Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics" do sinh viên Mai Quế Thanh thực hiện tại Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, thuộc chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán (mã số: 7 34 03 01), dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Đoan Trang (và TS. Nguyễn Thị Hằng Nga).
Theo nhận định của Bộ Công thương được trích dẫn trong công trình, Việt Nam là một trong những quốc gia có quy mô ngoại thương lớn trên toàn cầu nhờ tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng. Sự bùng nổ của hoạt động xuất nhập khẩu thúc đẩy ngành dịch vụ logistics phát triển nhanh chóng nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng hóa chuỗi cung ứng. Trong đó, xuất khẩu hàng hóa là nghiệp vụ cốt lõi nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro do tính phức tạp về khung pháp lý, sự đa dạng của mặt hàng và các phương thức thanh toán quốc tế. Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò là công cụ quản trị giúp các doanh nghiệp logistics ngăn ngừa, phát hiện sai sót và giảm thiểu tổn thất tài chính.
Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics (mã số thuế: 0314327454, hoạt động từ ngày 03/04/2017) là một đơn vị cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL/forwarder), đảm nhận các dịch vụ giao nhận, vận tải đường biển, hàng không, nội địa và thủ tục hải quan trọn gói. Mặc dù Ban Giám đốc công ty đã chú trọng thiết lập các chốt kiểm soát, hoạt động KSNB đối với quy trình xuất khẩu tại đơn vị vẫn bộc lộ một số hạn chế về công cụ phần mềm quản lý, quy mô nhân sự và tính cập nhật chuyên môn. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB trong quy trình xuất khẩu là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu:
- Mục tiêu tổng quát: Phân tích, đánh giá mức độ hữu hiệu của hoạt động KSNB đối với quy trình xuất khẩu tại Công ty TNHH 3P Logistics, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát.
- Mục tiêu cụ thể:
- Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình xuất khẩu tại công ty, xác định các ưu điểm và nhược điểm của hoạt động KSNB đang áp dụng.
- Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hoạt động KSNB đối với quy trình xuất khẩu tại Công ty TNHH 3P Logistics.
Câu hỏi nghiên cứu:
- Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics đang diễn ra như thế nào?
- Hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics có những ưu và nhược điểm gì?
- Có những giải pháp nào có thể làm tăng tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu tại Công ty TNHH 3P Logistics.
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH 3P Logistics (trụ sở tại 26/10 Tạ Quang Bửu, Phường 1, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh).
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu và thực tế hoạt động được thu thập từ tháng 09/2022 đến tháng 02/2023.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý
Khóa luận vận dụng các chuẩn mực kiểm toán, khung lý thuyết quốc tế và văn bản pháp luật hiện hành tại Việt Nam để xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá KSNB:
- Khái niệm KSNB theo Luật Kế toán 2015: Xác định KSNB là việc thiết lập và thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ nhằm phòng ngừa, phát hiện, xử lý rủi ro và đạt các mục tiêu đề ra.
- Khuôn khổ KSNB theo Báo cáo COSO 2013: Áp dụng mô hình tích hợp gồm 3 nhóm mục tiêu (hoạt động, báo cáo, tuân thủ) và 5 thành phần cấu thành: (1) Môi trường kiểm soát, (2) Đánh giá rủi ro, (3) Hệ thống thông tin, (4) Các hoạt động kiểm soát, và (5) Giám sát các kiểm soát.
- Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315): Tiếp cận định nghĩa KSNB theo góc độ nhận diện, đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị và môi trường hoạt động.
- Khung pháp lý ngành Logistics và Ngoại thương: Điều 233 Luật Thương mại 2019 (định nghĩa dịch vụ logistics); Nghị định 187/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, đại lý mua bán, gia công và quá cảnh hàng hóa; các mô hình dịch vụ logistics 1PL, 2PL và 3PL.
