CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Khái quát chung về khoản mục Phải thu khách hàng 1. Khái niệm, phân loại về khoản mục Phải thu khách hàng Phải thu khách hàng là một loại tài sản của doanh nghiệp thể hiện mối quan hệ thanh toán giữa nhà cung cấp và khách hàng dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch phát sinh trong giao dịch mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Phải thu khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán theo phương thức trả chậm hoặc trong nghiêp vụ bán này người mua được yêu cầu phải trả trước tiền hàng.
Khi doanh nghiệp bán chịu thì phát sinh Phải thu khách hàng và khi doanh nghiệp nhận trước tiền hàng sẽ xuất hiện một khoản Người mua trả tiền trước. Những nguyên tắc trong ghi nhận khoản Phải thu khách hàng như sau: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. SV: Đào Thị Hồng 5 Lớp: CQ54/22.10 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước; Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó).
Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước; Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản SV: Đào Thị Hồng 6 Lớp: CQ54/22.10 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.
Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu của khoản mục Phải thu khách hàng (Phụ lục số 01) Khoản mục Phải thu khách hàng được trình bày trên Báo cáo tài chính như sau: Đối với khoản nợ ngắn hạn khi trình bày trên báo cáo tài chính: Là tổng giá trị các khoản nợ còn phải trả có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường như các khoản phải trả người bán, phải trả nội bộ, các khoản phải trả dài hạn khác, vay và nợ thuê tài chính tại thời điểm báo cáo; Đối với khoản nợ dài hạn khi trình bày trên báo cáo tài chính: Là tổng giá trị các khoản nợ dài hạn của doanh nghiệp bao gồm những khoản nợ có thời hạn thanh toán còn lại từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo như: khoản phải trả người bán, phải trả nội bộ, các khoản phải trả dài hạn khác, vay và nợ thuê tài chính dài hạn tại thời điểm báo cáo. Đặc điểm của khoản mục Phải thu khách hàng ảnh hưởng tới cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển không ngừng, các doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, chất lượng và không ngừng cạnh tranh với nhau. Chính vì vậy để thu hút khách hàng, doanh nghiệp thường nới lỏng chính sách bán chịu cũng như tăng hoạt động hỗ trợ thu chi giữa các chi nhánh trong cùng doanh nghiệp để tạo thuận lợi cho việc thanh toán. Từ đó, các khoản PTKH cũng mở rộng cả về số lượng các đối tượng phải thu và quy mô các khoản nợ.
Tính phức tạp và tầm quan trọng của khoản phải thu tất yếu sẽ tăng lên đối với các doanh nghiệp và đồng thời việc kiểm toán khoản PTKH đối với các doanh nghiệp cũng gặp khó khăn hơn. Phải thu khách hàng là một trong những khoản mục quan trọng trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. PTKH liên quan chặt chẽ tới việc tiêu thụ sản phẩm, thể hiện phần tài sản của doanh nghiệp đang bị chiếm dụng. Chính vì vậy, PTKH ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình tài chính, thanh toán cũng như khả năng xoay vòng vốn của doanh nghiệp.
Nếu số SV: Đào Thị Hồng 7 Lớp: CQ54/22.10 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính tiền của khoản PTKH tăng lên tương đương với đó là khoản tiền thu được từ bán hàng sẽ giảm xuống và ngược lại. Bên cạnh sự tăng lên của khoản PTKH là sự giảm đi của hàng tồn kho, nguyên vật liệu. Ngoài ra, PTKH cũng có quan hệ gián tiếp với thuế thu nhập doanh nghiệp khi nó là cơ sở để lập dự phòng phải thu khó đòi, do đó ảnh hưởng tới chi phí và thuế giá trị gia tăng đầu ra. Không chỉ ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán mà nó còn ảnh hưởng tới Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với các chỉ tiêu như doanh thu, giá vốn.
Do vậy, PTKH đơn vị thường có xu hướng muốn đánh giá tăng để tăng tính thanh khoản cho đơn vị, việc này có thể xuất hiện rủi ro tiềm tàng và rủi ro có sai sót trọng yếu. Khi kiểm toán, KTV thường tập trung vào một số mục tiêu kiểm toán phản ánh sai tăng như ghi khống nghiệp vụ PTKH, ghi sai tăng giá trị PTKH, hạch toán trùng nghiệp vụ. Đồng thời KTV thường thiết lập mức trọng yếu đủ thấp để phát hiện các sai phạm trọng yếu liên quan tới PTKH. Khi thực hiện kế toán khoản mục PTKH cần tuân thủ các nguyên tắc như trọng yếu, thận trọng, nhất quán.
Các nguyên tắc kế toán này nếu không tuân thủ sẽ tạo ra nhiều sai phạm, ảnh hưởng tới mục tiêu kiểm toán như tính đầy đủ bỏ sót nghiệp vụ, đánh giá các khoản nợ đến hạn, quá hạn và không có khả năng thanh toán để trích lập DPPTKĐ. Nắm được tầm quan trọng của khoản mục này, KTV thường xác định mức độ trọng yếu của khoản mục này thấp để đảm bảo tính thận trọng có thể soát xét được hết các rủi ro, từ đó đưa ra các thủ tục kiểm toán thích hợp để nhanh chóng phát hiện ra những điểm bất hợp lý, hợp lí và xác định trọng tâm của cuộc kiểm toán khi kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính Kiểm soát nội bộ là toàn bộ chính sách, thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu như bảo vệ tài sản, thông tin của doanh nghiệp; các hoạt động trong quá trình kiểm soát cần phải tuân thủ mọi nội quy và luật doanh nghiệp; các hoạt động phải có hiệu quả; cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị thông qua hoạt động kiểm toán. SV: Đào Thị Hồng 8 Lớp: CQ54/22.10 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu đối với nợ phải thu khách hàng là một điều hết sức quan trọng của mỗi đơn vị với quá trình sản xuất kinh doanh.
Vì nó giúp đơn vị xác định khoản nợ phải thu đối với từng khách hàng là bao nhiêu, các khoản nợ phải thu khó đòi cũng như không thể thu hồi.