Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn, hiệu quả và bền vững của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực chứng khoán. Tại Việt Nam, Công ty TNHH Chứng khoán Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (VCBS) là một trong những đơn vị tiên phong trong việc áp dụng và hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quản trị rủi ro. Giai đoạn 2021-2023, VCBS ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ với tổng tài sản tăng từ khoảng 7,36 nghìn tỷ đồng lên hơn 11,7 nghìn tỷ đồng, vốn chủ sở hữu tăng 170%, đồng thời lợi nhuận sau thuế năm 2023 đạt gần 488 tỷ đồng, tăng 141% so với năm 2022. Tuy nhiên, hoạt động KSNB tại VCBS vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được hoàn thiện để nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát rủi ro.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng KSNB tại VCBS trong giai đoạn 2021-2023, đánh giá các thành phần cấu thành, xác định những điểm mạnh và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với đặc thù công ty TNHH 100% vốn nhà nước trong lĩnh vực chứng khoán. Nghiên cứu có phạm vi không gian tại trụ sở chính và các chi nhánh của VCBS, với phạm vi thời gian tập trung vào ba năm gần nhất nhằm phản ánh sát thực tế hoạt động và quản trị rủi ro. Kết quả nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, bảo vệ quyền lợi khách hàng, cổ đông và tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời hỗ trợ công tác quản lý, điều hành của Ban lãnh đạo VCBS.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình kiểm soát nội bộ tiêu biểu, bao gồm:

  • Mô hình COSO (2013): Xác định KSNB là một quy trình do Ban quản lý và nhân viên thiết lập nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ pháp luật. Mô hình này gồm 5 thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

  • Mục tiêu KSNB theo IFAC: Tập trung vào bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy thông tin, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  • Các nguyên tắc thiết kế KSNB: Toàn diện, nguyên tắc “4 mắt”, cân nhắc lợi ích – chi phí, phân công phân nhiệm, phân chia trách nhiệm thích hợp, phê chuẩn đúng đắn, chứng từ và sổ sách đầy đủ, bảo vệ tài sản, kiểm tra độc lập và phân tích rà soát.

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng gồm: kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro, kiểm toán nội bộ, môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, giám sát kiểm soát.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định lượng và định tính:

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo thường niên VCBS giai đoạn 2021-2023, các văn bản pháp luật như Luật chứng khoán 2019, Thông tư 121/2020/TT-BTC, các quy định của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Bộ Tài chính, cùng các tài liệu chuyên ngành và giáo trình liên quan.

  • Nguồn dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông tin qua quan sát trực tiếp, phỏng vấn cán bộ các phòng ban như phòng môi giới, kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro, kiểm toán nội bộ, IT tại VCBS.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng thống kê mô tả để phân tích số liệu tài chính, so sánh kết quả hoạt động qua các năm, phân tích SWOT để đánh giá thực trạng KSNB, đồng thời áp dụng phương pháp so sánh để đối chiếu với các nghiên cứu tương tự trong ngành chứng khoán và ngân hàng.

  • Cỡ mẫu: Toàn bộ các phòng ban liên quan tại VCBS được khảo sát và phỏng vấn nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác của thông tin.

  • Timeline nghiên cứu: Tập trung phân tích dữ liệu và thực trạng trong giai đoạn 2021-2023, đồng thời đề xuất giải pháp và lộ trình thực hiện từ năm 2024 đến 2025.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tại VCBS được đánh giá tích cực với sự cam kết mạnh mẽ của Ban lãnh đạo trong việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp, được cập nhật thường xuyên (lần gần nhất năm 2023). Tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học trở lên chiếm hơn 97%, trong đó 24,95% có trình độ sau đại học, góp phần nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ.

  2. Quy trình đánh giá rủi ro được thiết lập bài bản với các bước nhận diện, phân tích và xử lý rủi ro được thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, một số rủi ro đột xuất chưa được dự báo đầy đủ, dẫn đến việc xử lý chưa kịp thời trong một số trường hợp.

