Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp (DN) nhỏ và vừa tại TP.HCM ngày càng phổ biến, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán và lập báo cáo tài chính (BCTC). Theo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM năm 2013, có khoảng 184.000 DN đăng ký thành lập mới, trong đó DN nhỏ và vừa chiếm hơn 96%, thu hút hơn 30.000 lao động. Tuy nhiên, việc đảm bảo tính đáng tin cậy của BCTC trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán vẫn còn nhiều thách thức do các rủi ro về sai sót và gian lận, đặc biệt trong môi trường CNTT. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP.HCM, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hệ thống này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào 53 DN nhỏ và vừa có ứng dụng phần mềm kế toán, khảo sát trong khoảng thời gian từ tháng 7 đến tháng 9 năm 2013. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp DN nhận diện điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống KSNB, đồng thời cung cấp cơ sở khoa học để cải thiện chất lượng BCTC, góp phần nâng cao năng lực quản trị tài chính và tăng cường sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khuôn mẫu COSO 2013 – một trong những khuôn khổ lý thuyết được chấp nhận rộng rãi về hệ thống KSNB. COSO 2013 định nghĩa KSNB là một quá trình do ban quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu: hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của BCTC và tuân thủ pháp luật. Năm thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo COSO gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần có các nguyên tắc và tiêu chí đánh giá riêng biệt, tập trung vào việc đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán. Ngoài ra, luận văn tham khảo các mô hình đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB như mô hình năm bước của Perry và Warner, mô hình phân loại mức độ hữu hiệu của COBIT, và mô hình của Viện KSNB Mỹ. Từ đó, tác giả tổng hợp và áp dụng bảng phân loại đánh giá định lượng của Lembi Noorve, kết hợp ưu điểm các mô hình trên để đánh giá toàn diện mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm:

  • Kiểm soát nội bộ (KSNB): Quá trình thiết lập và thực hiện các chính sách, thủ tục nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính và tuân thủ pháp luật.
  • Báo cáo tài chính đáng tin cậy: BCTC phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính và kết quả hoạt động của DN, đáp ứng các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật.
  • Phần mềm kế toán: Chương trình máy tính hỗ trợ thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán, giúp tự động hóa và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng. Giai đoạn đầu, tác giả tiến hành nghiên cứu tài liệu chuyên sâu về lý thuyết KSNB, các mô hình đánh giá và tác động của phần mềm kế toán đến hệ thống KSNB. Giai đoạn chính thức, khảo sát định lượng được thực hiện trên 53 DN nhỏ và vừa tại TP.HCM, được chọn theo phương pháp thuận tiện dựa trên tiêu chí quy mô và ứng dụng phần mềm kế toán. Dữ liệu thu thập qua bảng câu hỏi khảo sát thiết kế dựa trên khuôn mẫu COSO 2013, gồm các tiêu chí đánh giá mức độ hữu hiệu của từng thành phần KSNB. Phương pháp phân tích dữ liệu sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp, thống kê, vẽ biểu đồ và đánh giá mức độ hữu hiệu theo thang đo 6 điểm của Lembi Noorve. Thời gian nghiên cứu kéo dài 3 tháng, từ tháng 7 đến tháng 9 năm 2013, đảm bảo thu thập dữ liệu đầy đủ và phân tích chính xác.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Mức độ hữu hiệu tổng thể của hệ thống KSNB: Kết quả khảo sát cho thấy mức độ hữu hiệu trung bình của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy là khoảng 3,8 trên thang 6 điểm, tương ứng mức "bước đầu tiếp cận có hệ thống". Khoảng 60% DN đạt mức độ hữu hiệu từ 3 trở lên, tuy nhiên vẫn còn gần 40% DN có mức độ hữu hiệu thấp, cho thấy hệ thống KSNB chưa được tổ chức và vận hành đồng bộ.

  2. Môi trường kiểm soát: Thành phần này đạt mức điểm trung bình 4,1, cao nhất trong các thành phần, phản ánh DN đã chú trọng xây dựng các chính sách về đạo đức, phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên, chỉ khoảng 45% DN có ban kiểm soát hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả.

