Luận Văn Thạc Sĩ Về Kiểm Soát Nội Bộ Chi Phí Xây Lắp Tại Công Ty TNHH Nhật Minh

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty tnhh nhật minh, đánh giá hiện trạng, phân tích vấn đề, đề xuất biện pháp hoàn thiện trong lĩnh vực .

• Tác giả: Nguyễn Thị Như Ngân
• Người hướng dẫn: TS. Hồ Văn Nhàn
• Trường học: Đại học Quy Nhơn
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Địa điểm: Quy Nhơn

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
• 1.1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• 1.1.1. Khái niệm, mục tiêu và ý nghĩa của kiểm soát nội bộ
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (BẢN SAO)

Tóm tắt

I. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp

Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp xây lắp. Luận văn thạc sĩ này tập trung vào việc phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Nhật Minh. Mục tiêu chính là xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí xây lắp và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Theo đó, việc quản lý chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận mà còn đảm bảo chất lượng công trình. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được thiết lập một cách khoa học, phù hợp với đặc thù của ngành xây dựng, nhằm phát hiện và ngăn chặn các rủi ro tài chính.

1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Khái niệm về kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Đặc biệt trong lĩnh vực xây lắp, việc kiểm soát chi phí là rất cần thiết để đảm bảo rằng các khoản chi tiêu không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận mà còn nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều yếu tố cấu thành như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát hoạt động kiểm soát. Mỗi yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các quy trình kiểm soát được thực hiện hiệu quả. Đặc biệt, trong lĩnh vực xây lắp, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng, vì các dự án thường gặp phải nhiều yếu tố không lường trước được. Do đó, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và có biện pháp khắc phục kịp thời.

II. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh

Công ty TNHH Nhật Minh đã triển khai nhiều biện pháp nhằm kiểm soát chi phí xây lắp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy vẫn còn nhiều hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ. Các báo cáo tài chính chưa phản ánh đầy đủ tình hình chi phí thực tế, dẫn đến việc khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động. Hệ thống quản lý chi phí hiện tại chủ yếu tập trung vào việc ghi chép và hạch toán mà chưa đi sâu vào phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí. Điều này dẫn đến tình trạng lãng phí và thất thoát trong quá trình thi công. Do đó, cần thiết phải có những cải tiến trong quy trình kiểm soát nội bộ để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.

2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Nhật Minh

Công ty TNHH Nhật Minh được thành lập với mục tiêu cung cấp các dịch vụ xây dựng chất lượng cao. Công ty đã thực hiện nhiều dự án lớn và có uy tín trên thị trường. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, công ty gặp phải nhiều thách thức trong việc kiểm soát chi phí. Việc thiếu sót trong báo cáo tài chính và quy trình kiểm soát đã ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của công ty. Do đó, việc cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.

2.2 Thực tế công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

Thực tế cho thấy, công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Nhật Minh còn nhiều bất cập. Các thông tin về chi phí chưa được cập nhật kịp thời, dẫn đến việc khó khăn trong việc đưa ra quyết định. Hệ thống quản lý chi phí chưa được áp dụng một cách đồng bộ, gây ra tình trạng chậm tiến độ và vượt ngân sách. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần xây dựng một quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn, từ khâu lập dự toán đến theo dõi thực hiện, nhằm đảm bảo rằng các chi phí được kiểm soát hiệu quả.

III. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh

Để nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, Công ty TNHH Nhật Minh cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần hoàn thiện quy trình lập dự toán và theo dõi thực hiện chi phí. Việc này sẽ giúp công ty có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh. Thứ hai, cần tăng cường đào tạo nhân viên về quản lý chi phí và kiểm soát nội bộ. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công tác kiểm soát một cách hiệu quả. Cuối cùng, công ty cần áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình kiểm soát để nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý chi phí.

3.1 Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí

Quy trình kiểm soát chi phí cần được thiết lập một cách rõ ràng và khoa học. Công ty cần xây dựng các thủ tục kiểm soát chi tiết cho từng giai đoạn của dự án, từ lập dự toán đến theo dõi thực hiện. Việc này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi khoản chi tiêu đều được kiểm soát chặt chẽ và có thể đối chiếu với ngân sách đã phê duyệt. Hệ thống báo cáo cũng cần được cải tiến để cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho ban quản lý.