  3. Hệ thống thông tin và truyền thông được đầu tư hiện đại, bao gồm hệ thống giao dịch trực tuyến VCBS Trading, phần mềm kế toán Bravo, hệ thống HRM và các kênh truyền thông nội bộ như Skype, email, Voffice. Điều này giúp đảm bảo thông tin được truyền tải kịp thời, chính xác đến các cấp quản lý và nhân viên.

  4. Các hoạt động kiểm soát được thực hiện nghiêm túc, bao gồm phê duyệt, đánh giá hoạt động, kiểm soát chứng từ, kiểm soát vật chất và phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Tuy nhiên, việc áp dụng nguyên tắc “4 mắt” chưa được thực hiện đồng bộ ở tất cả các phòng ban, tiềm ẩn nguy cơ sai sót và gian lận.

  5. Giám sát các kiểm soát được thực hiện qua giám sát thường xuyên và giám sát tách biệt, với sự tham gia của Ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ và các cơ quan bên ngoài. Tuy nhiên, cơ chế thưởng cho thành viên Ban kiểm soát chưa khuyến khích tối đa việc phát hiện sai phạm, ảnh hưởng đến hiệu quả giám sát.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy VCBS đã xây dựng được một hệ thống KSNB tương đối hoàn chỉnh, phù hợp với đặc thù công ty TNHH 100% vốn nhà nước trong lĩnh vực chứng khoán. Môi trường kiểm soát tích cực, sự cam kết của Ban lãnh đạo và nguồn nhân lực chất lượng cao là những điểm mạnh nổi bật. Hệ thống thông tin hiện đại hỗ trợ hiệu quả cho việc truyền thông và kiểm soát.

Tuy nhiên, một số hạn chế như việc áp dụng chưa đồng bộ nguyên tắc kiểm soát “4 mắt”, thiếu cơ chế khuyến khích phát hiện sai phạm trong giám sát, và quy trình đánh giá rủi ro chưa bao phủ hết các rủi ro đột xuất cần được khắc phục. So sánh với các nghiên cứu tại các công ty chứng khoán khác và ngân hàng TMCP cho thấy VCBS có nhiều điểm tương đồng về cơ cấu KSNB nhưng cần tăng cường tính chủ động và hiệu quả trong giám sát và đánh giá rủi ro.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng tài sản và lợi nhuận giai đoạn 2021-2023, bảng phân tích tỷ lệ trình độ nhân sự, sơ đồ mô hình quản trị và các thành phần KSNB tại VCBS để minh họa rõ nét hơn các phát hiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Tăng cường truyền thông nội bộ về giá trị đạo đức và tính trung thực, tổ chức các chương trình đào tạo định kỳ về đạo đức nghề nghiệp và kiểm soát nội bộ cho toàn bộ cán bộ nhân viên. Chủ thể thực hiện: Ban nhân sự và Ban kiểm soát nội bộ. Thời gian: Quý 3-4/2024.

  2. Cải tiến quy trình đánh giá rủi ro: Mở rộng phạm vi nhận diện rủi ro, đặc biệt các rủi ro đột xuất và rủi ro công nghệ thông tin, áp dụng công cụ phân tích dữ liệu để dự báo và cảnh báo sớm. Chủ thể thực hiện: Phòng Quản trị rủi ro và IT. Thời gian: Năm 2024.

  3. Tăng cường hoạt động kiểm soát: Áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc “4 mắt” trong tất cả các nghiệp vụ quan trọng, phân chia nhiệm vụ rõ ràng để tránh xung đột lợi ích và gian lận. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ. Thời gian: Quý 1-2/2024.

  4. Nâng cao hiệu quả giám sát: Xây dựng cơ chế thưởng khuyến khích thành viên Ban kiểm soát và kiểm toán nội bộ phát hiện và báo cáo sai phạm, đồng thời tăng cường phối hợp với các cơ quan quản lý bên ngoài. Chủ thể thực hiện: Hội đồng thành viên và Ban kiểm soát. Thời gian: Năm 2024.

