Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một công cụ quản lý không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển và cạnh tranh gay gắt. Theo báo cáo của ngành xây dựng, các doanh nghiệp trong lĩnh vực này thường đối mặt với nhiều rủi ro liên quan đến nhân sự và tiền lương do quy mô hoạt động lớn và tính chất phức tạp của chu trình quản lý nhân lực. Công ty Cổ phần Xây lắp Giao thông Công chính (CSC) là một ví dụ điển hình với mạng lưới hoạt động rộng khắp trên toàn quốc, nơi mà việc kiểm soát chu trình nhân sự và tiền lương đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và hạn chế thất thoát tài chính.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng KSNB chu trình nhân sự và tiền lương tại CSC trong giai đoạn 2020-2023, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát này. Nghiên cứu tập trung vào năm thành phần cấu thành KSNB theo COSO: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn bộ hoạt động nhân sự và tiền lương tại CSC, với dữ liệu thu thập từ các báo cáo nội bộ, quy trình nghiệp vụ và khảo sát thực tế trong công ty.

Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp cái nhìn toàn diện về các rủi ro và điểm yếu trong chu trình nhân sự - tiền lương, đồng thời góp phần nâng cao năng lực quản lý nguồn nhân lực và kiểm soát chi phí lương, từ đó tăng cường uy tín và năng lực cạnh tranh của CSC trên thị trường xây dựng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết KSNB theo COSO (2013), trong đó hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành bởi năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Môi trường kiểm soát bao gồm các nguyên tắc về đạo đức, cơ cấu tổ chức, phân quyền và cam kết sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả. Đánh giá rủi ro tập trung vào việc nhận diện, phân tích và quản lý các nguy cơ có thể ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát là các biện pháp cụ thể nhằm giảm thiểu rủi ro, bao gồm phân tách nhiệm vụ, phê duyệt, kiểm soát chứng từ và tài sản. Thông tin và truyền thông đảm bảo luồng thông tin chính xác, kịp thời đến các cấp quản lý và nhân viên. Giám sát là quá trình đánh giá và điều chỉnh liên tục để duy trì hiệu quả của hệ thống kiểm soát.

Ngoài ra, nghiên cứu còn vận dụng các lý thuyết quản trị nhân sự và kế toán tiền lương, nhấn mạnh vai trò của chính sách nhân sự, quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của chu trình nhân sự - tiền lương.

Phương pháp nghiên cứu

Dữ liệu nghiên cứu được thu thập từ nhiều nguồn: tài liệu chuyên ngành, văn bản pháp luật liên quan đến KSNB và lao động, báo cáo nội bộ của CSC, phỏng vấn sâu với cán bộ quản lý và nhân viên phòng Tổ chức - Hành chính, cũng như khảo sát thực trạng các quy trình nhân sự và tiền lương trong giai đoạn 2020-2023.

Phương pháp phân tích chủ yếu là phân tích định tính kết hợp với phân tích định lượng. Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ cán bộ công nhân viên liên quan trực tiếp đến chu trình nhân sự và tiền lương, khoảng vài trăm người, được chọn mẫu theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện và mẫu toàn bộ tại các phòng ban chủ chốt. Dữ liệu được xử lý bằng phần mềm thống kê để đánh giá mức độ hiệu quả của các hoạt động kiểm soát, xác định các tồn tại và rủi ro.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2023 đến tháng 9/2024, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, thảo luận và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tại CSC được xây dựng khá hoàn chỉnh, với hệ thống quy định, quy chế và cơ cấu tổ chức rõ ràng. Tuy nhiên, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các phòng ban, đặc biệt là phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Tiền lương chưa được tách biệt rõ ràng, gây khó khăn trong việc kiểm soát chéo. Tỷ lệ cán bộ nhân sự có chuyên môn quản trị nhân lực chỉ đạt khoảng 20%, ảnh hưởng đến chất lượng công tác tuyển dụng và đào tạo.

  2. Đánh giá rủi ro trong chu trình nhân sự và tiền lương còn mang tính thủ công và chưa có bộ phận chuyên trách, dẫn đến việc nhận diện và xử lý rủi ro chưa kịp thời. Rủi ro về gian lận trong thanh toán lương bằng tiền mặt và sai sót trong chấm công chiếm tỷ lệ khoảng 15-20% các trường hợp được ghi nhận trong giai đoạn 2020-2023.

  3. Hoạt động kiểm soát được thực hiện qua các quy trình tuyển dụng, đào tạo, tính lương và chi trả BHXH tương đối đầy đủ, với tỷ lệ nhân viên được đào tạo tăng trung bình 12% mỗi năm. Tuy nhiên, chi phí tuyển dụng giảm 20% so với giai đoạn trước, dẫn đến chất lượng tuyển dụng giảm sút, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong năm đầu tiên tăng lên 8%.

  4. Thông tin và truyền thông nội bộ được duy trì tốt với 100% cán bộ công nhân viên truy cập mạng nội bộ, nhưng việc phổ biến nội quy, quy chế chưa được thực hiện thường xuyên và đầy đủ, làm giảm hiệu quả nhận thức về KSNB.

  5. Giám sát và đánh giá hiệu quả KSNB còn hạn chế, chủ yếu dựa vào đánh giá không chính thức và các báo cáo định kỳ, thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách. Việc phát hiện và xử lý các sai phạm còn chậm, ảnh hưởng đến tính kịp thời và hiệu quả của hệ thống kiểm soát.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại là do năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự còn hạn chế, quy trình kiểm soát chưa được chuẩn hóa và áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ. So với các nghiên cứu trong ngành xây dựng, CSC có mức độ kiểm soát nội bộ tương đối tốt nhưng vẫn cần cải thiện về mặt tổ chức và công nghệ để nâng cao hiệu quả.

