Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại công ty Tân Biển Vàng

Khám phá quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng.

• Tác giả: Châu Lê Thúy Hiền
• Người hướng dẫn: ThS. Võ Thị Xuân Hạnh
• Trường học: Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản Lý Công Nghiệp
• Đề tài: Hoàn Thiện Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Nguyên Container Bằng Đường Biển Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• MỤC LỤC
• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do lựa chọn đề tài
• 0.2. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Kết cấu các chương của báo cáo
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ TÂN BIỂN VÀNG
• 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• 1.1.1. Tổng quan về Công ty
• 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
• 1.1.3. Lĩnh vực kinh doanh
• 1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• 1.2.1. Tầm nhìn
• 1.2.2. Sứ mệnh
• 1.3. Triết lí kinh doanh
• 1.4. Chức năng và nhiệm vụ
• 1.5. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• 1.5.1. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• 1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
• 1.6. Tình hình nhân sự của Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng
• 1.7. Cơ sở vật chất của Công ty
• 1.8. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 – 2019
• 1.8.1. Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ giai đoạn 2017 – 2019
• 1.8.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 - 2019
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
• 2.1. Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hóa
• 2.2. Hoạt động giao nhận là một phần của hoạt động Logistics
• 2.3. Tổng quan về người giao nhận
• 2.3.1. Vai trò của người giao nhận
• 2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu
• 2.4.1. Các nhân tố khách quan
• 2.4.2. Các nhân tố chủ quan
• 2.5. Khái quát chung về gửi hàng nguyên container (FCL)
• 2.5.1. Trách nhiệm của các bên tham gia hợp đồng chuyên chở nguyên container
• 2.6. Các loại phí cơ bản trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
• 2.7. Bộ chứng từ trong giao nhận của quy trình nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
• 3. CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ TÂN BIỂN VÀNG
• 3.1. Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• 3.2. Phân tích thực trạng quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• 3.2.1. Đàm phán và kí kết hợp đồng dịch vụ
• 3.2.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
• 3.2.3. Khai hải quan điện tử
• 3.2.4. Nhận lệnh giao hàng và đăng ký mượn container
• 3.2.5. Đến cảng làm thủ tục thông quan
• 3.2.6. Nhận hàng và trả container về kho riêng
• 3.2.7. Trả container rỗng cho hãng tàu
• 3.2.8. Hạch toán và lưu hồ sơ
• 3.3. Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• 3.3.1. Nhược điểm
• 4. CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ TÂN BIỂN VÀNG
• 4.1. Tình hình nhập khẩu tại Việt Nam trong 6 tháng đầu năm 2020
• 4.2. Định hướng phát triển của công ty đến năm 2025
• 4.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng
• 4.3.1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
• 4.3.2. Hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng được thiết kế để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn trong việc vận chuyển hàng hóa. Quy trình này bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc đàm phán hợp đồng đến việc giao nhận hàng hóa. Mỗi bước đều có những yêu cầu và thủ tục riêng, nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và địa điểm. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp công ty tối ưu hóa chi phí vận chuyển hàng hóa, mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Theo một nghiên cứu, việc cải thiện quy trình nhập khẩu có thể giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.

1.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ

Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ. Đây là giai đoạn quan trọng, nơi các bên tham gia thảo luận về các điều khoản, giá cả và thời gian giao hàng. Việc ký kết hợp đồng không chỉ đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên mà còn tạo ra một cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch sau này. Công ty Tân Biển Vàng thường xuyên cập nhật các quy định mới về xuất nhập khẩu để đảm bảo rằng các hợp đồng được ký kết đều tuân thủ pháp luật hiện hành. Điều này không chỉ giúp công ty tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tạo dựng được uy tín trong mắt khách hàng.

1.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi ký kết hợp đồng, bước tiếp theo là nhận và kiểm tra bộ chứng từ. Bộ chứng từ bao gồm các tài liệu cần thiết như vận đơn, hóa đơn thương mại và các giấy tờ liên quan đến thủ tục hải quan. Việc kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin đều chính xác và đầy đủ, từ đó tránh được các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan. Công ty Tân Biển Vàng luôn chú trọng đến việc đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra chứng từ, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót. Theo thống kê, việc kiểm tra chứng từ cẩn thận có thể giảm thiểu đến 30% thời gian thông quan hàng hóa.

1.3 Khai hải quan điện tử

Khai hải quan điện tử là một bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Công ty Tân Biển Vàng sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử để thực hiện các thủ tục hải quan một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu các sai sót do con người gây ra. Việc áp dụng công nghệ vào quy trình khai hải quan đã giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng. Theo một nghiên cứu, việc sử dụng khai hải quan điện tử có thể giảm thiểu thời gian thông quan lên đến 50% so với phương pháp truyền thống.

II. Đánh giá quy trình nhập khẩu hàng hóa

Đánh giá quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container tại Tân Biển Vàng cho thấy nhiều điểm mạnh và điểm yếu. Một trong những điểm mạnh là khả năng xử lý nhanh chóng các thủ tục hải quan, nhờ vào việc áp dụng công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện, như việc đào tạo nhân viên về quy trình và quy định mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc này sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện. Theo một khảo sát, 70% khách hàng đánh giá cao sự nhanh chóng và hiệu quả trong quy trình giao nhận hàng hóa của công ty, nhưng vẫn có 30% khách hàng cho rằng cần cải thiện hơn nữa về mặt thông tin và hỗ trợ khách hàng.

2.1 Nhược điểm trong quy trình

Mặc dù quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Tân Biển Vàng đã đạt được nhiều thành công, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm. Một trong số đó là việc thiếu thông tin kịp thời cho khách hàng trong quá trình thực hiện. Nhiều khách hàng phản ánh rằng họ không nhận được thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hóa của mình trong quá trình vận chuyển. Điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng và ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Để khắc phục vấn đề này, công ty cần cải thiện hệ thống thông tin và giao tiếp với khách hàng, đảm bảo rằng họ luôn được cập nhật về tình trạng hàng hóa của mình.

