Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu 4 Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn 3P Logistics 5 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH XUẤT KHẨU 1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Luật Kế toán 2015 định nghĩa rằng "kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra". Theo Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (COSO 2013), "kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ".
Còn theo Chuẩn mực kiểm toán số 315 thuộc Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, "kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan". Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Theo COSO 2013, có 03 nhóm mục tiêu của kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp hướng đến: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: được thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong công ty sử dụng. Mục tiêu đảm bảo tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp.
6 - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của công ty. Các thành phần cấu thành của kiểm soát nội bộ Theo COSO 2013, có 05 thành phần cấu thành nên kiểm soát nội bộ. Đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin, hoạt động kiểm soát và giám sát các hoạt động kiểm soát. Đây cũng là bảng thành phần được công nhận và sử dụng phổ biến trên toàn thế giới.
COSO 2013 vẫn giữ nguyên bảng thành phần này so với COSO 1992 nhưng có phần nâng cấp hơn về mặt nội dung, liên quan nhiều hơn đến tình hình đương thời của các doanh nghiệp. Môi trƣờng kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Bao gồm: Tính trung thực và các giá trị đạo đức: là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ. Cam kết về năng lực: năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định, nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng.
Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: đây là nhân tố tác động đáng kể đến môi trườn kiểm soát. Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban điều hành. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: nhân tố này tác động đến cách thức doanh nghiệp được điều hành. Nhân tố này được thể hiện thông qua thái độ, quan diểm của người quản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc xử lý thông tin, công việc kế toán, nhân sự.
7 Cơ cấu tổ chức: mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu riêng của mình nên không có khuôn mẫu chung duy nhất, nó phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của doanh nghiệp. Phân định quyền hạn và trách nhiệm: nhân tố này xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế: bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Đánh giá rủi ro Để đánh giá rủi ro, trước tiên doanh nghiệp cần xác định mục tiêu.
Xác định mục tiêu không phải là một nhân tố của kiểm soát nội bộ, nhưng nó là điều kiện tiên quyết để kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được. Quy trình xác định mục tiêu Sự liên Kết quả Xác định Phân loại Trùng lắp kết mục thực hiện mục tiêu mục tiêu mục tiêu tiêu mục tiêu Sơ đồ 1. Quy trình xác định mục tiêu (Nguồn: Giáo trình Kiểm soát nội bộ Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, tác giả tự tổng hợp) Xác định mục tiêu: ở cấp độ toàn đơn vị, mục tiêu thường được trình bày thông sứ mạng của tổ chức và các cam kết về giá trị của tổ chức đối với xã hội. Ở mức độ từng bộ phận, những mục tiêu cụ xuất phát từ chiến lược chung của từng bộ phận, những mục tiêu này phải hòa nhập và nhất quán với mục tiêu chung.
8 Phân loại mục tiêu: phân chia mục tiêu vào các nhóm mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ. Trùng lắp mục tiêu: một mục tiêu có thể được phân loại vào nhiều nhóm mục tiêu tùy thuộc vào cách nhìn nhận tình huống. Sự liên kết mục tiêu: những mục tiêu được xác định không độc lập mà phải bổ sung và liên kết với nhau, phù hợp không những với năng lực và triển vọng của doanh nghiệp, mà còn phù hợp với mục tiêu và chức năng của từng phòng ban. Kết quả thực hiện mục tiêu: doanh nghiệp chỉ có thể đảm bảo hợp lý rằng sẽ đạt được một số mục tiêu nhất, không thể đảm bảo đạt được tất cả mục tiêu.
Rủi ro Dựa trên mục tiệu đã thiết lập, người quản lý cần nhận dạng và phân tích rủi ro để có thể đưa ra những biện pháp để phòng ngừa chúng. Nhận dạng rủi ro Phân tích rủi ro Sơ đồ 1. Quy trình đánh giá rủi ro (Nguồn: Giáo trình Kiểm soát nội bộ Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, tác giả tự tổng hợp) Nhận dạng rủi ro: doanh nghiệp cần nhận biết rủi ro xuất phát từ bên ngoài hay hay bên trong đơn vị mình và xác định phạm vi của rủi ro. Phân tích rủi ro: sau khi đơn vị đã nhận dạng được rủi ro và phạm vi, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích rủi ro.
Có nhiều phương pháp phân tích rủi ro khác nhau nhưng thông thường, doanh nghiệp cần đánh giá tầm quan trọng của rủi ro, đánh giá xác suất khả năng mà rủi ro có thể xảy ra và xém xét phương pháp quản trị rủi ro. Quản trị sự thay đổi 9 Quản trị sự thay đổi bao gồm việc thu nhận, xử lý và báo cáo thông tin về những sự kiện, hoạt động và điểu kiện chỉ ra những thay đổi mà đơn vị cần phản ứng lại. Quá trình này được tiến hành song song, như một phần của quá trình đánh giá rủi ro của đơn vị. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát về doanh nghiệp.
Một thông tin có thể dung cho nhiều mục tiêu khác nhau, như để lập báo cáo tài chính, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay được dùng để điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Dù mục tiêu nào đi nữa, việc quan trọng là thông tin phải phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin tốt cần có các đặc điểm sau: Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược Tích hợp với hoạt động kinh doanh Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ Chất lượng thông tin Mỗi hệ thống thông tin đều cần có chức năng truyền thông để đảm bảo rằng những thông tin được thu thập đều có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để hỗ trợ họ hoàn thành nhiệm vụ. Các hoạt động kiểm soát Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau mà một tổ chức có thể thiết kế và áp dụng để có thể đáp ứng một mục tiêu kiểm soát riêng biệt.
Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm: Soát xét của nhà quản lý cấp cao: là việc soát xét của lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp như so sánh kết quả thực tế so với dự toán, dự báo, với kỳ 10 trước hay với đối thủ khác. Việc phân tích và theo dõi các kết quả này là một loại hoạt động kiểm soát trong đơn vị. Quản trị hoạt động: người quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét các báo cáo về hiệu quả của từng bộ phận mà mình phụ trách so với dự toán/kế hoạch đã đề ra để đảm bảo đang đi đúng hướng và sẽ đạt được các mục tiêu đã định. Phân chia trách nhiệm hợp lý: phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ làm giảm thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp phát hiện ra sai sót, gian lận này trong quá trình tốt nghiệp.
Yêu cầu của nhân tố này là phải không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ và tách biệt giữa các chức năng với nhau.