Phương pháp nghiên cứu
Tác giả kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và khảo sát định lượng mô tả thông qua các kỹ thuật thu thập và xử lý dữ liệu sau:
- Phương pháp thu thập tài liệu: Tổng hợp các quy định pháp luật, giáo trình chuyên ngành KSNB, tài liệu nội bộ về quy chế hoạt động, mô tả công việc, sơ đồ quy trình xuất khẩu và chứng từ giao nhận của Công ty TNHH 3P Logistics.
- Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát trực tiếp thao tác nghiệp vụ của nhân viên các phòng ban tại văn phòng và cảng biển trong suốt thời gian thực tập từ 09/2022 đến 02/2023.
- Phương pháp điều tra khảo sát: Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát trực tuyến theo thang đo Likert 5 mức độ (từ 1 - Hoàn toàn không đồng ý đến 5 - Hoàn toàn đồng ý). Tác giả phát ra 35 phiếu khảo sát đến nhân sự thuộc 4 bộ phận liên quan trực tiếp đến quy trình xuất khẩu và thu về 26 phiếu phản hồi hợp lệ.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Thống kê mô tả tỷ lệ phần trăm, tính toán điểm trung bình (Mean) của các tiêu chí kiểm soát và giải pháp đề xuất để đối chiếu với lý thuyết và thực tiễn vận hành.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu
Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB và quy trình vận hành dịch vụ logistics xuất khẩu. Nội dung trọng tâm bao gồm:
- Cấu trúc KSNB theo COSO 2013: Phân tích chi tiết 5 thành phần, nhấn mạnh vai trò của việc phân định quyền hạn, chính sách nhân sự, quy trình xác định mục tiêu và quản trị sự thay đổi. Các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ gồm: soát xét của nhà quản lý, quản trị hoạt động, phân chia trách nhiệm hợp lý, kiểm soát xử lý thông tin (kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng), kiểm soát vật chất.
- Đặc thù ngành Logistics và mô hình 3PL: Phân biệt các mô hình 1PL (tự cấp), 2PL (cung cấp dịch vụ đơn lẻ như kho bãi/vận tải) và 3PL (cung cấp chuỗi giải pháp logistics tích hợp, hoạt động như một forwarder).
- Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong quy trình xuất khẩu tổng quát: Nhận diện các rủi ro chủ yếu như đối tác thiếu năng lực tài chính, giả mạo giấy phép xuất khẩu, hãng tàu cấp container rỗng trễ hạn, phát hành sai vận đơn, sai sót trong hồ sơ hải quan hoặc rủi ro công nợ. Trên cơ sở đó, tác giả thiết lập khung kiểm soát tương ứng theo 3 giai đoạn: trước khi xuất khẩu (thẩm định khách hàng), trong khi xuất khẩu (quản lý booking, mã container, seal chì, chứng từ hải quan, draft B/L) và sau khi xuất khẩu (tra cứu hành trình trên hệ thống hãng tàu, đối chiếu Debit Note và thu hồi công nợ).
Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics
Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ 9 bước và thực trạng các chốt kiểm soát đang được vận hành tại Công ty TNHH 3P Logistics.
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm: Giám đốc $\rightarrow$ Phó Giám đốc $\rightarrow$ 4 bộ phận nghiệp vụ:
- Bộ phận Kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, tư vấn giá cước, lịch tàu, soạn thảo hợp đồng dịch vụ.
- Bộ phận Chứng từ: Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ (booking), lập các chứng từ xuất khẩu, theo dõi vận đơn và gửi chứng từ cho đại lý/đối tác nước ngoài.
- Bộ phận Kế toán: Theo dõi công nợ, đối chiếu giấy báo nợ, lập báo cáo tài chính/thuế, phát hành hóa đơn điện tử.
- Bộ phận OPS (Hiện trường): Trực tiếp làm việc tại cảng/bãi, kiểm tra tình trạng hàng hóa, nhận container rỗng, giám sát đóng hàng, niêm phong chì và thực hiện thủ tục thông quan hải quan.
