiệu) và vận đơn giao hàng bằng điện (Telex Release/Surrendered HBL yêu cầu xác nhận email từ người gửi hàng hoặc giấy giới thiệu kèm công văn ủy quyền rõ ràng khi có yếu tố trung gian nước ngoài).

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Giao nhận Hàng hoá F.I trong giai đoạn 2021-2024

Dựa trên định hướng phát triển đến năm 2024 của công ty, chương này đề ra các phương hướng và giải pháp cụ thể:

• Định hướng mục tiêu: Tăng cường đầu tư trang thiết bị vận tải (kế hoạch năm 2022 mua thêm 2 xe tải trọng lớn; giai đoạn đến năm 2024 bổ sung thêm 2 xe tải, 1 xe đầu kéo và 2 xe nâng hạ xếp dỡ pallet); mở rộng mạng lưới thêm 1 chi nhánh tại Vũng Tàu; nâng cao chất lượng dịch vụ khai thuê hải quan; tăng cường marketing dịch vụ qua email, điện thoại và hội chợ triển lãm chuyên ngành.
• Nội dung giải pháp:
  • Giải pháp 3.2.1: Hoàn thiện nghiệp vụ tư vấn và báo giá cho khách hàng nhằm tối ưu thời gian phản hồi và tính chính xác của chi phí.
  • Giải pháp 3.2.2: Hoàn thiện nghiệp vụ khai báo hải quan, giảm thiểu sai sót khi nhập liệu tờ khai trên hệ thống điện tử.
  • Giải pháp 3.2.3: Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, siết chặt quy trình theo dõi container, kiểm soát thời hạn cắt máng, truyền SI/VGM và phân phối vận đơn.

---

Kết quả và đóng góp

• Kết quả thực nghiệm: Phản ánh bức tranh tài chính ổn định của Công ty F.I trong giai đoạn 2018-2020: Doanh thu tăng từ 8.765 triệu VND (2018) lên 11.147 triệu VND (2020); lợi nhuận sau chi phí tăng từ 3.707 triệu VND lên 5.478 triệu VND. Mức tăng trưởng chi phí được kiểm soát ở mức 5,36% (2019) và 6,38% (2020), chủ yếu do đầu tư sửa chữa văn phòng, mở rộng nhân sự và chi phí hỗ trợ vận hành trong bối cảnh dịch bệnh nửa đầu năm 2020.
• Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Mô tả tường tận chuỗi thao tác thực tế từ khâu tiếp nhận thông tin đơn hàng, làm việc với hãng tàu, xử lý tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5-VNACCS đến nghiệp vụ kiểm soát phát hành House B/L (bản gốc và telex release).
• Hệ thống giải pháp thực tế: Đưa ra các đề xuất gắn liền với kế hoạch trang bị phương tiện vận tải (xe tải, xe đầu kéo, xe nâng), kế hoạch mở rộng chi nhánh Vũng Tàu giai đoạn 2022-2024 và các biện pháp nghiệp vụ cụ thể cho từng khâu vận hành.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu thực tế của đề tài dừng lại ở giai đoạn 2018-2020 tại một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty TNHH TM&DV Giao nhận Hàng hóa F.I). Đối tượng nghiên cứu giới hạn ở phương thức xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển, chưa bao quát nghiệp vụ gom hàng lẻ (LCL), hàng nhập khẩu hoặc các phương thức vận tải đa phương thức khác.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu, hàng gom LCL, hoặc đánh giá hiệu quả khai thác chuỗi dịch vụ logistics tích hợp sau khi công ty hoàn thành đầu tư phương tiện và mở chi nhánh mới tại Vũng Tàu sau năm 2024.

