Thực Trạng Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng – Thu Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Gạch Ngói Cầu Họ

Bài viết phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần gạch ngói Cầu Họ.

• Tác giả: Hoàng Thị Lê
• Người hướng dẫn: ThS. Phạm Thị Hồng Quyên
• Trường học: Đại học Kinh tế Huế
• Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán
• Đề tài: Thực Trạng Công Tác Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng – Thu Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Gạch Ngói Cầu Họ
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Huế

Mục lục chi tiết

• LỜI CÁM ƠN
• I. PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
• I.1. Lý do chọn đề tài
• I.2. Mục tiêu nghiên cứu
• I.3. Đối tượng nghiên cứu
• I.4. Phạm vi nghiên cứu
• I.5. Phương pháp nghiên cứu
• I.6. Kết cấu đề tài
• II. PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.3. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• 1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• 1.4.1. Môi trường kiểm soát
• 1.4.2. Đánh giá rủi ro
• 1.4.3. Hoạt động kiểm soát
• 1.4.4. Thông tin và truyền thông
• 1.4.5. Giám sát
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ
• 2.1. Cơ sở thực tiễn
• 2.1.1. Tổng quan về Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ - Hà Tĩnh
• 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
• 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
• 2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
• 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
• 2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
• 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán của công ty
• 2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy kế toán
• 2.1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
• 2.1.5.3. Hình thức tổ chức kế toán tại công ty
• 2.1.5.3.1. Hình thức tổ chức kế toán
• 2.1.5.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản
• 2.1.5.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán
• 2.1.5.3.4. Các chính sách kế toán được áp dụng tại công ty
• 2.1.5.3.5. Hình thức sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán
• 2.1.5.4. Tình hình tài sản nguồn vốn của công ty giai đoạn 2016-2018
• 2.1.5.5. Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty 2016-2018
• 2.1.5.6. Tình hình lao động
• 2.2. Đặc điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ Phần Gạch ngói Cầu Họ
• 2.2.1. Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty
• 2.2.2. Nhận và xử lý đơn đặt hàng
• 2.2.3. Ví dụ về chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
• 2.2.4. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty
• 2.2.4.1. Môi trường kiểm soát
• 2.2.4.2. Đánh giá rủi ro
• 2.2.4.3. Hoạt động kiểm soát
• 2.2.4.4. Thông tin và truyền thông
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ
• 3.1. Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ
• 3.2. Đánh giá chung. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ
• PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Kiểm Soát Nội Bộ Trong Bán Hàng Cầu Họ

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là xương sống của mọi tổ chức, đặc biệt quan trọng trong chu trình bán hàng. Tại Công ty Cổ phần Gạch Ngói Cầu Họ, KSNB không chỉ bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo COSO, KSNB là một quá trình được chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và nhân viên. Hệ thống này cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Một hệ thống KSNB mạnh mẽ giúp Cầu Họ đối phó với rủi ro, ngăn ngừa gian lận và đảm bảo hoạt động kinh doanh trôi chảy. Việc đánh giá và cải thiện liên tục hệ thống KSNB là yếu tố then chốt để Cầu Họ duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

1.1. Định Nghĩa và Mục Tiêu Của Kiểm Soát Nội Bộ

Kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm các chính sách và thủ tục do ban giám đốc thiết lập. Mục tiêu chính là đảm bảo quản lý chặt chẽ và hiệu quả hoạt động. Theo IFAC, KSNB hướng đến bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy thông tin, tuân thủ luật pháp, và hiệu quả quản lý. COSO nhấn mạnh KSNB là quá trình liên tục, đảm bảo hợp lý để đạt mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Tại Gạch Ngói Cầu Họ, KSNB cần được thiết kế để phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong chu trình bán hàng – thu tiền.

1.2. Vai Trò Của Kiểm Soát Nội Bộ Trong Chu Trình Bán Hàng

KSNB đóng vai trò then chốt trong chu trình bán hàng, từ nhận đơn hàng đến thu tiền. Nó giúp đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận chính xác và đầy đủ, giảm thiểu sai sót và gian lận. KSNB bao gồm các thủ tục như kiểm tra phê duyệt đơn hàng, đối chiếu số liệu kho, và kiểm soát công nợ. Tại Gạch Ngói Cầu Họ, KSNB giúp quản lý dòng tiền hiệu quả, đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn, và ngăn ngừa thất thoát tài sản. Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá tính hiệu quả của KSNB và điều chỉnh khi cần thiết.