3.2 Đào tạo nhân viên về quản lý chi phí

Đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo về quản lý chi phí và kiểm soát nội bộ để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quy trình và tầm quan trọng của công tác kiểm soát. Nhân viên cần được trang bị kiến thức về các công cụ và phương pháp kiểm soát chi phí, từ đó có thể áp dụng vào thực tế công việc một cách hiệu quả.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) chi phí xây lắp là một vấn đề then chốt đối với các doanh nghiệp xây dựng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh. Theo ước tính, chi phí xây lắp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp xây dựng, với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm từ 55% đến 70% giá trị công trình, chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 10% đến 20%. Đặc thù của ngành xây lắp như sản phẩm có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công kéo dài, cùng với sự phát sinh chi phí ngoài dự toán và khó khăn trong kiểm soát do tính lưu động cao của các yếu tố thi công, khiến công tác KSNB chi phí xây lắp trở nên phức tạp và đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ.

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh trong giai đoạn 2017-2019, nhằm đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát hiện tại và đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Mục tiêu cụ thể gồm hệ thống hóa lý luận về KSNB chi phí xây lắp, đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH Nhật Minh và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng kiểm soát tốt chi phí, giảm thiểu thất thoát, nâng cao chất lượng công trình và tăng cường năng lực cạnh tranh trong bối cảnh thị trường và pháp lý ngày càng biến động.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết KSNB theo mô hình COSO 2013, bao gồm năm thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát hoạt động kiểm soát. Mỗi thành phần được phân tích chi tiết với 17 nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát vận hành hiệu quả, cung cấp sự đảm bảo hợp lý về tính tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và hiệu quả hoạt động.

Ngoài ra, luận văn sử dụng các khái niệm chuyên ngành về chi phí xây lắp, phân loại chi phí theo tính chất kinh tế, mục đích công dụng và phương pháp tập hợp chi phí. Các yếu tố chi phí chính gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung. Đặc điểm phức tạp của chi phí xây lắp như tính lưu động cao, phát sinh nhiều giai đoạn, sản phẩm đơn chiếc, ảnh hưởng đến công tác kiểm soát được làm rõ để xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp so sánh để đối chiếu mô hình lý thuyết COSO 2013 với thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Nhật Minh. Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu được áp dụng qua việc khảo sát thực tế công tác kiểm soát tại các phòng ban liên quan, thu thập số liệu dự toán, quyết toán chi phí xây lắp từ năm 2017 đến 2019, bao gồm các khoản mục chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và sản xuất chung.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp phân tích biến động chi phí theo từng yếu tố, sử dụng công thức thay thế liên hoàn để xác định nguyên nhân biến động chi phí về lượng và giá. Phương pháp lập luận suy luận từ cơ sở lý thuyết đến vận dụng thực tế được sử dụng để đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chi phí xây lắp tại Công ty.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các dự án xây lắp của Công ty TNHH Nhật Minh trong giai đoạn 2017-2019, với số liệu chi tiết từ các báo cáo tài chính, kế toán quản trị và hồ sơ kỹ thuật. Phương pháp chọn mẫu là toàn bộ dữ liệu có sẵn nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy cao cho kết quả nghiên cứu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Nhật Minh được đánh giá có nền tảng tốt với sự quan tâm của Ban lãnh đạo đến công tác KSNB, phân công nhiệm vụ rõ ràng và quy trình kiểm soát chi phí xây lắp được thiết lập theo nguyên tắc phân công, uỷ quyền và phê chuẩn. Tuy nhiên, việc thực hiện còn mang tính hình thức, chưa triệt để, dẫn đến hiệu quả kiểm soát chưa cao.

2. Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho thấy chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình, với biến động về lượng và giá cả có ảnh hưởng đáng kể. Ví dụ, biến động về lượng nguyên vật liệu phản ánh sự chênh lệch giữa khối lượng sử dụng thực tế và định mức, nguyên nhân chủ yếu do lãng phí, mất mát hoặc thay đổi thiết kế. Biến động về giá nguyên vật liệu bị ảnh hưởng bởi biến động thị trường và chi phí vận chuyển.

3. Chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 10-20% giá trị công trình, biến động chủ yếu do năng suất lao động và đơn giá tiền lương. Năng suất lao động thấp do trình độ tay nghề, công cụ dụng cụ không đồng bộ và ý thức tổ chức kỷ luật kém là nguyên nhân chính gây tăng chi phí. Đơn giá lao động biến động ít do hợp đồng đã ký kết trước đó.

4. Chi phí sử dụng máy thi công bị ảnh hưởng bởi năng suất máy và đơn giá ca máy. Năng suất máy thấp do thiết bị cũ kỹ, trình độ vận hành chưa cao và biện pháp thi công chưa hợp lý. Đơn giá ca máy tăng do chi phí nhiên liệu và bảo trì cao hơn định mức.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy mặc dù Công ty TNHH Nhật Minh đã xây dựng hệ thống KSNB chi phí xây lắp theo mô hình COSO 2013, nhưng hiệu quả vận hành còn hạn chế do việc thực hiện chưa nghiêm túc và thiếu sự giám sát chặt chẽ. So sánh với các nghiên cứu trong ngành, tình trạng biến động chi phí nguyên vật liệu và nhân công là phổ biến, phản ánh đặc thù phức tạp của ngành xây dựng.

Việc phân tích biến động chi phí qua các bảng số liệu cho phép nhận diện rõ nguyên nhân phát sinh chi phí vượt dự toán, từ đó giúp doanh nghiệp có cơ sở để điều chỉnh kế hoạch và biện pháp kiểm soát. Ví dụ, biểu đồ biến động chi phí nguyên vật liệu theo từng dự án cho thấy sự chênh lệch lớn giữa dự toán và thực tế, nhấn mạnh nhu cầu kiểm soát chặt chẽ hơn trong khâu mua sắm và sử dụng vật tư.

Ngoài ra, việc phân chia trách nhiệm và phân công nhiệm vụ chưa thực sự phát huy hiệu quả do Ban kiểm soát chưa hoạt động độc lập và thường xuyên. Điều này làm giảm khả năng phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ công trình.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát bằng cách tăng cường vai trò và trách nhiệm của Ban kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính độc lập và thường xuyên đánh giá hệ thống kiểm soát. Thời gian thực hiện: trong vòng 6 tháng, chủ thể thực hiện là Ban Giám đốc và Ban kiểm soát.

2. Xây dựng và cập nhật quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu với các thủ tục kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập dự toán, mua sắm đến sử dụng và bảo quản vật tư. Áp dụng hệ thống kiểm tra định kỳ và đột xuất nhằm giảm thiểu thất thoát và lãng phí. Thời gian thực hiện: 12 tháng, phòng Kế hoạch kỹ thuật phối hợp phòng Tài chính - Kế toán.

3. Nâng cao năng lực quản lý nhân công và máy thi công thông qua đào tạo nâng cao tay nghề, áp dụng các biện pháp thi công hiệu quả và kiểm soát chặt chẽ bảng chấm công, nhật trình máy thi công. Thời gian thực hiện: 9 tháng, phòng Tổ chức hành chính và phòng Kỹ thuật.

4. Tăng cường hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ nhằm đảm bảo thông tin chi phí được cập nhật kịp thời, chính xác và minh bạch giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa phòng Kế hoạch kỹ thuật và phòng Tài chính - Kế toán. Thời gian thực hiện: 6 tháng, Ban Giám đốc chỉ đạo.

5. Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi phí xây lắp như phần mềm kế toán quản trị và hệ thống ERP để tự động hóa quy trình kiểm soát, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian thực hiện: 18 tháng, Ban Giám đốc phối hợp với phòng Công nghệ thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng và cách thức tổ chức hệ thống KSNB chi phí xây lắp, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro tài chính.

2. Phòng kế hoạch kỹ thuật và phòng tài chính - kế toán: Cung cấp các phương pháp kiểm soát chi phí chi tiết, kỹ thuật phân tích biến động chi phí và xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp với đặc thù ngành xây dựng.