---

Giá trị tham khảo

• Đối tượng thụ hưởng: Sinh viên chuyên ngành Thương mại quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại; nhân viên mới tiếp cận nghiệp vụ chứng từ (Docs) và hiện trường (Ops) tại các công ty giao nhận vận tải forwarder.
• Nội dung giá trị:
  • Tài liệu hướng dẫn chi tiết từng bước thao tác thực tế trên phần mềm hải quan điện tử ECUS5-VNACCS cho hàng xuất khẩu.
  • Quy trình quản lý chứng từ chuyên sâu: cách thức xử lý booking, nộp SI, phát hành VGM, quy trình phân luồng tờ khai tại cảng (dán tem lệ phí, hải quan giám sát bãi, vào sổ tàu) và các điều kiện pháp lý khi cấp phát House Bill of Lading (Original B/L và Telex Released B/L).

---

Câu hỏi thường gặp

1. Tình hình kinh doanh và lợi nhuận của Công ty F.I trong giai đoạn 2018-2020 thay đổi như thế nào?

Theo báo cáo tài chính của doanh nghiệp, doanh thu tăng trưởng đều qua các năm: đạt 8.765 triệu VND (2018), 9.891 triệu VND (2019, tăng 12,85%) và 11.147 triệu VND (2020, tăng 12,69%). Lợi nhuận công ty đạt 3.707 triệu VND năm 2018, tăng lên 4.562 triệu VND năm 2019 (tăng 23,06%) và đạt 5.478 triệu VND năm 2020 (tăng 20,07%). Tốc độ tăng lợi nhuận năm 2020 chậm lại so với 2019 do phát sinh thêm chi phí sửa chữa văn phòng và chi phí hỗ trợ nhân viên mùa dịch.

2. Quy trình khai hải quan điện tử cho hàng xuất khẩu tại Công ty F.I trên phần mềm ECUS5 gồm những bước nào?

Quy trình thực hiện gồm 5 bước:

• Bước 1: Đăng nhập phần mềm, vào hệ thống và đăng ký tờ khai xuất khẩu.
• Bước 2: Nhập thông tin chung (mã loại hình, chi cục hải quan, đội xử lý, phương thức vận chuyển đường biển mã 2, thông tin đơn vị XNK, số vận đơn, thông tin hợp đồng, hóa đơn thương mại, phương thức thanh toán, điều kiện Incoterms, thông tin vận chuyển và trung chuyển).
• Bước 3: Nhập thông tin chi tiết về vỏ container.
• Bước 4: Nhập danh sách hàng hóa (tên hàng, model, mã HS, khối lượng, thuế suất).
• Bước 5: Nhận kết quả phản hồi phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ) và số tiếp nhận chính thức từ cơ quan hải quan.

3. Quy định về thời hạn cung cấp chi tiết làm B/L (SI) và xác nhận khối lượng (VGM) cho hãng tàu tại Công ty F.I như thế nào?

Đối với các lô hàng nguyên container xuất khẩu đi thị trường Châu Âu, Bắc Mỹ (Mỹ, Canada), Nhật Bản và Campuchia, chi tiết làm B/L cần được cung cấp trước 48 tiếng tính từ thời gian tàu khởi hành (ETD). Đối với các thị trường còn lại, chi tiết B/L cần được nộp chậm nhất trước 1 ngày tàu chạy.

4. Quy định cấp phát vận đơn House B/L gốc và Telex Release tại F.I có những yêu cầu bắt buộc nào?

• Đối với HBL gốc (Original HBL): Bắt buộc người nhận phải xuất trình giấy giới thiệu từ khách hàng. Nếu shipper là công ty nước ngoài nhưng đơn vị nhận B/L là công ty Việt Nam, F.I yêu cầu shipper gửi văn bản/email chỉ định rõ ràng và thu giấy giới thiệu của công ty Việt Nam.
• Đối với HBL Telex Release/Surrendered: Đại diện shipper gửi Booking/SI phải xác nhận trực tiếp qua email hoặc ghi rõ yêu cầu trên SI. Trường hợp người nộp tiền mặt yêu cầu làm Telex Release mà không ghi chú trước, phải nộp giấy giới thiệu của shipper có ghi rõ số HBL cần làm. Nếu có ủy quyền giữa công ty nước ngoài và công ty Việt Nam, bắt buộc phải có bản scan yêu cầu telex release do đúng shipper trên HBL ký tên và đóng dấu.