  3. Đánh giá rủi ro: Mức độ hữu hiệu đạt 3,5, cho thấy DN còn hạn chế trong việc nhận diện và phân tích các rủi ro liên quan đến BCTC trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán. Chỉ 38% DN thực hiện đánh giá rủi ro định kỳ và có biện pháp kiểm soát phù hợp.

  4. Hoạt động kiểm soát: Mức điểm trung bình là 3,6, trong đó kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng phần mềm kế toán chưa được thiết kế đầy đủ. Khoảng 30% DN chưa có chính sách kiểm soát đầu vào dữ liệu và kiểm soát truy cập phần mềm hiệu quả.

  5. Thông tin và truyền thông: Mức độ hữu hiệu đạt 3,7, phản ánh việc truyền thông nội bộ và cung cấp thông tin kế toán chưa đồng bộ, gây khó khăn trong việc đảm bảo tính kịp thời và chính xác của BCTC.

  6. Giám sát: Đây là thành phần có mức điểm thấp nhất, khoảng 3,2, cho thấy hoạt động giám sát, đánh giá và báo cáo thiếu hụt của hệ thống KSNB chưa được thực hiện thường xuyên và hiệu quả.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy hệ thống KSNB tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP.HCM đang trong giai đoạn phát triển, với nhiều điểm mạnh như môi trường kiểm soát được xây dựng tương đối tốt, tuy nhiên các thành phần khác như đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân chủ yếu do nguồn lực hạn chế, nhận thức về tầm quan trọng của KSNB chưa đồng đều, và thiếu các quy trình, chính sách kiểm soát phù hợp trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán. So sánh với các nghiên cứu quốc tế, mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các DN Việt Nam còn thấp hơn, đặc biệt trong khâu giám sát và đánh giá rủi ro. Việc thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ và các chính sách kiểm soát ứng dụng phần mềm kế toán là điểm yếu lớn, làm tăng nguy cơ sai sót và gian lận trong BCTC. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện mức độ hữu hiệu trung bình của từng thành phần KSNB, giúp minh họa rõ ràng sự chênh lệch giữa các thành phần và tập trung vào các điểm cần cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và củng cố môi trường kiểm soát: DN cần tăng cường vai trò của ban lãnh đạo trong việc thiết lập văn hóa đạo đức và trách nhiệm, đồng thời thành lập hoặc nâng cao hiệu quả hoạt động của ban kiểm soát hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ. Mục tiêu đạt mức độ hữu hiệu trên 4,5 trong vòng 12 tháng, do ban giám đốc và hội đồng quản trị chịu trách nhiệm.

  2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro: Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro định kỳ, tập trung vào các rủi ro liên quan đến phần mềm kế toán và BCTC. Đào tạo nhân viên về nhận diện rủi ro và biện pháp kiểm soát. Mục tiêu đạt 80% DN thực hiện đánh giá rủi ro đầy đủ trong 6 tháng, do phòng kiểm soát nội bộ và kế toán trưởng phối hợp thực hiện.

  3. Tăng cường các hoạt động kiểm soát: Thiết kế và áp dụng các thủ tục kiểm soát đầu vào, kiểm soát truy cập phần mềm kế toán, kiểm soát xử lý dữ liệu và kiểm soát đầu ra báo cáo. Đảm bảo các kiểm soát này được tài liệu hóa và thực hiện nghiêm túc. Mục tiêu nâng mức độ hữu hiệu hoạt động kiểm soát lên 4,0 trong 9 tháng, do phòng CNTT và kế toán phối hợp triển khai.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông: Xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đảm bảo thông tin kế toán được cập nhật kịp thời và chính xác. Tăng cường đào tạo nhân viên về quy trình truyền thông và báo cáo. Mục tiêu đạt 90% nhân viên hiểu và thực hiện đúng quy trình truyền thông trong 6 tháng, do phòng nhân sự và kế toán phối hợp thực hiện.

  5. Tăng cường hoạt động giám sát: Thiết lập hệ thống giám sát thường xuyên và định kỳ, bao gồm đánh giá hiệu quả các thành phần KSNB và báo cáo kịp thời các thiếu sót cho ban lãnh đạo. Mục tiêu đạt mức độ giám sát hiệu quả trên 3,8 trong 12 tháng, do bộ phận kiểm toán nội bộ và ban giám đốc chịu trách nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo DN nhỏ và vừa: Giúp nhận diện các điểm yếu trong hệ thống KSNB, từ đó xây dựng chiến lược nâng cao tính hiệu quả của hệ thống nhằm đảm bảo BCTC đáng tin cậy, phục vụ quản trị và ra quyết định.