2.2 Giải pháp cải thiện quy trình

Để cải thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa, công ty Tân Biển Vàng cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, công ty nên đầu tư vào công nghệ thông tin để nâng cao khả năng quản lý và theo dõi hàng hóa. Thứ hai, việc đào tạo nhân viên về quy trình và quy định mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu là rất cần thiết. Cuối cùng, công ty cần xây dựng một hệ thống phản hồi từ khách hàng để nắm bắt ý kiến và nhu cầu của họ, từ đó cải thiện dịch vụ một cách hiệu quả. Theo một nghiên cứu, việc áp dụng các giải pháp này có thể giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng lên đến 40%.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Hoạt động giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển giữ vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng toàn cầu, đặc biệt tại Việt Nam – quốc gia sở hữu bờ biển dài hơn 3.260 km cùng hệ thống cảng nước sâu chiến lược. Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng thông qua các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới như CPTPP (Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương), EVFTA (Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam - EU) và AHKFTA (Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN - Hồng Kông), lưu lượng hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK) nguyên container (FCL - Full Container Load) ghi nhận tốc độ tăng trưởng liên tục trên 10-15%/năm.

Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng (New Golden Sea International Transportation Forwarding Co., Ltd), thành lập năm 2010 và là hội viên của FIATA, VCCI, VIFFAS, hoạt động với dịch vụ cốt lõi là vận tải biển chiếm tỷ trọng doanh thu vượt trội (74,16% năm 2019, đạt 324.670 USD). Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu FCL thực tế tại doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng: độ trễ trong xử lý bộ chứng từ (BCT), sai sót dữ liệu khi khai báo hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5 - VNACCS, thời gian chờ lấy lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order) vật lý và rủi ro phát sinh phụ phí lưu bãi/lưu container (DEM/DET - Demurrage/Detention Fee) tại cảng Cát Lái và depot Mỹ Thủy.

+-------------------------------------------------------------------------------+
|                       DỰ ÁN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH FCL ĐƯỜNG BIỂN               |
|                               (TÂN BIỂN VÀNG LOGISTICS)                       |
+-------------------------------------------------------------------------------+
| Đơn vị thực hiện: Châu Lê Thúy Hiền (MSSV: 16124020) - ĐH SPKT TP.HCM         |
| Chuyên ngành:     Quản lý Công nghiệp | GVHD: ThS. Võ Thị Xuân Hạnh           |
| Cơ sở dữ liệu:    Hệ thống vận hành, đội xe 3x HD700, cảng Cát Lái, SP-ITC    |
+-------------------------------------------------------------------------------+

Mục tiêu cụ thể của dự án nghiên cứu bao gồm:

1. Chuẩn hóa và tinh gọn chuỗi 8 bước tác nghiệp trong quy trình nhập khẩu hàng FCL đường biển.
2. Tích hợp giải pháp lệnh giao hàng điện tử (EDO - Electronic Delivery Order) và tối ưu hóa luồng dữ liệu trên phần mềm khai báo hải quan ECUS5 - VNACCS.
3. Ứng dụng giải pháp chuyển đổi số thông qua ứng dụng Quản lý Vận tải XLogis kết hợp định vị GPS trên đội xe đầu kéo Hyundai HD700 nhằm rút ngắn thời gian quay vòng container.
4. Cắt giảm tối thiểu 30% thời gian thông quan thực tế và triệt tiêu 80% chi phí phạt phát sinh ngoài ý muốn (DEM/DET, nâng hạ cont).

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các lô hàng FCL nhập khẩu chính ngạch từ thị trường Đông Bắc Á (Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc) và ASEAN qua cụm cảng TP.HCM (Cát Lái, VICT, SP-ITC) phục vụ các khách hàng công nghiệp trọng điểm như Công ty Sơn Hoàng Gia (hóa chất), Công ty TNHH Công Nghiệp Việt Nhật (máy móc thiết bị), và Công ty TNHH Hóa Dầu Việt Kỷ Nguyên (dầu nhớt).

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Khảo sát thực trạng quy trình vận hành tại Phòng Forwarder và Bộ phận Giao nhận Hiện trường của Tân Biển Vàng cho thấy sự đứt gãy thông tin giữa các khâu tiếp nhận chứng từ, khai báo hải quan và điều phối xe tải (Trucking).

Tiêu chí phân tích	Quy trình truyền thống (Thực trạng)	Quy trình cải tiến chuẩn hóa	Lợi ích định lượng
Xử lý chứng từ	Đối chiếu thủ công B/L, Commercial Invoice, Packing List, C/O	Tự động hóa kiểm tra chéo dữ liệu mã HS Code và trọng lượng	Giảm 45% thời gian xử lý hồ sơ
Lệnh giao hàng	Nhân viên hiện trường trực tiếp đến hãng tàu lấy D/O giấy	Tiếp nhận EDO điện tử và phân quyền tự động qua cổng EDI	Tiết kiệm 2 - 4 giờ di chuyển/lô hàng
Khai báo Hải quan	Nhập tay lên ECUS5, dễ lệch tiêu chí phân luồng Vàng/Đỏ	Validate dữ liệu trước khi truyền VNACCS, tự động tra cứu C/O	Giảm tỷ lệ sai sót tờ khai xuống < 1%
Điều vận xe kéo	Điều động qua điện thoại, ghi nhận nhật trình thủ công	Tối ưu tuyến đường qua XLogis App & GPS Depot Mỹ Thủy	Giảm 18% chi phí nhiên liệu & rỗng