5. Kế hoạch mở rộng cơ sở vật chất và mạng lưới của Công ty F.I trong giai đoạn 2021-2024 gồm những gì?

Công ty dự kiến đầu tư thêm phương tiện vận tải: năm 2022 mua thêm 2 xe tải trọng lớn; ước tính đến năm 2024 tăng thêm 2 xe tải, 1 xe đầu kéo và 2 xe nâng hạ/xếp dỡ pallet. Về mạng lưới, ngoài trụ sở TP.HCM và 3 chi nhánh hiện hữu tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, F.I dự kiến mở thêm 1 chi nhánh tại Vũng Tàu trong giai đoạn 2022-2024 nhằm phục vụ khu vực cảng biển trọng điểm.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Phương Linh đã khái quát hóa có hệ thống cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển theo các chuẩn mực của FIATA. Công trình phản ánh chân thực thực trạng vận hành, kết quả kinh doanh và quy trình thực hiện dịch vụ thực tế trên phần mềm ECUS5-VNACCS tại Công ty TNHH TM&DV Giao nhận Hàng hóa F.I giai đoạn 2018-2020. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất định hướng đầu tư cơ sở vật chất, phát triển chi nhánh Vũng Tàu và các giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ cụ thể cho giai đoạn 2021-2024.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa 1.1 Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác. Theo “Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (International Federation of Freight Forwarders Associations – FIATA) về dịch vụ giao nhận” thì dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) là bất loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, các vấn đề hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Nói một cách ngắn gọn, nghiệp vụ giao nhận là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ người gửi (nơi gửi) đến người nhận (nơi nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.2 Đặc điểm về nghiệp vụ giao nhận Nghiệp vụ giao nhận cũng được coi như là một loại hình dịch vụ giao nhận vận tải.

Vì thế nên giao nhận cũng mang cho mình hai đặc điểm, đó là đặc điểm chung như các loại dịch vụ và đặc điểm riêng đặc thù của dịch vụ giao nhận Đặc điểm chung: 4 - Đầu tiên là sản phẩm của nó mang tính phi vật chất, vô hình. Có nghĩa là ta không thể thấy được sản phẩm của nó bởi nó không hình thái cụ thể nào - Tiếp theo là đặc điểm không đồng nhất. Hiểu đơn giản như cùng một loại dịch vụ nhưng lại có chất lượng khác nhau, tùy theo cách quản lý của mỗi người nên sẽ tạo ra dịch vụ có chất lượng khác nhau - Ngoài ra nó có tính đồng thời. Đồng thời có nghĩa là sản xuất và tiêu thụ sản phẩm luôn cùng lúc, không tách rời - Chất lượng của dịch vụ sẽ được đánh giá bởi cảm nhận của người sử dụng dịch vụ đó Đặc điểm riêng: - Dịch vụ giao nhận vận tải không tại ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian, địa lý chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm thay đổi các đối tượng đó.

Tuy nhiên giao nhận vận tải lại có tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân. - Mang tính thụ động: vì dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về mặt pháp luật, thể chế của chính phủ (nước xuất khẩu, nhập khẩu, nước thứ ba…) - Mang tính thời vụ: vì dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ chủ yếu cho hoạt động xuất nhập khẩu, mà thị trường xuất nhập khẩu chỉ mang tính chất thời vụ nên dịch vụ giao nhận cũng bị ảnh hưởng theo.3 Phân loại nghiệp vụ giao nhận 1.1 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh - Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi và gửi hàng đến - Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận ngoài giao nhận thuần túy còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyền hàng hóa.