Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) chi phí xây lắp là một vấn đề then chốt đối với các doanh nghiệp xây dựng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh. Theo ước tính, chi phí xây lắp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp xây dựng, với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm từ 55% đến 70% giá trị công trình, chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 10% đến 20%. Đặc thù của ngành xây lắp như sản phẩm có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công kéo dài, cùng với sự phát sinh chi phí ngoài dự toán và khó khăn trong kiểm soát do tính lưu động cao của các yếu tố thi công, khiến công tác KSNB chi phí xây lắp trở nên phức tạp và đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ.

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh trong giai đoạn 2017-2019, nhằm đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát hiện tại và đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Mục tiêu cụ thể gồm hệ thống hóa lý luận về KSNB chi phí xây lắp, đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH Nhật Minh và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng kiểm soát tốt chi phí, giảm thiểu thất thoát, nâng cao chất lượng công trình và tăng cường năng lực cạnh tranh trong bối cảnh thị trường và pháp lý ngày càng biến động.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết KSNB theo mô hình COSO 2013, bao gồm năm thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát hoạt động kiểm soát. Mỗi thành phần được phân tích chi tiết với 17 nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát vận hành hiệu quả, cung cấp sự đảm bảo hợp lý về tính tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và hiệu quả hoạt động.

Ngoài ra, luận văn sử dụng các khái niệm chuyên ngành về chi phí xây lắp, phân loại chi phí theo tính chất kinh tế, mục đích công dụng và phương pháp tập hợp chi phí. Các yếu tố chi phí chính gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung. Đặc điểm phức tạp của chi phí xây lắp như tính lưu động cao, phát sinh nhiều giai đoạn, sản phẩm đơn chiếc, ảnh hưởng đến công tác kiểm soát được làm rõ để xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp so sánh để đối chiếu mô hình lý thuyết COSO 2013 với thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Nhật Minh. Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu được áp dụng qua việc khảo sát thực tế công tác kiểm soát tại các phòng ban liên quan, thu thập số liệu dự toán, quyết toán chi phí xây lắp từ năm 2017 đến 2019, bao gồm các khoản mục chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và sản xuất chung.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp phân tích biến động chi phí theo từng yếu tố, sử dụng công thức thay thế liên hoàn để xác định nguyên nhân biến động chi phí về lượng và giá. Phương pháp lập luận suy luận từ cơ sở lý thuyết đến vận dụng thực tế được sử dụng để đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chi phí xây lắp tại Công ty.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các dự án xây lắp của Công ty TNHH Nhật Minh trong giai đoạn 2017-2019, với số liệu chi tiết từ các báo cáo tài chính, kế toán quản trị và hồ sơ kỹ thuật. Phương pháp chọn mẫu là toàn bộ dữ liệu có sẵn nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy cao cho kết quả nghiên cứu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Nhật Minh được đánh giá có nền tảng tốt với sự quan tâm của Ban lãnh đạo đến công tác KSNB, phân công nhiệm vụ rõ ràng và quy trình kiểm soát chi phí xây lắp được thiết lập theo nguyên tắc phân công, uỷ quyền và phê chuẩn. Tuy nhiên, việc thực hiện còn mang tính hình thức, chưa triệt để, dẫn đến hiệu quả kiểm soát chưa cao.

  2. Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho thấy chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình, với biến động về lượng và giá cả có ảnh hưởng đáng kể. Ví dụ, biến động về lượng nguyên vật liệu phản ánh sự chênh lệch giữa khối lượng sử dụng thực tế và định mức, nguyên nhân chủ yếu do lãng phí, mất mát hoặc thay đổi thiết kế. Biến động về giá nguyên vật liệu bị ảnh hưởng bởi biến động thị trường và chi phí vận chuyển.

  3. Chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 10-20% giá trị công trình, biến động chủ yếu do năng suất lao động và đơn giá tiền lương. Năng suất lao động thấp do trình độ tay nghề, công cụ dụng cụ không đồng bộ và ý thức tổ chức kỷ luật kém là nguyên nhân chính gây tăng chi phí. Đơn giá lao động biến động ít do hợp đồng đã ký kết trước đó.

  4. Chi phí sử dụng máy thi công bị ảnh hưởng bởi năng suất máy và đơn giá ca máy. Năng suất máy thấp do thiết bị cũ kỹ, trình độ vận hành chưa cao và biện pháp thi công chưa hợp lý. Đơn giá ca máy tăng do chi phí nhiên liệu và bảo trì cao hơn định mức.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy mặc dù Công ty TNHH Nhật Minh đã xây dựng hệ thống KSNB chi phí xây lắp theo mô hình COSO 2013, nhưng hiệu quả vận hành còn hạn chế do việc thực hiện chưa nghiêm túc và thiếu sự giám sát chặt chẽ. So sánh với các nghiên cứu trong ngành, tình trạng biến động chi phí nguyên vật liệu và nhân công là phổ biến, phản ánh đặc thù phức tạp của ngành xây dựng.