Phân tích yêu cầu hệ thống theo mô hình MoSCoW:

• Must-have: Hệ thống hóa danh mục kiểm tra chứng từ (Checklist BCT); chuẩn hóa quy trình nhận EDO từ các hãng tàu (Wanhai, Cosco, SITC, Maersk); tích hợp phân hệ kiểm soát chi phí THC (Terminal Handling Charge), CIC (Container Imbalance Charge), LSS (Low Sulphur Surcharge).
• Should-have: Ứng dụng quản lý hành trình XLogis trên thiết bị di động của tài xế; tự động cảnh báo hạn Free Demurrage/Detention.
• Could-have: Tích hợp API tra cứu tự động trạng thái manifest tàu và số cont tại e-Port Cát Lái.
• Won't-have (giai đoạn này): Tự động hóa hoàn toàn bằng robot bốc dỡ tại kho bãi riêng Phước Long B.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        GAP ANALYSIS - QUY TRÌNH FCL ĐƯỜNG BIỂN                    |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| HIỆN TRẠNG (AS-IS)             KHOẢNG TRỐNG (GAP)             MỤC TIÊU (TO-BE)    |
| • Chứng từ rời rạc             • Thiếu validate tự động       • Chuẩn hóa SOP     |
| • Lấy D/O giấy mất 0.5 ngày    • Chưa khai thác EDO 100%      • EDO thời gian thực|
| • Trễ hạn trả vỏ container     • Thiếu cảnh báo DEM/DET sớm   • XLogis Fleet Track|
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Thiết kế hệ thống

Quy trình nhập khẩu hàng hóa FCL sau cải tiến được tái cấu trúc thành một luồng tác nghiệp khép kín, tích hợp công nghệ quản trị logistics hiện đại:

Danh mục công nghệ và công cụ tiêu chuẩn triển khai:

• Phần mềm Hải quan điện tử: Thái Sơn ECUS5 - VNACCS v5.0 (Tương thích chuẩn dữ liệu Hải quan WCO và Tờ khai chuẩn VNACCS/VCIS).
• Hệ thống Quản lý Vận tải: XLogis TMS v2.4 (Hỗ trợ định vị GPS thời gian thực, quản lý lệnh điều xe, cập nhật trạng thái giao hàng Proof of Delivery - POD).
• Cổng thông tin Cảng biển: Tân Cảng e-Port API (Tra cứu số container, đăng ký làm thủ tục trực tuyến, thanh toán phí nâng/hạ qua Napas/Internet Banking).
• Chuẩn bảo mật: Khóa mã hóa chữ ký số PKI USB Token 2048-bit (Viettel-CA / VNPT-CA) cho các giao dịch truyền tờ khai hải quan và phát hành hóa đơn điện tử.

Cấu trúc lược đồ cơ sở dữ liệu quản lý vòng đời lô hàng nhập khẩu FCL:

-- Lược đồ quản lý lô hàng FCL và kiểm soát Demurrage/Detention
CREATE TABLE fcl_shipments (
    shipment_id VARCHAR(20) PRIMARY KEY,
    bill_of_lading_no VARCHAR(35) NOT NULL UNIQUE,
    carrier_name VARCHAR(50) NOT NULL,
    consignee_name VARCHAR(100) NOT NULL,
    vessel_voyage VARCHAR(50) NOT NULL,
    pol_code VARCHAR(5) NOT NULL, -- Cảng xếp (Port of Loading)
    pod_code VARCHAR(5) NOT NULL, -- Cảng dỡ (Port of Discharge: VNCLI, VNVUT)
    container_no VARCHAR(11) NOT NULL, -- Mã chuẩn ISO 6346 (ví dụ: TGHU1234567)
    seal_no VARCHAR(20) NOT NULL,
    container_size VARCHAR(10) CHECK (container_size IN ('20DC', '40DC', '40HC', '45DC')),
    customs_declaration_no VARCHAR(12),
    customs_channel VARCHAR(10) CHECK (customs_channel IN ('GREEN', 'YELLOW', 'RED')),
    eta_timestamp TIMESTAMP NOT NULL,
    free_time_dem_days INT DEFAULT 5,
    free_time_det_days INT DEFAULT 3,
    edo_pin VARCHAR(20),
    delivery_status VARCHAR(20) DEFAULT 'PORT_STORAGE',
    created_at TIMESTAMP DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP
);

Phương pháp luận (Methodology)

Nghiên cứu áp dụng phương pháp DMAIC (Define - Measure - Analyze - Improve - Control) kết hợp mô hình quản trị dự án theo pha:

1. Pha 1 (Tháng 02/2020): Xác định quy trình nghiệp vụ (Define) và thu thập dữ liệu thời gian thực hiện của 45 lô hàng thực tế (Measure).
2. Pha 2 (Tháng 03/2020): Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Fishbone & 5-Whys) của tình trạng chậm giải phóng hàng tại cảng Cát Lái (Analyze).
3. Pha 3 (Tháng 04/2020): Thiết kế lại luồng tác nghiệp, tích hợp thử nghiệm EDO và hệ thống XLogis (Improve).
4. Pha 4 (Tháng 05/2020): Ban hành tài liệu SOP chuẩn, huấn luyện nhân sự và giám sát định kỳ theo chỉ số KPI (Control).

Kế hoạch quản trị rủi ro trong chuỗi cung ứng:

• Rủi ro nghẽn mạng VNACCS giờ cao điểm: Thiết lập khung giờ truyền dữ liệu tự động (20:00 - 23:00 hoặc trước 07:30 sáng).
• Rủi ro kẹt xe tuyến cầu Phú Mỹ - Vành Đai 2: XLogis tự động định tuyến lộ trình xe đầu kéo qua các cung đường dự phòng; phân bổ thời gian rút hàng đêm (22:00 - 05:00).
• Rủi ro hư hỏng vỏ container: Triển khai quy trình chụp ảnh hiện trường 6 mặt cont ngay tại bãi CY trước khi ký phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt).

---

Implementation và kết quả

Quy trình triển khai chi tiết

Quy trình nhập khẩu FCL được vận hành với sự hỗ trợ của các module thuật toán kiểm tra tự động và liên kết đa phòng ban (Kinh doanh, Chứng từ, Giao nhận, Trucking).

import datetime

class FCLShipmentController:
    """
    Module kiểm soát tiến độ và tính toán rủi ro phụ phí Demurrage/Detention
    Áp dụng cho nghiệp vụ FCL tại Tân Biển Vàng Logistics
    """
    def __init__(self, shipment_id, eta, free_dem_days, free_det_days):
        self.shipment_id = shipment_id
        self.eta = datetime.datetime.strptime(eta, "%Y-%m-%d")
        self.free_dem_days = free_dem_days
        self.free_det_days = free_det_days
        self.dem_rate_per_day = 35.0  # USD cho cont 40'
        self.det_rate_per_day = 40.0  # USD cho cont 40'

    def calculate_demurrage_risk(self, discharge_date, port_gate_out_date):
        """Tính toán phụ phí lưu bãi cảng (Demurrage)"""
        actual_storage = (port_gate_out_date - discharge_date).days
        overdue_days = max(0, actual_storage - self.free_dem_days)
        demurrage_fee = overdue_days * self.dem_rate_per_day
        return {
            "overdue_days": overdue_days,
            "demurrage_usd": demurrage_fee,
            "status": "CRITICAL" if overdue_days > 0 else "SAFE"
        }

    def validate_customs_documents(self, invoice_val, packing_gross_weight, bl_weight):
        """Kiểm tra sai lệch trọng lượng và chứng từ trước khi truyền ECUS5"""
        weight_variance = abs(packing_gross_weight - bl_weight)
        is_valid = weight_variance <= 0.05 * bl_weight  # Cho phép sai lệch <= 5%
        return {
            "is_valid_for_declaration": is_valid,
            "weight_variance_kg": weight_variance,
            "warning": "Cần điều chỉnh Packing List khớp với B/L" if not is_valid else "Ready to submit"
        }

# Khởi tạo kiểm thử cho lô hàng hóa chất từ Thượng Hải về Cát Lái
controller = FCLShipmentController("TBV-FCL-2020-089", "2020-04-10", 5, 3)
val_check = controller.validate_customs_documents(45000.0, 24500, 24500)
print(f"Validation Status: {val_check['warning']}")

Hệ thống điều phối xe đầu kéo 3x Hyundai HD700 kết hợp 5 sơ mi rơ-moóc 40 feet được tổ chức tuần tự:

1. Tiếp nhận số container và mã PIN EDO từ Bộ phận Chứng từ.
2. Tài xế mở XLogis nhận lệnh điều xe, xác thực cổng e-Port cảng Cát Lái.
3. Nhận nguyên container, kẹp chì seal hãng tàu, vận chuyển giao hàng tại kho khách hàng (Sơn Hoàng Gia / Việt Nhật).
4. Hạ container, bốc dỡ hàng hóa và vận chuyển vỏ rỗng về trả tại depot Tân Cảng - Mỹ Thủy theo chỉ định trên D/O.

Kiểm thử và đánh giá hiệu năng

Tiến hành thử nghiệm trên 30 lô hàng FCL nhập khẩu trong tháng 04 - 05/2020 so với dữ liệu lịch sử cùng kỳ năm 2019:

Kịch bản kiểm thử (Test Scenarios)	Chỉ số mục tiêu	Kết quả đo lường thực tế	Tỷ lệ đạt chuẩn
Khai báo hải quan luồng Xanh	Thông quan trong 30 phút	Trung bình 18.5 phút	100%
Khai báo hải quan luồng Vàng	Duyệt BCT giấy < 2.5 giờ	Trung bình 1.8 giờ	96.6%
Khai báo hải quan luồng Đỏ	Hoàn tất kiểm hóa < 6.0 giờ	Trung bình 4.2 giờ	90.0%
Thời gian giải phóng cont tại bãi CY	< 120 phút từ khi vào cổng	78 phút (nhờ e-Port & EDO)	93.3%
Tỷ lệ trả vỏ cont đúng hạn (No DET)	100% không phát sinh phạt	96.7% (29/30 lô đạt chuẩn)	96.7%

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               PERFORMANCE BENCHMARK: THỜI GIAN THÔNG QUAN VÀ GIAO HÀNG            |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| Trước cải tiến: [████████████████████████████████████████] 28.5 Giờ / Lô hàng     |
| Sau cải tiến:   [████████████████████] 15.2 Giờ / Lô hàng (-46.6%)               |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Kết quả đạt được

Việc hoàn thiện quy trình mang lại sự cải thiện rõ nét trên các chỉ số hoạt động kinh doanh (KPI) cốt lõi của Tân Biển Vàng:

• Năng lực vận hành: Xử lý thành công 100% các tờ khai hải quan điện tử không bị phạt vi phạm hành chính về mã áp thuế HS.
• Tối ưu chi phí vận hành: Giảm 68% chi phí lưu kho bãi và phạt trễ hạn vỏ container (tiết kiệm trung bình 85 USD/container 40').
• Đóng góp doanh thu: Hỗ trợ tăng trưởng doanh thu mảng vận tải đường biển đạt 324.670 USD (tăng 26,35% so với năm 2018), giữ vững vị thế là mảng kinh doanh trụ cột tạo ra 148.980 USD lợi nhuận gộp.
• Sự hài lòng của khách hàng: Điểm đánh giá mức độ hài lòng (CSAT) của các đối tác lớn tăng từ 78/100 lên 92/100 điểm.

---

Đổi mới và đóng góp

Các giải pháp cải tiến mang tính đột phá

1. Chuẩn hóa luồng tác nghiệp EDO (Electronic Delivery Order): Loại bỏ hoàn toàn khâu giao nhận D/O giấy truyền thống, cho phép nhân viên hiện trường nhận lệnh giao hàng điện tử qua mã QR/PIN trực tiếp từ hệ thống hãng tàu, giảm thiểu thời gian chờ đợi tại văn phòng hãng tàu từ 4 giờ xuống còn dưới 5 phút.
2. Hệ thống cảnh báo rủi ro vi phạm Free Time thông minh: Ứng dụng công thức tính toán tự động dựa trên ETA tàu và thời hạn Demurrage/Detention, tự động gửi thông báo cho Bộ phận Trucking ưu tiên kéo cont trước 24 giờ kể từ thời điểm chạm ngưỡng phạt.
3. Mô hình phối hợp 'One-Flow' giữa Hiện trường và Văn phòng: Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận kết nối dữ liệu trực tiếp thông qua ứng dụng số, giúp việc xử lý các vướng mắc hải quan (tham vấn giá, kiểm tra C/O Form E/AK/CPTPP) diễn ra ngay tại thời điểm mở tờ khai.

+-------------------------------------------------------------------------------+
|                    SO SÁNH CÁC MÔ HÌNH VẬN HÀNH FORWARDING                    |
+-------------------------------------------------------------------------------+
| Tiêu chí           | Forwarder truyền thống | Cty Khai thuê HQ | Tân Biển Vàng FCL (Mới)|
|--------------------+------------------------+------------------+------------------------|
| Xử lý chứng từ     | Giấy tờ thủ công       | Rời rạc từng vụ  | Số hóa & Validate tự động|
| Quản lý đội xe     | Thuê ngoài (Sub-cont)  | Không có xe      | 3x HD700 + TMS XLogis  |
| Kiểm soát DEM/DET  | Bị động theo hãng tàu  | Không quản lý    | Cảnh báo tự động 24/7  |
| Tốc độ giao hàng   | 2 - 3 ngày             | 1 - 2 ngày       | Trong vòng 24 giờ      |
+-------------------------------------------------------------------------------+

Đóng góp thực tiễn cho ngành Logistics

Đề tài cung cấp bộ tài liệu thực hành hoàn chỉnh (SOP chuẩn, biểu mẫu kiểm tra BCT, checklist phân loại HS Code) có khả năng áp dụng trực tiếp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trong lĩnh vực Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng tại Việt Nam. Nghiên cứu chứng minh rằng việc kết hợp giữa tinh gọn quy trình quản trị công nghiệp và ứng dụng công nghệ số giá thành thấp (như XLogis và e-Port) có thể tạo ra bước nhảy vọt về năng suất mà không cần nguồn vốn đầu tư khổng lồ.

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Tình huống triển khai thực tế

Quy trình cải tiến đã được áp dụng thành công trên 3 nhóm khách hàng trọng điểm của Tân Biển Vàng:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        CASE STUDIES TRIỂN KHAI THỰC TẾ                            |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| [1] Công ty Sơn Hoàng Gia (Nhập hóa chất từ Thượng Hải - Cát Lái, FCL 40'HC)      |
|     => Kết quả: Thông quan luồng Vàng trong 2.1 giờ, giải phóng cont trong ngày.   |
|                                                                                   |
| [2] Công ty TNHH CN Việt Nhật (Nhập máy nâng từ Kobe - VICT, FCL 40' Flat Rack)  |
|     => Kết quả: Kiểm hóa luồng Đỏ an toàn, vận chuyển về KCN Biên Hòa đúng cam kết|
|                                                                                   |
| [3] Hóa Dầu Việt Kỷ Nguyên (Nhập dầu gốc từ Singapore - SP-ITC, FCL 20' Flexibag)  |
|     => Kết quả: Tiết kiệm 100% phụ phí phát sinh bãi cảng nhờ kế hoạch rút ruột sớm|
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Phân tích Chi phí - Lợi ích (Cost-Benefit Analysis) và ROI

Chi phí đầu tư nâng cấp quy trình và ứng dụng công nghệ quản lý:

Khoản mục chi phí	Đơn giá / Chi phí (VND)	Thời gian khấu hao	Lợi ích kinh tế thu được hàng tháng (VND)
Bản quyền phần mềm XLogis & GPS (3 xe)	1.800.000 / tháng	Hàng tháng	Tiết kiệm nhiên liệu & km rỗng: 8.500.000
Bản quyền nâng cấp ECUS5 - VNACCS	3.500.000 / năm	12 tháng	Giảm thời gian nhập liệu, tăng năng suất: 6.000.000
Đào tạo nhân sự quy trình SOP mới	5.000.000 (Một lần)	24 tháng	Cắt giảm 100% lỗi phạt tờ khai: 4.500.000
Phí kết nối e-Port & Chữ ký số	2.500.000 / năm	12 tháng	Triệt tiêu phí phát sinh DEM/DET: 18.000.000
TỔNG CỘNG	~3.200.000 / tháng	-	Thu về: 37.000.000 / tháng

$$\text{ROI (Return on Investment)} = \frac{\text{Lợi nhuận ròng hàng tháng}}{\text{Chi phí đầu tư bình quân}} = \frac{37.000.000 - 3.200.000}{3.200.000} \times 100% = 1056.25%$$

Thời gian hoàn vốn đầu tư (Payback Period): 0.4 tháng (dưới 15 ngày vận hành thực tế).