  2. Nhân viên kế toán và kiểm toán nội bộ: Cung cấp kiến thức về các thành phần KSNB, các rủi ro trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán và phương pháp đánh giá mức độ hữu hiệu, hỗ trợ thực hiện công tác kiểm soát và kiểm toán hiệu quả.

  3. Nhà cung cấp phần mềm kế toán: Tham khảo để hiểu rõ các yêu cầu kiểm soát nội bộ trong phần mềm, từ đó phát triển các giải pháp phần mềm phù hợp với nhu cầu kiểm soát và báo cáo tài chính của DN nhỏ và vừa.

  4. Các nhà nghiên cứu và giảng viên chuyên ngành kế toán, kiểm toán: Tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn đánh giá hệ thống KSNB trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần phát triển nghiên cứu khoa học và giảng dạy chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng đối với DN nhỏ và vừa?
    Hệ thống KSNB là tập hợp các chính sách, thủ tục nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và tuân thủ pháp luật. Đối với DN nhỏ và vừa, KSNB giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận, nâng cao độ tin cậy của BCTC, từ đó tăng cường uy tín và khả năng cạnh tranh.

  2. Phần mềm kế toán ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Phần mềm kế toán tự động hóa nhiều quy trình kế toán, giúp tăng tính chính xác và nhanh chóng. Tuy nhiên, nó cũng tạo ra các rủi ro mới như sai sót nhập liệu, lỗi chương trình, và bảo mật dữ liệu. Do đó, hệ thống KSNB cần được thiết kế phù hợp để kiểm soát các rủi ro này.

  3. Làm thế nào để đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB?
    Mức độ hữu hiệu được đánh giá dựa trên năm thành phần của COSO 2013: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Đánh giá có thể thực hiện định tính hoặc định lượng, sử dụng các tiêu chí và thang điểm cụ thể để đo lường.

  4. Những rủi ro phổ biến trong DN nhỏ và vừa khi ứng dụng phần mềm kế toán là gì?
    Các rủi ro bao gồm sai sót nhập liệu, gian lận dữ liệu, lỗi xử lý chương trình, mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu, và thiếu kiểm soát truy cập. Những rủi ro này có thể làm giảm tính chính xác và đáng tin cậy của BCTC.

  5. Giải pháp nào hiệu quả để nâng cao hệ thống KSNB trong DN nhỏ và vừa?
    Các giải pháp bao gồm xây dựng môi trường kiểm soát vững chắc, thiết lập quy trình đánh giá rủi ro định kỳ, hoàn thiện các hoạt động kiểm soát phù hợp với phần mềm kế toán, cải thiện truyền thông nội bộ và tăng cường giám sát liên tục. Việc đào tạo nhân viên và nâng cao nhận thức cũng rất quan trọng.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP.HCM đang trong giai đoạn phát triển với mức độ hữu hiệu trung bình khoảng 3,8/6, còn nhiều hạn chế trong đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát và giám sát.
  • Môi trường kiểm soát được xây dựng tương đối tốt, nhưng thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ và chính sách kiểm soát ứng dụng phần mềm kế toán hiệu quả.
  • Sai sót và gian lận trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán là thách thức lớn, đòi hỏi DN phải thiết lập hệ thống KSNB phù hợp để đảm bảo tính đáng tin cậy của BCTC.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả từng thành phần của hệ thống KSNB, với mục tiêu cải thiện tính minh bạch và độ tin cậy của BCTC trong vòng 6-12 tháng tới.
  • Luận văn cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho DN, nhà cung cấp phần mềm và các nhà nghiên cứu trong việc phát triển và hoàn thiện hệ thống KSNB trong môi trường kế toán hiện đại.

Hành động tiếp theo: Các DN nhỏ và vừa nên áp dụng các giải pháp đề xuất, đồng thời thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống KSNB để thích ứng với sự phát triển của công nghệ và yêu cầu quản trị tài chính. Đối với các nhà nghiên cứu, có thể mở rộng nghiên cứu về tác động của các công nghệ mới như ERP và trí tuệ nhân tạo đến hệ thống KSNB trong tương lai.