CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỤC TIÊU BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐÁNG TIN CẬY TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 Khái niệm về KSNB Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Trong quá khứ, các khái niệm về KSNB được giới hạn là kiểm tra nội bộ. Năm 1930, kiểm tra nội bộ là sự phối hợp của hệ thống sổ sách kế toán và các thủ tục liên quan đến đơn vị theo cách một nhân viên độc lập thực hiện kiểm tra liên tục công việc của người khác khi chắc chắn một số yếu tố liên quan đến khả năng gian lận (Sawyer và cộng sự. Nó là định nghĩa đầu tiên chỉ ra tầm quan trọng của KSNB trong việc giúp phát hiện cũng như ngăn chặn gian lận.
Năm 1949, Viện Kế toán viên Công chứng Mỹ (AICPA) mở rộng định nghĩa KSNB. KSNB là tất cả các biện pháp áp dụng trong một DN để bảo vệ tài sản của mình, kiểm tra độ tin cậy của dữ liệu kế toán, phát huy hiệu quả hoạt động, và khuyến khích tuân thủ các chính sách, quy định. Định nghĩa này nhận ra rằng tác dụng một hệ thống KSNB mở rộng ra ngoài các vấn đề liên quan trực tiếp đến kế toán và các chức năng tài chính. Các yếu tố sau đây được góp phần công nhận tầm quan trọng của KSNB (Boynton et al.
2001:323) - Phạm vi và quy mô của đơn vị kinh doanh đã mở rộng, đòi hỏi quản lý phải dựa trên nhiều báo cáo và phân tích để kiểm soát hiệu quả hoạt động; - Một hệ thống KSNB tốt giúp đơn vị có đủ khả năng bảo vệ chống lại những yếu kém của con người và làm giảm khả năng sai sót hoặc tình huống bất thường xảy ra; 9 - Sẽ không thể thực hiện đối với kiểm toán viên thực hiện kiểm toán các công ty trong phạm vi giới hạn chi phí kinh tế mà không dựa vào hệ thống KSNB của khách hàng. Tại Mỹ, COSO công bố một báo cáo về KSNB, đặc biệt giải quyết vai trò của KSNB trong việc đảm bảo cải thiện quản trị DN: khuôn khổ COSO, được coi là nền tảng của phương pháp tiếp cận hiện đại để kiểm soát (Spira và cộng sự 2003: 647). COSO xác định KSNB là một quá trình, thực hiện bởi hội đồng quản trị của một tổ chức, giám đốc và nhân viên, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý liên quan đến việc đạt được các mục tiêu sau: - Hữu hiệu và hiệu quả hoạt động; - Độ tin cậy của báo cáo tài chính; - Tuân thủ pháp luật và quy định hiện hành Khuôn khổ KSNB khác đã được phát triển ở Mỹ, trong đó có hai định nghĩa riêng của họ về KSNB và phương pháp tiếp cận khác nhau về hệ thống: 1. Những mục tiêu kiểm soát của thông tin và công nghệ liên quan (COBIT).
Khuôn khổ này cho phép các nhà quản lý lấy làm chuẩn trong việc thực hành an ninh và kiểm soát môi trường CNTT. COBIT đã điều chỉnh định nghĩa của kiểm soát từ COSO. Các chính sách, thủ tục, thực hành và cơ cấu tổ chức được thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu kinh doanh sẽ đạt được và các sự kiện không mong muốn sẽ được ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa (CobiT 2000:10). Viện Kiểm toán nội bộ, quỹ nghiên cứu hệ thống kiểm toán và kiểm soát (SAC).
Báo cáo cung cấp hướng dẫn về sử dụng, quản lý và bảo vệ tài nguyên công nghệ thông tin và thảo luận về những tác động của máy tính, viễn thông và công nghệ mới (Colbert và cộng sự. Báo cáo SAC định nghĩa hệ thống KSNB là một tập hợp các quy trình, chức năng, hoạt động, hệ thống con, và những người được nhóm lại với nhau hoặc tách biệt để đảm bảo thực hiện có hiệu quả các mục tiêu. Viện Kiểm toán viên công chứng Mỹ xem xét cấu trúc KSNB trong một bản báo cáo kiểm toán (SAS 55) sửa đổi, SAS 78 và SAS 94. SAS thông qua các 10 định nghĩa KSNB từ báo cáo COSO, ngoại trừ SAS đặt độ tin cậy của BCTC mục tiêu đầu tiên, do đó nhấn mạnh tầm quan trọng của hoạt động.