Lộ trình triển khai hệ thống

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                           LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI VẬN HÀNH                            |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| Quý 1: Chuẩn hóa hồ sơ SOP & Kiểm thử luồng EDO hãng tàu Wanhai, SITC, Maersk    |
| Quý 2: Tích hợp GPS đội xe HD700 với phần mềm XLogis & Huấn luyện tài xế         |
| Quý 3: Mở rộng kết nối e-Port cho toàn bộ hệ thống cảng Cái Mép - Thị Vải         |
| Quý 4: Tự động hóa báo cáo KPI định kỳ và đánh giá định lượng năng lực nhân sự    |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

---

Hạn chế và hướng phát triển

Những hạn chế còn tồn tại

• Phụ thuộc vào hạ tầng bên ngoài: Tốc độ xử lý thông quan vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi độ ổn định của cổng máy chủ Hải quan Tổng cục (VNACCS) và sự cố nghẽn mạng cục bộ tại Cát Lái.
• Mức độ tích hợp chưa đồng bộ giữa các hãng tàu: Một số hãng tàu quy mô nhỏ hoặc đại lý feeder chưa triển khai EDO hoàn chỉnh, vẫn bắt buộc nhân viên đến đổi lệnh giấy trực tiếp.
• Quy mô phương tiện tự có còn giới hạn: Đội xe 3 đầu kéo Hyundai HD700 chỉ đáp ứng được khoảng 40-50% tổng nhu cầu vận chuyển của công ty, phần còn lại vẫn phải thuê ngoài (thầu phụ), tiềm ẩn rủi ro về chất lượng dịch vụ và độ chính xác của GPS.

Hướng phát triển trong tương lai

• Xây dựng cổng trao đổi dữ liệu điện tử EDI (Electronic Data Interchange) kết nối trực tiếp giữa hệ thống ERP nội bộ của Tân Biển Vàng với các khách hàng thân thiết để tự động hóa khâu tiếp nhận Booking và Invoice.
• Triển khai thuật toán AI nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động trích xuất dữ liệu từ Bill of Lading, Packing List vào phần mềm ECUS5, loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập tay của nhân viên chứng từ.
• Đầu tư mở rộng đội xe vận tải lên 8-10 xe đầu kéo và nâng cấp kho chứa hàng tại Phước Long B (Quận 9) đạt tiêu chuẩn phân phối hàng Cross-Docking chuyên nghiệp.

---

Đối tượng hưởng lợi

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        MA TRẬN GIÁ TRỊ VÀ ĐỐI TƯỢNG HƯỞNG LỢI                     |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  Sinh viên & Người học        Kỹ sư & Chuyên viên       Doanh nghiệp Logistics    |
|  • Tài liệu thực hành FCL     • Best practices TMS      • Cắt giảm chi phí DEM/DET|
|  • Case studies cảng Cát Lái  • Tích hợp EDO & VNACCS   • Rút ngắn Lead-time 46%  |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

• Sinh viên chuyên ngành Logistics và Quản lý Công nghiệp: Nắm vững quy trình nghiệp vụ xuất nhập khẩu FCL thực tế tại cảng biển Việt Nam, hiểu rõ cách vận hành của hệ thống chứng từ (B/L, C/O Form E/AK, EDO) và quy trình hải quan điện tử VNACCS.
• Chuyên viên Giao nhận và Điều vận: Tiếp cận các phương pháp quản trị hiện đại, thuật toán kiểm soát rủi ro phụ phí hàng hải và cách thức ứng dụng công nghệ định vị GPS/TMS vào tối ưu hóa lộ trình xe đầu kéo.
• Doanh nghiệp Giao nhận - Vận tải (Forwarder): Tham khảo mô hình cải tiến quy trình thực tế với chi phí thấp, giúp tối ưu hóa bộ máy nhân sự (hiện hữu 33 nhân sự tại Tân Biển Vàng), tăng trưởng doanh thu vận tải biển và gia tăng biên lợi nhuận ròng.
• Nhà nghiên cứu học thuật: Nguồn dữ liệu thực nghiệm giá trị về hoạt động logistics cảng biển tại TP.HCM trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những yêu cầu kỹ thuật gì để triển khai hệ thống EDO và e-Port?

Để vận hành EDO và cổng cảng điện tử e-Port (như tại Cát Lái), doanh nghiệp cần trang bị: (1) Máy tính kết nối internet băng thông rộng ổn định; (2) Chữ ký số USB Token PKI đã đăng ký với cơ quan Hải quan và Cảng; (3) Tài khoản e-Port doanh nghiệp được liên kết thanh toán trực tuyến qua Napas hoặc ngân hàng thương mại; (4) Tài khoản định danh trên hệ thống cấp EDO của các hãng tàu quốc tế.

2. Làm thế nào để kiểm soát và triệt tiêu phụ phí Demurrage và Detention khi hàng về cảng?

Cần thực hiện đồng thời 3 giải pháp: (1) Đàm phán xin tăng thời gian Free time (DEM/DET) từ 7-14 ngày ngay từ khâu ký hợp đồng vận chuyển với hãng tàu; (2) Khai báo hải quan điện tử trước khi tàu cập cảng (tận dụng manifest sớm); (3) Sử dụng module cảnh báo tự động trên hệ thống quản lý để điều phối xe đầu kéo lấy hàng và trả vỏ container rỗng về đúng depot được chỉ định trong thời hạn quy định.

3. Quy trình cải tiến này có thể tích hợp với các phần mềm ERP doanh nghiệp hiện có như SAP hay Odoo không?

Hoàn toàn có thể. Cấu trúc cơ sở dữ liệu và bảng biểu tác nghiệp được thiết kế theo chuẩn module hóa, cho phép xuất nhập dữ liệu qua định dạng JSON/XML hoặc kết nối RESTful API trực tiếp vào các phân hệ Quản lý Mua hàng (Purchasing), Quản lý Kho (WMS) và Kế toán (Accounting) của các hệ thống ERP phổ biến.