Việc giảm chi phí tuyển dụng dẫn đến giảm chất lượng nhân sự là một điểm đáng lưu ý, bởi nhân sự chất lượng thấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và tăng rủi ro sai sót trong chu trình tiền lương. Ngoài ra, việc thanh toán lương bằng tiền mặt tiềm ẩn nhiều rủi ro về gian lận, cần được thay thế bằng các phương thức thanh toán hiện đại hơn như chuyển khoản qua thẻ ATM.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ nhân viên được đào tạo theo năm, bảng tổng hợp các rủi ro phát sinh trong chu trình nhân sự và tiền lương, cũng như biểu đồ so sánh chi phí tuyển dụng và tỷ lệ nghỉ việc qua các năm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện công tác thông tin và truyền thông nội bộ: Tổ chức các buổi đào tạo, phổ biến nội quy, quy chế KSNB định kỳ hàng quý; in ấn và dán các quy định tại các phòng ban, phân xưởng để nâng cao nhận thức của nhân viên. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Phòng Tổ chức - Hành chính phối hợp Ban Giám đốc.

  2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ rõ ràng: Tách riêng phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Tiền lương, phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm để tăng cường kiểm soát chéo. Thời gian thực hiện: 3 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc.

  3. Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự và tiền lương: Triển khai phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương tích hợp, thay thế thanh toán tiền mặt bằng chuyển khoản qua thẻ ATM nhằm giảm thiểu rủi ro gian lận. Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Phòng IT phối hợp Phòng Tài chính - Kế toán.

  4. Nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ nhân sự: Tuyển dụng nhân viên nhân sự có kinh nghiệm, đồng thời cử cán bộ hiện tại tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị nhân lực. Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Phòng Tổ chức - Hành chính.

  5. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng và đào tạo: Mở rộng hợp tác với các trường đại học, trung tâm đào tạo nghề để đa dạng nguồn tuyển dụng; xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học, tăng ngân sách tuyển dụng thêm 20% để nâng cao chất lượng nhân sự. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc và Phòng Tổ chức - Hành chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng: Nghiên cứu giúp hiểu rõ vai trò và cách thức triển khai KSNB chu trình nhân sự - tiền lương, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro tài chính.

  2. Phòng Tổ chức - Hành chính và nhân sự: Áp dụng các giải pháp đề xuất để cải tiến quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý tiền lương, nâng cao năng lực chuyên môn và hiệu quả công tác.

  3. Phòng Tài chính - Kế toán: Tham khảo để phối hợp chặt chẽ với phòng nhân sự trong việc kiểm soát chi phí lương, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong thanh toán.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, kiểm toán, quản trị nhân sự: Tài liệu tham khảo bổ ích về lý thuyết và thực tiễn KSNB trong doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt về chu trình nhân sự và tiền lương.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự và tiền lương là gì?
    KSNB chu trình nhân sự và tiền lương là hệ thống các quy trình, chính sách và biện pháp kiểm soát nhằm đảm bảo hoạt động tuyển dụng, sử dụng nhân sự và thanh toán tiền lương được thực hiện chính xác, minh bạch và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót.

  2. Tại sao KSNB chu trình nhân sự và tiền lương lại quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng?
    Doanh nghiệp xây dựng có quy mô lớn, mạng lưới nhân sự phức tạp, chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. KSNB giúp kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực và bảo vệ tài sản doanh nghiệp.

  3. Những rủi ro phổ biến trong chu trình nhân sự và tiền lương là gì?
    Rủi ro bao gồm sai sót trong chấm công, gian lận thanh toán lương, tuyển dụng không đúng tiêu chuẩn, đào tạo không hiệu quả, và thiếu kiểm soát trong việc điều chỉnh lương thưởng.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả KSNB trong chu trình này?
    Cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức, áp dụng công nghệ thông tin, nâng cao năng lực nhân sự, tăng cường truyền thông nội bộ và xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, minh bạch.

  5. Có thể áp dụng kết quả nghiên cứu này cho các doanh nghiệp khác không?
    Có, các nguyên tắc và giải pháp đề xuất có thể được điều chỉnh phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành xây dựng và các lĩnh vực có quy trình nhân sự và tiền lương phức tạp.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện thực trạng KSNB chu trình nhân sự và tiền lương tại Công ty Cổ phần Xây lắp Giao thông Công chính trong giai đoạn 2020-2023, chỉ ra các điểm mạnh và tồn tại chính.
  • Năm thành phần cấu thành KSNB theo COSO được áp dụng làm khung lý thuyết, giúp hệ thống hóa và đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ.
  • Các tồn tại chủ yếu liên quan đến năng lực nhân sự, cơ cấu tổ chức chưa rõ ràng, quy trình kiểm soát chưa chuẩn hóa và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả KSNB, bao gồm hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tăng cường truyền thông, áp dụng công nghệ, nâng cao năng lực nhân sự và cải tiến quy trình tuyển dụng, đào tạo.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12 tháng, đồng thời tiếp tục nghiên cứu so sánh và đánh giá hiệu quả KSNB chu trình nhân sự - tiền lương tại các doanh nghiệp xây dựng khác để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tiền lương, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp của bạn!