3. Các chuyên gia kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập: Là tài liệu tham khảo để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng, từ đó đề xuất các biện pháp cải tiến và nâng cao hiệu quả kiểm toán.

4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp, xây dựng: Giúp nắm bắt kiến thức lý thuyết và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

1. Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp là gì?
   KSNB chi phí xây lắp là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm đảm bảo chi phí xây dựng được quản lý, kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu thất thoát và lãng phí, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

2. Tại sao chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí xây lắp?
   Nguyên vật liệu là yếu tố chính tạo nên sản phẩm xây dựng, chiếm từ 55% đến 70% giá trị công trình. Việc kiểm soát nguyên vật liệu giúp giảm thiểu lãng phí, thất thoát và đảm bảo chất lượng công trình.

3. Phương pháp phân tích biến động chi phí được áp dụng như thế nào?
   Phương pháp thay thế liên hoàn được sử dụng để phân tích biến động chi phí theo hai yếu tố chính: biến động về lượng (số lượng sử dụng) và biến động về giá (đơn giá mua), giúp xác định nguyên nhân tăng giảm chi phí.

4. Vai trò của Ban kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng là gì?
   Ban kiểm soát nội bộ chịu trách nhiệm giám sát, đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát, phát hiện sai phạm và đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và hoạt động sản xuất kinh doanh.

5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí nhân công?
   Nâng cao hiệu quả kiểm soát nhân công thông qua đào tạo nâng cao tay nghề, áp dụng các biện pháp thi công hợp lý, kiểm soát chặt chẽ bảng chấm công và năng suất lao động, đồng thời phân công trách nhiệm rõ ràng cho các tổ đội thi công.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa lý luận về KSNB chi phí xây lắp dựa trên mô hình COSO 2013 và đặc thù ngành xây dựng.
• Đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH Nhật Minh cho thấy hệ thống kiểm soát đã được thiết lập nhưng hiệu quả vận hành còn hạn chế do thực hiện chưa nghiêm túc và thiếu giám sát độc lập.
• Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu, nhân công và máy thi công giúp nhận diện nguyên nhân phát sinh chi phí vượt dự toán, làm cơ sở đề xuất giải pháp.
• Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, quy trình kiểm soát chi phí, nâng cao năng lực quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả KSNB chi phí xây lắp.
• Nghiên cứu có thể được áp dụng trong vòng 6-18 tháng, góp phần giúp doanh nghiệp xây dựng nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Quý độc giả và các nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng được khuyến khích áp dụng các kết quả và giải pháp nghiên cứu trong luận văn nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, góp phần phát triển doanh nghiệp bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm, mục tiêu và ý nghĩa của kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ Trong quy trình quản trị, chức năng kiểm soát luôn tồn tại một vị trí quan trọng, công việc này được thực hiện bởi một công cụ chủ yếu đó là hệ thống KSNB (internal control system) của doanh nghiệp.

Khái niệm KSNB được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), theo đó KSNB là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời, thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động. Năm 1936, Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) đã định nghĩa KSNB: “là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong việc ghi chép của sổ sách” [8, tr. Năm 1958, trong tài liệu về thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29 – Statement on Auditing Procedure 29) do Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành đã lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán, theo đó: KSNB về quản lý bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản trị. Chúng thường chỉ liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính, bao gồm các hoạt động kiểm soát như phân tích thống kê, nghiên cứu về thời gian và các động cơ, báo cáo về tính hiệu quả, chương trình huấn luyện nhân viên và kiểm soát chất lượng.

Kiểm soát về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán. Chúng thường bao gồm các thủ tục kiểm soát như hệ thống xét duyệt và phê chuẩn, tách biệt nhiệm vụ giữ sổ sách và lập báo cáo với bảo quản tài sản, kiểm soát vật e 7 chất với tài sản và kiểm toán nội bộ. Nhìn chung, trước khi có Báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission – Uỷ ban của các tổ chức đồng bảo trợ) năm 1992, khái niệm KSNB chưa được định nghĩa một cách đầy đủ trên các phương diện. Với trách nhiệm thành lập để thống nhất định nghĩa về KSNB và các bộ phận cấu thành KSNB phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau, năm 1992 COSO đã phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Intergrated framework), trong đó khái niệm KSNB được định nghĩa: “là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau đây: Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động thực hiện hiệu quả” [11, tr.