II. Thách Thức Trong Kiểm Soát Bán Hàng Tại Gạch Ngói Cầu Họ

Công ty Cổ phần Gạch Ngói Cầu Họ đối mặt với nhiều thách thức trong việc kiểm soát chu trình bán hàng. Sự phức tạp của quy trình, từ nhận đơn hàng đến giao hàng và thu tiền, tạo ra kẽ hở cho sai sót và gian lận. Rủi ro có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm sai sót trong nhập liệu, gian lận từ nhân viên, và các vấn đề liên quan đến quản lý kho. Hơn nữa, sự phân tán địa lý của các cơ sở kinh doanh cũng gây khó khăn cho việc giám sát và kiểm soát tập trung. Để vượt qua những thách thức này, Cầu Họ cần tăng cường hệ thống KSNB, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong mọi hoạt động.

2.1. Rủi Ro Tiềm Ẩn Trong Quy Trình Bán Hàng Thu Tiền

Rủi ro trong quy trình bán hàng – thu tiền có thể gây thiệt hại lớn. Các rủi ro bao gồm: ghi nhận doanh thu không chính xác, thất thoát hàng tồn kho, thu hồi công nợ chậm trễ, và gian lận từ nhân viên. Theo tài liệu nghiên cứu, các sai phạm thường gặp là lập hóa đơn khống, giao hàng thiếu, và biển thủ tiền bán hàng. Gạch Ngói Cầu Họ cần xác định rõ các rủi ro tiềm ẩn và thiết lập các biện pháp kiểm soát phù hợp để giảm thiểu tác động tiêu cực.

2.2. Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Hiệu Quả KSNB Bán Hàng

Hiệu quả KSNB bán hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Môi trường kiểm soát yếu kém, thiếu quy trình đánh giá rủi ro, và hệ thống thông tin lạc hậu có thể làm giảm hiệu quả KSNB. Gạch Ngói Cầu Họ cần đầu tư vào việc xây dựng môi trường kiểm soát mạnh mẽ, đánh giá rủi ro định kỳ, và nâng cấp hệ thống thông tin để đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả.

2.3. Ảnh Hưởng Của Tổ Chức Kế Toán Đến Bán Hàng

Tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát chu trình bán hàng. Một hệ thống kế toán hiệu quả đảm bảo ghi nhận chính xác và kịp thời các giao dịch bán hàng, cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc ra quyết định. Tại Gạch Ngói Cầu Họ, việc tổ chức kế toán khoa học giúp theo dõi doanh thu, quản lý công nợ, và phát hiện sai sót. Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng và kế toán là yếu tố then chốt để KSNB hoạt động hiệu quả.

III. Phương Pháp Kiểm Soát Hiệu Quả Chu Trình Bán Hàng Cầu Họ

Để nâng cao hiệu quả kiểm soát chu trình bán hàng, Công ty Cổ phần Gạch Ngói Cầu Họ cần áp dụng các phương pháp kiểm soát toàn diện. Điều này bao gồm việc thiết lập các quy trình kiểm soát chi tiết cho từng giai đoạn của chu trình bán hàng, từ nhận đơn hàng đến thu tiền. Các thủ tục kiểm soát cần được thiết kế để ngăn ngừa sai sót và gian lận, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Ngoài ra, Cầu Họ cần đầu tư vào đào tạo nhân viên về KSNB và sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa các quy trình kiểm soát.

3.1. Thủ Tục Kiểm Soát Chi Tiết Từng Giai Đoạn Bán Hàng

Thủ tục kiểm soát cần được thiết lập chi tiết cho từng giai đoạn bán hàng. Giai đoạn nhận đơn hàng cần kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng, phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Giai đoạn xuất kho cần đối chiếu số lượng hàng hóa với đơn hàng và phiếu xuất kho. Giai đoạn lập hóa đơn cần kiểm tra tính chính xác của thông tin và số tiền. Giai đoạn thu tiền cần đối chiếu số tiền thu được với hóa đơn và ghi nhận vào sổ sách kế toán. Gạch Ngói Cầu Họ cần xây dựng sổ tay hướng dẫn chi tiết cho từng thủ tục kiểm soát.

3.2. Sử Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong KSNB Bán Hàng

Công nghệ thông tin (CNTT) có thể giúp tự động hóa nhiều quy trình kiểm soát, giảm thiểu sai sót và gian lận. Hệ thống ERP có thể tích hợp các chức năng bán hàng, kế toán, và quản lý kho, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời. Phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp theo dõi đơn hàng, quản lý công nợ, và phân tích hiệu quả bán hàng. Gạch Ngói Cầu Họ nên xem xét đầu tư vào các giải pháp CNTT để nâng cao hiệu quả KSNB.

IV. Đánh Giá Thực Trạng KSNB Chu Trình Bán Hàng Tại Cầu Họ

Việc đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Gạch Ngói Cầu Họ là bước quan trọng để xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống hiện tại. Đánh giá cần tập trung vào các khía cạnh như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Kết quả đánh giá sẽ cung cấp cơ sở để đề xuất các giải pháp cải thiện KSNB, giúp Cầu Họ nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro.