2. Quy trình xuất khẩu lô hàng gồm 9 bước thực tế tại 3P Logistics:
- Nhận yêu cầu từ khách hàng: Nhân viên kinh doanh tiếp nhận thông tin mặt hàng, số lượng, trọng lượng và loại container.
- Kiểm tra giá và lịch từ hãng tàu: Tra cứu lịch trình và đàm phán cước phí qua website hoặc nhân viên sales hãng tàu.
- Đặt chỗ trước với hãng tàu: Bộ phận Chứng từ thực hiện booking sau khi khách hàng đồng ý báo giá.
- Nhắc nhở khách thời gian đóng hàng và hạ container: Nhận lệnh cấp vỏ container rỗng, bàn giao phiếu đóng gói (Packing List), khóa niêm phong (Seal) cho tài xế kéo vỏ về kho đóng hàng hoặc đóng tại bãi cảng trước giờ cắt máng (closing time).
- Chuẩn bị chứng từ khai hải quan: Tập hợp tờ khai hải quan (2 bản chính), hợp đồng ngoại thương, bản sao y giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy giới thiệu.
- Thông quan hàng xuất: Truyền tờ khai điện tử (phân luồng xanh, vàng, đỏ) hoặc cử nhân viên OPS làm thủ tục trực tiếp tại chi cục hải quan cửa khẩu.
- Phát hành vận đơn (Bill of Lading): Phát hành vận đơn đường biển theo yêu cầu sau khi chốt vận đơn nháp (draft B/L).
- Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài: Gửi file chứng từ qua email cho đại lý (agent) hoặc người nhận hàng thực sự (consignee).
- Lập chứng từ kế toán và lưu file: Bộ phận Chứng từ bàn giao toàn bộ hồ sơ chi phí cho Kế toán theo dõi công nợ và thanh toán.
3. Thực trạng các chốt kiểm soát nội bộ tại 3P Logistics:
- Kiểm soát trước xuất khẩu: Quy định bắt buộc nhân viên kinh doanh phải CC email Trưởng bộ phận trong mọi giao dịch với khách hàng; xác minh pháp lý khách hàng mới qua giấy phép kinh doanh, xác nhận tài khoản; Trưởng bộ phận duyệt giá trước khi bàn giao cho bộ phận Chứng từ; Giám đốc trực tiếp ký hợp đồng.
- Kiểm soát trong khi xuất khẩu: Kiểm soát vị trí và tình trạng container qua mã vận đơn (booking number), số container, số seal chì; đối chiếu dữ liệu chứng từ trước khi truyền hải quan; gửi bản nháp vận đơn cho khách hàng xác nhận trước khi phát hành chính thức.
- Kiểm soát sau xuất khẩu: Theo dõi hải trình tàu trên hệ thống hãng tàu qua mã vận đơn; kế toán đối chiếu số tiền đề nghị thanh toán với Giấy báo nợ (Debit Note) của hãng tàu; Kế toán trưởng ký duyệt trước khi Thủ quỹ chi trả; gửi bảng kê công nợ cho khách hàng trước hạn 7 ngày; kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử và đối chiếu ủy nhiệm chi với sao kê ngân hàng.