  5. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông: Đầu tư nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, bảo mật dữ liệu, thiết lập kênh thông tin nóng để nhân viên báo cáo các hành vi bất thường. Chủ thể thực hiện: Phòng IT và Ban kiểm soát nội bộ. Thời gian: Năm 2024-2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các công ty chứng khoán: Giúp hiểu rõ vai trò và cách thức hoàn thiện KSNB phù hợp với đặc thù công ty TNHH 100% vốn nhà nước, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và kiểm soát rủi ro.

  2. Phòng kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng, vận hành và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát.

  3. Cơ quan quản lý nhà nước và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước: Tham khảo để đánh giá, giám sát và xây dựng chính sách phù hợp nhằm nâng cao chất lượng quản lý và giám sát hoạt động của các công ty chứng khoán.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kinh tế, tài chính, kế toán: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực chứng khoán, giúp phát triển nghiên cứu sâu hơn về quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng đối với công ty chứng khoán?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy trình, chính sách và biện pháp do Ban lãnh đạo thiết lập nhằm đảm bảo hoạt động công ty tuân thủ pháp luật, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đối với công ty chứng khoán, KSNB giúp kiểm soát rủi ro tài chính, bảo vệ quyền lợi khách hàng và duy trì uy tín trên thị trường.

  2. Các thành phần chính của hệ thống kiểm soát nội bộ gồm những gì?
    Hệ thống KSNB gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, giám sát các kiểm soát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và tính toàn diện của KSNB.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ tại VCBS?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc thực hiện đầy đủ các chính sách, quy trình kiểm soát, mức độ tuân thủ của nhân viên, khả năng phát hiện và xử lý rủi ro, cũng như kết quả kinh doanh và báo cáo tài chính chính xác, minh bạch. Các báo cáo giám sát và kiểm toán nội bộ cũng là căn cứ quan trọng.

  4. Những hạn chế phổ biến trong kiểm soát nội bộ tại các công ty chứng khoán là gì?
    Các hạn chế thường gặp gồm áp dụng chưa đồng bộ nguyên tắc kiểm soát, thiếu cơ chế khuyến khích phát hiện sai phạm, quy trình đánh giá rủi ro chưa bao phủ hết các rủi ro đột xuất, và hệ thống thông tin chưa hoàn toàn bảo mật hoặc chưa tối ưu.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại VCBS?
    Giải pháp bao gồm hoàn thiện môi trường kiểm soát, cải tiến quy trình đánh giá rủi ro, áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc kiểm soát, nâng cao hiệu quả giám sát với cơ chế thưởng phù hợp, và đầu tư nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin để bảo mật và truyền thông hiệu quả.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại VCBS đã được xây dựng tương đối hoàn chỉnh, góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững và hiệu quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021-2023.
  • Môi trường kiểm soát tích cực, nguồn nhân lực chất lượng cao và hệ thống thông tin hiện đại là những điểm mạnh nổi bật.
  • Một số hạn chế như áp dụng chưa đồng bộ nguyên tắc kiểm soát, thiếu cơ chế khuyến khích giám sát và quy trình đánh giá rủi ro chưa toàn diện cần được khắc phục.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tập trung vào môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, giám sát và hệ thống thông tin với lộ trình thực hiện từ năm 2024 đến 2025.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho Ban lãnh đạo VCBS và các bên liên quan trong việc nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ, góp phần phát triển thị trường chứng khoán Việt Nam ổn định và minh bạch.

Call to action: Ban lãnh đạo và các phòng ban tại VCBS cần nhanh chóng triển khai các giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả KSNB, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, cập nhật các chuẩn mực quốc tế để duy trì vị thế dẫn đầu trên thị trường chứng khoán Việt Nam.