4.1. Phân Tích Điểm Mạnh Và Điểm Yếu Của Hệ Thống KSNB

Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống KSNB là cần thiết. Điểm mạnh có thể là quy trình kiểm soát chặt chẽ ở một số giai đoạn bán hàng, hoặc sự tham gia tích cực của nhân viên vào KSNB. Điểm yếu có thể là thiếu quy trình đánh giá rủi ro chính thức, hoặc hệ thống thông tin lạc hậu. Gạch Ngói Cầu Họ cần thực hiện đánh giá khách quan và toàn diện để xác định chính xác các điểm mạnh và điểm yếu.

4.2. So Sánh Với Chuẩn Mực KSNB Và Thông Lệ Tốt Nhất

So sánh hệ thống KSNB của Gạch Ngói Cầu Họ với chuẩn mực KSNB (ví dụ: COSO) và thông lệ tốt nhất trong ngành giúp xác định các khoảng trống cần cải thiện. Điều này bao gồm việc so sánh quy trình kiểm soát, hệ thống thông tin, và môi trường kiểm soát. Kết quả so sánh sẽ cung cấp hướng dẫn cho việc xây dựng kế hoạch cải thiện KSNB.

V. Giải Pháp Nâng Cao Chất Lượng KSNB Bán Hàng Tại Cầu Họ

Để nâng cao chất lượng KSNB bán hàng, Công ty Cổ phần Gạch Ngói Cầu Họ cần triển khai các giải pháp đồng bộ và toàn diện. Các giải pháp này bao gồm việc xây dựng môi trường kiểm soát mạnh mẽ, thiết lập quy trình đánh giá rủi ro chính thức, tăng cường hoạt động kiểm soát, cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông, và tăng cường giám sát. Quan trọng hơn, Cầu Họ cần đảm bảo sự cam kết từ ban lãnh đạo và sự tham gia của tất cả nhân viên vào quá trình cải thiện KSNB.

5.1. Hoàn Thiện Quy Trình Đánh Giá Rủi Ro Trong Bán Hàng

Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro là rất quan trọng. Gạch Ngói Cầu Họ cần xác định tất cả các rủi ro tiềm ẩn trong chu trình bán hàng, đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro, và thiết lập các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro. Quy trình đánh giá rủi ro cần được thực hiện định kỳ và cập nhật khi có thay đổi trong môi trường kinh doanh.

5.2. Tăng Cường Đào Tạo Về KSNB Cho Nhân Viên Bán Hàng

Đào tạo nhân viên về KSNB là yếu tố then chốt. Nhân viên cần hiểu rõ tầm quan trọng của KSNB, các quy trình kiểm soát liên quan đến công việc của họ, và cách thức phát hiện và báo cáo sai phạm. Gạch Ngói Cầu Họ nên tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về KSNB cho nhân viên bán hàng, và đánh giá hiệu quả đào tạo để đảm bảo nhân viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết.

5.3. Cải Tiến Hệ Thống Thông Tin Và Truyền Thông Nội Bộ

Cải tiến hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ là cần thiết để đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác và kịp thời. Gạch Ngói Cầu Họ cần xây dựng hệ thống báo cáo hiệu quả, đảm bảo thông tin được cung cấp cho người có thẩm quyền để ra quyết định. Đồng thời, cần thiết lập các kênh thông tin phản hồi để nhân viên có thể báo cáo các sai phạm hoặc đề xuất cải tiến.

VI. Triển Vọng KSNB Trong Bán Hàng Tại Công Ty Gạch Ngói Cầu Họ

Triển vọng KSNB trong bán hàng tại Công ty Cổ phần Gạch Ngói Cầu Họ là rất lớn. Với sự cam kết từ ban lãnh đạo và sự tham gia của tất cả nhân viên, Cầu Họ có thể xây dựng một hệ thống KSNB mạnh mẽ, hiệu quả, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro, và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường. Việc đầu tư vào KSNB không chỉ là chi phí mà còn là đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp.

6.1. Ứng Dụng Mô Hình KSNB COSO Trong Bán Hàng

Việc ứng dụng mô hình KSNB COSO sẽ mang lại nhiều lợi ích cho Gạch Ngói Cầu Họ. COSO cung cấp một khuôn khổ toàn diện cho việc thiết kế, thực hiện, và đánh giá KSNB. Bằng cách áp dụng COSO, Cầu Họ có thể đảm bảo rằng hệ thống KSNB đáp ứng các yêu cầu về hoạt động, báo cáo, và tuân thủ.