4. Kết quả khảo sát thực tế (N = 26):
Bảng 1: Đánh giá tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu
| STT |
Các tiêu thức khảo sát |
Mức 1 |
Mức 2 |
Mức 3 |
Mức 4 |
Mức 5 |
Điểm TB |
| I |
Kiểm soát trước quy trình xuất khẩu |
|
|
|
|
|
|
| 1 |
Trao đổi và lưu trữ thông tin khách hàng ngay từ khi nhận yêu cầu |
0% |
4% |
8% |
62% |
27% |
4.12 |
| 2 |
Đánh giá mức độ uy tín của khách hàng |
0% |
0% |
15% |
27% |
58% |
4.43 |
| 3 |
Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng |
0% |
0% |
8% |
38% |
54% |
4.46 |
| II |
Kiểm soát trong quy trình xuất khẩu |
|
|
|
|
|
|
| 4 |
Tách biệt giữa người thực hiện hồ sơ hải quan, người kiểm tra và người phê duyệt hồ sơ hải quan |
0% |
15% |
38% |
46% |
0% |
3.31 |
| 5 |
Đối chiếu các chứng từ được thực hiện với thông tin do khách hàng cung cấp (đã được duyệt) để đánh giá sự thống nhất |
0% |
4% |
8% |
46% |
42% |
4.27 |
| 6 |
Lưu giữ các chứng từ liên quan đến việc xuất khẩu một lô hàng cả trên phần mềm, ổ đĩa máy tính và bản gốc |
0% |
4% |
15% |
31% |
50% |
4.27 |
| III |
Kiểm soát sau quy trình xuất khẩu |
|
|
|
|
|
|
| 7 |
Lưu giữ bản gốc hợp đồng và hóa đơn phát sinh chi phí của mỗi lô |
0% |
0% |
19% |
38% |
42% |
4.23 |
| 8 |
Thường xuyên cập nhật tình hình tàu chạy đến khách hàng |
0% |
0% |
4% |
46% |
50% |
4.46 |
| 9 |
Thông báo kịp thời cho khách hàng khi đến hạn thanh toán |
0% |
0% |
15% |
38% |
46% |
4.31 |
(Nguồn: Tính toán của tác giả khóa luận từ kết quả điều tra)
Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn các thủ tục kiểm soát được đánh giá ở mức hữu hiệu cao (điểm trung bình từ 4.12 đến 4.46). Tuy nhiên, tiêu thức số 4 về sự phân tách trách nhiệm trong khâu lập, kiểm tra và phê duyệt hồ sơ hải quan có điểm số thấp nhất (3.31/5.00), phản ánh tình trạng kiêm nhiệm do hạn chế về định biên nhân sự.
Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics
Chương 3 tổng kết các kết quả đạt được, chỉ rõ những mắt xích kiểm soát còn yếu và xây dựng hệ thống giải pháp khắc phục.
- Ưu điểm đạt được: Công ty đã xây dựng được quy trình phối hợp tương đối nhịp nhàng giữa các bộ phận; công tác quản lý thông tin khách hàng ban đầu và theo dõi công nợ được thực hiện chặt chẽ; nhân viên có tinh thần tuân thủ quy định nội bộ.
- Hạn chế và nguyên nhân:
- Quy mô nhân sự còn mỏng, dẫn đến việc một số khâu nghiệp vụ (như khai báo và kiểm tra hải quan) chưa thực hiện phân tách trách nhiệm độc lập hoàn toàn.
- Phần mềm chuyên ngành đang sử dụng tại công ty chưa tích hợp đầy đủ tính năng kiểm soát và lưu trữ dữ liệu tập trung, hạn chế việc chia sẻ thông tin liên phòng ban.
- Kiến thức chuyên môn và sự am hiểu về chính sách ngoại thương, thủ tục hải quan mới của một số nhân viên chưa theo kịp sự biến động liên tục của ngành.
- Chưa có cơ chế kiểm tra, giám sát định kỳ độc lập đối với việc thực hiện các thủ tục KSNB.
Bảng 2: Kết quả khảo sát về tính khả thi của các giải pháp đề xuất
| STT |
Các giải pháp đề xuất |
Mức 1 |
Mức 2 |
Mức 3 |
Mức 4 |
Mức 5 |
Điểm TB |
| 1 |
Bồi dưỡng và nâng cao kiến thức liên quan đến quy trình xuất khẩu và kiến thức chuyên môn cho từng phòng ban |
0% |
0% |
8% |
38% |
54% |
4.46 |
| 2 |
Phân tách rõ ràng chức năng tiếp xúc, thu thập thông tin khách hàng và chức năng thẩm định khách hàng |
0% |
0% |
15% |
35% |
50% |
4.35 |
| 3 |
Cải tiến phần mềm đang sử dụng với mục đích lưu trữ nhiều thông tin về khách hàng hơn |
0% |
4% |
0% |
35% |
62% |
4.54 |
| 4 |
Tổ chức kiểm tra định kỳ công tác thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty |
0% |
0% |
12% |
38% |
50% |
4.38 |
(Nguồn: Tính toán của tác giả khóa luận từ kết quả điều tra)
Kết quả và đóng góp
Kết quả nghiên cứu chính
- Khóa luận đã hệ thống hóa và mô tả chi tiết quy trình xuất khẩu 9 bước thực tế của một doanh nghiệp forwarder 3PL tại Việt Nam, từ khâu nhận yêu cầu báo giá đến khâu lưu trữ chứng từ kế toán và đối chiếu công nợ.
