CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄNVỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘTẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1.Khái quát về công tác kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại 1. Bản chất của công tác kiểm soát nội bộ Có nhiều tổ chức khác nhau đưa ra các quan niệm về kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ: Uỷ ban các chuẩn mực kiểm toán quốc tế đưa ra khái niệm: “Kiểm soát nội bộ là toàn bộ các biện pháp kiểm tra, kế toán hoặc các biện pháp khác do Ban Giám Đốc chịu trách nhiệm xây dựng, áp dụng và giám sát nhằm mục đích bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, tính tin cậy của các ghi chép kế toán và của các báo cáo tài chính năm được lập trên cơ sở các ghi chép đó, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành và việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp”.[16] Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant- AICPA) đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.[16] Mỗi khái niệm trên đều có cách tiếp cận khác nhau. Trong phạm vi luận văn này, tác giả sử dụng “khái niệm về kiểm soát nội bộ của” Uỷ ban các chuẩn mực kiểm toán quốc tếđưa ra. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant- IFAC) thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn cho tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.[15] 6 Theo định nghĩa của Viện kiểm toán quốc tế: “Hệ thống kiểm soát nội của Ngân hàng là tập hợp bao gồm các chính sách, quy trình, quy định nội bộ, các thông lệ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng, được thiết lập và được tổ chức thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu của ngân hàng và đảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro xảy ra”.[2] “Theo Điều 2 Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của NHTM ban hành kèm theo Quyết số 36/2006/QĐ- NHNN ngày 01/08/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”: “Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của của NHTM được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà NHTM đã đặt ra”. Từ những khái niệm trên, có thể hiểu rằng: Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy quy định và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động có hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Cần có nhận thức đúng đắn, kiểm soát nội bộ không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần cũng không thể cho rằng hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ thuộc về các nhà quản lý mà là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động của tổ chức, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả. Đặc điểm của công tác kiểm soát nội bộ Qua các quan điểm về KSNB nêu trên thì KSNB quả là rất cần thiết trong bất cứ thực thể kinh tế nào, trong đó bao gồm cả ngân hàng.
KSNB có những nội dung chính sau: Một là, KSNB là một quá trình, KSNB không phải là một tình huống hay một sự kiện. Nó là cả một chuỗi các hoạt động được thực hiện ở toàn doanh nghiệp. Kiểm soát luôn tồn tại và được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình hoạt động, quá trình quản lý. Kiểm soát tồn tại trong suốt quá trình quản lý.
Kiểm soát được thực hiện trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó. 7 Hai là, KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị. Những người có khả năng chi phối KSNB đó là Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên. Các mục tiêu cùng với những cơ chế kiểm soát đều do chính con người đặt ra.
Bên cạnh đó thì KSNB có thể tác động lại vào hành vi của con người. Khi bắt tay vào công việc mỗi cá nhân có khả năng, cách thức, lối suy nghĩ và hành động khác nhau, KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân, từ đó hướng các hoạt động của mọi người đến mục tiêu chung của đơn vị. Ba là, KSNB đảm bảo hợp lý. KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý để hướng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị.
Như vậy, trên các phương diện tiếp cận thì KSNB được diễn đạt khác nhau, xong bản chất của HTKSNB là hệ thống những quy định tài chính và quy định phi tài chính do các nhà quản lý lập ra để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của toàn doanh nghiệp theo một cách có trình tự và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật. Mục tiêu của công tác kiểm soát nội bộ "Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng phần việc và tìm các biện pháp ngăn chặn nó nhằm đạt được các mục tiêu đơn vị đã đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu lớn của đơn vị. Cụ thể công tác kiểm soát nội bộ có 4 mục tiêu cơ bản sau: Thứ nhất, Bảo vệ an toàn tài sản của đơn vị Bảo vệ tài sản là không để xảy ra các rủi ro trong quá trình sử dụng và quản lý tài sản.
Tài sản trong đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Tùy từng loại tài sản đơn vị phải thiết kế hệ thống quản lý phù hợp. Thứ hai, Đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời. Hoạt động của đơn vị là liên tục.
Do đó hàng ngày, hàng giờ có rất nhiều luồng thông tin vào và ra. Nhà quản lý cần có những thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, tin cậy, đầy đủ và phản ánh khách quan thực trạng hoạt động của đơn vị. 8 Thứ ba, Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, tuân thủ pháp luật và các quy trình quy định nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị phải được tuân thủ đúng mức.
Theo đó, hệ thống KSNB phải đạt các yêu cầu sau: Một là; Duy trì việc kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị; Hai là; Ngăn chặn, phát hiện kịp thời và xử lý các sai sót, gian lận trong mọi hoạt động của đơn vị; Ba là; Thực hiện việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan; Thứ tư; Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý: Hệ thống kiểm soát thiết kế nhằm ngăn chặn sự trùng lặp, tránh gây lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực của đơn vị. Khi thiết kế Hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý phải biết kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên để tạo được một hệ thống kiểm soát hữu hiệu nhất”. Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của HTKSNB trong NHTM Theo như Báo cáo Basel (1998), HTKSNB trong ngân hàng về cơ bản gồm các nguyên tắc sau: Giám sát điều hành và văn hoá kiểm soát: Hội đồng quản trị (HĐQT) có trách nhiệm xét duyệt, kiểm tra chiến lược kinh doanh, chính sách của ngân hàng, hiểu những rủi ro trọng yếu của ngân hàng. Ban điều hành chịu trách nhiệm thực hiện chiến lược của HĐQT, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận.
Làm cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát. Nhận biết và đánh giá rủi ro: Xác định, đánh giá những rủi ro trọng yếu như rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản.ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch của ngân hàng. Hoạt động kiểm soát, phân công phân nhiệm: Hoạt động kiểm soát diễn ra hàng ngày tại ngân hàng. Phân công hợp lý công việc.
9 Thông tin truyền thông: Thông tin tin cậy, kịp thời, sử dụng dữ liệu bằng máy tính an toàn, bảo mật. Giám sát và sửa chữa sai phạm trọng yếu: Hiệu quả của HTKSNB là việc theo dõi và kiểm tra liên tục. Những sai phạm trọng yếu phải được báo cáo kịp thời đến Ban điều hành và HĐQT. - Đánh giá HTKSNB thông qua cơ quan thanh tra ngân hàng: Ngân hàng phải có HTKSNB phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.Nội dung hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ Theo quan điểm của COSO thì KSNB bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền thông và giám sát kiểm soát.
Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong ngân hàng. Cũng có thể hiểu, môi trường kiểm soát là những nhân tố của đơn vị ảnh hưởng đến hoạt động của HTKSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thành viên của ngân hàng nhận thức được tầm quan trọng của KSNB.