6.2. KSNB Đóng Góp Vào Phát Triển Bền Vững Của Công Ty

KSNB đóng góp quan trọng vào sự phát triển bền vững của công ty. Một hệ thống KSNB mạnh mẽ giúp Gạch Ngói Cầu Họ quản lý rủi ro, tuân thủ pháp luật, và sử dụng hiệu quả nguồn lực. Điều này giúp công ty hoạt động ổn định, tạo ra giá trị cho cổ đông, và đóng góp vào sự phát triển kinh tế xã hội.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường với áp lực cạnh tranh gia tăng giữa các doanh nghiệp sản xuất trong và ngoài nước, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) vững mạnh là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, ngăn ngừa thất thoát và đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính. Đối với các đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng, chu trình bán hàng – thu tiền là khâu then chốt hoàn tất vòng luân chuyển vốn, trực tiếp quyết định đến thanh khoản và kết quả sản xuất kinh doanh.

Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ là đơn vị có bề dày hoạt động tại tỉnh Hà Tĩnh, chuyên sản xuất và kinh doanh các loại gạch, ngói đất sét nung với hai cơ sở sản xuất trên địa bàn huyện Cẩm Xuyên. Do đặc thù hoạt động buôn bán diễn ra liên tục, khối lượng hàng hóa xuất kho lớn, đối tượng khách hàng đa dạng và mạng lưới tiêu thụ rộng khắp, chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty luôn tiềm ẩn nguy cơ xảy ra sai sót, gian lận, chiếm dụng vốn hoặc phát sinh nợ khó đòi nếu các thủ tục kiểm soát không được tổ chức chặt chẽ. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả Hoàng Thị Lê đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình này tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua các nhiệm vụ:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp.
2. Tìm hiểu, phân tích thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ.
3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại trong công tác kiểm soát; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả KSNB cho chu trình này tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ, bao gồm các quy định, thủ tục kiểm soát trong từng công đoạn từ nhận đơn hàng, xét duyệt bán chịu, xuất giao hàng, lập hóa đơn đến theo dõi công nợ và thu tiền.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở chính của Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ (xã Cẩm Hưng, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh).
• Phạm vi thời gian: Số liệu phân tích thực trạng tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được thu thập trong giai đoạn 3 năm (2016 – 2018); các chứng từ, sổ sách minh họa cho quy trình kiểm soát được khảo sát từ các nghiệp vụ thực tế phát sinh trong năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng khung phân tích dựa trên sự kết hợp giữa lý thuyết kiểm soát nội bộ hiện đại và hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán hiện hành:

• Khung lý thuyết tiếp cận: Báo cáo COSO 2013 (Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính) với mô hình tích hợp 5 bộ phận cấu thành (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát) và 17 nguyên tắc kiểm soát nền tảng; Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế ISA 400 và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 400 về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro; các định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) và Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA).
• Quy định kế toán áp dụng tại đơn vị nghiên cứu: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính; phương pháp hạch toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai thông qua hai nhóm phương pháp:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp cơ sở lý thuyết qua giáo trình chuyên ngành, chuẩn mực kiểm toán, văn bản pháp quy, các công trình khóa luận cùng chuyên ngành trước đó (như nghiên cứu của Hoàng Thục Uyên tại Nhà máy gạch Tuynen 1-5, Nguyễn Thị Dương Khanh tại Dệt may Huế, Nguyễn Hồng Hoàng Nhi tại Công ty Phương Nam); thu thập báo cáo tài chính giai đoạn 2016 – 2018, hệ thống chứng từ kế toán (Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có) và sổ sách kế toán trên phần mềm tại phòng Kế toán tài vụ.
  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp các hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho thành phẩm và quy trình xử lý chứng từ tại văn phòng; thực hiện phỏng vấn trực tiếp nhân viên bán hàng, thủ kho, kế toán công nợ, kế toán thanh toán và kế toán trưởng.
• Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp phân tích – tổng hợp để hệ thống hóa dữ liệu; phương pháp so sánh, đối chiếu giữa chuẩn mực lý thuyết kiểm soát (mô hình COSO) với thực tế vận hành tại công ty để nhận diện khoảng cách kiểm soát, chỉ ra những điểm mạnh, rủi ro tiềm ẩn và nguyên nhân gây ra hạn chế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

Chương này tập trung làm rõ bản chất của hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2013 và các chuẩn mực kiểm toán quốc tế, xác lập 3 nhóm mục tiêu cốt lõi: mục tiêu hoạt động (sự hữu hiệu và hiệu quả), mục tiêu báo cáo (độ tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính), và mục tiêu tuân thủ (chấp hành pháp luật và quy chế nội bộ). Tác giả phân tích chi tiết 5 thành phần cấu thành KSNB gắn liền với 17 nguyên tắc vận hành:

Bộ phận cấu thành	Số nguyên tắc	Nội dung kiểm soát trọng tâm
Môi trường kiểm soát	Nguyên tắc 1 – 5	Cam kết về tính chính trực, giá trị đạo đức; tính độc lập và giám sát của HĐQT; cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn; chính sách nhân sự; xác lập trách nhiệm giải trình.
Đánh giá rủi ro	Nguyên tắc 6 – 9	Thiết lập mục tiêu rõ ràng; nhận diện rủi ro toàn đơn vị và rủi ro hoạt động; đánh giá rủi ro gian lận tiềm tàng; quản trị các thay đổi kinh doanh và nhân sự.
Hoạt động kiểm soát	Nguyên tắc 10 – 12	Xây dựng kiểm soát phòng ngừa, phát hiện và bù đắp; kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng CNTT; thực hiện phân chia trách nhiệm, ủy quyền, bảo vệ tài sản và phân tích rà soát.
Thông tin & truyền thông	Nguyên tắc 13 – 15	Thu thập, xử lý thông tin chất lượng; truyền thông nội bộ đa chiều; thiết lập kênh truyền thông chính thức với khách hàng và đối tác bên ngoài.
Giám sát	Nguyên tắc 16 – 17	Thực hiện giám sát thường xuyên trong quá trình vận hành; tổ chức đánh giá định kỳ; báo cáo và xử lý kịp thời các khiếm khuyết kiểm soát.

Đi sâu vào chu trình bán hàng – thu tiền, tác giả hệ thống hóa 6 chức năng cơ bản: xử lý đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập và kiểm tra hóa đơn, xử lý và ghi sổ doanh thu, theo dõi thanh toán và thu tiền (bao gồm xử lý giảm trừ doanh thu và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi).

Giai đoạn nghiệp vụ	Mục tiêu kiểm soát cụ thể	Rủi ro và gian lận tiềm ẩn
Xử lý Đơn đặt hàng	Tiếp nhận kịp thời, đúng nhu cầu, không bỏ sót giao dịch; bán cho khách hàng có thật.	Bán hàng vượt năng lực cung ứng; ghi sai đơn giá, quy cách; nhầm lẫn đơn đặt hàng giữa các khách hàng.
Xét duyệt bán chịu	Đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng; cấp hạn mức tín dụng phù hợp.	Bán chịu tùy tiện; cấp quá hạn mức tín dụng nhằm chạy doanh thu dẫn đến nợ xấu không thu hồi được.
Giao hàng	Giao đúng số lượng, chủng loại, thời gian, địa điểm; bảo toàn phẩm chất vật chất.	Giao hàng không có lệnh xuất; thất thoát, đổ vỡ trong quá trình bốc xếp; phát sinh chi phí vận chuyển ngoài dự kiến.
Lập hóa đơn và thu tiền	Tính đúng giá trị; hóa đơn lập đầy đủ, hợp lệ; thu đủ và kịp thời tiền bán hàng.	Bán hàng không xuất hóa đơn; lập hóa đơn sai thông tin; nhân viên chiếm đoạt tiền mặt; lập hóa đơn khống.
Quản lý nợ phải thu	Theo dõi chi tiết từng đối tượng; đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn; trích lập dự phòng đầy đủ.	Hành vi gối đầu (lapping); tạo số dư cân bằng giả; làm giả thư nhắc nợ; xóa sổ nợ phải thu sai quy định.

Chương 1 cũng tổng kết các thủ tục kiểm soát chung quan trọng, gồm nguyên tắc bất kiêm nhiệm (tách biệt giữa bán hàng – xét duyệt bán chịu – thủ quỹ – ghi sổ công nợ), kiểm soát ứng dụng trên phần mềm kế toán, đánh số liên tục các chứng từ quan trọng (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho) và đối chiếu độc lập định kỳ.

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ

Chương 2 mô tả chi tiết hồ sơ doanh nghiệp và thực tế công tác kiểm soát tại đơn vị nghiên cứu:

• Tổng quan đơn vị: Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ có tiền thân là Xí nghiệp Gạch ngói Cầu Thành (thành lập theo Quyết định số 165 ngày 08/01/1975). Sau giai đoạn bao cấp, xí nghiệp được thành lập lại theo Quyết định số 151 ngày 03/02/1993 của UBND tỉnh Hà Tĩnh (Giấy phép kinh doanh số 831). Thực hiện Nghị định số 64/2002/NĐ-CP, xí nghiệp chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần theo Quyết định số 2092 ngày 02/09/2003 của UBND tỉnh Hà Tĩnh. Năm 2007, công ty đầu tư mở rộng cơ sở sản xuất thứ hai tại xã Cẩm Quang (cách trụ sở 7 km). Tổng diện tích mặt bằng đạt 9,7 ha; công suất thiết kế đạt khoảng 20 triệu viên gạch các loại/năm; vốn điều lệ 2.000 triệu đồng; Giám đốc điều hành là ông Hoàng Văn Long.
• Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán:
  • Bộ máy quản trị vận hành theo mô hình trực tuyến – chức năng: Hội đồng quản trị $\rightarrow$ Giám đốc điều hành $\rightarrow$ Phó Giám đốc phụ trách kế hoạch $\rightarrow$ Phòng Tổ chức Hành chính – Lao động tiền lương, Phòng Kế toán tài vụ và 2 nhà máy sản xuất (gồm các tổ tạo hình, xếp gòong, xếp lò than, điện cơ, bảo dưỡng gạch).
  • Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung: Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo Kế toán thanh toán vật tư, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán công nợ, Kế toán bán hàng, Bộ phận kho quỹ và Thống kê phân xưởng.
  • Hình thức kế toán áp dụng là Kế toán máy trên nền Nhật ký chung, sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán OPEN ACCOUNTING do Công ty TNHH Tin học Hùng Cường (Hà Tĩnh) cung cấp.
• Thực trạng vận hành chu trình bán hàng – thu tiền: Tác giả phân tích quy trình luân chuyển chứng từ thực tế qua 4 lưu đồ nghiệp vụ (Lưu đồ 2.1 đến 2.4) và minh họa bằng nghiệp vụ cụ thể phát sinh với Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Thành An:
  • Giai đoạn tiếp nhận và xử lý ĐĐH: Nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, kiểm tra lượng tồn kho trên phần mềm và đối chiếu bảng giá.
  • Giai đoạn xuất kho và giao hàng: Lập Phiếu xuất bán sản phẩm thành 3 liên (giao khách hàng, thủ kho ghi thẻ kho, kế toán lưu), chuyển phân xưởng bốc xếp và vận chuyển.
  • Giai đoạn lập hóa đơn và theo dõi doanh thu: Kế toán bán hàng căn cứ phiếu xuất kho đã ký nhận để phát hành Hóa đơn GTGT 3 liên và ghi nhận doanh thu trên phần mềm Open Accounting.
  • Giai đoạn thanh toán: Thu tiền mặt qua thủ quỹ (lập Phiếu thu) hoặc nhận tiền gửi ngân hàng (căn cứ Giấy báo Có); kế toán công nợ theo dõi tài khoản 131 chi tiết theo từng khách hàng.
• Khảo sát 5 bộ phận KSNB tại công ty:
  • Môi trường kiểm soát: Đã ban hành chuẩn mực đạo đức, nội quy lao động và sơ đồ phân công nhiệm vụ rõ ràng; tuy nhiên việc phân định quyền hạn trong xét duyệt bán chịu chưa thành văn bản quy chuẩn cụ thể.
  • Đánh giá rủi ro: Tác giả lập Bảng 2.3 tổng hợp rủi ro, ghi nhận công ty chưa có bộ phận chuyên trách đánh giá rủi ro định kỳ mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm điều hành của Ban Giám đốc.
  • Hoạt động kiểm soát: Có thực hiện kiểm soát chứng từ, đánh số thứ tự trước khi in; tuy nhiên vẫn tồn tại tình trạng kiêm nhiệm giữa theo dõi bán hàng và đôn đốc thu nợ, thủ tục kiểm tra độc lập chưa tiến hành thường xuyên.
  • Thông tin và truyền thông: Dữ liệu kế toán được cập nhật vào phần mềm Open Accounting; việc trao đổi thông tin nội bộ giữa phân xưởng và văn phòng kế toán chủ yếu qua báo cáo của thống kê phân xưởng cuối ngày.
  • Giám sát: Hoạt động giám sát chủ yếu do Giám đốc và Kế toán trưởng thực hiện trực tiếp, chưa thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập.

Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp và giải pháp hoàn thiện:

• Đánh giá điểm mạnh: Công ty duy trì bộ máy kế toán gọn nhẹ, vận hành phần mềm kế toán ổn định; các chứng từ quan trọng (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu xuất kho) được quản lý theo số seri và lưu trữ đầy đủ; có sự phân công bước đầu giữa thủ kho, thủ quỹ và kế toán phần hành.
• Đánh giá hạn chế: Chưa xây dựng chính sách xét duyệt bán chịu bằng văn bản với các hạn mức tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng; việc đánh giá khả năng trả nợ của người mua còn cảm tính; công tác đối chiếu công nợ định kỳ chưa chặt chẽ; thiếu sự kiểm tra chéo độc lập giữa dữ liệu ghi nhận tại phân xưởng sản xuất và số liệu vào sổ tại phòng kế toán; chưa có kiểm toán nội bộ.
• Giải pháp đề xuất:
  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát và quản trị rủi ro: Ban hành quy chế bán hàng và xét duyệt tín dụng cụ thể; quy định rõ thẩm quyền phê duyệt bán chịu căn cứ theo giá trị đơn hàng và lịch sử thanh toán của khách hàng.
  2. Tăng cường hoạt động kiểm soát nghiệp vụ: Thực hiện nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm; tách biệt chức năng lập lệnh bán hàng với xét duyệt bán chịu; thiết lập thủ tục kiểm tra độc lập ngẫu nhiên đối với các hóa đơn có giá trị lớn trước khi xuất hàng.
  3. Cải tiến công tác quản lý công nợ và thu tiền: Định kỳ hàng tháng gửi biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng; lập bảng phân tích tuổi nợ để kịp thời phát hiện nợ quá hạn và trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định.
  4. Nâng cấp hệ thống thông tin và kiểm soát phần mềm: Thiết lập phân quyền truy cập chặt chẽ trên phần mềm Open Accounting; tăng cường kiểm soát nhập liệu tự động và sao lưu dữ liệu kế toán định kỳ nhằm phòng tránh rủi ro mất mát dữ liệu.
  5. Tổ chức hoạt động giám sát nội bộ: Tăng cường vai trò kiểm tra định kỳ và đột xuất của Ban kiểm soát/Kế toán trưởng đối với khâu xuất kho tại cả hai cơ sở sản xuất.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận mang lại những kết quả và giá trị thực tế sau:

• Kết quả thực nghiệm: Phản ánh bức tranh chân thực về công tác tổ chức kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại một doanh nghiệp sản xuất gạch ngói cụ thể ở khu vực Bắc Trung Bộ; cung cấp số liệu phân tích về hệ thống tài khoản kế toán (áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC), hệ thống chứng từ và quy trình kiểm soát thực tế tại hai nhà máy của công ty.
• Giải pháp thực tiễn: Hệ thống giải pháp đề xuất bám sát đặc thù sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng (hàng hóa cồng kềnh, tiêu thụ theo tiến độ công trình, tỷ trọng giao dịch tiền mặt và công nợ ngắn hạn cao), giúp doanh nghiệp có cơ sở hoàn thiện quy trình phê duyệt bán chịu, nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và hạn chế thất thoát hàng hóa.
• Đóng góp học thuật: Đề tài đã vận dụng thành công khung lý thuyết kiểm soát nội bộ COSO 2013 và các chuẩn mực kiểm toán (ISA 400, VSA 400) vào phân tích một chu trình nghiệp vụ cụ thể trong doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ; kế thừa và bổ sung dữ liệu thực nghiệm cho các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ ngành vật liệu xây dựng tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số điểm hạn chế xuất phát từ điều kiện nghiên cứu:

• Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế tập trung chủ yếu tại trụ sở chính (xã Cẩm Hưng), chưa đi sâu đánh giá chi tiết sự khác biệt trong công tác kiểm soát kho và xuất bán tại cơ sở 2 (xã Cẩm Quang); dữ liệu báo cáo tài chính phân tích dừng lại ở giai đoạn 2016 – 2018; đề tài chỉ giới hạn trong chu trình bán hàng – thu tiền mà chưa liên kết đánh giá đồng thời với chu trình sản xuất và chu trình mua hàng – thanh toán.
• Hướng phát triển: Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang toàn bộ các chu trình nghiệp vụ trọng yếu của doanh nghiệp; khảo sát, đánh giá sự thay đổi của hệ thống KSNB khi công ty chuyển đổi áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC (thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC); nghiên cứu ứng dụng các giải pháp số hóa và hóa đơn điện tử trong quản trị chu trình bán hàng.

Giá trị tham khảo

Công trình nghiên cứu có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên, học viên ngành Kế toán – Kiểm toán: Cung cấp tài liệu tham khảo hoàn chỉnh về phương pháp luận nghiên cứu thực trạng KSNB theo khung COSO 2013; phương pháp vẽ lưu đồ nghiệp vụ luân chuyển chứng từ (ĐĐH, PXK, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu) và cách thức thiết kế bảng đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng – thu tiền.
• Người làm đề tài về KSNB doanh nghiệp sản xuất: Cung cấp cơ sở dữ liệu mẫu, hệ thống chỉ tiêu phân tích và các tình huống kiểm soát thực tế trong ngành vật liệu xây dựng.
• Ban điều hành và cán bộ kế toán Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ: Bản đánh giá chi tiết là tài liệu tham khảo quản lý hữu ích giúp doanh nghiệp rà soát lại các lỗ hổng kiểm soát, từ đó ban hành quy chế bán hàng và xét duyệt bán chịu chặt chẽ hơn.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ nào làm nền tảng phân tích chính?
Tác giả sử dụng khung kiểm soát nội bộ của Báo cáo COSO 2013 (gồm 3 nhóm mục tiêu: hoạt động, báo cáo, tuân thủ và 5 bộ phận cấu thành với 17 nguyên tắc) kết hợp với các định nghĩa, hướng dẫn từ Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế ISA 400 và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 400.

2. Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, tổ chức theo hình thức Kế toán máy trên nền Nhật ký chung, sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán OPEN ACCOUNTING do Công ty TNHH Tin học Hùng Cường (Hà Tĩnh) cung cấp.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ được tổ chức như thế nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Kế toán tài vụ, đứng đầu là Kế toán trưởng phụ trách chung, bên dưới gồm 5 bộ phận/chức danh phần hành: Kế toán thanh toán vật tư, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán công nợ, Kế toán bán hàng, Bộ phận kho quỹ và nhân viên Thống kê phân xưởng.

4. Những rủi ro và thủ thuật gian lận chính trong chu trình thu tiền được tác giả hệ thống hóa là gì?
Các rủi ro và thủ thuật gian lận điển hình gồm có: thủ thuật gối đầu nợ (lapping - lấy tiền trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng trước), tạo cân bằng giả trên sổ sách, làm giả hoặc sửa đổi thư nhắc nợ, đề nghị xóa sổ nợ phải thu khống để chiếm đoạt tiền, và biển thủ tiền mặt thu trực tiếp từ khách hàng nhưng không vào sổ.

5. Phạm vi nghiên cứu về không gian và dữ liệu thời gian của khóa luận được xác định ra sao?
Về không gian, đề tài thực hiện tại trụ sở chính Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ (xã Cẩm Hưng, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh). Về thời gian, số liệu báo cáo tài chính phân tích được lấy trong 3 năm từ 2016 đến 2018, các chứng từ sổ sách minh họa thực tế được thu thập trong năm 2019.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Lê đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền theo khung chuẩn mực COSO 2013 và các chuẩn mực kiểm toán hiện hành. Thông qua việc khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ, nghiên cứu đã phản ánh rõ thực trạng tổ chức bộ máy kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ và nhận diện những khoảng trống kiểm soát trong xét duyệt bán chịu và quản lý công nợ. Các giải pháp được đề xuất mang tính cụ thể, phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng và có giá trị ứng dụng trực tiếp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Định nghĩa KSNB đóng vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó khái niệm về kiểm soát nội bộ đã trở thành một hệ thống lý luận và rất đa dạng. Sau đây là một vài định nghĩa nổi bật. Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC –The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận rong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.

Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (VSA) 400 : Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng 4 of Economics, Hue University nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sửdụng có hiệu quảtài sản của đơn vị Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, là Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa trên, Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới, bao gồm: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và cả báo cáo phi tài chính cho bên ngoài và bên trong: Nhóm mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài.

+ Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Sứ tồn tại và phát triển của tổ chức là một quá trình đối phó không ngừng với các rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Để đối phó với các rủi ro, tổ chức cần thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu như không có hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, yếu kém sẽ dễ dẫn đến các gian lận và rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

5 of Economics, Hue University Các yếu kém trong hệ thống KSNB sẽ gây ra những tổn thất to lớn đối với doanh nghiệp và gây cản trở đối với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nói cách khác hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giảm thiểu rủi ro công việc không đạt được một, hai hay cả ba nhóm mục tiêu xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo báo cáo của COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng là giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Theo Báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.

+ Quan điểm của lãnh đạo cao cấp nhất trong đơn vị. Nó chính là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu không có quan điểm đúng đắn và rõ ràng từ cấp cao nhất, không thể xây dựng văn hóa lành mạnh về kiểm soát, vì vậy nhà lanh đạo cao cấp nhất có thể được xem là người là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. + Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vi.

+ Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị 6 of Economics, Hue University đọa đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá sự tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm thông qua các kênh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.

Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. + Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều hành để đánh giá khách quan cũng như có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng.

+ Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành HTKSNB liên quan đến cả năm bộ phận của HTKSNB. Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện nguyên tắc này, cần chú ý các điểm quan trọng sau: + Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. + Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong 7 of Economics, Hue University việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.

+ Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thể hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các các hướng dẫn, quy định này vào thực tế.

Và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là cơ sở để giúp đơn vị đạt được mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. + Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách và nguồn nhân lực thể hiện thông qua việc thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Thông qua quá trinh tuyển dụng đào tạo, định hướng và đánh giá.