- Phân tích và chỉ rõ các chốt KSNB được áp dụng theo 3 giai đoạn: trước, trong và sau khi xuất khẩu. Khảo sát thực tế 26 nhân viên cho thấy điểm trung bình đánh giá hiệu quả KSNB đạt mức khá - tốt ($>4.0$), ngoại trừ chốt phân tách kiểm soát hồ sơ hải quan chỉ đạt $3.31/5.00$.
- Đo lường mức độ đồng thuận của nhân sự đối với 4 nhóm giải pháp, trong đó giải pháp cải tiến phần mềm quản lý đạt điểm khả thi cao nhất là $4.54/5.00$.
Giải pháp tác giả đề xuất
- Cải tiến phần mềm quản lý nghiệp vụ: Nâng cấp hệ thống phần mềm nhằm hỗ trợ lưu trữ toàn diện hồ sơ khách hàng, phân quyền dữ liệu và tự động hóa các chốt kiểm tra chứng từ giữa các bộ phận Kinh doanh, Chứng từ và Kế toán.
- Bồi dưỡng và cập nhật kiến thức chuyên môn: Tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ thường xuyên về quy trình xuất nhập khẩu, cập nhật biểu thuế, chính sách hải quan mới và kỹ năng xử lý tình huống phát sinh tại cảng.
- Phân tách rõ ràng chức năng quản lý khách hàng: Tách biệt độc lập giữa khâu tiếp xúc, thu thập thông tin ban đầu (nhân viên kinh doanh) và khâu thẩm định tư cách pháp lý, hạn mức tín dụng/khả năng thanh toán (cấp quản lý hoặc bộ phận chuyên trách).
- Thiết lập cơ chế kiểm tra định kỳ: Ban Giám đốc tổ chức đánh giá định kỳ việc thực thi các quy định KSNB tại từng phòng ban nhằm kịp thời phát hiện lỗ hổng và điều chỉnh quy trình vận hành.
Đóng góp của đề tài
- Về mặt lý luận: Khóa luận cụ thể hóa khung lý thuyết KSNB COSO 2013 và Chuẩn mực kiểm toán VSA 315 vào lĩnh vực dịch vụ logistics xuất khẩu đường biển, làm rõ các điểm rủi ro đặc thù của loại hình 3PL.
- Về mặt thực tiễn: Cung cấp bức tranh thực trạng KSNB tại Công ty TNHH 3P Logistics cùng hệ thống dữ liệu khảo sát định lượng cụ thể, đóng vai trò là cơ sở để Ban Giám đốc công ty tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao tính an toàn pháp lý cho các lô hàng xuất khẩu.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của đề tài:
- Phạm vi nghiên cứu thực nghiệm chỉ giới hạn tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH 3P Logistics) trong khung thời gian 6 tháng (từ tháng 09/2022 đến tháng 02/2023).
- Quy mô mẫu khảo sát còn nhỏ ($N = 26$ phiếu thu về trên tổng số 35 phiếu phát ra) do quy mô nhân sự của công ty còn khiêm tốn, chưa thể phân tích sâu theo từng phân nhóm thâm niên hoặc từng vị trí công việc.
- Hướng nghiên cứu tiếp theo:
- Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang nhiều doanh nghiệp logistics thuộc các phân khúc khác nhau (1PL, 2PL, 4PL) trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh để tăng tính đại diện.