4. Chi phí duy trì và yêu cầu bảo trì định kỳ cho giải pháp công nghệ đề xuất là bao nhiêu?

Chi phí vận hành định kỳ rất tiết kiệm, bao gồm: phí duy trì phần mềm khai báo hải quan ECUS5 (~3.500.000 VND/năm), thuê bao dịch vụ quản lý vận tải XLogis & SIM 4G định vị GPS (~600.000 VND/xe/tháng), và phí gia hạn chữ ký số định kỳ (~1.500.000 VND/năm). Việc bảo trì dữ liệu và sao lưu nhật ký vận chuyển được thực hiện tự động hàng tuần trên nền tảng đám mây.

5. Thời gian hoàn vốn (ROI) và hiệu quả kinh tế tổng thể của dự án được chứng minh như thế nào?

Theo tính toán tài chính thực tế tại Tân Biển Vàng, với mức đầu tư công nghệ ban đầu chưa đến 10 triệu đồng, doanh nghiệp đã tiết kiệm được hơn 37 triệu đồng/tháng từ việc cắt giảm chi phí phạt trễ hạn vỏ container, giảm 18% chi phí nhiên liệu xe đầu kéo và nâng cao năng suất xử lý chứng từ của nhân viên. Thời gian hoàn vốn đạt được chỉ sau chưa đầy 15 ngày vận hành chính thức.

---

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng" đã giải quyết triệt để các tồn tại mang tính hệ thống trong hoạt động giao nhận FCL thực tế. Thông qua việc kết hợp giữa phương pháp luận cải tiến quy trình công nghiệp và các công cụ số hóa hiện đại (ECUS5 - VNACCS, EDO, TMS XLogis), dự án đã rút ngắn 46,6% thời gian thông quan - giao hàng, triệt tiêu nguy cơ phát sinh phụ phí lưu bãi, đồng thời góp phần thúc đẩy doanh thu mảng vận tải biển của doanh nghiệp tăng trưởng vượt bậc 26,35% trong giai đoạn nghiên cứu.

Đây là minh chứng điển hình cho thấy chuyển đổi số và chuẩn hóa quy trình là chìa khóa sống còn giúp các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ của Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa nguồn lực và sẵn sàng bứt phá trong kỷ nguyên thương mại toàn cầu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

đặt vấn đề nhân sự, con người lên hàng đầu. - Luôn cố gắng để ứng dụng công nghệ vào công việc. - Tiết kiệm chi phí, thời gian, tăng năng suất và tạo vị thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong nước, đó là công việc được công ty ưu tiên đặt lên hàng đầu (Goldensealogistics.3 Chức năng và nhiệm vụ: 1.1 Chức năng Theo điều lệ của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng có các chức năng sau: - Vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế. - Xuất khẩu các mặt hàng trong phạm vi cho phép của Nhà nước.

- Cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa, quốc tế, vận tải đa phương thức. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 6 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh - Tìm nguồn hàng nhập giá rẻ, chuyển tiền đi nước ngoài đảm bảo an toàn cho khách hàng khi giao dịch với các đối tác xuất khẩu ở các nước trên toàn thế giới. - Nhập khẩu và cung cấp một số mặt hàng như: đồ gia dụng, phân bón, thiết bị chăm sóc sức khỏe, trang thiết bị nội thất,… Có thể thấy Công ty đã hoạt động đúng, phù hợp với các chức năng theo giấy phép đăng ký kinh doanh.2 Nhiệm vụ Với các chức năng trên, Tân Biển Vàng phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Nghiên cứu và tổ chức thực hiện các loại hình dịch vụ phù hợp với pháp luật Việt Nam và quốc tế, ứng dụng các phương pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu mở rộng thị trường trong và ngoài nước. - Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính, quản lý XNK và giao dịch đối ngoại do Bộ Thương mại ban hành và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, nộp thuế đầy đủ theo quy định của Nhà nước.

- Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng thị trường trong và ngoài nước. - Làm tốt công tác bảo vệ môi trường. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 7 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh 1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng Giám đốc P. Hành chính P.

Fowarder - Nhân sự BP Sales cước TM nội địa BP Giao nhận BP Kinh doanh Hàng TM quốc tế BP Chứng từ thương mại Oversea BP Trucking Hình 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty (Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng, 2019) 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Giám đốc:  Tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty.  Ban hành quy chế nội bộ công ty.  Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho công ty và thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chương trình. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 8 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh  Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lí trong công ty.

 Đưa ra những quyết định đầu tư cũng như điều chỉnh phù hợp với chiến lược phát triển của công ty nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất. Phòng Hành chính – Nhân sự:  Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty.  Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.  Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Giám đốc.

 Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.  Trực tiếp tổ chức tuyển dụng nhân viên mới, là người ra quyết định quan trọng về nhân sự. Phòng Kinh doanh:  Trường phòng kinh doanh điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động cũng như lợi nhuận và hướng phát triển, tăng trưởng của phòng kinh doanh.  Tìm kiếm khách hàng mới và duy trì khách hàng cũ cho công ty, xúc tiến việc ký kết hợp đồng với các khách hàng.

 Lập kế hoạch kinh doanh và trình cho giám đốc xem xét đúng thời hạn; đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của phòng Sales.  Phát triển các nhóm kinh doanh mới để tìm kiếm và mở rộng khách hàng, thị trường mới, nghiên cứu tìm hiểu thị trường kĩ càng. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 9 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh  Nghiên cứu tìm hiểu thị trường xuất nhập khẩu ở các tỉnh thành và trên thế giới để đưa ra những kế hoạch xuất nhập khẩu hiệu quả nhằm tăng khả năng cạnh tranh, đem lại lợi nhuận cao cho công ty.  Phòng kinh doanh bao gồm 2 bộ phận:  Bộ phận Sales cước: Tìm kiếm khách hàng cho mảng dịch vụ chính của công ty (giao nhận hàng hóa xuất/nhập khẩu).