Mặc dù bốn định nghĩa chứa chủ yếu các khái niệm tương tự, nhưng trọng tâm là hơi khác nhau (xem phụ lục số 4). Ngoài ra còn có khái niệm khác về KSNB. Theo IFAC, KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị phải được tuân thủ đúng lúc, đảm bảo hiệu quả hoạt động. Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA 400) thì hệ thống KSNB là toàn bộ những thủ tục, chính sách do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo cho việc quản lý chặc chẽ các hoạt động của đơn vị cũng như tính hiệu quả của nó trong khả năng có thể.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) thì hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.2 Khái niệm và vai trò của báo cáo tài chính 1.1 Khái niệm BCTC Theo Hội nghề nghiệp Tài chính và Kế toán công (CIPFA), BCTC bao gồm những báo cáo được lập và công bố ra bên ngoài, phản ánh tình hình tài chính của tổ chức. Các bản báo cáo hàng năm là những ví dụ rõ ràng nhất, nhưng có thể bao gồm báo cáo ngân sách của tổ chức và báo cáo định kỳ về hoạt động tài chính. (CIPFA 2002:24) Theo quy định của Việt Nam, BCTC là một phân hệ thuộc hệ thống báo cáo kế toán, cung cấp thông tin về tài sản, nguồn vốn, về tình hình và kết quả hoạt động của DN để phục vụ nhu cầu quản lý của DN cũng như của các đối tượng khác ở bên ngoài, nhưng chủ yếu là phục vụ cho các đối tượng bên ngoài. BCTC là báo cáo bắt buộc, được nhà nước quy định thống nhất về danh mục báo cáo, biểu mẫu và hệ thống các chỉ tiêu, phương pháp lập, nơi gởi báo cáo 11 và thời gian gởi báo cáo.
Theo quy định hiện nay thì hệ thống BCTC DN Việt Nam gồm: 1) Bảng cân đối kế toán 2) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 3) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 4) Thuyết minh BCTC 1.2 Vai trò của BCTC BCTC là nguồn thông tin quan trọng không chỉ đối với DN mà còn phục vụ chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài DN như các cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư, các chủ nợ, nhà quản lý, kiểm toán viên độc lập và đối tượng khác liên quan: Đối với nhà nước: BCTC cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc thực hiện chức năng quản lý vĩ mô của nhà nước đối với nền kinh tế, giúp cho các cơ quan tài chính nhà nước thực hiện việc kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với hoạt động của DN, đồng thời làm cơ sở tính thuế và các khoản phải nộp khác của DN đối với ngân sách nhà nước. Đối với các nhà quản lý DN: các nhà quản lý thường cạnh tranh với nhau để tìm nguồn vốn, và cố gắng thuyết phục các nhà đầu tư và chủ nợ rằng họ sẽ đem lại mức lợi nhuận cao nhất với độ rủi ro thấp nhất. Để thực hiện được điều này, các nhà quản lý phải công khai các thông tin trên BCTC định kỳ về hoạt động của DN. Ngoài ra nhà quản lý còn sử dụng BCTC để tiến hành quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đối với các nhà đầu tư, các chủ nợ: nhìn chung các nhà đầu tư và chủ nợ đòi hỏi BCTC vì hai lý do: họ cần thông tin để giám sát và buộc các nhà quản lý phải thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết, và họ cần thông tin tài chính để thực hiện các quyết định đầu tư và cho vay của mình. Đối với kiểm toán viên độc lập: Các nhà đầu tư và cung cấp tín dụng có lý do để lo lắng rằng các nhà quản lý có thể bóp méo BCTC nhằm mục đích tìm kiếm nguồn vốn. Vì vậy kiểm toán viên được thuê để kiểm toán độ tin cậy của BCTC. Như vậy BCTC đóng vai trò là đối tượng của kiểm toán độc lập.
Trọng tâm của luận văn sẽ là KSNB đối với BCTC được lập và cung cấp cho các đối tượng bên ngoài DN. Và mặt khác, trọng tâm của nghiên cứu ở các 12 công ty thay vì tất cả các tổ chức, định nghĩa sau đây được chuyển thể trong luận văn. KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy là một quá trình được thiết kế và thực hiện bởi quản lý của công ty, Hội đồng quản trị và nhân viên để cung cấp đảm bảo hợp lý về độ tin cậy của BCTC được lập phục vụ chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài phù hợp với nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung của Việt Nam.3 Khái niệm và vai trò của phần mềm kế toán 1.1 Khái niệm Phần mềm kế toán là chương trình máy tính được thiết lập nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối tượng sử dụng.2 Vai trò Lợi ích khi ứng dụng phần mềm kế toán hỗ trợ công tác kế toán: - Khắc phục tình trạng ghi chép, lưu trữ trùng lắp dữ liệu - Cơ sở dữ liệu lưu trữ tập trung, nhất quán, quản lý hiệu quả- Tự động hóa quá trình xử lý từ khi dữ liệu được nhập vào phần mềm cho đến khi dữ liệu được cập nhật vào các tập tin sổ và báo cáo liên quan - Hỗ trợ cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác, kịp thời, theo nhiều tiêu thức khác nhau thông qua BCTC và báo cáo quản trị - Dữ liệu, thông tin kế toán được chia sẻ nhanh chóng, dễ dàng Từ đó, công việc kế toán trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn 1.2 Hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO 1.