Việc phân tích biến động chi phí qua các bảng số liệu cho phép nhận diện rõ nguyên nhân phát sinh chi phí vượt dự toán, từ đó giúp doanh nghiệp có cơ sở để điều chỉnh kế hoạch và biện pháp kiểm soát. Ví dụ, biểu đồ biến động chi phí nguyên vật liệu theo từng dự án cho thấy sự chênh lệch lớn giữa dự toán và thực tế, nhấn mạnh nhu cầu kiểm soát chặt chẽ hơn trong khâu mua sắm và sử dụng vật tư.

Ngoài ra, việc phân chia trách nhiệm và phân công nhiệm vụ chưa thực sự phát huy hiệu quả do Ban kiểm soát chưa hoạt động độc lập và thường xuyên. Điều này làm giảm khả năng phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ công trình.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát bằng cách tăng cường vai trò và trách nhiệm của Ban kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính độc lập và thường xuyên đánh giá hệ thống kiểm soát. Thời gian thực hiện: trong vòng 6 tháng, chủ thể thực hiện là Ban Giám đốc và Ban kiểm soát.

  2. Xây dựng và cập nhật quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu với các thủ tục kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập dự toán, mua sắm đến sử dụng và bảo quản vật tư. Áp dụng hệ thống kiểm tra định kỳ và đột xuất nhằm giảm thiểu thất thoát và lãng phí. Thời gian thực hiện: 12 tháng, phòng Kế hoạch kỹ thuật phối hợp phòng Tài chính - Kế toán.

  3. Nâng cao năng lực quản lý nhân công và máy thi công thông qua đào tạo nâng cao tay nghề, áp dụng các biện pháp thi công hiệu quả và kiểm soát chặt chẽ bảng chấm công, nhật trình máy thi công. Thời gian thực hiện: 9 tháng, phòng Tổ chức hành chính và phòng Kỹ thuật.

  4. Tăng cường hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ nhằm đảm bảo thông tin chi phí được cập nhật kịp thời, chính xác và minh bạch giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa phòng Kế hoạch kỹ thuật và phòng Tài chính - Kế toán. Thời gian thực hiện: 6 tháng, Ban Giám đốc chỉ đạo.

  5. Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi phí xây lắp như phần mềm kế toán quản trị và hệ thống ERP để tự động hóa quy trình kiểm soát, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian thực hiện: 18 tháng, Ban Giám đốc phối hợp với phòng Công nghệ thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng và cách thức tổ chức hệ thống KSNB chi phí xây lắp, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro tài chính.

  2. Phòng kế hoạch kỹ thuật và phòng tài chính - kế toán: Cung cấp các phương pháp kiểm soát chi phí chi tiết, kỹ thuật phân tích biến động chi phí và xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp với đặc thù ngành xây dựng.

  3. Các chuyên gia kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập: Là tài liệu tham khảo để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng, từ đó đề xuất các biện pháp cải tiến và nâng cao hiệu quả kiểm toán.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp, xây dựng: Giúp nắm bắt kiến thức lý thuyết và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp là gì?
    KSNB chi phí xây lắp là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm đảm bảo chi phí xây dựng được quản lý, kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu thất thoát và lãng phí, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

  2. Tại sao chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí xây lắp?
    Nguyên vật liệu là yếu tố chính tạo nên sản phẩm xây dựng, chiếm từ 55% đến 70% giá trị công trình. Việc kiểm soát nguyên vật liệu giúp giảm thiểu lãng phí, thất thoát và đảm bảo chất lượng công trình.

  3. Phương pháp phân tích biến động chi phí được áp dụng như thế nào?
    Phương pháp thay thế liên hoàn được sử dụng để phân tích biến động chi phí theo hai yếu tố chính: biến động về lượng (số lượng sử dụng) và biến động về giá (đơn giá mua), giúp xác định nguyên nhân tăng giảm chi phí.

  4. Vai trò của Ban kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng là gì?
    Ban kiểm soát nội bộ chịu trách nhiệm giám sát, đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát, phát hiện sai phạm và đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và hoạt động sản xuất kinh doanh.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí nhân công?
    Nâng cao hiệu quả kiểm soát nhân công thông qua đào tạo nâng cao tay nghề, áp dụng các biện pháp thi công hợp lý, kiểm soát chặt chẽ bảng chấm công và năng suất lao động, đồng thời phân công trách nhiệm rõ ràng cho các tổ đội thi công.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa lý luận về KSNB chi phí xây lắp dựa trên mô hình COSO 2013 và đặc thù ngành xây dựng.
  • Đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH Nhật Minh cho thấy hệ thống kiểm soát đã được thiết lập nhưng hiệu quả vận hành còn hạn chế do thực hiện chưa nghiêm túc và thiếu giám sát độc lập.
  • Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu, nhân công và máy thi công giúp nhận diện nguyên nhân phát sinh chi phí vượt dự toán, làm cơ sở đề xuất giải pháp.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, quy trình kiểm soát chi phí, nâng cao năng lực quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả KSNB chi phí xây lắp.
  • Nghiên cứu có thể được áp dụng trong vòng 6-18 tháng, góp phần giúp doanh nghiệp xây dựng nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Quý độc giả và các nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng được khuyến khích áp dụng các kết quả và giải pháp nghiên cứu trong luận văn nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, góp phần phát triển doanh nghiệp bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.