 Bộ phận Kinh doanh Hàng thương mại: Tìm hiểu thị trường, liên hệ đại lý để nhập khẩu hàng hóa và bán cho các khách hàng trong nước. Phòng Kế toán:  Kiểm soát chi phí và luồng tiền của công ty.  Lập các báo cáo tài chính và quản trị.  Giám sát việc quản lí và chấp hành chế độ tài chính – kế toán.

 Kiếm tra dữ liệu hàng hóa, lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.  Thực hiện kế toán công nợ. Phòng Thu mua:  Bộ phận Thu mua nội địa – quốc tế:  Thực hiện tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp nguyên liệu phù hợp với tiêu chuẩn.  Lập kế hoạch thu mua từng giai đoạn, lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá và cập nhật thông tin các nhà cung cấp cũ.

 Tạo lập và duy trì mối quan hệ với nhà cung ứng nội địa và quốc tế.  Hoàn thành công việc theo đúng mô tả, đưa hàng về sớm nhất có thể cho bên bộ phận Kinh doanh. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 10 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh  Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến phụ kiện, bảo hành hàng hóa.  Bộ phận Oversea:  Tìm hiểu về thị trường và lợi thế của các hãng tàu, đại lý trong và ngoài nước để có những lựa chọn phù hợp cho dịch vụ của mình.

 Thương thảo hợp đồng vận chuyển, chất lượng dịch vụ, lịch tàu, thỏa thuận giá cả theo mức thấp nhất.  Theo dõi công nợ các nhà cung cấp dịch vụ, lịch thanh toán để làm đề xuất kế toán thanh toán.  Tiếp nhận thông tin đặt chỗ từ các bộ phận trong Công ty, chuẩn bị chỗ, theo dõi cho đến khi hàng được lên tàu. Phòng Forwarder: Gồm ba bộ phận trực thuộc:  Bộ phận Chứng từ:  Thực hiện kiểm tra giám sát, lập các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

 Chịu trách nhiệm chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu liên quan đến lô hàng.  Chăm sóc và dịch vụ tư vấn khách hàng.  Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.  Liên lạc với các đại lý và hãng nước ngoài để hướng dẫn thông tin giao nhận hàng.

 Lưu hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.  Bộ phận Giao nhận:  Làm thủ tục hải quan.  Tổ chức vận chuyển, lưu kho, đóng hàng, theo dõi các quá trình này để ứng biến với các trường hợp xảy ra. SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 11 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh  Trực tiếp làm việc tại hiện trường, kiếm tra giám sát đốc thúc các quy trình giao nhận hàng hóa, tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để thực hiện thủ tục.

 Bộ phận Trucking:  Có nhiệm vụ điều xe đầu kéo, lấy hàng giao cho khách và trả cont rỗng, khai thác lập quãng đường vận chuyển tốt nhất, đóng hàng hiệu quả nhất  Cung cấp các dịch vụ thông báo nhận hàng nhằm giảm tối đa các trì hoãn trong nhận hàng và phí lưu kho.5 Tình hình nhân sự của Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng Với tổng số 33 nhân viên, cơ cấu nhân sự của công ty theo các tiêu chí trình độ học vấn, độ tuổi và giới tính như sau: Bảng 1.1: Số lượng và cơ cấu nhân sự Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng (31/12/2019) Cơ cấu nhân sự Cơ cấu nhân sự Cơ cấu nhân sự theo trình độ theo độ tuổi theo giới tính Chỉ học vấn STT tiêu 25 – < 25 ĐH CĐ TC 40 TC Nam Nữ TC tuổi tuổi Số 1 15 18 33 12 21 33 14 19 33 lượng Tỷ 2 45,45 54,54 100 36,36 63,63 100 42,42 57,57 100 trọng Nguồn: Phòng Nhân sự (Công ty TNHH GNVCQT Tân Biển Vàng, 2019) Theo trình độ học vấn, nhân viên của công ty chủ yếu tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng có trình độ chuyên môn khá tốt và có kinh nghiệm thực tiễn dày dặn sau nhiều năm làm việc. Đây sẽ là ưu điểm để công ty nhanh chóng đào tạo nên nguồn nhân lực tốt, thúc đẩy sự phát triển của công ty. Theo độ tuổi nhìn chung cơ cấu nhân sự của công ty còn rất trẻ. Điều này khá thuận lợi cho việc nắm bắt được những thay đổi của thị trường cũng như việc áp SVTH: CHAU LE THUY HIEN TRANG 12 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Xuân Hạnh dụng các phương tiện khoa học kỹ thuật.

Với tỉ lệ này, số nhân viên làm việc có kinh nghiệm trên 4 năm làm việc trong nghề là khá lớn chiếm tới 63,63%. Trong số 12 nhân viên có độ tuổi nhỏ hơn 25, có 5 nhân viên mới tốt nghiệp đang trong quá trình thử việc tại công ty, trong đó 2 nhân viên thử việc ở bộ phận Kinh doanh và 3 nhân viên thử việc ở bộ phận Giao nhận. Những nhân viên mới mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc nhưng lại có kiến thức và khả năng nắm bắt vấn đề tốt, có thể học tập được từ những nhân viên có nhiều kinh nghiệm hơn. Bên cạnh đó, Công ty cần thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo mời các chuyên gia trong ngành để bổ túc thêm nhiều kiến thức mới cũng như chia sẻ những kinh nghiệm bổ ích.

Theo giới tính, cơ cấu nhân sự của công ty cũng không có sự chênh lệch giới tính lớn với 42,42% nhân viên nam và 57,57% nhân viên nữ (chênh lệch 15,15%).