- Nghiên cứu sâu hơn về tác động của chuyển đổi số và ứng dụng các hệ thống ERP, phần mềm logistics chuyên dụng đến hiệu quả KSNB trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu biến động.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế; chuyên viên kiểm soát nội bộ và nhân viên vận hành tại các công ty forwarder vừa và nhỏ.
- Nội dung có giá trị ứng dụng:
- Quy trình nghiệp vụ 9 bước chi tiết về xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển kèm theo danh mục chứng từ thực tế (Packing List, Seal chì, Tờ khai hải quan, Bill of Lading, Debit Note).
- Bảng tổng hợp các rủi ro tiềm ẩn và các thủ tục kiểm soát tương ứng chia theo 3 giai đoạn (trước - trong - sau xuất khẩu).
- Bộ câu hỏi khảo sát thực trạng KSNB và bảng đánh giá tính khả thi của các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp logistics.
Câu hỏi thường gặp
1. Khóa luận nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và thuộc loại hình logistics nào?
Khóa luận nghiên cứu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics (mã số thuế: 0314327454, thành lập ngày 03/04/2017 tại Quận 8, TP. Hồ Chí Minh). Công ty hoạt động theo mô hình 3PL (Third Party Logistics - Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba/Forwarder).
2. Quy trình xuất khẩu tại Công ty TNHH 3P Logistics gồm bao nhiêu bước?
Quy trình gồm 9 bước: (1) Nhận yêu cầu từ khách hàng; (2) Kiểm tra giá và lịch từ hãng tàu; (3) Đặt chỗ trước với hãng tàu; (4) Nhắc nhở khách thời gian đóng hàng và hạ container; (5) Chuẩn bị chứng từ khai hải quan; (6) Thông quan hàng xuất; (7) Phát hành vận đơn; (8) Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài; (9) Lập chứng từ kế toán và lưu file.
3. Hoạt động kiểm soát nào trong khảo sát thực tế có điểm đánh giá thấp nhất và nguyên nhân là gì?
Tiêu thức "Tách biệt giữa người thực hiện hồ sơ hải quan, người kiểm tra và người phê duyệt hồ sơ hải quan" có điểm đánh giá trung bình thấp nhất ($3.31/5.00$). Nguyên nhân là do số lượng nhân sự tại công ty còn hạn chế, dẫn đến việc nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều khâu trong quy trình làm thủ tục hải quan.
4. Khảo sát thực tế của đề tài được thực hiện với quy mô mẫu bao nhiêu?
Tác giả đã phát ra 35 phiếu khảo sát trực tuyến đến nhân sự thuộc 4 phòng ban (Kinh doanh, Chứng từ, Kế toán, OPS) và thu về 26 phiếu trả lời hợp lệ để đưa vào phân tích thống kê.
5. Trong các giải pháp tác giả đề xuất, giải pháp nào nhận được sự đồng thuận cao nhất từ nhân viên?
Giải pháp "Cải tiến phần mềm đang sử dụng với mục đích lưu trữ nhiều thông tin về khách hàng hơn" đạt điểm đánh giá khả thi cao nhất trong khảo sát với $4.54/5.00$ điểm trung bình (62% hoàn toàn đồng ý và 35% đồng ý).
Kết luận
Khóa luận của tác giả Mai Quế Thanh đã phân tích toàn diện thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu tại Công ty TNHH 3P Logistics dựa trên khuôn khổ COSO 2013 và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Công trình đã làm rõ chuỗi 9 bước vận hành xuất khẩu đường biển, nhận diện các điểm nghẽn trong kiểm soát chứng từ và phân tách trách nhiệm qua khảo sát thực tế 26 nhân sự. Bốn nhóm giải pháp được đề xuất—tập trung vào nâng cấp phần mềm dữ liệu, phân tách chức năng thẩm định khách hàng, đào tạo nghiệp vụ và kiểm tra định kỳ—mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ thiết thực cho công tác quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ.