Khái niệm KSNB được trình bày trong Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315 – Hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trường của doanh nghiệp và đánh giá rủi ro có sai phạm trọng yếu, do Ủy ban Chuẩn mực kiểm toán và các Dịch vụ đảm bảo quốc tế (IAASB) ban hành năm 2003 cơ bản cũng đồng nhất với định nghĩa về KSNB trong Báo cáo của COSO năm 1992. Tuy nhiên, sau hơn 20 năm kể từ ngày phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn khổ hợp nhất lần đầu tiên, môi trường kinh doanh và hoạt động điều hành của các doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi, ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi mục tiêu của KSNB cần được mở rộng hơn so với những khuôn khổ ban đầu. Chính vì vậy, năm 2013, COSO đã phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn khổ hợp nhất cập nhật với khái niệm KSNB đã được bổ sung như sau: ‘‘KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: Sự tin cậy của Báo cáo tài chính; Sự tuân thủ các luật lệ và quy định; Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động” [12, tr. Trong đó: - KSNB là một quá trình: Bởi hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành e 8 liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp.

- KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên khác… Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Cụ thể: Hội đồng quản trị và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên của tổ chức đề tham gia vào quy trình này. - KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu phải được thực hiện.

Nguyên nhân bởi luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu. Việc KSNB có thể làm là ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sẽ không xảy ra sai phạm nữa. Bên cạnh đó, quyết định của KSNB còn tùy thuộc vào nguyên tắc cơ bản: Sự đánh đổi lợi ích - chi phí. Chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát.

Vì vậy, KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lí, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện. KSNB được chia thành hai loại: + Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác, tin cậy. + Kiểm soát quản lý: Là các biện pháp thúc đẩy hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của nhân viên đối với các chính sách quản lý của công ty. Vai trò của kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán là như nhau.

Tuy nhiên, kiểm soát quản lý chủ yếu đề cập đến những vấn đề liên quan đến tổ chức, chủ trương của đơn vị và ít có quan hệ đến sự hợp lý của thông tin kế toán. Còn kiểm soát kế toán chủ yếu chú trọng đến sự hợp lý của thông tin kế toán. Vì vậy hai loại kiểm soát này có quan hệ mật thiết, bổ sung hỗ trợ cho nhau e 9 trong quá trình quản trị. Hiệu quả của loại kiểm soát này có tác động đáng kể đến tính hiệu quả của loại kiểm soát kia.

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Đối với báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy. - Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo việc chấp hành luật pháp và các quy định của công ty, thêm vào đó còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các quy định nội bộ của công ty, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh. Như vậy, các mục tiêu của KSNB rất rộng, bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ Một hệ thống KSNB vững mạnh có ý nghĩa: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị có hiệu quả, giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh. - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng mất mát, hao hụt gian lận, sử dụng sai mục đích. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các số liệu, các báo cáo kế toán. - Bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật.

- Đảm bảo yếu tố hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được những mục tiêu đã đề ra. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống COSO 2013 có tiền thân xuất phát từ hệ thống COSO 1992. Theo Báo cáo COSO 1992, hệ thống KSNB bao gồm năm bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là: (1) Môi trường kiểm soát (2) Đánh giá rủi ro e 10 (3) Hoạt động kiểm soát (4) Thông tin và truyền thông (5) Giám sát Kế thừa năm thành phần trên, hệ thống COSO 2013 đã mở rộng và cho ra 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm cơ bản liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành đó. Tất cả 17 nguyên tắc áp dụng cho mỗi phạm trù mục tiêu chung và cho cả những mục tiêu riêng rẽ bên trong mỗi một phạm trù.

Bởi vì 17 nguyên tắc này được lấy trực tiếp từ những yếu tố cấu thành. Môi trường kiểm soát Là nền tảng ý thức, văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB.

Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Theo COSO 2013, mội trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức.